Visão geral de solicitações de cotação (RFQs)

Este artigo fornece uma visão geral das solicitações de cotação (RFQs). As organizações emitem RFQs quando desejam receber ofertas competitivas de vários fornecedores para os itens ou serviços que eles compram. Em uma RFQ, você solicita que os fornecedores forneçam preços e prazos de entrega das quantidades do item que você especificar. Você também pode solicitar que os fornecedores especifiquem caso haja encargos incidentais, como custos de remessa, ou quaisquer descontos para grandes pedidos ou pagamento antecipado da fatura do fornecedor.

O processo de RFQ consiste nas seguintes tarefas:

1. Criar e enviar uma RFQ a um ou mais fornecedores.
2. Receber e registrar lances (respostas da RFQ)
3. Transferir os lances aceitos para uma ordem de compra, um contrato de compra ou uma requisição de compra.

A ilustração a seguir mostra uma visão geral do processo de RFQ.

Você pode criar um caso de RFQ de ordens planejadas, de uma requisição de compra ou por entrada manual. O caso de RFQ é o documento base que você usa para emitir uma RFQ a cada fornecedor.

Após preparar o caso de RFQ e adicionar fornecedores, selecione Enviar (Enviar e publicar para o setor público) no caso de RFQ. Um diário de RFQ é gerado para cada fornecedor para o qual você enviou a RFQ. Você pode definir as configurações de impressão para a ação de envio de forma que seja impresso um relatório para cada fornecedor em um arquivo ou que seja enviado um relatório para o endereço de e-mail de cada fornecedor. Além disso, você pode usar o diário de RFQ de cada fornecedor para gerar um relatório que você pode enviar ou reenviar a um fornecedor posteriormente. Você também pode configurar a ação Enviar, de forma que ela gere uma planilha de respostas que o fornecedor pode preencher.

Este artigo abrange o processo para tratar RFQ quando a colaboração do fornecedor não for usada. Se o sistema estiver configurado para a colaboração do fornecedor, os fornecedores poderão inserir lances diretamente no Supply Chain Management. Para obter mais informações, consulte Colaboração de fornecedores com clientes e Colaboração de fornecedores com fornecedores externos.

Se tiver que alterar uma RFQ após enviá-la, você poderá enviá-la novamente para os fornecedores quando tiver terminado usando as duas ações de alteração: Criar e Finalizar.

Ao receber lances por email, você deverá gerenciá-los lances na página Solicitação de cotação.

Se é necessária uma segunda iteração de uma resposta de um fornecedor, selecione Retornar na página Solicitação de cotação. A ação de retornar gera um novo diário e um relatório que serão impressos, arquivados e enviados de acordo com as configurações de impressão.

Se você adicionou critérios de pontuação ao seu caso de RFQ, a RFQ terá um painel de pontuação em que você poderá inserir as pontuações. As pontuações totais serão exibidas na RFQ e no momento em que você comparar as respostas na página Comparar respostas. Na página Comparar respostas, também é possível comparar outros dados de respostas, como preço da linha, data da receita e preço total.

Após escolher um lance ou número de linhas em um lance, você poderá aceitar todas ou algumas linhas e rejeitar o restante. Diários de aceitação, diários de rejeição e relatórios correspondentes são gerados e serão impressos, arquivados e enviados de acordo com as configurações de impressão. Quando você aceita um lance ou linhas específicas de um lance, um contrato de compra ou uma ordem de compra é gerada, ou uma requisição de compra é atualizada, dependendo do tipo de compra da RFQ. Você pode criar um contrato comercial que pode ser usado posteriormente para qualquer uma das respostas, independentemente de você ter aceitado ou rejeitado as respostas.

Um caso de RFQ tem dois status: o mais alto e o mais baixo. Você pode visualizar o status na página de listagem para Todas as solicitações de cotação. O status mais baixo é a fase menos avançada de qualquer linha no caso de RFQ, e o status mais alto é a fase mais avançada de qualquer linha no caso de RFQ. Por exemplo, se um caso de RFQ com três linhas é enviado para dois fornecedores, há duas RFQs com três linhas cada. Todas as linhas são Enviado. Agora, um lance é inserido de um dos fornecedores, e as linhas de RFQ obtêm o status Recebido. Isso significa que, das três linhas no caso de RFQ, todas elas são Enviado para uma RFQ e Recebido para outra RFQ. O status mais baixo será Enviado, e o mais alto é Recebido.

Esses status serão descritos em mais detalhes posteriormente neste artigo.

Configurando a funcionalidade de RFQ

Antes de criar um exemplo de RFQ, é necessário configurar as informações de RFQ na página Parâmetros de compras. Quando você cria um exemplo de RFQ, você pode especificar os valores padrão que são copiados para a RFQ. É possível especificar os seguintes valores padrão:

• O tipo de compra de novas RFQs: Ordem de compra ou Contrato de compra
• A data de vencimento e a diferença de horário do dia em que o caso de RFQ foi criado.
• Tipo de solicitação, que pode ser usado como padrão a um método específico de pontuação no caso de RFQ.
• Informações de entrega e condições de pagamento.

Você pode substituir esses valores para um exemplo específico de RFQ.

Você também deve configurar o processo de aditamento. Como parte desta configuração, você poderá ativar o bloqueio do campo. Quando o bloqueio do campo está ativado, um profissional de compras que deseja alterar uma RFQ deve selecionar primeiro Criar na seção Aditamento da guia Cotação no caso de RFQ. Em seguida, depois que o caso de RFQ for atualizado com o aditamento, o profissional de compras deverá concluir o processo selecionando Finalizar. A ação Finalizar gera uma mensagem de email que notifica os fornecedores sobre a RFQ corrigida.

Na página Parâmetros de compra, você seleciona o modelo a ser usado para a notificação de email que foi enviada aos fornecedores. Quando um modelo é criado em Modelos de email, ele poderá conter os seguintes tokens de substituição:

• %Caso de RFQ%
• %Motivo do retorno do lance%
• %Motivo do aditamento%
• %Aditamento preparado por%
• %Company%
• %Nome do caso de RFQ%
• %Data/hora de vencimento%
• %Date%

Os tokens %Motivo do retorno do lance% e %Motivo do aditamento% são substituídos pelo texto que o profissional de aquisição pode inserir quando ele concluir o aditamento no assistente Aditamento. Os valores dos tokens %Amendment prepared by% e %Company% são automaticamente obtidos da RFQ. O token %Date% é substituído pela data atual.

Para cancelar uma RFQ após seu envio, é possível fazer isso no caso de RFQ. Para fazer o cancelamento, um modelo de email é obrigatório para enviar a notificação de cancelamento às pessoas de contato do fornecedor. O modelo deve ser selecionado na página Parâmetros de compras. Quando o modelo for criado, ele poderá conter os seguintes tokens de substituição:

• %Motivo do cancelamento%
• %Caso de RFQ%
• %RFQ cancelada por%
• %Company%
• %Nome do caso de RFQ%
• %Date%

O token %Motivo do cancelamento% foi substituído pelo texto que o profissional de compras pode inserir no assistente de Cancelamento. O token %Date% é substituído pela data atual.

Se você quiser usar os códigos de motivos em um lance para indicar o motivo de sua rejeição ou aceitação, deverá configurar os códigos de motivos na página Motivos do fornecedor.

Na página Configuração de formulário em Compras, você pode configurar a aparência de seus documentos de RFQ impressos e armazenados.

Observação

Para configuração do setor público, você deve usar o processo de alteração para alterar uma RFQ que já foi enviada. Quando uma RFQ é enviada, os campos são bloqueados. Portanto, para fazer alterações na RFQ, você deve selecionar Criar para iniciar o processo de alteração, como descrito anteriormente. O comportamento de bloqueio é controlado pela opção Bloquear RFQs quando forem enviadas na página Parâmetros de compras. Por padrão, este parâmetro é definido como Sim e para uma configuração do setor público, a definição padrão não pode ser alterada. Portanto, embora o processo de alteração possa ser tratado manualmente em uma configuração do setor não público, ele deve ser usado para uma configuração do setor público.

Ao criar um caso de RFQ do tipo ordem de compra e adicionar um item de estoque à RFQ, uma transação de estoque é gerada com um status de recebimento Recebimento de cotação. Somente as linhas de caso de RFQ que têm esse status serão consideradas quando você usar um plano mestre para calcular os suprimentos. Se você deseja que o plano mestre inclua linhas de caso de RFQ como um recebimento esperado, configure esse comportamento na configuração do planejamento mestre.

Um gerente ou agente de compras pode criar e manter tipos de solicitações para ajustar aos requisitos de compras da organização. Cada tipo do possível pode ser associado a um método de pontuação. Os métodos de pontuação consistem em um conjunto de critérios que podem ser usados quando você pontua ofertas. Você deve configurar os tipos da solicitação, métodos de pontuação e critérios de pontuação nas páginas Tipo de solicitação e Método de pontuação.

Escolher campos padrão a serem incluídos nos formulários de resposta de RFQ do fornecedor

É possível descrever tipos específicos de informações que você deseja receber de fornecedores quando eles responderem a (cotar) uma solicitação de cotação (RFQ). Os campos marcados como padrão são incluídos no formulário online fornecido para a colaboração do fornecedor. Faça alterações nestas configurações:

1. Se ainda não tiver feito isso, use a página Gerenciamento de recursos para habilitar o recurso Selecionar campos RFQ para incluir nos formulários de resposta de RFQ do fornecedor.
2. Acesse Compras e fornecimento > Configuração > Parâmetros de compras.
3. Abra a guia Solicitação de cotação.
4. Selecione o link de campos de resposta Solicitações de cotação padrão no título Configurar valores padrão para solicitações de cotações.
5. A caixa de diálogo Campos de resposta de solicitação de cotação padrão será aberta.
6. A seção Campos de RFQ incluídos nos formulários de resposta de RFQ do fornecedor incluem um controle deslizante para cada campo disponível para uso em formulários de resposta de RFQ. Os campos definidos como Sim nesta seção serão incluídos (juntamente com os valores) nos formulários de resposta de RFQ. Defina o controle deslizante como Não para cada campo em que você deseja impedir que os fornecedores vejam dados ao revisar os lances. Isso permite inserir valores estimados ou esperados durante a entrada de RFQ para finalidades internas sem que o fornecedor veja o que foi inserido.

Você pode substituir essas configurações para ocorrências de RFQ individuais, conforme necessário.

Criando e enviando uma RFQ

Crie um caso de RFQ, selecione os fornecedores aos quais deseja dar lances no caso de RFQ e envie as RFQs para eles. Você pode usar as configurações de impressão para encaminhar o relatório de RFQ e os relatórios de folha de resposta ao seu destino de preferência.

Você pode criar manualmente um caso de RFQ para os tipos de compra Ordem de compra ou Contrato de compra.

Se o caso de RFQ é do tipo Ordem de compra, o seguinte comportamento que ocorre se diferencia dos outros tipos de casos de RFQ:

• Quando as linhas de caso de RFQ forem criadas, as transações de estoque serão geradas com o status de recebimento Recebimento de cotação.
• Quando você aceita uma oferta, uma ordem de compra é gerada.

Se o caso de RFQ é do tipo Contrato de compra, o seguinte comportamento que ocorre se diferencia dos outros casos de RFQ:

• O caso de RFQ é usado para um contrato de comprar de uma quantidade ou um valor específico de produtos durante um certo período. Você deve selecionar o intervalo de datas que se aplica ao contrato de compra e o nome da pessoa que gerencia o contrato de compra.
• Quando você aceita uma oferta, um contrato de compra é gerado.

Se um caso de RFQ for gerado a partir de uma requisição de compra, o tipo Requisição de compra é atribuído automaticamente. Você não pode criar manualmente um caso de RFQ do tipo Requisição de compra.

Você pode criar um caso de RFQ a partir de uma requisição de compra somente se o status da requisição de compra é Em revisão, e se você foi atribuído para executar a próxima tarefa do fluxo de trabalho. As linhas da requisição de compra são atualizadas automaticamente conforme você aceita linhas de lances (respostas de RFQ) recebidas de fornecedores. Você não pode concluir, aprovar, rejeitar nem executar outras as ações da requisição de compra até que a linha de requisição seja atualizada com uma linha de RFQ aceita ou até que o caso de RFQ seja cancelado.

Ao criar um caso de RFQ, é possível selecionar um tipo de solicitação. O tipo de solicitação determina o conjunto de critérios de pontuação que é usado para pontuar as respostas de RFQ para o caso de RFQ.

Você pode adicionar um questionário a um exemplo de RFQ. Este questionário é exibido em todas as respostas de RFQ depois que você envia a RFQ. A conclusão do questionário é uma tarefa obrigatória antes do lance ser enviado.

Embora os padrões sejam fornecidos, você pode alterar as configurações de Campos de RFQ incluídos nos formulários de resposta de RFQ de fornecedor para cada caso de RFQ individual, conforme necessário. Para isso, crie ou abra um caso de RFQ. Em seguida, no Painel de Ação, abra guia Cotação e na seção Respostas, selecione Definir padrões de resposta de RFQ. A caixa de diálogo Campos de resposta de solicitação de cotação padrão é aberta, isso ocorre da mesma forma que ao configurar os padrões para formulários de resposta de RFQ de fornecedor, exceto que as alterações aqui afetarão somente o caso de RFQ atual. Para obter detalhes sobre como habilitar essa funcionalidade e como ela funciona, consulte Escolher campos padrão a serem incluídos nos formulários de resposta de RFQ do fornecedor.

Há três maneiras de selecionar os fornecedores para adicionar um exemplo de RFQ:

• Adicionar os fornecedores um a um.
• Procurar todos os fornecedores que atendem aos critérios específicos.
• Adicione automaticamente todos os fornecedores que foram aprovados para as categorias de compra que são usadas nas linhas de caso de RFQ.

Quando o caso de RFQ estiver pronto, selecione Enviar. A ação de envio gera diários e relatórios que serão impressos, arquivados e enviados de acordo com as configurações de impressão.

Se você definir Usar fornecedor para recalcular preços e Usar informações de itens específicas do fornecedor como Sim na página Enviando uma solicitação de cotação ao enviar a RFQ para o fornecedor, algumas informações específicas do fornecedor serão inseridas automaticamente na RFQ para ele.

Alterando um caso de RFQ

Às vezes, você deve alterar um caso de RFQ após enviá-lo. Você pode precisar alterar um caso de RFQ se, por exemplo, as datas de receita tiverem mudado ou você quiser produtos adicionais ou quantidades diferentes de produtos. Você pode configurar o processo de alteração, de modo que ele seja mais ou menos restritivo.

Se você configurar o processo de alteração de modo que mais restritivo, antes de alterar os campos de um caso da RFQ que já foi enviado, selecione Criar no caso de RFQ para iniciar uma alteração. Depois que concluir suas alterações, selecione Finalizar. Você será orientado pelo processo de adicionar informações pelo email enviado para notificar os fornecedores sobre o aditamento. O relatório de RFQ atualizado, que inclui uma nota de aditamento, é automaticamente anexado ao email.

Se você configurar o processo de alteração para que seja menos restritivo, não precisará selecionar Criar antes de modificar os campos em um caso de RFQ que já foi enviado. Entretanto, você deve adicionar manualmente uma nota de alteração na RFQ e enviar o caso novamente. Lembre-se que esta abordagem pode ser usada somente se nenhuma de respostas (lances) forem editadas. Se você inseriu uma resposta e ela estiver em um estado Recebido, o botão Enviar não estará disponível. Nesse caso, será necessário selecionar Criar e Finalizar, como você deve fazer no processo mais restritivo. A resposta é redefinida depois para refletir as alterações no caso de RFQ.

Se os fornecedores usam a interface de colaboração de fornecedor para inserir ofertas, você sempre usar o processo de alteração para notificar fornecedores sobre alterações no caso de RFQ. Esse processo ajuda a evitar a situação em que os fornecedores dão um lance em um caso de RFQ desatualizado, enquanto o lance está em andamento. Para obter mais informações sobre colaboração do fornecedor, consulte Colaboração do fornecedor com fornecedores externos.

Se quiser convidar fornecedores adicionais para fazer o lance, e nenhuma alteração foi feita no caso de RFQ, você poderá usar o botão Enviar. Os fornecedores que você adicionou aparecerão na página Enviar e receberão o convite por email.

Receber e registrar respostas da RFQ

Quando você envia uma RFQ, uma folha de respostas é automaticamente gerada. Ao receber lances em uma RFQ, você deve inseri-los por meio da página Solicitação de cotação clicando na ação Editar resposta de RFQ. Isso permitirá que você insira as informações de lance em um formulário de lance dedicado. Inicialmente, o Andamento da resposta será Não iniciado. Ao clicar em Editar resposta de RFQ, o status de andamento é Comprador está atualizando até que o lance seja enviado. Clique em Enviar depois de inserir as informações do lance. O status do progresso da resposta mudará para Enviado pelo comprador. Da mesma forma, com a colaboração do fornecedor ativada, o Andamento da resposta será atualizado conforme o fornecedor interage com o lance. Em seguida, o status é alterado de Fornecedor está atualizando para Enviado pelo fornecedor. Quando o lance é enviado, um diário é criado como Recebido. A resposta (lance) tem que ser enviada para estar registrada quando recebida e só então ela pode ser processada como aceita ou rejeitada.

Se você precisa atualizar o lance, é necessário passar pelo mesmo processo acima e enviá-lo novamente.

Observe que é permitido editar o formulário Solicitação de cotação somente para as informações relacionadas ao processamento do lance, não para inserir o lance. Para inserir ou modificar o lance, clique em Editar resposta de RFQ.

Ao inserir as informações do lance, se o caso de RFQ permite linhas alternativas, você pode adicionar linhas alternativas para as linhas que têm somente uma categoria de compras e não têm nenhum item de catálogo especificado. Clique em Adicionar alternativa para adicionar linhas alternativas.

Se você inseriu uma resposta, mas requer uma nova oferta do fornecedor, você pode devolver a RFQ. Um novo diário e um relatório são gerados, que podem ser enviados ao fornecedor.

Você pode ter uma visão geral de todas as RFQs e seus status: enviado, recebido, aceito, rejeitado, cancelado, recusado na página Acompanhamento da solicitação de cotação.

Aceitando e rejeitando ofertas e transferindo ofertas aceitas para os documentos downstream

Depois de identificar a melhor oferta, por exemplo, a que oferece o melhor preço total, aceite a oferta. Você pode aceitar algumas linhas em uma oferta e rejeitar outras. Você também pode aceitar linhas de fornecedores. Esteja ciente de que se você aceitar algumas linhas, será solicitado a rejeitar todas as outras. Consequentemente, se quiser aceitar outras linhas, você deverá selecionar Cancelar quando solicitado. O status da resposta da RFQ para cada fornecedor que você aceitar lances ou linhas é atualizado como Aceito.

Se, ao preparar a ordem de compra ou o contrato de compra, você precisa adicionar uma linha ao RFQ, clique em Adicionar linha na grade de linha da página Solicitação de cotação. Você só pode visualizar e editar essa linha na página Solicitação de cotação. Ela estará visível na página do lance quando ele for aceito.

Quando você aceita um lance ou uma ou mais linhas em um lance, uma ordem de compra ou um contrato de compra serão gerados automaticamente. Você poderá então rejeitar os lances de todos os outros fornecedores.

Na resposta, você pode adicionar um código de motivo para explicar por que aceitou ou rejeitou uma oferta.

Ao aceitar um lance do tipo Requisição de compra, as linhas da requisição de compra serão atualizadas com as seguintes informações que refletem as informações do lance aceito:

• Preço unitário
• Percentual de desconto
• Valor do desconto
• Encargos de compra
• Encargos da linha
• Fornecedor
• Número externo
• Descrição externa

A tabela a seguir mostra como o status de RFQ é alterado, à medida que você aceita ou rejeita ofertas de fornecedores.

Status – o mais baixo e o mais alto

Na guia Fornecedor do caso de RFQ, você pode ver as linhas com o status mais baixo e o mais alto para um determinado fornecedor. Quando o fornecedor é adicionado, e nenhuma linha foi enviada, o status mais baixo e o mais alto é Criado. Quando a RFQ é enviada ao fornecedor com todas linhas, o status das duas linhas será Enviado. Se algumas linhas em um lance de um fornecedor são aceitas e outras são rejeitadas, as linhas rejeitadas receberão o status mais baixo, que é Rejeitado, e as linhas aceitas receberão o status mais alto, que é Aceito.

Nas linhas do caso de RFQ, você pode ver o status mais alto e o mais baixo por linha em todos os fornecedores. Se você enviou uma linha para todos os fornecedores do caso de RFQ, e ninguém tenha respondido ainda, o status mais baixo e o mais alto é Enviado. Quando pelo menos um fornecedor responder, o estado mais alto mudará para Recebido. Se você adicionar um novo fornecedor ao caso, o status mais baixo será alterado para Criado

O status mais alto e o mais baixo do caso de RFQ é uma agregação dos status na guia <Fornecedor e na guia Linhas.

Os status são classificados da seguinte maneira, do mais baixo ao mais alto: criado, enviado, recebido, rejeitado, aceito, recusado, cancelado.

A tabela a seguir mostra como o status do caso de RFQ é alterado quando você cria um caso de RFQ com linhas e o envia para os fornecedores.

Ação	Status mais baixo do caso de RFQ	Status mais alto do caso de RFQ	Status mais baixo da linha do caso de RFQ	Status mais alto da linha do caso de RFQ
Crie o cabeçalho e a linha do caso de RFQ.	Criação em	Criação em	Criação em	Criação em
Envie as RFQs para todos os fornecedores do caso de RFQ.	Enviada	Enviada	Enviada	Enviada
Adicione outro fornecedor.	Criação em	Enviada	Criação em	Enviada
Enviar a RFQ para o segundo fornecedor.	Enviada	Enviada	Enviada	Enviada

Todas as linhas da RFQ relacionadas ao caso de RFQ estarão no estado Enviado.

A tabela a seguir mostra como o status da RFQ é alterado, conforme você recebe ofertas e registra as informações na folha de respostas da RFQ.

Ação	Status mais baixo em todas as linhas de todas as RFQs	Status mais alto em todas as linhas de todas as RFQs	Status mais baixo do cabeçalho do caso de RFQ	Status mais alto do cabeçalho do caso de RFQ	Status mais baixo da linha do caso de RFQ	Status mais alto da linha do caso de RFQ
Registre um lance de um fornecedor a uma RFQ e a salve.	Enviada	Recebido	Enviada	Recebido	Enviada	Recebido
Registre o segundo lance do fornecedor em uma RFQ e a salve.	Recebido	Recebido	Recebido	Recebido	Recebido	Recebido

No exemplo abaixo, você pode ver o status mais alto e o mais baixo do caso de RFQ em que um lance foi recebido e o outro lance foi aceito. Quando um lance recebido for rejeitado, o status mais baixo será alterado de recebido para rejeitado no cabeçalho e na linha do caso de RFQ.

Ação	Status mais baixo em todas as linhas de todas as RFQs	Status mais alto em todas as linhas de todas as RFQs	Status mais baixo do cabeçalho do caso de RFQ	Status mais alto do cabeçalho do caso de RFQ	Status mais baixo da linha do caso de RFQ	Status mais alto da linha do caso de RFQ
Aceite uma das ofertas. (ou pelo menos uma linha)	Recebido	Aceita	Recebido	Aceita	Recebido	Aceita
Rejeite todos os outros lances.	Rejeitada	Aceita	Rejeitada	Aceita	Rejeitada	Aceito