Tutorial: Configurar o Smartsheet para o provisionamento automático de usuário
O objetivo deste tutorial é demonstrar as etapas a serem executadas no Smartsheet e no Microsoft Entra ID para configurar o Microsoft Entra ID para provisionar e desprovisionar automaticamente usuários e/ou grupos no Smartsheet. Para obter detalhes importantes sobre o que esse serviço faz, como ele funciona e perguntas frequentes, confira Automatizar o provisionamento e o desprovisionamento de usuários para aplicativos SaaS com o Microsoft Entra ID.
Funcionalidades com suporte
- Criar usuários no Smartsheet
- Remover usuários no Smartsheet quando eles não precisarem mais de acesso
- Manter os atributos de usuário sincronizados entre a ID do Microsoft Entra e o Smartsheet
- Logon único no Smartsheet (recomendado)
Pré-requisitos
O cenário descrito neste tutorial pressupõe que você já tem os seguintes pré-requisitos:
- Um locatário do Microsoft Entra.
- Uma conta de usuário do Microsoft Entra ID com permissão para configurar o provisionamento (como, por exemplo, Administrador de Aplicativos, Administrador de Aplicativos de Nuvem ou Proprietário do Aplicativo).
- Um locatário do Smartsheet.
- Uma conta de usuário em um plano Enterprise ou Enterprise Premier do Smartsheet com permissões de administrador do sistema.
- Administradores do sistema e um Administrador de TI podem configurar o Active Directory com o Smartsheet
Etapa 1: Planeje a implantação do provisionamento
- Saiba mais sobre como funciona o serviço de provisionamento.
- Determine quem estará no escopo de provisionamento.
- Determine os dados que devem ser mapeados entre a ID do Microsoft Entra e o Smartsheet.
Etapa 2: configurar o Smartsheet para dar suporte ao provisionamento com Microsoft Entra ID
Antes de configurar o Smartsheet para o provisionamento automático de usuário com o Microsoft Entra ID, você precisará habilitar o provisionamento do SCIM no Smartsheet.
Entre como um Administrador do sistema no portal do Smartsheet e procure o Centro de administração> da conta.
Na página centro de Administração clique na opção Menu para expor o painel menu.
Navegue até o Menu > Configurações > Domínios e Provisionamento automático de usuário.
Para adicionar um novo domínio, clique em Adicionar Domínio e siga as instruções. Depois que o domínio for adicionado, verifique se ele também é verificado.
Gere o Token Secreto necessário para configurar o provisionamento automático de usuário com o Microsoft Entra ID procurando no portal do Smartsheet e, em seguida, procurando Aplicativos e> integrações de conta.
Escolha Acesso à API. Clique em Gerar novo token de acesso.
Defina o nome do Token de Acesso à API. Clique em OK.
Copie o Token de Acesso à API e salve-o, porque essa será a única vez que poderá vê-lo. Você precisará inseri-lo no campo Token Secreto do Microsoft Entra ID.
Etapa 3: adicionar o Smartsheet por meio da galeria de aplicativos do Microsoft Entra
Adicione o Smartsheet por meio da galeria de aplicativos do Microsoft Entra para começar a gerenciar o provisionamento no Smartsheet. Se você já configurou o Smartsheet para SSO, use o mesmo aplicativo. No entanto, recomendamos que você crie um aplicativo diferente ao testar a integração no início. Saiba mais sobre como adicionar um aplicativo da galeria aqui.
Etapa 4: Defina quem estará no escopo de provisionamento
O serviço de provisionamento do Microsoft Entra permite definir o escopo de quem será provisionado com base na atribuição ao aplicativo e ou com base em atributos do usuário/grupo. Se você optar por definir quem estará no escopo de provisionamento com base na atribuição, poderá usar as etapas a seguir para atribuir usuários e grupos ao aplicativo. Se você optar por definir quem estará no escopo de provisionamento com base somente em atributos do usuário ou do grupo, poderá usar um filtro de escopo, conforme descrito aqui.
Comece pequeno. Teste com um pequeno conjunto de usuários e grupos antes de implementar para todos. Quando o escopo de provisionamento é definido para usuários e grupos atribuídos, é possível controlar isso atribuindo um ou dois usuários ou grupos ao aplicativo. Quando o escopo é definido para todos os usuários e grupos, é possível especificar um atributo com base no filtro de escopo.
Para garantir a paridade nas atribuições de função de usuário entre o Smartsheet e o Microsoft Entra ID, recomendamos utilizar as mesmas atribuições de função preenchidas na lista completa de usuários do Smartsheet. Para recuperar essa lista de usuários do Smartsheet, acesse Administrador da conta > Gerenciamento de usuários > Mais ações > Baixar lista de usuários (csv).
Para acessar determinados recursos no aplicativo, o Smartsheet exige que um usuário tenha várias funções. Para saber mais sobre os tipos de usuários e as permissões no Smartsheet, acesse Tipos de usuários e permissões.
Se um usuário tiver várias funções atribuídas no Smartsheet, você PRECISARÁ garantir que essas atribuições de função sejam replicadas no Microsoft Entra ID para evitar um cenário em que os usuários percam o acesso aos objetos do Smartsheet permanentemente. Cada função exclusiva no Smartsheet PRECISA ser atribuída a um grupo diferente no Microsoft Entra ID. Depois, o usuário PRECISA ser adicionado a cada um dos grupos correspondentes às funções desejadas.
Se você precisar de funções adicionais, poderá atualizar o manifesto do aplicativo para adicionar novas funções.
Etapa 5: Configurar o provisionamento automático de usuário no Smartsheet
Esta seção orienta para seguir as etapas de configuração do serviço de provisionamento do Microsoft Entra para criar, atualizar e desabilitar usuários e/ou grupos no Smartsheet com base nas atribuições de usuário e/ou grupo no Microsoft Entra ID.
Para configurar o provisionamento automático de usuário para o Smartsheet no Microsoft Entra ID:
Entre no Centro de administração do Microsoft Entra como pelo menos Administrador de Aplicativo de nuvem.
Navegue até Identidade>Aplicativos>Aplicativos empresariais
Na lista de aplicativos, selecione Smartsheet.
Selecione a guia Provisionamento.
Defina o Modo de Provisionamento como Automático.
Na seção Credenciais de Administrador, insira os valores da URL base do SCIM 2.0 do
https://scim.smartsheet.com/v2e o valor do Token de Acesso recuperado anteriormente no Smartsheet em Token Secreto, respectivamente. Clique em Testar Conectividade para verificar se a ID do Microsoft Entra pode se conectar ao Smartsheet. Se a conexão falhar, verifique se a sua conta do Smartsheet tem permissões de SysAdmin e tente novamente.
No campo Notificação por Email, insira o endereço de email de uma pessoa ou grupo que deverá receber as notificações de erro de provisionamento e selecione a caixa de seleção - Enviar uma notificação por email quando ocorrer uma falha.
Clique em Save (Salvar).
Na seção Mapeamentos, selecione Sincronizar usuários do Microsoft Entra com o Smartsheet.
Revise os atributos de usuário que serão sincronizados da ID do Microsoft Entra com o Smartsheet na seção Mapeamento de Atributos. Os atributos selecionados como propriedades Correspondentes são usados para fazer a correspondência das contas de usuário do Smartsheet em operações de atualização. Selecione o botão Salvar para confirmar as alterações.
Atributo Type Com suporte para filtragem userName String ✓ ativo Boolean título String name.givenName String name.familyName String phoneNumbers[type eq "work"].value String phoneNumbers[type eq "mobile"].value String phoneNumbers[type eq "fax"].value String emails[type eq "work"].value String externalId String funções String urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department String urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division String urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter String urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager String Para configurar filtros de escopo, consulte as seguintes instruções fornecidas no tutorial do Filtro de Escopo.
Para habilitar o serviço de provisionamento do Microsoft Entra no Smartsheet, altere o Status de Provisionamento para Ativado na seção Configurações.
Defina os usuários e/ou os grupos que deseja provisionar no Smartsheet escolhendo os valores desejados em Escopo na seção Configurações.
Quando estiver pronto para provisionar, clique em Salvar.
Essa operação inicia a sincronização inicial de todos os usuários e/ou grupos definidos no Escopo na seção Configurações. A sincronização inicial leva mais tempo para ser executada do que as sincronizações seguintes, que ocorrem aproximadamente a cada 40 minutos, desde que o serviço de provisionamento do Microsoft Entra esteja em execução.
Etapa 6: Monitorar a implantação
Depois de configurar o provisionamento, use os seguintes recursos para monitorar a implantação:
- Use os logs de provisionamento para determinar quais usuários foram provisionados com êxito ou não
- Confira a barra de progresso para ver o status do ciclo de provisionamento e saber como fechá-la para concluir
- Se a configuração de provisionamento parecer estar em um estado não íntegro, o aplicativo entrará em quarentena. Saiba mais sobre os estados de quarentena aqui.
Limitações do conector
- O Smartsheet não dá suporte a exclusões temporárias. Quando o atributo active de um usuário é definido como False, o Smartsheet exclui o usuário permanentemente.
Log de alterações
- 16/06/2020 – Adição de suporte aos atributos de extensão empresariais "Centro de Custo", "Divisão", "Gerente" e "Departamento" para os usuários.
- 10/02/2021 – Adição de suporte para atributos básicos "emails[type eq "work"]" para usuários.
- 12/02/2022 – ADICIONADA URL base/locatário do SCIM do
https://scim.smartsheet.com/v2para a integração do SmartSheet na seção Credenciais de Administrador.
Recursos adicionais
- Gerenciamento do provisionamento de conta de usuário para Aplicativos Empresariais
- O que é o acesso a aplicativos e logon único com o Microsoft Entra ID?