Principais tarefas: criar relatórios de despesas
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Este tópico explica como criar relatórios de despesas e enviá-los para aprovação. Quando você viaja ou tem outras despesas em nome de sua empresa, cria um relatório de despesas para justificar o dinheiro gasto usando o cartão de crédito da empresa. Se você pagou por despesas com seu próprio dinheiro, use o relatório de despesas para enviar essas despesas para reembolso. Um relatório de despesas descreve, em detalhes, como e onde a despesa incorreu.
Dependendo dos tipos de informação que você deve inserir, a criação de um relatório de despesas poderá incluir várias etapas. Este tópico descreve as tarefas que você pode ter de concluir ao inserir relatórios de despesas.
O que você deseja fazer?
Criar um relatório de despesas e adicionar informações sobre despesas
Discriminar despesas por linha
Distribuir uma despesa
Distribuir uma despesa em Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Adicionar uma despesa intercompanhia a um relatório de despesas em Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Devolver um adiantamento de dinheiro em um relatório de despesas
Dividir uma transação de cartão de crédito para incluir uma despesa pessoal
Adicionar convidados
Anexar recibos a um relatório de despesas
Enviar um relatório de despesas
Imprimir uma folha de rosto com código de barras para um relatório de despesas
Localizar tarefas relacionadas
Criar um relatório de despesas e adicionar informações sobre despesas
Clique em Despesas na barra de links superior e clique em Relatórios de despesas no Início Rápido.
Na página Relatório de despesas, no Painel de Ação, na guia Relatório de despesas, no grupo Novo, clique em Relatório de despesas.
Selecione todas as despesas não reconciliadas que devem ser adicionadas ao relatório de despesas e clique em Continuar. Se não for necessário adicionar nenhuma despesa não reconciliada, desmarque a caixa de seleção Selecionar todas as transações por padrão e clique em Continuar.
Selecione a finalidade da despesa e insira a localização da despesa.
Na guia Linhas de despesas, clique em Adicionar nova despesa e selecione o tipo de despesa que você deseja adicionar.
Na página Nova linha de despesa, insira as informações sobre a despesa.
Use Discriminar, Distribuir valor, Convidados e os botões de Vincular recebimentos no grupo Manter para adicionar informações.
Observação
Você pode adicionar despesas de cartão de crédito a um relatório de despesas quando criar o relatório pela primeira vez, ou depois de ter criado e salvado o relatório.
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Discriminar despesas por linha
Para determinadas despesas, você poderá listar os encargos individuais que produzem o valor total. Por exemplo, você pode dividir um encargo de hotel em uma taxa de hospedagem diária, em um encargo de serviço de quarto e um encargo de lavanderia.
Se desejar adicionar várias linhas discriminadas, conclua o procedimento a seguir.
Na página Novo relatório de despesas, selecione a despesa que deseja discriminar e clique em Discriminar.
Na Guia Rápida Discriminar, insira a data do check-in para as despesas e selecione a categoria de despesa.
Insira o número de noites e a taxa por noite e clique em Adicionar.
Na guia Item de linha discriminado, clique em Adicionar.
Selecione a categoria de despesa e a data da despesa e então insira o valor do item.
Repita as etapas 1 a 5 para cada item restante da despesa. Quando tiver terminado, clique em Salvar e fechar.
Se desejar adicionar uma linha discriminada, conclua o procedimento a seguir.
Na página Novo relatório de despesas, selecione a despesa que deseja discriminar e clique em Discriminar.
Na guia Item de linha discriminado, clique em Adicionar.
Selecione a categoria de despesa e a data da despesa e então insira o valor do item.
Selecione a ID do projeto, se uma ID do projeto for necessária, e clique em Salvar e fechar.
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Distribuir uma despesa
Você pode desejar atribuir a responsabilidade de uma despesa a mais de um grupo, organização ou registro de participante. O valor de despesas pode então ser distribuído entre esses grupos, organizações ou participantes. Por exemplo, você viaja para a Alemanha por 10 dias úteis. Você passou seis dias trabalhando para a entidade legal A e quatro dias trabalhando para a entidade legal B. Quando você distribuir o valor de despesas, a entidade legal A será responsável por 60% e a entidade legal B será responsável pelos 40% restantes.
Quando você estiver distribuindo despesas para um projeto, poderá exibir informações de seus projetos nos formulários de validação do projeto no Microsoft Dynamics AX. Entretanto, não é possível filtrar projetos por entidade legal. Independentemente da entidade legal em que esteja conectado, você verá a mesma lista de projetos. Por exemplo, se você estiver conectado a LE1, verá a mesma lista de projetos que veria se estivesse conectado a LE2.
Aviso
Se você precisar atualizar os campos relacionados a impostos depois de distribuir uma despesa entre dois projetos, será necessário redistribuir as despesas. Se você distribuir uma despesa entre dois projetos e selecionar informações sobre impostos, as distribuições que adicionadas serão excluídas e substituídas pela distribuição padrão. Você não será notificado dessa alteração.
Na página Novo relatório de despesas, selecione a despesa que você deseja distribuir e clique em Outros > Distribuir valores.
Na página Distribuir valores, selecione se deseja distribuir as despesas como um valor ou como uma porcentagem.
Selecione a entidade legal, a ID do projeto e a categoria para a qual você deseja distribuir uma parte da despesa.
Insira o valor ou a porcentagem que você deseja distribuir e clique no ícone de marca de seleção para salvar sua entrada.
Clique em Dividir para adicionar outra linha. Repita as etapas 3 e 4 até que você tenha distribuído o valor total da despesa.
Se quiser distribuir o valor da despesa igualmente entre as entidades legais, clique em Distribuir igualmente.
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Distribuir uma despesa em Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Na página Novo relatório de despesas, selecione a despesa que você deseja distribuir e clique em Outros > Distribuir valores.
No campo Distribuir, selecione se as despesas serão distribuídas por porcentagens ou por valores.
Clique em Novo para adicionar uma linha de distribuição e selecione a entidade legal à qual parte das despesas serão distribuídas.
Se você selecionou distribuir as despesas como porcentagens ou valores, digite a porcentagem ou o valor da distribuição no campo apropriado.
Selecione a conta principal, o departamento, o centro de custos e a finalidade da despesa.
Repita as etapas 3 a 5 para distribuir as despesas a outra entidade legal.
Depois de concluir a distribuição de despesas, clique em Salvar e fechar.
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Adicionar uma despesa intercompanhia a um relatório de despesas em Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Ocasionalmente, você terá que atribuir a responsabilidade de uma despesa que você incorreu a outra entidade legal na organização. Se a sua organização habilitou despesas intercompanhia, é possível selecionar a entidade legal responsável ao inserir uma despesa. Você pode atribuir toda ou parte de uma despesa a outra entidade legal.
Na página Novo relatório de despesas, na Guia Rápida Relatório de despesas, marque a caixa de seleção Relatório de despesas intercompanhia.
Na Guia Rápida Linhas de despesa, clique em Nova linha de despesa.
Selecione a entidade legal a qual você está atribuindo responsabilidade pelas despesas, selecione a categoria de despesa e clique em OK.
Insira informações sobre a despesa. Além disso, se essas despesas foram relacionados a um projeto, insira as informações do projeto.
Somente os projetos que são mantidos pela entidade legal selecionada estarão disponíveis.
Clique em Salvar e novo para salvar essas despesas e para criar uma nova. Ou então, clique em Salvar e fechar para retornar ao relatório de despesas.
Se as despesas que você atribuiu a uma outra entidade legal exigirem distribuição adicional, na Guia Rápida Linhas de despesas, clique em Outros > Distribuir valores.
Para concluir a distribuição, consulte “Distribuir uma despesa” neste tópico.
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Devolver um adiantamento de dinheiro em um relatório de despesas
Se você receber um adiantamento de dinheiro de sua organização e não gastar o valor todo, poderá criar uma linha de despesa no relatório de despesas para devolver o restante.
Na página Novo relatório de despesas, na Guia Rápida Linhas de despesas, clique em Outros > Devolver adiantamentos de dinheiro.
Selecione a categoria Devolução de adiantamento de dinheiro e, então, no Painel de Ação, clique em Adicionar ao resumo.
Selecione a linha do adiantamento de dinheiro devolvido e, em seguida, na Guia Rápida Linhas de despesas, clique em Editar.
Insira o valor que você deseja devolver e então clique em Salvar e fechar.
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Dividir uma transação de cartão de crédito para incluir uma despesa pessoal
A parte de uma transação de despesa que você debitada de seu cartão de crédito corporativo pode consistir em uma despesa pessoal. Por exemplo, o total da despesa de uma refeição é de R$ 65, mas seu cônjuge/parceiro jantou com você. Como a refeição do seu cônjuge/parceiro não será coberta pela organização, você pode dividir a transação. O custo da refeição do seu cônjuge/parceiro será então listado como uma despesa pessoal que você deve à organização.
Observação
Você só poderá dividir uma transação de cartão de crédito para incluir as despesas pessoais se a transação de cartão de crédito tiver sido importada para o Microsoft Dynamics AX. Não é possível inserir manualmente uma transação e então dividi-la.
Na página Novo relatório de despesas, na guia Linhas de despesas, selecione a transação importada que você deseja dividir e clique em Divisão para pessoal.
Insira o valor da transação que você deseja atribuir como uma despesa comercial.
Selecione Adicionar restante ao pessoal e clique em Salvar e fechar.
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Adicionar convidados
Ao inserir despesas de lazer ou refeição em um relatório de despesas, talvez seja necessário inserir as despesas de outra pessoa. Por exemplo, você pode levar um cliente potencial para jantar. Ao inserir a despesa com a refeição no seu relatório de despesas, você também poderá listar seu convidado.
Na página Novo relatório de despesas, selecione as despesas às quais você deseja adicionar convidados e, dependendo da versão do Microsoft Dynamics AX 2012 que você estiver usando, siga um destes procedimentos:
Em Microsoft Dynamics AX 2012 R2: Clique em Outros > Pessoas.
Em Microsoft Dynamics AX 2012 R3: Clique em Outros > Convidados.
Selecione se o convidado é interna de sua organização, um convidado pessoal ou um contato externo à sua organização.
Selecione o nome do convidado e insira a empresa ou a organização e o cargo do convidado.
Repita as etapas 1 a 3 para cada convidado que deseja adicionar à linha de despesa.
Clique em Salvar e fechar.
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Anexar recibos a um relatório de despesas
Você pode anexar recibos eletrônicos para despesas em um relatório de despesas. Você também pode exibir recebimentos que já estejam anexados. Você pode anexar recibos no relatório de despesas a qualquer momento.
Na página Novo relatório de despesas, no Painel de Ação, na guia Relatório de despesas, no grupo Anexar, clique em Anexar recibos.
Clique em um destes botões para anexar um recibo a seu relatório de despesas:
Anexar o arquivo de recibo – procure em seu computador para localizar e anexar uma cópia do recibo de despesas.
Anexar recibos capturados – anexe um recibo que foi enviado usando um telefone celular, fax ou outro dispositivo.
Adicionar URL – adicione a URL do local do recibo de despesa.
Quando terminar de anexar recibos ao relatório de despesas, clique em Fechar.
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Enviar um relatório de despesas
Quando você tiver inserido todas as informações exigidas por sua organização e tiver anexado todos os recibos de despesa, se eles forem necessários, clique em Enviar na página de Editar relatório de despesas.
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Imprimir uma folha de rosto com código de barras para um relatório de despesas
Se você tiver de enviar um relatório de despesas e recibos por fax, poderá imprimir uma folha de rosto de código de barras que vincule seu relatório de despesas e recibos. Você pode imprimir uma folha de rosto antes de criar um relatório de despesas ou pode imprimir uma folha de rosto para um relatório existente.
- Na página Novo relatório de despesas, no Painel de Ação, na guia Relatório de despesas, clique em Imprimir folha de rosto do código de barras do relatório de despesas.
Observação
Se você estiver imprimindo uma folha de rosto do código de barras para um relatório de despesas que ainda não foi criado, será aberta uma nova janela com um código de barras exclusivo. Quando o relatório de despesas for criado, o código de barras e os recibos anexados serão associados ao seu registro de trabalhador.
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