Definir uma opção para acompanhar automaticamente emails de entrada do Outlook no Dynamics 365 for Outlook

Quando você usa o Microsoft Dynamics 365 for Outlook para rastrear uma mensagem de email, uma cópia do registro de email é salva como atividade no Dynamics 365 for Customer Engagement e sincronizada com o registro do Outlook. Mais informações: Visão geral de registros de rastreamento no Dynamics 365 for Outlook

Por padrão, o rastreamento de emails é um processo manual, ou seja, você precisará clicar no botão Rastrear ou Definir referente a para cada mensagem de email que deseja rastrear. O rastreamento manual permite que você rastreie o email pessoal separadamente do seu email de email. Como alternativa, é possível definir uma opção de acompanhar automaticamente mensagens de email.

Gorjeta

É possível usar o acompanhamento de pastas do Exchange como método alternativo para rastrear mensagens automaticamente. Com o acompanhamento de pastas, você pode acompanhar mensagens diretamente de praticamente qualquer dispositivo. Mais informações: Rastrear emails do Outlook movendo-os para uma pasta rastreada do Exchange

Acompanhamento automático de mensagens de email

1. No Dynamics 365 for Outlook, na guia Arquivo, escolha Customer Engagement e Opções.

2. Na caixa de diálogo Definir Opções Pessoais, na guia Email, na seção Selecionar como o Dynamics 365 for Outlook deve integrar o email com o Dynamics 365 for Customer Engagement, selecione a opção Verificar emails recebidos no Outlook e determinar se um email deve ser vinculado e salvo como um registro do Dynamics 365 for Customer Engagement.

3. Para especificar se você deseja rastrear todas as mensagens de email ou somente determinados tipos, na seção Selecionar mensagens de email a serem rastreadas no Dynamics 365 for Customer Engagement, na lista Rastrear, clique em uma das seguintes opções:

   • Todas as mensagens de email. Acompanhe todas as mensagens de email relacionadas a mensagens de email do Customer Engagement. Se você selecionar essa opção, os aplicativos do Dynamics 365 vão rastrear o lixo eletrônico e as conversas de negócios, portanto, escolha essa opção com atenção.

   • Mensagens de email em resposta ao email do Customer Engagement. Apenas respostas ou encaminhamentos de mensagens de email que já tenham sido acompanhadas serão salvas como atividades de email. Essa é a opção mais comum.

   • Mensagens de email de Clientes Potenciais, Contatos e Contas dos aplicativos do Dynamics 365. Rastreia mensagens de email apenas se vierem de alguém com um registro de cliente potencial, contato ou conta no Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Mensagens de email de registros do Dynamics 365 for Customer Engagement habilitados para email. Acompanha mensagens de email de todos os tipos de registro (incluindo tipos de registro personalizados) que contenham um campo de endereço de email.

   Observação

   Por padrão, o email na pasta Itens Enviados do Outlook não aparecerá automaticamente como rastreado no Dynamics 365. Existe uma configuração opcional disponível para rastrear automaticamente os itens da pasta Itens Enviados. Se um administrador habilitar essa configuração, as opções pessoais mencionadas anteriormente serão usadas para determinar quais emails enviados são rastreados automaticamente. Para obter mais informações, consulte Acompanhamento automático de itens da pasta Enviados com sincronização no servidor

   Observação

   Lembre-se de que quanto mais você usar o mesmo endereço de email para acompanhamento, menos útil ele será uma vez que será mapeado para muitos registros.

4. Para criar automaticamente os registros de cliente potencial ou de contato para mensagens de email rastreadas, na seção Criar registros automaticamente no Dynamics 365 for Customer Engagement, marque a caixa de seleção Criar e selecione Contatos ou Clientes Potenciais na lista. Quando essa caixa estiver selecionada, o Dynamics 365 for Outlook tentará comparar o endereço de email dos destinatários a um endereço de email no Customer Engagement. Se não for possível encontrar um registro correspondente, criará automaticamente um registro de contato ou de cliente potencial.

   Observação

   Os registros de contato e cliente potencial não serão criados se você não tem as permissões de segurança adequadas. Mais informações: TechNet: Como a segurança afeta a sincronização entre os aplicativos do Dynamics 365 e o Outlook

Observação

Mais de um tipo de registro personalizado pode conter o mesmo endereço de email. Quando isso acontece, o Dynamics 365 for Customer Engagement vincula as mensagens de email recebidas desse endereço de email a um dos tipos de registro personalizados. Por exemplo, se houver dois tipos de registro (Paciente e Médico) com o mesmo endereço de e-mail someone@example.com, o Dynamics 365 for Customer Engagement vinculará as mensagens de e-mail recebidas de someone@example.com com o tipo de registro Paciente ou Médico. Porém, o envio da mensagem de email para someone@example.com vincula a mensagem de email aos dois tipos de registro: Paciente e Médico.

Consulte também

Visão geral de rastreamento de registros no Dynamics 365 for Outlook
Perguntas frequentes sobre sincronização de registros entre os aplicativos Microsoft Dynamics 365 e Microsoft Outlook