Introdução às políticas de gerenciamento de informações

Observação

Para gerenciar o conteúdo no SharePoint, é recomendável usar soluções de risco e conformidade do Microsoft Purview em vez das políticas de gerenciamento de informações mais antigas. Por exemplo, você pode usar a retenção do Microsoft 365 para reter e excluir conteúdo automaticamente em SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange e outros serviços online.

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras aplicáveis a um tipo de conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações permitem que as organizações controlem e acompanhem coisas como quanto tempo o conteúdo é retido e quais ações os usuários podem tomar com esse conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações podem ajudar as organizações a cumprir com regulamentações legais ou governamentais, ou elas podem simplesmente impor processos corporativos internos.

Por exemplo, uma organização que deve seguir regulamentos governamentais que exigem que eles demonstrem "controles adequados" de suas demonstrações financeiras pode criar uma ou mais políticas de gerenciamento de informações que auditam ações específicas no processo de criação e aprovação de todos os documentos relacionados a registros financeiros.

Para obter informações de instruções, consulte Criar e aplicar políticas de gerenciamento de informações.

Recursos das políticas de gerenciamento de informações

Há quatro categorias básicas de recursos de política predefinidos que as organizações podem usar individualmente ou em combinação para gerenciar conteúdo e processos.

O recurso de política de auditoria ajuda as organizações a analisar como seus sistemas de gerenciamento de conteúdo são usados por eventos de log e operações executadas em documentos e itens de lista. Você pode configurar o recurso de política de auditoria para registrar eventos como quando um documento ou item é editado, exibido, verificado, verificado, excluído ou tem suas permissões alteradas. Todas as informações de auditoria são armazenadas em um único log de auditoria no servidor e os administradores do site podem executar relatórios nele.

O recurso de política de expiração ajuda as organizações a excluir ou remover conteúdo desatualizado de seus sites de maneira consistente e rastreável. Isso ajuda você a gerenciar o custo e o risco associados à retenção de conteúdo desatualizado. Você pode configurar uma política de expiração para especificar que determinados tipos de conteúdo expiram em uma data específica ou dentro de um período de tempo após a criação ou última modificação do documento.

As organizações também podem criar e implantar recursos de política personalizados para atender a necessidades específicas. Por exemplo, uma organização de fabricação pode querer definir uma política de gerenciamento de informações para todos os documentos de especificação de design de produto que proíbe os usuários de imprimir cópias desses documentos em impressoras não seguras. Para definir esse tipo de política de gerenciamento de informações, você pode criar e implantar um recurso de política de restrição de impressão que pode ser adicionado à política de gerenciamento de informações relevante para o tipo de conteúdo de especificação de design do produto.

Locais para usar uma política de gerenciamento de informações

Para implementar uma política de gerenciamento de informações, você deve adicioná-la a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo em um site. O local em que você cria ou adiciona uma política de gerenciamento de informações afeta a ampla aplicação da política ou o quão amplamente ela pode ser usada. Você pode:

Criar uma política de coleta de sites e, em seguida, adicionar essa política a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca Você pode criar uma política de coleção de sites na lista Políticas no site de nível superior de uma coleção de sites. Depois de criar uma política de coleção de sites, você pode exportá-la para que os administradores de outras coleções de sites possam importá-la para a lista Políticas. A criação de uma política de coleta de sites exportável permite padronizar as políticas de gerenciamento de informações entre os sites da sua organização.

Quando você adiciona uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo do site e uma instância desse tipo de conteúdo do site é adicionada a uma lista ou biblioteca, o proprietário dessa lista ou biblioteca não pode modificar a política de coleção de sites para a lista ou biblioteca. Adicionar uma política de coleção de sites a um tipo de conteúdo do site é uma boa maneira de garantir que as políticas de coleta de sites sejam impostas em cada nível da hierarquia do site.

Crie uma política de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo do site na Galeria de Tipos de Conteúdo de Site do site de nível superior e adicione esse tipo de conteúdo a uma ou mais listas ou bibliotecas Você também pode criar uma política de gerenciamento de informações diretamente para um tipo de conteúdo do site e associar uma instância desse tipo de conteúdo do site a várias listas ou bibliotecas. Se você criar uma política de gerenciamento de informações dessa forma, cada item na coleção de sites desse tipo de conteúdo ou um tipo de conteúdo que herda desse tipo de conteúdo tem a política. No entanto, se você criar uma política de gerenciamento de informações diretamente para um tipo de conteúdo do site, será mais difícil reutilizar essa política de gerenciamento de informações em outras coleções de sites porque as políticas criadas dessa forma não podem ser exportadas.

Observação

Se o tipo de conteúdo de um item for alterado, poderá afetar a aplicação das ações de política nesse item. Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Introdução aos tipos de conteúdo.

Observação

Para controlar quais políticas são usadas em uma coleção de sites, os administradores do conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de definir recursos de política diretamente em um tipo de conteúdo. Quando essa restrição está em vigor, os usuários que criam tipos de conteúdo são limitados à seleção de políticas na lista Políticas de coleção de sites.

Criar uma política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca Se sua organização precisar aplicar uma política de gerenciamento de informações específica a um conjunto de conteúdo muito limitado, você poderá criar uma política de gerenciamento de informações que se aplique apenas a uma lista ou biblioteca individual. Esse método de criação de uma política de gerenciamento de informações é o menos flexível, pois a política se aplica apenas a um local e não pode ser exportada ou reutilizado para outros locais. No entanto, às vezes, talvez seja necessário criar políticas exclusivas de gerenciamento de informações com aplicabilidade limitada para resolver situações específicas.

Você só pode criar uma política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca se essa lista ou biblioteca não oferecer suporte a vários tipos de conteúdo. Se uma lista ou biblioteca der suporte a vários tipos de conteúdo, você precisará definir uma política de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca. (Instâncias de um tipo de conteúdo do site que estão associadas a uma lista ou biblioteca específica são conhecidas como tipos de conteúdo de lista.)

Para controlar quais políticas são usadas em uma coleção de sites, os administradores do conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de definir recursos de política diretamente em uma lista ou biblioteca. Quando essa restrição está em vigor, os usuários que gerenciam listas ou bibliotecas são limitados à seleção de políticas na lista Políticas do conjunto de sites.