Gerenciamento do tamanho da caixa de correio do grupo do Microsoft 365

Cada grupo do Microsoft 365 vem equipado com uma caixa de correio dedicada que armazena os emails recebidos no grupo. A caixa de correio do grupo também é usada por aplicativos como SharePoint Online, Viva Engage, Teams etc. A caixa de correio do grupo é equipada com cota de armazenamento inicial de 50 GB. Se a cota de caixa de correio do grupo for atingida, as pessoas que enviam emails para o grupo receberão um relatório de não entrega. Portanto, é uma boa prática remover o conteúdo mais antigo das caixas de correio de grupo, para garantir que a caixa de correio do grupo não atinja sua cota.

As maneiras a seguir ajudam você a entender como o cálculo de cota funciona, as melhores práticas ou a abordagem proativa tomada para garantir que a caixa de correio do grupo não atinja sua cota. E o curso da ação a ser executada se a caixa de correio do grupo for atingida ou exceder sua cota.

Abordagem proativa para manter o tamanho da caixa de correio do grupo em marcar

Você pode criar políticas de retenção para garantir que emails mais antigos de grupos sejam removidos automaticamente ao atingir o limite de tempo especificado. Para obter mais informações, em etapas para criar uma política de retenção para o Grupo microsoft 365, consulte Criar e configurar políticas de retenção. As políticas de retenção levam um ciclo de trabalho mais longo para limpo os dados, portanto, devem ser aplicadas durante a criação de uma caixa de correio de grupo. As políticas de retenção não podem ser usadas como ferramenta para liberar ou remover imediatamente os dados de uma caixa de correio de grupo.

Para monitorar o tamanho da caixa de correio do grupo:

Use o seguinte comando para marcar a cota atual atribuída para a caixa de correio do grupo:

Get-Mailbox -GroupMailbox <groupname> |ft ProhibitSendReceiveQuota,ProhibitSendQuota,IssueWarningQuota 

E use o seguinte comando para marcar o tamanho atual da caixa de correio do grupo:

Get-MailboxStatistics <groupname> | ft TotalDeletedItemSize,TotalItemSize 

Etapas a seguir quando a caixa de correio do grupo atingir seu limite:

Conforme mencionado anteriormente, a caixa de correio do grupo é usada para vários aplicativos armazenarem dados. Depois que a caixa de correio do grupo atingiu sua cota, é importante identificar as pastas que ocupam mais dados e tomar as medidas apropriadas.

1. Comece com o seguinte comando para confirmar se a cota de caixa de correio do grupo excedeu:

   Get-MailboxStatistics <groupname> |ft TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 
   

   A caixa de correio do grupo é distribuída em vários TargetQuota, ou seja, Sistema, Recuperável e Usuário. As pastas correspondentes TargetQuota a "Usuário" são as únicas consideradas no cálculo da cota de grupo.

2. Use o seguinte comando para verificar o tamanho da pasta que está ocupando dados do usuário:

   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderPath,FolderType,FolderSize 
   
   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> -FolderScope NonIPMRoot | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderType,*size* 
   

3. Verifique a cota ou o tamanho das pastas.

4. Se a pasta que consome o espaço for SharePointWebPartsConnectorMessages, conforme mencionado em Usar a Web Part do Conector , faça o seguinte:

   1. Desabilite o conector se não for usado.

   2. Aguarde que as mensagens sejam limpas por padrão em 90 dias.

5. Se não houver nenhuma pasta especial ocupando o tamanho da caixa de correio do grupo, aplique a política de retenção da caixa de correio do grupo e aguarde a política de retenção para limpo os emails da caixa de correio do grupo.