Saiba mais sobre retenção para Viva Engage

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Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

As informações neste artigo complementam Saiba mais sobre retenção porque ela tem informações específicas para Viva Engage.

Para outras cargas de trabalho, confira:

Dica

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O que está incluído para retenção e exclusão

Viva Engage mensagens de usuário e mensagens da comunidade podem ser excluídas usando políticas de retenção para Viva Engage e, além do texto nessas mensagens, os seguintes itens podem ser retidos por razões de conformidade: links de hipertexto e links para outras mensagens Viva Engage.

Observação

Conforme explicado na seção a seguir, as mensagens do usuário incluem mensagens privadas para um usuário individual e quaisquer mensagens da comunidade associadas a esse usuário.

As mensagens de usuário também incluem postagens de enredo, que têm suporte por políticas de retenção.

As mensagens do usuário incluem todos os nomes das pessoas na conversa e as mensagens da comunidade incluem o nome da comunidade e o título da mensagem (se fornecido).

As reações de outras pessoas na forma de emoticons não são retidas quando você usa políticas de retenção para Viva Engage.

Os arquivos usados com Viva Engage não estão incluídos nas políticas de retenção para Viva Engage. Esses itens têm suas próprias políticas de retenção.

Como a retenção funciona com Viva Engage

Use esta seção para entender como seus requisitos de conformidade são atendidos pelo armazenamento e processos de back-end e devem ser verificados por ferramentas de descoberta eletrônica, em vez de por mensagens que atualmente estão visíveis no aplicativo Viva Engage.

Você pode usar uma política de retenção para reter dados de mensagens da comunidade e mensagens de usuário em Viva Engage e excluir essas mensagens. Nos bastidores, as caixas de correio do Exchange são utilizadas para armazenar os dados copiados dessas mensagens. Dados de Viva Engage mensagens de usuário são armazenados em uma pasta oculta na caixa de correio de cada usuário incluído na mensagem do usuário, e uma pasta oculta semelhante em uma caixa de correio de grupo é usada para mensagens da comunidade.

Cópias das mensagens da comunidade também podem ser armazenadas na pasta oculta das caixas postais dos usuários quando eles @ mencionam usuários ou notificam o usuário de uma resposta. Embora essas mensagens tenham se originado como uma mensagem da comunidade, uma política de retenção para Viva Engage mensagens de usuário geralmente incluirá cópias de mensagens da comunidade. Como resultado, as mensagens do usuário não são restritas a mensagens particulares.

Essas pastas ocultas não foram projetadas para serem diretamente acessíveis a usuários ou administradores, mas, em vez disso, armazenam dados que os administradores de conformidade podem pesquisar com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.

Mesmo que sejam armazenadas no Exchange, Viva Engage mensagens só estão incluídas em uma política de retenção configurada para as mensagens da comunidade Viva Engage ou Viva Engage locais de mensagens do usuário.

Observação

Se um usuário estiver incluído em uma política de retenção ativa que retenha Viva Engage dados e você excluir uma caixa de correio de um usuário incluído nessa política, para manter os dados Viva Engage, a caixa de correio será convertida em uma caixa de correio inativa. Se você não precisar manter esse Viva Engage dados para o usuário, exclua a conta de usuário da política de retenção antes de excluir a caixa de correio.

Depois que uma política de retenção é configurada para mensagens Viva Engage, um trabalho de temporizador do serviço exchange avalia periodicamente itens na pasta oculta em que essas mensagens Viva Engage são armazenadas. O trabalho de temporizador leva até sete dias para ser executado. Quando esses itens tiverem expirado o período de retenção, eles serão movidos para a pasta SubstrateHolds, uma pasta oculta que está em cada caixa de correio de usuário ou grupo para armazenar itens de “exclusão reversível” antes de serem excluídos permanentemente.

Importante

Devido ao primeiro princípio de retenção e como as mensagens Viva Engage são armazenadas em caixas de correio Exchange Online, a exclusão permanente da pasta SubstrateHolds sempre será suspensa se a caixa de correio for afetada por outra Viva Engage política de retenção para o mesmo local, Contencioso, espera de atraso ou se uma retenção de descoberta eletrônica for aplicada à caixa de correio por razões legais ou investigativas.

Embora a caixa de correio esteja incluída em um porão aplicável, Viva Engage mensagens que foram excluídas não estarão mais visíveis em Viva Engage, mas continuarão a ser detectáveis com descoberta eletrônica.

Depois que uma política de retenção é configurada para Viva Engage mensagens, os caminhos que o conteúdo toma dependem se a política de retenção é para reter e, em seguida, excluir, para reter apenas ou excluir apenas.

Quando a política de retenção for reter e excluir:

Diagrama do fluxo de retenção para mensagens Viva Engage.

Para os dois caminhos no diagrama:

  1. Se uma mensagem Viva Engage for editada ou excluída pelo usuário durante o período de retenção, a mensagem original será imediatamente copiada (se editada) ou movida (se excluída) para a pasta SubstrateHolds. A mensagem é armazenada lá até que o período de retenção expirar e a mensagem será permanentemente excluída imediatamente.

  2. Se uma mensagem Viva Engage não for excluída e para mensagens atuais após a edição, a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds após a expiração do período de retenção. Essa ação leva sete dias após a data de vencimento. Quando a mensagem está na pasta SubstrateHolds, ela é imediatamente excluída permanentemente.

Observação

As mensagens na pasta SubstrateHolds são pesquisáveis por ferramentas de descoberta eletrônica. Até que as mensagens sejam excluídas permanentemente (na pasta SubstrateHolds), elas permanecerão pesquisáveis por ferramentas de Descoberta Eletrônica.

Quando o período de retenção expira e move uma mensagem para a pasta SubstrateHolds, uma operação de exclusão é comunicada ao serviço Viva Engage e, em seguida, retransmite a mesma operação para o aplicativo cliente Viva Engage. Atrasos nessa comunicação ou cache podem explicar por que, por um curto período de tempo, os usuários continuam a ver essas mensagens em seu aplicativo Viva Engage.

Nesse cenário em que o serviço Viva Engage recebe um comando de exclusão por causa de uma política de retenção, a mensagem correspondente no aplicativo Viva Engage é excluída para todos os usuários na conversa. Alguns desses usuários podem ser de outra organização, ter uma política de retenção com um período de retenção maior ou nenhuma política de retenção atribuída a eles. Para esses usuários, as cópias das mensagens ainda são armazenadas em suas caixas de correio e permanecem pesquisáveis na Descoberta Eletrônica até que as mensagens sejam excluídas permanentemente por outra política de retenção.

Importante

As mensagens visíveis no aplicativo Viva Engage não são um reflexo preciso de se são retidas ou excluídas permanentemente para requisitos de conformidade.

Quando a política de retenção é somente retenção ou somente exclusão, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção reter somente

  1. Se uma mensagem Viva Engage for editada ou excluída: uma cópia da mensagem original será imediatamente criada na pasta SubstrateHolds e mantida lá até que o período de retenção expire. Em seguida, a mensagem será permanentemente excluída da pasta SubstrateHolds imediatamente.

  2. Se a mensagem Viva Engage não for modificada ou excluída e para mensagens atuais após a edição durante o período de retenção: nada acontecerá antes e depois do período de retenção; a mensagem permanecerá em seu local original.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção excluir somente

  1. Se a mensagem Viva Engage não for excluída durante o período de retenção: no final do período de retenção, a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds. Essa ação leva sete dias após a data de vencimento. Em seguida, a mensagem será permanentemente excluída da pasta SubstrateHolds imediatamente.

  2. Se a mensagem Viva Engage for excluída pelo usuário durante o período, o item será imediatamente movido para a pasta SubstrateHolds, onde é imediatamente excluído permanentemente.

Fluxos e intervalos de exemplo para políticas de retenção

Use os exemplos a seguir para ver como os processos e intervalos explicados nas seções anteriores se aplicam às políticas de retenção que possuem as seguintes configurações:

Para todos os exemplos que se referem à exclusão permanente, devido aos princípios de retenção, esta ação será suspensa se a mensagem estiver sujeita a outra política de retenção para reter o item ou se estiver sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.

Exemplo 1: manter somente por 7 anos

No primeiro dia, um usuário posta uma nova mensagem de Viva Engage.

No 5º dia, o usuário edita aquela mensagem.

No 30º dia, o usuário exclui a mensagem atual.

Resultados de retenção:

  • Para a mensagem original:

    • No 5º dia, a mensagem é copiada para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica por um período mínimo de 7 anos a partir do 1º dia (o período de retenção).

  • Para a mensagem atual (editada):

    • No 30º dia, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica por um período mínimo de 7 anos a partir do 1º dia (o período de retenção).

Se o usuário excluiu a mensagem atual após o período de retenção especificado, em vez de ser movida dentro do período de retenção, a mensagem ainda seria movida para a pasta SubstrateHolds. No entanto, agora que o período de retenção expirou, a mensagem seria excluída permanentemente após o período mínimo de 1 dia e depois normalmente de 1 a 7 dias.

Exemplo 2: manter por 30 dias e depois excluir

No primeiro dia, um usuário posta uma nova mensagem de Viva Engage.

No 10º dia, o usuário edita aquela mensagem.

O usuário não faz mais edições e não exclui a mensagem.

Resultados de retenção:

  • Para a mensagem original:

    • No 10º dia, a mensagem é copiada para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.
    • Após o fim do período de retenção (30 dias a partir do 1º dia), a mensagem é permanentemente excluída, normalmente de 1 a 7 dias, após o período mínimo de 1 dia e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

  • Para a mensagem atual (editada):

    • Após o fim do período de retenção (30 dias a partir do 1º dia), a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, normalmente de 1 a 7 dias, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.
    • Em seguida, a mensagem é excluída permanentemente, normalmente de 1 a 7 dias após o período mínimo de 1 dia e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.
Exemplo 3: excluir somente após 1 dia

Observação

Por causa da duração curta de um dia destes processos de configuração e retenção que operam em um período de tempo de 1 a 7 dias, esta seção mostra intervalos de exemplo que estão dentro dos intervalos de tempo típicos.

No primeiro dia, um usuário posta uma nova mensagem de Viva Engage.

Resultado de retenção de exemplo se o usuário não editar ou excluir a mensagem:

  • 5º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o início do período de retenção no 2º dia):

    • A mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds e permanece lá por pelo menos 1 dia, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.

  • 9º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o período mínimo de 1 dia na pasta SubstrateHolds):

    • A mensagem é excluída permanentemente e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Como o exemplo mostra, embora seja possível configurar uma política de retenção para excluir mensagem após somente um dia, o serviço passa por vários processos para garantir uma exclusão compatível. Como resultado, uma ação de exclusão após 1 dia pode levar 16 dias antes que a mensagem seja excluída permanentemente para não ser retornada em pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Mensagens e usuários externos

Por padrão, uma política de retenção para Viva Engage mensagens de usuário se aplica a todos os usuários da sua organização, mas não a usuários externos. Você pode aplicar uma política de retenção a usuários externos se usar a opção Editar para usuários incluídos, e especificar sua conta.

No momento, não há suporte para os usuários convidados do Azure B2B.

Quando um usuário sair da organização

Se um usuário deixar sua organização e sua conta do Microsoft 365 for excluída, suas Viva Engage mensagens de usuário que estão sujeitas à retenção serão armazenadas em uma caixa de correio inativa. Essas mensagens permanecem sujeitas a qualquer política de retenção que foi colocada no usuário antes da sua caixa de correio ser desativada, e o conteúdo fica disponível para uma pesquisa de Descoberta Eletrônica. Para obter mais informações, consulte Saiba mais sobre caixas de correio inativas.

Se o usuário armazenasse arquivos em Viva Engage, consulte a seção equivalente para SharePoint e OneDrive.

Limitações

Esteja ciente da seguinte limitação ao usar a retenção para mensagens de Viva Engage comunidade e mensagens de usuário:

  • Ao selecionar Editar para o local Viva Engage mensagens do usuário, você poderá ver convidados e usuários que não são usuários de caixa de correio. As políticas de retenção não são projetadas para esses usuários, portanto, não os selecione.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se você estiver pronto para configurar uma política de retenção para Viva Engage, consulte Criar e configurar políticas de retenção.