Sobre conformidade
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
No ambiente de empresas, conformidade geralmente se refere à exigência de seguir determinadas regras ou leis, atingir determinados padrões e seguir certas práticas. Os padrões de conformidade podem se originar de fontes externas ou internas e um requisito de conformidade pode ser obrigatório ou opcional. De formulários de relatório de imposto até como uma etiqueta é colocada em uma caixa para um cliente, os requisitos de conformidade ajudam a determinar os modos como as empresas operam.
O site Conformidade é um local central para que os usuários da organização gerenciem os controles internos, o conteúdo de processos comerciais e relatórios para o programa de conformidade da empresa.
Requisitos de conformidade internos e externos
Embora os requisitos de conformidade internos não pareçam tão importantes quanto os externos, com frequência eles oferecem mais oportunidades para aperfeiçoar o desempenho da empresa. Por exemplo, sua organização pode exigir que, quando um cliente devolve um produto, o motivo da devolução seja registrado. Esse requisito de dado adicional acrescenta uma etapa para o departamento de recebimento, mas o conhecimento dos motivos pelos quais os itens são devolvidos pode ajudar a fazer ajustes que podem reduzir o número de devoluções no futuro.
Os requisitos de conformidade externos são, em geral, determinados pelo governo ou pela indústria.
Regulamentações governamentais – as regulamentações de conformidade governamentais abrangem todas as atividades de operação da empresa, desde o recolhimento e o relatório de impostos, a verificação da qualidade de fabricação e capacidades de rastreamento do material, até a governança corporativa.
Organizações da indústria – organizações proeminentes da indústria podem exercer influência de modo a tentar proteger certos interesses, como a segurança humana, sanitária ou financeira. Os requisitos de conformidade específicos à indústria que se aplicam à sua organização dependem do trabalho executado pela organização.
Um excelente conhecimento das origens de conformidade da sua organização pode ajudar você a planejar, bem como adotar ou aposentar requisitos de conformidade à medida que os requisitos e a sua organização evoluem.
Tipos de requisitos de conformidade
Os requisitos de conformidade podem afetar os padrões de design e qualidade, os processos e os aspectos de relatórios de uma organização. Os requisitos de conformidade estão classificados nas categorias a seguir:
Procedimentos operacionais padrão – os procedimentos operacionais padrão podem ajudar a garantir que sejam usadas ações eficientes e consistentes. Eles podem ser usados como ferramentas para treinar novos funcionários a executar uma determinada função ou tarefa.
Transações documentadas – muitos requisitos de conformidade enfocam o registro exato do que ocorreu, quando e por quem. Em muitos casos, a transação deve ser capturada o mais próximo possível da origem da atividade da transação, em relação a tempo e lugar.
Integridade dos dados – se você documenta transações eletronicamente para atender a requisitos de conformidade, deve ter garantias de que os dados estarão disponíveis, protegidos e invioláveis. Para ajudar a garantir a integridade dos dados, deve sem implementados sistemas e procedimentos, como processadores de backup e sistemas de disco, para ajudar a garantir que os dados estão disponíveis o tempo todo.
Trilhas de auditoria – além dos outros requisitos de conformidade, deve haver uma trilha do que, exatamente, ocorreu com os dados, quando eles foram alterados e quem ou o que causou a alteração. Essa trilha de alterações é também conhecida como uma trilha de auditoria.
Segregação de deveres ou responsabilidades – em uma cadeia de processos relacionados, às vezes é desejável separar a autoridade das pessoas de forma que possam gerenciar somente subconjuntos de uma atividade. Por exemplo, se uma pessoa insere um relatório de despesas, outra pessoa deve aprová-lo. Dessa maneira, duas ou mais pessoas são necessárias para completar o processo. Em algumas situações, um nível adicional de controle é necessário e uma segunda pessoa deve aprovar a transação.
Mecanismos de detecção – é importante identificar, com rapidez, as atividades ou as transações que não obedecem aos requisitos de conformidade. Um mecanismo de detecção pode ser automatizado, por exemplo, lógica do sistema que identifique quando um dado está fora de um determinado intervalo, ou por meio de um registro de trilha de auditoria. Os mecanismos de detecção manual incluem revisões de transação ou processo por um auditor.
Acessar o site Conformidade
Para acessar o site Conformidade, clique em Conformidade na barra de links superior. As principais áreas do site Conformidade incluem o seguinte:
Home Page de Conformidade – a localização central de todas as informações relacionadas a conformidade. Esta página inclui Web Parts que exibem alertas, indicadores chave de risco (KRIs), eficácia de controle e informações sobre o status do documento.
Recursos de conformidade – uma biblioteca de documentos na qual são armazenados os white papers sobre conformidade e outros recursos. Para obter mais informações, consulte Sobre recursos de conformidade.
Controles internos – um ambiente de controle no qual são gerenciados os controles internos da sua organização. Para obter mais informações, consulte Gerenciar controles internos.
Minha entrada de substância – uma página onde as informações de substância foram inseridas. Para obter mais informações, consulte Minhas leituras do medidor e entradas de substância.
Minha entrada de medidor – uma página onde as informações do medidor são inseridas. Para obter mais informações, consulte Minhas leituras do medidor e entradas de substância.
Documentação de processo – uma biblioteca de documentos na qual são armazenados todos os processos comerciais organizacionais. Para obter mais informações, consulte Sobre a documentação do processo.
Logs do banco de dados – uma exibição filtrada do log do banco de dados da sua organização. Para obter mais informações, consulte Sobre os logs do banco de dados.
Casos de auditoria – uma lista de assuntos relacionados para auditar violações. Para obter mais informações, consulte Sobre casos de auditoria.
Relatórios – relatórios relacionados a conformidade baseados nas informações do Microsoft Dynamics AX. Para obter mais informações, consulte Sobre os relatórios de conformidade.
Os seguintes direitos controlam o acesso ao site de Conformidade:
Pesquisar nas políticas de auditoria
Manter políticas de auditoria
Consultar nas políticas de conformidade
Habilitar processo de conformidade
Revisar desempenho do processo de conformidade
Consultar nos dados de referência de conformidade
Gráficos de conformidade
Você pode exibir o status estatístico dos controles internos da organização, baseados nos documentos no site Conformidade, usando os gráficos Eficácia de Controle e Status do Documento exibidos na home page do site. O modelo de documento de controle fornecido no site Conformidade contém uma propriedade chamada Eficácia de Controle. Quando um controle é testado, o proprietário dele pode definir essa propriedade para o controle.
Gráfico |
Descrição |
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Eficácia de Controle |
Exibe o número total de documentos de controle e os respectivos valores de eficácia de controle. Estes são os status de avaliação disponíveis:
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Status do Documento |
Exibe o progresso de todos os tipos de documento de conformidade ou de um tipo específico. O progresso é medido pela marcação ou não das atribuições de fluxo de trabalho de conformidade como concluídas. Estes são os status de progresso disponíveis:
|
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Filtrar o gráfico Status do Documento
Clique em Conformidade na barra de links superior. A home page do site Conformidade é exibida.
Na Web Part Status de Documento, na lista Filtrar por, selecione o tipo de documento a ser exibido.
Observação
A opção Filtrar por só está disponível quando mais de um tipo de documento é criado na página Controles internos.
Recursos relacionados
Além do site Conformidade, você pode usar os seguintes recursos do Microsoft Dynamics AX para ajudar a garantir a conformidade com as regulamentações aplicáveis:
Gravador de Tarefas – ajuda a criar documentação de processo comercial.
Serviço de diretório Microsoft Active Directory – define a segurança para usuários e grupos de usuários que têm acesso à sua rede.
Segurança do site SharePoint – define a segurança para usuários e grupos de usuários que têm acesso ao Portal Empresarial do Microsoft Dynamics AX.
Segurança com base em função – define a segurança para usuários e funções no Microsoft Dynamics AX. Isso inclui aplicativos externos que interagem automaticamente com o sistema.
Alertas – monitoram os usuários que executam ações no Microsoft Dynamics AX.
Log do banco de dados – monitora os usuários que alteram no banco de dados que armazena os dados transacionais do Microsoft Dynamics AX.
Gerenciamento de casos – registre, atualize, rastreie, acompanhe e feche os problemas levantados por clientes, fornecedores ou funcionários, ou que são criados por meio de seus processos de auditoria.
Políticas – especifique políticas para avaliar os relatórios de despesas, faturas de fornecedor e ordens de compra para conformidade com as regras de política que você criar. Todas as regras associadas a uma política de auditoria são executadas em modo de lotes de acordo com a agenda especificada.
Casos de auditoria – agrupe diversas violações de política e as associe a casos.
Fluxo de trabalho – configure tarefas de fluxo de trabalho com aprovações opcionais para processos comerciais no Microsoft Dynamics AX.
Aprovações de diário – aprova diários financeiros com base em critérios específicos.
Assinatura eletrônica – aprova processos selecionados necessários para biomedicina.
Trilha de auditoria – exibe diários e transações relacionados na Contabilidade e rastreia as alterações em tabelas que contêm uma assinatura eletrônica e, portanto, devem ter uma trilha de auditoria de maneira a ficar em conformidade com as regulamentações da FDA em 21 CFR Parte 11.
Planejamento e orçamento – controla despesas esperadas.
Fechamento de período – controla despesas esperadas.
Relatórios financeiros – analisa o desempenho financeiro.
Busca detalhada de transações – exibe transações.
Solução de problemas de conformidade
A Web Part Lista de trabalho está vazia
Se a Web Part Lista de trabalho estiver vazia, os alertas ainda não foram configurados e atribuídos a usuários.
- Configure alertas ou notificações de fluxo de trabalho no cliente Microsoft Dynamics AX.
As Web Parts de KRI exibem erros
Se aparecerem erros em uma Web Part de KRI, o cubo do Microsoft SQL Server Analysis Services ou o relatório do Microsoft SQL Server Reporting Services necessário não foi implantado.
- Implante o cubo ou o relatório. Para obter mais informações, consulte o Guia de Instalação do Microsoft Dynamics AX.