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Personalizar os emails enviados das tarefas de fluxo de trabalho

  • Artigo

Os fluxos de trabalho do ciclo de vida fornecem várias tarefas que enviam notificações por email. Você pode personalizar as notificações por email para atender às necessidades de um fluxo de trabalho específico. Para obter uma lista dessas tarefas, confira Tarefas internas do fluxo de trabalho do ciclo de vida.

As tarefas de Email permitem a personalização de:

  • Destinatários adicionais
  • Domínio do remetente
  • Identidade visual organizacional
  • Assunto
  • Corpo da mensagem
  • Idioma do email

Quando você está personalizando o assunto ou o corpo da mensagem, recomendamos que você também ative o domínio personalizado do remetente e a identidade visual organizacional. Caso contrário, seu email conterá um aviso de isenção de responsabilidade de segurança adicional.

Para obter mais informações sobre esses parâmetros personalizáveis, consulte Parâmetros comuns de tarefas de email.

Pré-requisitos

O uso desse recurso exige licenças do Microsoft Entra ID Governance ou do Suíte do Microsoft Entra. Para encontrar a licença certa para seus requisitos, confira Conceitos básicos de licenciamento do Microsoft Entra ID Governance.

Personalizar o email usando o centro de administração do Microsoft Entra

Dica

As etapas neste artigo podem variar ligeiramente com base no portal do qual você começa.

Ao personalizar um email enviado através de fluxos de trabalho do ciclo de vida, você pode optar por personalizar uma nova tarefa ou uma tarefa existente. Você faz essas personalizações da mesma maneira, independentemente de a tarefa ser nova ou existente, mas as etapas a seguir orientam você na atualização de uma tarefa existente. Para personalizar os emails enviados de tarefas dentro de fluxos de trabalho usando o centro de administração do Microsoft Entra:

  1. Entre no centro de administração do Microsoft Entra como pelo menos Administrador de Fluxos de Trabalho do Ciclo de Vida.

  2. Navegue até Governança de identidade>Fluxos de trabalho do ciclo de vida>fluxos de trabalho.

  3. Selecione o fluxo de trabalho que contém as tarefas de email que você deseja personalizar.

  4. No painel que lista as tarefas, selecione a tarefa para a qual você deseja personalizar o email.

  5. No painel da tarefa específica, você pode incluir destinatários de email fora da audiência padrão.

  6. Selecione a guia Personalização de Email.

  7. Insira um assunto personalizado, um corpo da mensagem e a opção de tradução do idioma do email que será usada para traduzir o corpo da mensagem do email.

    Se você permanecer com os modelos padrão e não personalizar o assunto e o corpo do email, o texto será traduzido automaticamente para o idioma preferido do destinatário. Se você selecionar um idioma de email, a determinação com base no idioma preferido do destinatário será substituída. Se você especificar um assunto ou corpo personalizado, ele não será traduzido.

    Captura de tela de um exemplo de um email personalizado de um fluxo de trabalho.

  8. Selecione Salvar para capturar suas alterações no email personalizado.

Formatar atributos em emails personalizados

Para personalizar ainda mais os emails personalizados, você pode aproveitar os atributos dinâmicos. Ao colocar atributos dinâmicos em atributos específicos, você pode chamar especificamente valores como o nome de um usuário, sua Senha de Acesso Temporária gerada ou até mesmo o email de seu gerente.

Para usar atributos dinâmicos nos seus emails personalizados, você deve seguir as regras de formatação. O formato adequado é:

{{dynamic attribute}}

A captura de tela a seguir é um exemplo do formato adequado para atributos dinâmicos em um email personalizado:

Captura de tela de um exemplo de atributos dinâmicos em um email personalizado.

Quando você está digitando um atributo dinâmico, o email é escrito da seguinte maneira:

Welcome to the team, {{userGivenName}}

We're excited to have you join our growing team and look forward to a successful and memorable journey together.

We've already set up a few things to help you get started quickly and make your onboarding process as smooth as possible.

For more information and next steps, please contact your manager, {{managerDisplayName}}

Para obter uma lista completa de atributos dinâmicos que podem ser utilizados com emails personalizados, consulte Atributos dinâmicos no email.

Usar a identidade visual e o domínio personalizados em emails enviados através de fluxos de trabalho

Você pode personalizar os emails enviados através de fluxos de trabalho do ciclo de vida para ter sua própria identidade visual da empresa e usar o domínio da empresa. Quando você opta por usar a identidade visual personalizada e um domínio personalizado, todos os emails enviados usando fluxos de trabalho do ciclo de vida refletem essas configurações.

Para habilitar esses recursos, você precisa dos pré-requisitos a seguir:

Observação

Para fins de conformidade com o RFC para envio e recebimento de email, recomendamos o uso de um domínio que tenha os registros DNS apropriados para facilitar a validação de email, como SPF, DKIM, DMARC e MX. Saiba mais sobre o roteamento de email do Exchange Online.

Depois de atender aos pré-requisitos, siga as etapas seguir:

  1. Na página de fluxos de trabalho do ciclo de vida, selecione Configurações do fluxo de trabalho.

  2. No painel Configurações do fluxo de trabalho, para o Domínio de email, selecione seu domínio na lista suspensa de domínios verificados.

    Captura de tela das configurações de domínio do fluxo de trabalho.

  3. Ative a opção Usar o logotipo da faixa da identidade visual da empresa se você quiser usar a identidade visual da empresa nos emails.

    Captura de tela da configuração do logotipo do email.

Personalizar o email usando o Microsoft Graph

Para personalizar o email usando a API do Microsoft Graph, consulte o fluxo de trabalho: createNewVersion.

Defina configurações personalizadas de identidade visual e fluxo de trabalho de domínio usando o Microsoft Graph

Para ativar configurações personalizadas de identidade visual e recursos de domínio em fluxos de trabalho de ciclo de vida usando a API do Microsoft Graph, veja lifecycleManagementSettings tipo de recurso.

Próximas etapas