Utilizar um modelo pré-criado para extrair informações de contratos no Microsoft Syntex

O modelo pré-criado dos contratos analisa e extrai informações importantes de documentos contratuais. O modelo reconhece contratos em vários formatos e extrai informações do contrato de chave, como o nome e endereço do cliente, a duração do contrato e a data de renovação.

Observação

Atualmente, este modelo está disponível apenas para .pdf e tipos de ficheiro de imagem. Serão adicionados mais tipos de ficheiro em versões futuras.

Para utilizar um modelo de contratos, siga estes passos:

• Passo 1: Criar um modelo de contratos
• Passo 2: carregar um ficheiro de exemplo para analisar
• Passo 3: selecionar extratores para o modelo
• Passo 4: Aplicar o modelo

Passo 1: Criar um modelo de contratos

Siga as instruções em Criar um modelo no Syntex para criar um modelo pré-criado de contratos. Em seguida, continue com os seguintes passos para concluir o modelo.

Passo 2: carregar um ficheiro de exemplo para analisar

1. Na página Modelos , na secção Adicionar um ficheiro a analisar , selecione Adicionar um ficheiro.

   

2. Na página Ficheiros para analisar o modelo , selecione Adicionar para localizar o ficheiro que pretende utilizar.

   

3. Na página Adicionar um ficheiro da biblioteca de ficheiros de preparação , selecione o ficheiro e, em seguida, selecione Adicionar.

   

4. Na página Ficheiros para analisar o modelo , selecione Seguinte.

Passo 3: selecionar extratores para o modelo

Na página de detalhes do extrator, verá a área do documento à direita e o painel Extratores à esquerda. O painel Extratores mostra a lista de extratores que foram identificados no documento.

Os campos de entidade realçados a verde na área do documento são os itens que foram detetados pelo modelo quando analisou o ficheiro. Quando seleciona uma entidade para extrair, o campo realçado muda para azul. Se mais tarde decidir não incluir a entidade, o campo realçado será alterado para cinzento. Os destaques facilitam a visualização do estado atual dos extratores que selecionou.

O modelo de contratos pré-criado permite-lhe ter vários valores para um determinado campo. Por exemplo, se um contrato envolver duas ou mais partes, pode aplicar-se a múltiplas jurisdições. Além disso, as partes e jurisdições são objetos próprios com múltiplas propriedades.

Dica

Pode utilizar a roda do rato ou os controlos na parte inferior da área do documento para ampliar ou reduzir conforme necessário para ler os campos da entidade.

Selecionar uma entidade de extrator

Pode selecionar um extrator na área do documento ou no painel Extratores, consoante a sua preferência.

• Para selecionar um extrator da área do documento, selecione o campo de entidade.

  

• Para selecionar um extrator no painel Extratores , selecione a caixa de verificação à direita do nome da entidade.

  

Quando seleciona um extrator, é apresentada uma caixa Selecionar extrator? na área do documento. A caixa mostra o nome do extrator, o valor original e a opção para selecioná-lo como um extrator. Para determinados tipos de dados, como números ou datas, também mostrará um valor extraído.

O valor original é o que está realmente no documento. O valor extraído é o que será escrito na coluna no SharePoint. Quando o modelo é aplicado a uma biblioteca, pode utilizar a formatação de colunas para especificar o aspeto do mesmo no documento.

Continue a selecionar extratores adicionais que pretende utilizar. Também pode adicionar outros ficheiros para analisar para esta configuração de modelo.

Renomear um extrator

Pode mudar o nome de um extrator a partir da home page do modelo ou do painel Extratores . Poderá considerar mudar o nome dos extratores selecionados porque estes nomes serão utilizados como nomes de coluna quando o modelo for aplicado à biblioteca.

Para mudar o nome de um extrator da home page do modelo:

1. Na secção Extratores , selecione o extrator cujo nome pretende mudar e, em seguida, selecione Mudar o Nome.

   

2. No painel Desem nome do extrator de entidades , introduza o novo nome do extrator e, em seguida, selecione Mudar o Nome.

Para mudar o nome de um extrator do painel Extratores :

1. Selecione o extrator cujo nome pretende mudar e, em seguida, selecione Mudar o Nome.

   

2. Na caixa Mudar o nome do extrator , introduza o novo nome do extrator e, em seguida, selecione Mudar o Nome.

Passo 4: Aplicar o modelo

• Para guardar as alterações e regressar à home page do modelo, no painel Extratores , selecione Guardar e sair.

• Se estiver pronto para aplicar o modelo a uma biblioteca, na área do documento, selecione Seguinte. No painel Adicionar à biblioteca , selecione a biblioteca à qual pretende adicionar o modelo e, em seguida, selecione Adicionar.