Importar contatos externos em massa para Exchange Online

Este artigo é para administradores. Você está tentando importar contatos para sua própria caixa de correio? Consulte Importar contatos para o Outlook

Sua empresa tem muitos contatos comerciais existentes que você deseja incluir no catálogo de endereços compartilhado (também chamado de lista de endereços global) no Exchange Online? Deseja adicionar contatos externos como membros de grupos de distribuição, assim como você pode fazer com usuários dentro de sua empresa? Nesse caso, você pode usar Exchange Online PowerShell e um arquivo CSV (valor separado por vírgula) para importar contatos externos em massa para Exchange Online. É um processo de três etapas:

Etapa 1: Criar um arquivo CSV que contém informações sobre os contatos externos

Etapa 2: Criar os contatos externos com o PowerShell

Etapa 3: Adicionar informações às propriedades dos contatos externos

Depois de concluir estas etapas para importar contatos, você pode executar estas tarefas adicionais:

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Etapa 1: Criar um arquivo CSV que contém informações sobre os contatos externos

A primeira etapa é criar um arquivo CSV que contém informações sobre cada contato externo que você deseja importar para Exchange Online.

  1. Copie o texto a seguir em um arquivo de texto no Bloco de Notas e salve-o na área de trabalho como um arquivo CSV usando um sufixo de nome de arquivo de .csv; por exemplo, ExternalContacts.csv.

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    Se o idioma contiver caracteres especiais (como å, ä e ö em sueco), salve o arquivo CSV com UTF-8 ou outra codificação Unicode ao salvar o arquivo no Bloco de Notas.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
    danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
    pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park
    

    A primeira linha, ou linha de cabeçalho, do arquivo CSV lista as propriedades de contatos que podem ser usadas quando você as importa para Exchange Online. Cada nome de propriedade é separado por uma vírgula. Cada linha sob a linha de cabeçalho representa os valores de propriedade para importar um único contato externo.

    Observação

    Esse texto inclui dados de exemplo, que você pode excluir. Mas não exclua nem altere a primeira linha (cabeçalho). Ele contém todas as propriedades para os contatos externos.

  2. Abra o arquivo CSV no Microsoft Excel para editar o arquivo CSV porque é muito mais fácil usar o Excel para editar o arquivo CSV.

  3. Crie uma linha para cada contato que você deseja importar para Exchange Online. Preencha o máximo possível de células. Essas informações serão exibidas no catálogo de endereços compartilhado para cada contato.

    Importante

    As seguintes propriedades (que são os quatro primeiros itens na linha de cabeçalho) são necessárias para criar um contato externo e devem ser preenchidas no arquivo CSV: ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. O comando do PowerShell executado na Etapa 2 usará os valores dessas propriedades para criar os contatos.

Etapa 2: Criar os contatos externos com o PowerShell

A próxima etapa é usar o arquivo CSV que você criou na Etapa 1 e no PowerShell para importar em massa os contatos externos listados no arquivo CSV para Exchange Online.

  1. Conecte o PowerShell à sua Exchange Online organização. Para obter instruções passo a passo, confira Conectar-se ao Exchange Online Windows PowerShell. Certifique-se de usar o nome de usuário e a senha da sua conta de administrador global ao se conectar ao Exchange Online PowerShell.

  2. Depois de conectar o PowerShell ao Exchange Online, vá para a pasta da área de trabalho em que você salvou o arquivo CSV na Etapa 1; por exemploC:\Users\Administrator\desktop.

  3. Execute o seguinte comando para criar os contatos externos:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}
    

    Pode levar algum tempo para criar os novos contatos, dependendo de quantos você está importando. Quando o comando terminar de ser executado, o PowerShell exibirá uma lista dos novos contatos que foram criados.

  4. Para exibir os novos contatos externos, vá para o Centro de administração do Exchange (EAC) e clique em Contatos>de Destinatários.

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    Para obter instruções para se conectar ao EAC, consulte o Centro de administração do Exchange Exchange Online.

  5. Se necessário, clique em Atualizar para atualizar a lista e ver os contatos externos que foram importados.

    Os contatos importados aparecerão no catálogo de endereços compartilhado no Outlook e Outlook na Web.

    Observação

    Você também pode exibir os contatos no Centro de administração do Microsoft 365 acessando Contatos>de Usuários.

Etapa 3: Adicionar informações às propriedades dos contatos externos

Depois de executar o comando na Etapa 2, os contatos externos são criados, mas eles não contêm nenhuma informação de contato ou organização, que são as informações da maioria das células no arquivo CSV. Isso ocorre porque, quando você cria novos contatos externos, somente as propriedades necessárias são preenchidas. Não se preocupe se você não tiver todas as informações preenchidas no arquivo CSV. Se não estiver lá, ele não será adicionado.

  1. Conecte o PowerShell à sua Exchange Online organização. Para obter instruções passo a passo, confira Conectar-se ao Exchange Online Windows PowerShell.

  2. Vá para a pasta da área de trabalho em que você salvou o arquivo CSV na Etapa 1; por exemplo, C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Execute o comando a seguir para adicionar as outras propriedades do arquivo CSV aos contatos externos que você criou na Etapa 2.

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}
    

    Observação

    O parâmetro Manager pode ser problemático. Se a célula estiver em branco no arquivo CSV, você receberá um erro e nenhuma das informações de propriedade será adicionada ao contato. Se você não precisar especificar um gerente, basta excluir -Manager $_.Manager do comando anterior do PowerShell.

    Novamente, pode levar algum tempo para atualizar os contatos, dependendo de quantos você importou na Etapa 1.

  4. Para verificar se as propriedades foram adicionadas aos contatos:

  5. No Centro de administração do Exchange, vá para Contatos de>Destinatários.

  6. Clique em um contato e clique no ícone EditarEdição. Para exibir as propriedades do contato.

Isso é tudo. Os usuários podem ver os contatos e as informações adicionais no catálogo de endereços outlook e Outlook na Web.

Adicionar mais contatos externos

Você pode repetir as Etapas 1 a 3 para adicionar novos contatos externos Exchange Online. Você ou os usuários em sua empresa podem apenas adicionar uma nova linha no arquivo CSV para o novo contato. Em seguida, você pode executar os comandos do PowerShell nas Etapas 2 e 3 para criar e adicionar informações aos novos contatos.

Observação

Ao executar o comando para criar novos contatos, você pode receber um erro informando que os contatos que foram criados anteriormente já existem. Mas qualquer novo contato adicionado ao arquivo CSV é criado.

Ocultar contatos externos do catálogo de endereços compartilhado>

Algumas empresas podem usar contatos externos apenas para que possam ser adicionados como membros de grupos de distribuição. Nesse cenário, talvez eles desejem ocultar contatos externos do catálogo de endereços compartilhado. Veja como:

  1. Conecte o PowerShell à sua Exchange Online organização. Para obter instruções passo a passo, confira Conectar-se ao Exchange Online Windows PowerShell.

  2. Para ocultar um único contato externo, execute o comando a seguir.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true 
    

    Por exemplo, para ocultar Pilar Pinilla do catálogo de endereços compartilhado, execute este comando:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    
  3. Para ocultar todos os contatos externos do catálogo de endereços compartilhado, execute este comando:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true  
    

Depois de ocultá-los, os contatos externos não serão exibidos no catálogo de endereços compartilhado, mas você ainda poderá adicioná-los como membros de um grupo de distribuição.