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As Dicas de Email são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto eles compõem uma mensagem. Enquanto uma nova mensagem está aberta e a ser composta, o Exchange analisa a mensagem (incluindo os destinatários). Se for detetado um potencial problema, o utilizador será notificado com uma Sugestão de Correio antes de enviar a mensagem. Com as informações na Sugestão de Correio, o utilizador pode ajustar a mensagem para evitar situações indesejáveis ou relatórios de entrega sem êxito (também conhecidos como NDRs ou mensagens de devolução).
Como funcionam as Dicas de Email
As Sugestões de Correio são implementadas como um serviço Web no Exchange. Quando um remetente compõe uma mensagem, o software cliente faz uma chamada do serviço Web do Exchange ao servidor de Acesso para Cliente, para obter a lista de Dicas de Email. O servidor responde com a lista de Dicas de Email aplicáveis a essa mensagem, e o software cliente exibe as Dicas de Email ao remetente.
Os seguintes cenários de mensagens improdutivos são comuns em qualquer ambiente de sistema de mensagens:
NDRs resultantes de mensagens que violam restrições de mensagens em toda a organização (por exemplo, restrições de tamanho de mensagens ou número máximo de destinatários por mensagem).
NDRs resultantes de mensagens enviadas para destinatários inexistentes, destinatários restritos ou utilizadores com caixas de correio completas.
Enviar mensagens a usuários com Respostas automáticas configuradas.
Todos esses cenários envolvem o envio de uma mensagem pelo usuário, a sua entrega e, em vez de essa entrega ocorrer, o usuário recebe uma resposta informando que a mensagem não foi entregue. Mesmo no melhor dos cenários, como a resposta automática, esses eventos resultam em perda de produtividade. No caso de um NDR, este cenário pode resultar numa chamada dispendiosa para o suporte técnico.
Existem também vários cenários em que enviar uma mensagem não resultará num erro, mas pode ter consequências indesejáveis e até embaraçosas:
Mensagens enviadas a grupos de distribuição muito grandes.
Mensagens enviadas a grupos de distribuição inadequados.
Mensagens enviadas inadvertidamente a destinatários fora da organização.
Seleção de Responder a Todos para uma mensagem que foi recebida como destinatário Cco.
Todos esses cenários problemáticos poderão ser atenuados se os usuários forem informados sobre o resultado possível do envio da mensagem à medida que eles compuserem essa mensagem. Por exemplo, se os remetentes forem notificados de que o tamanho da respetiva mensagem excede o valor máximo permitido, não tentarão enviar a mensagem. Da mesma forma, se os remetentes forem notificados de que a respetiva mensagem será entregue a pessoas fora da organização, é mais provável que garantam que o conteúdo e o tom da mensagem são adequados.
Os seguintes clientes de mensagens são compatíveis com Dicas de Email:
Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App)
Microsoft Outlook 2010 ou posterior para o Microsoft Windows
Outlook para iOS e Android
Sugestões de Correio Disponíveis no Exchange Online
A tabela seguinte lista as Sugestões de Correio disponíveis no Exchange Online.
| MailTip | Disponibilidade | Cenário |
|---|---|---|
| Destinatário interno inválido | Outlook | O remetente adiciona um destinatário interno que não existe. Por exemplo:
A Dica de Email indica o destinatário inválido e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. |
| Caixa de Correio Cheia | Outlook Outlook na Web |
O remetente adiciona um destinatário interno cuja caixa de correio excede o tamanho máximo da caixa de correio (a quota ProhibitSendReceive na caixa de correio ou organização).
A Dica de Email indica o destinatário com a caixa de correio cheia e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas. |
| Respostas Automáticas | Outlook Outlook na Web Outlook para iOS e Android |
O remetente adiciona um destinatário* interno que ative as Respostas Automáticas.
A Sugestão de Correio indica que o destinatário tem As Respostas Automáticas ativadas e também apresenta os primeiros 175 carateres do texto de resposta automática. A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas. *Se o destinatário for externo, mas o domínio do destinatário estiver configurado como um domínio remoto, as definições AllowedOOFType e IsInternal determinam se o remetente recebe a resposta automática interna, a resposta automática externa ou nenhuma resposta automática. |
| Personalizado | Outlook Outlook na Web |
O remetente adiciona um destinatário interno que tem uma Sugestão de Correio personalizada configurada.
Uma Dica de Email personalizada pode ser útil para o fornecimento de informações específicas sobre um destinatário. Por exemplo, você pode criar uma Dica de Email personalizada para um grupo de distribuição, explicando sua finalidade para reduzir o uso indevido. Para obter mais informações, consulte Configurar Sugestões de Correio personalizadas para destinatários. As Sugestões de Correio Personalizadas não são apresentadas se o remetente não tiver permissão para enviar mensagens para o destinatário (a Sugestão de Correio de Destinatário Restrito é apresentada). |
| Destinatário restrito | Outlook Outlook na Web |
O remetente adiciona um destinatário para o qual não tem permissão para enviar mensagens (as restrições de entrega são configuradas entre o remetente e o destinatário).
A Sugestão de Correio indica o destinatário proibido e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. Também informa claramente o remetente de que a mensagem não pode ser entregue ao destinatário restrito. Se o destinatário restrito for um grupo de distribuição que contém grupos aninhados, as Sugestões de Correio não são apresentadas. Além disso, se o grupo restrito (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) tiver grupos no mesmo, as Sugestões de Correio não serão apresentadas. Se o destinatário restrito for externo ou for um grupo de distribuição que contenha destinatários externos, a Sugestão de Correio é apresentada ao remetente. No entanto, as seguintes Sugestões de Correio não são apresentadas (se aplicável):
|
| Destinatários externos | Outlook Outlook na Web Outlook para iOS e Android |
O remetente adiciona um destinatário* externo ou um grupo de distribuição que contém destinatários externos.
A Sugestão de Correio informa o remetente de que a mensagem sairá da organização, o que pode ajudá-lo a tomar as decisões corretas sobre a redação, o tom e o conteúdo. Por padrão, essa Dica de Email fica desabilitada. É possível habilitá-la usando o cmdlet Set-OrganizationConfig. Para obter detalhes, consulte Sugestões de Correio sobre as relações da organização. *Se o destinatário for externo, mas o domínio do destinatário estiver configurado como um domínio remoto, a definição IsInternal determina se o remetente recebe esta Sugestão de Correio (a Sugestão de Correio de Destinatários Externos não se aplica aos destinatários internos). Nota: a Sugestão de Correio de Destinatários Externos não é avaliada para destinatários de grupos de distribuição externos em que o grupo de distribuição se encontra num domínio remoto. Nota 2: o Outlook para iOS e Android só suporta a Sugestão de Correio de Destinatários Externos para o Microsoft 365 ou Office 365 e para caixas de correio do Exchange no local que utilizam a Autenticação Moderna Híbrida (HMA). Ao compor e-mails de formação de simulação de phishing para Office 365, as Sugestões de Correio para destinatários externos têm de ser ativadas com o seguinte comando do PowerShell: |
| Grande público | Outlook Outlook na Web Outlook para iOS e Android |
O remetente adiciona um grupo de distribuição que tem mais membros do que o tamanho de audiência grande configurado (o tamanho predefinido é superior a 25 membros). Para obter detalhes, consulte Configurar o tamanho de audiência grande para a sua organização.
O número de membros do grupo de distribuição não é calculado sempre. Em vez disso, as informações do grupo de distribuição são lidas a partir de dados de métricas de grupo. |
| Destinatário moderado | Outlook Outlook na Web |
O remetente adiciona um destinatário moderado (um destinatário que requer aprovação de mensagens). A Sugestão de Correio identifica o destinatário moderado e informa o remetente de que a moderação pode resultar numa entrega atrasada. A Sugestão de Correio não é apresentada se:
|
| Responder a Todos com Cco | Outlook na Web | Um destinatário Bcc seleciona Responder a Todos uma mensagem. A Sugestão de Correio é apresentada na mensagem de resposta. Os destinatários Bcc que se revelam a outros destinatários são universalmente maus e a Sugestão de Correio explica isto. |
| Mensagem com tamanho excessivo | Outlook | A mensagem é maior do que o tamanho máximo permitido da mensagem.
A Sugestão de Correio é apresentada se o tamanho da mensagem violar uma das seguintes restrições de tamanho de mensagem:
Nota: os limites de tamanho da mensagem nos conectores não são avaliados para esta Sugestão de Correio. |
Restrições de Dica de Email
As Dicas de Email estão sujeitas às seguintes restrições:
As Dicas de Email não têm suporte quando se trabalha no modo offline do Outlook.
Quando uma mensagem é endereçada a um grupo de distribuição, as Dicas de Email de destinatários individuais pertencentes a esse grupo de distribuição não são avaliadas. No entanto, se algum dos membros for destinatário externo, é apresentada a Sugestão de Correio de Destinatários Externos, que mostra ao remetente o número de destinatários externos no grupo de distribuição.
Quando uma mensagem é endereçada a um grupo de Distribuição Dinâmica, que também tem restrições de remetente ativadas, para avaliar as Sugestões de Correio de destinatários individuais, teremos de expandir o grupo dinâmico e, em seguida, expandir outros grupos, que podem ser membros do grupo dinâmico. Devido a motivos de desempenho, se o número de consultas de pesquisa exceder 150, não geraremos uma Sugestão de Correio.
Se a mensagem for endereçada a mais de 200 destinatários, as Dicas de Email de caixa de correio individuais não serão avaliadas por motivos de desempenho.
As Sugestões de Correio Personalizadas estão limitadas a 175 carateres.
Embora as versões mais antigas do Exchange Server preencha totalmente as Sugestões de Correio, Exchange Online apenas apresentarão até 1000 carateres.
Se o remetente começar a redigir uma mensagem e deixá-la aberta por um longo período, as Dicas de email de Respostas automáticas e de Caixa de correio cheia serão avaliadas a cada duas horas.