Criar uma política de retenção no Exchange Server
Saiba como usar políticas de retenção para gerenciar um ciclo de vida de email no Exchange 2016 e no Exchange 2019. As políticas de retenção são aplicadas por meio da criação de marcas de retenção, da sua adição a uma política de retenção e da aplicação da política aos usuários de caixa de correio.
Do que você precisa saber para começar?
Tempo estimado para a conclusão da tarefa: 30 minutos.
Os procedimentos neste tópico exigem permissões específicas. Consulte cada procedimento para ver informações sobre permissões.
As caixas de correio às quais você aplica políticas de retenção devem residir em servidores que executam Exchange Server 2010 ou posterior.
Etapa 1: criar uma marca de retenção
Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver quais permissões você precisa, consulte a entrada "Gerenciamento de registros de mensagens" na política de mensagens e permissões de conformidade no tópico Exchange Server.
Use o Centro de Administração do Exchange (EAC) para criar uma marca de retenção
AcesseMarcas de retenção de gerenciamento> de conformidade e clique em Adicionar
.Selecione uma das opções a seguir:
Aplicado automaticamente a uma caixa de correio inteira (padrão): Cria uma DPT (marca de política padrão). Você pode usar DPTs para criar uma política de exclusão padrão e uma política de arquivo morto padrão, que se aplica a todos os itens da caixa de correio.
Observação
Você não pode usar o EAC para criar uma DPT para excluir itens da caixa postal. Para obter detalhes sobre como criar um DPT para excluir itens de email de voz, confira o exemplo do Shell de Gerenciamento do Exchange abaixo.
Aplicado automaticamente a uma pasta padrão: cria uma RPT (marca de política de retenção) para uma pasta padrão, como Caixa de Entrada ou Itens Excluídos.
Observação
Você pode criar RPTs apenas com as ações Excluir e permitir recuperação ou Excluir permanentemente.
Aplicado pelos usuários a itens e pastas (pessoais): Cria marcas pessoais. Essas marcas permitem que os usuários do Outlook e Outlook na Web apliquem configurações de arquivo ou exclusão a uma mensagem ou pastas diferentes das configurações aplicadas à pasta pai ou a toda a caixa de correio.
O título e as opções da nova página de marca de retenção variam dependendo do tipo de marca selecionada. Preencha estes campos:
Nome: insira um nome para a marca de retenção. Os nomes de marca de retenção são exibidos para usuários no Outlook e Outlook na Web junto com o período de retenção.
Aplique essa marca à seguinte pasta padrão: Disponível somente se você selecionou essa opção na Etapa 2.
Ação de retenção: selecione uma das seguintes ações a serem executadas após o item atingir seu período de retenção:
Excluir e permitir a recuperação: exclui itens, mas permite que os usuários os recuperem usando a opção Recuperar Itens Excluídos no Outlook ou Outlook na Web. Os itens ficam retidos até o período de retenção do item excluído configurado para o banco de dados de caixa de correio ou até que o usuário de caixa de correio os receba.
Excluir permanentemente: exclui permanentemente o item do banco de dados da caixa de correio.
Importante
As caixas de correio ou os itens sujeitos a Bloqueio In-loco ou Retenção de Litígio serão retidos e retornados nas pesquisas de Descoberta Eletrônica In-loco. Para saber mais, confira Retenção local e retenção de litígios em Exchange Server.
Mover para Arquivo: disponível somente se você estiver criando um DPT ou uma marca pessoal. Selecione esta ação para mover itens para o Arquivo de In-Place do usuário.
Período de retenção: selecione uma das seguintes opções:
Nunca: especifica que os itens nunca devem ser excluídos ou movidos para o arquivo.
Quando o item atinge a seguinte idade (em dias): especifica o número de dias para reter itens antes de serem movidos ou excluídos. A idade de retenção de todos os itens com suporte, exceto Calendário e Tarefas, é calculado a partir da data em que um item é recebido ou criado. A idade de retenção dos itens de Calendário e Tarefas é calculada a partir da data de término.
Comentário: campo opcional usado para anotações administrativas ou comentários. Esse campo não é exibido aos usuários.
Usar o Shell de Gerenciamento do Exchange para criar uma marca de retenção
Use o cmdlet New-RetentionPolicyTag para criar uma marca de retenção. Diferentes opções disponíveis no cmdlet permitem criar diferentes tipos de marcas de retenção. Use o parâmetro Type para criar um DPT (All), RPT (especificar um tipo de pasta padrão, como Inbox) ou uma marca pessoal (Personal).
Este exemplo cria um DPT para excluir todas as mensagens na caixa de correio após 7 anos (2.556 dias).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Este exemplo cria um DPT para mover todas as mensagens para o Arquivo In-Place em 2 anos (730 dias).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
Este exemplo cria um DPT para excluir mensagens de correio de voz após 20 dias.
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Este exemplo cria um RPT para excluir permanentemente as mensagens na pasta Junk EMail após 30 dias.
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
Este exemplo cria uma marca pessoal para nunca excluir uma mensagem.
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
Etapa 2: criar uma política de retenção
Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver quais permissões você precisa, consulte a entrada "Gerenciamento de registros de mensagens" na política de mensagens e permissões de conformidade no tópico Exchange Server.
Usar o EAC para criar uma política de retenção
AcessePolíticas de retenção de gerenciamento> de conformidade e clique em
.Em Nova Política de Retenção, conclua os seguintes campos:
Nome: insira um nome para a política de retenção.
Marcas de retenção: clique em
para selecionar as marcas que você deseja adicionar a essa política de retenção.Uma política de retenção pode conter as seguintes marcas:
Um DPT com a ação Mover para Arquivo
Um DPT com as ações Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente
Um DPT para mensagens de correio de voz com as ações Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente
Uma pasta RPT por padrão, como Caixa de Entrada , para excluir itens
Qualquer número de marcas pessoais
Observação
Embora você possa adicionar qualquer número de marcas pessoais a uma política de retenção, ter muitas marcas pessoais com configurações de retenção diferentes pode confundir os usuários. Recomendamos vincular não mais do que dez marcas pessoais a uma política de retenção.
Você pode criar uma política de retenção sem adicionar marcas de retenção a ela, mas os itens da caixa de correio aos quais a política é aplicada não serão movidos ou excluídos. Você também pode adicionar e remover marcas de retenção de uma política de retenção depois de criá-la.
Usar o Shell de Gerenciamento do Exchange para criar uma política de retenção
Este exemplo cria a política de retenção RetentionPolicy-Corp e usa o parâmetro RetentionPolicyTagLinks para associar cinco marcas à política.
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
Para obter informações detalhadas de sintaxes e parâmetros, consulte New-RetentionPolicy.
Etapa 3: aplicar uma política de retenção a usuários de caixa de correio
Depois de criar uma política de retenção, você deverá aplicá-la a usuários de caixa de correio. Você pode aplicar várias políticas de retenção a um conjunto diferente de usuários. Para obter instruções detalhadas, consulte Aplicar uma política de retenção a caixas de correio em Exchange Server.
Como saber se essa tarefa funcionou?
Depois de criar marcas de retenção, adicione-as a uma política de retenção e aplique a política a um usuário de caixa de correio, na próxima vez que o assistente da caixa de correio MRM processar a caixa de correio, as mensagens são movidas ou excluídas com base nas configurações configuradas nas marcas de retenção.
Para verificar se você aplicou a política de retenção, faça o seguinte:
Execute o seguinte comando Shell de Gerenciamento do Exchange para executar o assistente MRM manualmente em uma única caixa de correio.
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>Faça logon na caixa de correio usando o Outlook ou Outlook na Web e verifique se as mensagens são excluídas ou movidas para um arquivo de acordo com a configuração da política.