Personalizar formulários e campos

Como administrador, você pode personalizar as informações de CRM exibidas no Copilot for Sales para dar aos seus vendedores uma visão mais relevante.

A personalização de formulários e campos de CRM é específica do ambiente - cada ambiente tem seu próprio conjunto de configurações. Os tipos de registro de contato, oportunidade e conta estão disponíveis por padrão. Você também pode adicionar outros tipos de registro prontos para uso e personalizados, além de removê-los quando não forem necessários.

Os formulários e as listas do Copilot for Sales são baseados em exibições do CRM. Uma exibição define a lista de colunas a serem exibidas, como a lista de registros é classificada por padrão e quais filtros padrão são aplicados para restringir quais registros aparecerão na lista. Para tipos de registro de conta e oportunidade, não é obrigatório selecionar uma exibição. Se nenhuma exibição for selecionada, a exibição padrão será usada. Para outros tipos de registro, é necessário selecionar uma exibição.

Observação

Não é possível selecionar uma exibição para o Tipo de registro de contato.

As alterações feitas nos tipos de registro se refletem no painel do Copilot for Sales no Outlook, no painel do Copilot for Sales no Microsoft Teams e nos Cartões Adaptáveis compartilhados no chat do Teams. Ao salvar atividades do Outlook (emails e reuniões) do Copilot for Sales no sistema de CRM, é possível pesquisar registros dos tipos de registros adicionados e conectar a atividade a eles. Ao usar aplicativo do Copilot for Sales para Teams por meio de extensões de mensagens, você pode pesquisar registros dos tipos de registros adicionados.

Nomes de registro, nomes de campo e campos obrigatórios são exibidos conforme definidos no CRM.

Importante

O termo tipo de registro usado neste artigo refere-se a um objeto do Salesforce no Copilot for Sales. O termo exibido na interface do usuário depende do sistema CRM ao qual você está conectado. Se você estiver conectado ao Dynamics 365, o tipo de registro é exibido. Se você estiver conectado ao Salesforce, o objeto é exibido.

Anotação	Descrição
0	Selecione para personalizar formulários e campos.
2	Adicione um novo tipo de registro personalizado ou pronto para uso. Mais informações: Adicionar um novo tipo de registro
3	Atualizar os dados do CRM. Mais informações: Atualizar dados do CRM
4	Tipos de registro adicionados ao Copilot for Sales.
5	Exibição do CRM usada para controlar a forma de um tipo de registro. Mais informações: Alterar exibição de um tipo de registro

Você pode selecionar um tipo de registro para visualizar e editar suas configurações.

Pré-requisitos

Os administradores de CRM devem acessar as configurações do administrador do aplicativo do Copilot for Sales no Teams. Mais informações: Configurações de administrador para o Copilot for Sales

Adicionar um novo tipo de registro (ou um objeto do Salesforce)

Você pode adicionar novos tipos de registros personalizados ou prontos para uso no Copilot for Sales. Por exemplo, você pode adicionar um tipo de registro personalizado chamado "Projeto" para acompanhar projetos. Você pode adicionar no máximo 10 tipos de registro.

Importante

O termo tipo de registro refere-se a um objeto do Salesforce no Copilot for Sales.

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione Adicionar um tipo de registro ou Adicionar um objeto.

3. Na janela Adicionar um tipo de registro ou Adicionar um objeto, selecione um tipo de registro para adicionar e, em seguida, selecione Próximo.

   Observação

   • Somente os tipos de registro relacionados a um tipo de registro atualmente disponível são exibidos. Por exemplo, os tipos de registro de contato, conta e oportunidade estão disponíveis por padrão, portanto, você pode adicionar outros tipos de registro personalizados e prontos para uso relacionados a esses tipos de registros.
   • Você pode adicionar apenas um tipo de registro por vez.
   • Nomes lógicos de tipos de registro e campos são exibidos para otimizar o desempenho.
   • Para Dynamics 365, os tipos de registro ActivityParty e ActivityPointer não podem ser adicionados, pois não são compatíveis no momento.

   

4. Na janela Selecionar o relacionamento para (tipo de registro), selecione o relacionamento com os tipos de registro ou campos existentes no Copilot for Sales e selecione Avançar.

   Observação

   • Os relacionamentos 1:N, N:1 e N:N são compatíveis.
   • Nomes lógicos de tipos de registro e campos são exibidos para otimizar o desempenho.
   • Esta etapa é exibida se o tipo de registro selecionado na etapa anterior estiver relacionado a mais de um tipo de registro ou campo. Caso contrário, o relacionamento será definido automaticamente.

   

5. Na janela Selecionar a exibição para (tipo de registro), selecione a exibição para definir como uma lista de registros de um tipo de registro específico será exibida e depois selecione Adicionar.

   Observação

   • Todas as exibições públicas e pessoais são mostradas na lista.
   • O Dynamics 365, Copilot for Sales inclui apenas os campos que pertencem ao tipo de registro e não aos tipos de registros relacionados.

   

6. Na página de configurações do tipo de registro, selecione Publicar para salvar as alterações.

   O tipo de registro é adicionado ao final da lista de tipos de registros.

Modificar os tipos de registro existentes

Depois de adicionar um tipo de registro, você pode modificá-lo executando ações como alterar a exibição, adicionar/remover campos e reordenar campos. As ações dependem se o tipo de registro é baseado em uma exibição do CRM ou não.

A modificação de um tipo de registro permite personalizar a visualização detalhada dos registros do CRM no Copilot for Sales. As alterações feitas na exibição detalhada se refletem no painel do Copilot for Sales no Outlook, no painel do Copilot for Sales no Microsoft Teams e nos Cartões Adaptáveis compartilhados no chat do Teams.

Observação

Se você alterar o nome de um tipo de registro no CRM, eles não serão atualizados no Cartão Adaptável ou nas extensões de mensagens no Teams. Por exemplo, se você renomear Conta para Cliente, o nome no Cartão Adaptável e nas extensões de mensagens serão exibidos como Conta.

Modificar os tipos de registro com base em uma exibição do CRM

Se um tipo de registro for baseado em uma exibição do CRM, será necessário alterar a exibição do CRM para modificar os campos e a ordem em que devem aparecer. Depois selecione Atualizar dados para obter as alterações mais recentes do CRM e aplicá-las no Copilot for Sales.

Alterar a exibição de um tipo de registro

Você pode alterar a exibição na qual um tipo de registro é baseado escolhendo uma exibição diferente. Por exemplo, você pode selecionar uma exibição para mostrar apenas contas ativas em vez de todas as contas.

Ao alterar a exibição, as seguintes configurações existentes para o tipo de registro são apagadas e definidas como padrão.

• Os campos-chave existentes são removidos e novos padrões são definidos.
• O comportamento de edição do tipo de registro permanece inalterado.
• O comportamento de edição dos campos foi redefinido. Se o tipo de registro for definido como editável e uma nova exibição for selecionada, os campos se tornarão editáveis.

Para selecionar uma nova exibição

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registro cuja exibição deseja alterar.

3. Selecione Alterar ao lado do campo de exibição.

   

4. Atualize o relacionamento, se necessário, e selecione Próximo.

5. Selecione a exibição a ser usada e depois selecione Concluído.

6. Na página de configurações do tipo de registro, selecione Publicar para salvar as alterações.

Mostrar filtros usados em uma exibição

Você pode mostrar a consulta de origem usada para filtrar registros em uma exibição. Por exemplo, você pode evidenciar a consulta de origem da exibição que mostra apenas contas ativas.

Isso ajuda a ter uma compreensão clara de como um tipo de registro é configurado. Por exemplo, critérios de filtragem e classificação de campos e a ordem dos campos. A consulta é exibida em um modo somente visualização e não é possível fazer alterações.

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registro para o qual deseja ver a consulta usada na exibição selecionada.

3. Selecione Exibir filtros na seção Gerenciar campos.

   

   A janela Condições de filtro é exibida.

4. Para copiar a XML da consulta, selecione Copiar XML.

Modificar os tipos de registros não baseados em uma exibição do CRM

Observação

Esta seção é relevante apenas para tipos de registros de contato, oportunidade e conta que não são baseados em uma exibição de CRM. Se uma exibição for selecionada para um tipo de registro, você não poderá adicionar, remover e reordenar os campos.

Se um tipo de registro não for baseado em uma exibição do CRM, você poderá selecionar os campos a serem incluídos na exibição e a ordem em que devem aparecer. Até 40 campos prontos para uso e personalizados podem ser adicionados a um formulário de registro.

Adicionar campos

Para adicionar campos

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registro para o qual você precisa adicionar campos.

3. Na seção Gerenciar campos, selecione Adicionar campos.

   

4. Na janela Adicionar campos , selecione os campos a serem exibidos no formulário e selecione Adicionar.

   Os novos campos são adicionados após os campos existentes, mas você pode reordená-los.

   Observação

   Se você conectou o Copilot for Sales ao Salesforce, adicione apenas os campos aos quais todos os usuários do Copilot for Sales têm acesso. Se um usuário não tiver acesso a alguns dos campos adicionados, ele não poderá visualizar o registro do CRM.

5. Selecione Publicar para salvar suas alterações.

Remover campos

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registro do qual você precisa remover campos.

3. Na seção Gerenciar campos, passe o mouse sobre o campo que você deseja remover do formulário e selecione Remover campo ().

4. Selecione Publicar para salvar suas alterações.

Reordenar campos

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registro no qual você precisa reordenar os campos.

3. Na seção Gerenciar campos, passe o mouse sobre o campo que você deseja reordenar e, em seguida, selecione as setas Mover para cima ou Mover para baixo ().

   Você também pode arrastar o campo para alterar sua ordem.

4. Selecione Publicar para salvar suas alterações.

Marcar campos conforme necessário no Copilot for Sales

Se os campos no CRM não estiverem marcados como obrigatórios, você só poderá marcá-los como obrigatórios para o Copilot for Sales. Os vendedores precisarão inserir valores para esses campos para poderem salvar o registro no Copilot for Sales.

Observação

• Se for marcado como obrigatório no CRM, um campo também será marcado como obrigatório no Copilot for Sales e você não poderá torná-lo opcional.
• Se você estiver usando o Salesforce e tiver marcado um campo como obrigatório usando a opção de layout da página, o campo não será marcado como obrigatório automaticamente no Copilot for Sales. Você deve marcar manualmente o campo como obrigatório no Copilot for Sales.

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione um tipo de registro para o qual você precisa marcar os campos como obrigatórios.

3. Na seção Gerenciar campos, selecione Obrigatório para os campos que você deseja marcar como obrigatórios.

   

4. Selecione Publicar para salvar as alterações.

Configurar edição de registros e campos

Os vendedores podem editar registros abrindo-os no CRM a partir de um link no Copilot for Sales. Ajude-os a serem mais produtivos, permitindo que editem registros diretamente no Copilot for Sales. Você também pode controlar em quais campos os vendedores podem editar diretamente no Copilot for Sales.

Por padrão, os contatos são editáveis. Para outros registros, você deve ativar a opção para permitir a edição.

Para permitir a edição de registros

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registro para o qual você deve permitir a edição.

3. Na seção Edição de registros, selecione Editar registros dentro do Copilot for Sales para permitir aos vendedores editar todos os campos relevantes para esse tipo de registro.

4. Para restringir a edição de campos específicos, na seção Gerenciar campos, desative Permitir edição para os campos indicados.

   

5. Selecione Publicar para salvar suas alterações.

Configurar a criação de novos registros

Escolha se, como e onde os vendedores podem criar novos registros no Copilot for Sales. Ajude-os a economizar tempo permitindo a eles criar novos registros em linha diretamente no Copilot for Sales e facilite para eles ir até o CRM em um navegador com um clique.

Para configurar a criação do novo contato

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registro para o qual você deve configurar a criação de registros.

3. Na seção Criação de registros, selecione uma ou ambas as seguintes opções:

   • Criar novos registros dentro do Copilot for Sales: permite aos vendedores criar novos registros em linha, diretamente no Copilot for Sales.
   • Criar novos registros abrindo (CRM) a partir de um link: permita a vendedores criar novos registros no CRM abrindo um link em um navegador.

   

4. Selecione Publicar para salvar suas alterações.

Configurar suporte a clientes potenciais (versão preliminar)

[Esta seção faz parte da documentação de pré-lançamento e está sujeita a alterações.]

Quando você habilita o suporte a clientes potenciais no Copilot for Sales, as contas relacionadas aos clientes potenciais e a outros registros relacionados são exibidos aos vendedores. Os vendedores podem:

• Exibir clientes potenciais existentes no Copilot for Sales.
• Criar e editar registros de cliente potencial em linha no Copilot for Sales.
• Associar emails e reuniões a registros de cliente potencial.
• Desambiguar várias correspondências de cliente potencial.

Depois de habilitar o suporte a clientes potenciais, a experiência do usuário de trabalhar com clientes potenciais será semelhante ao trabalho com contatos. Você vai notar uma pequena diferença no fluxo para criar um novo contato ou cliente potencial. Você poderá escolher se deseja adicionar um endereço de e-mail externo como contato ou cliente potencial.

Pré-requisitos

• Ativar suporte a clientes potenciais

  • Preencha o formulário de solicitação da versão preliminar para habilitar o suporte a clientes potenciais no ambiente.

• Reconhecer clientes potenciais no Copilot for Sales

  • Você deve adicionar o registro Clientes Potenciais (ou o objeto Salesforce) às configurações de administrador do Copilot for Sales.
  • O formulário de registro Leads deve ter os campos Nome, Sobrenome e Endereço de email1 adicionados e definidos como obrigatórios.
  • A exibição Clientes potenciais selecionada deve incluir os campos mencionados acima como colunas.

• Suporte a cartão de entidade relacionada no Salesforce (como acontece com contatos)

  • Um relacionamento personalizado entre Clientes Potenciais e Conta deve ser estabelecido no sistema CRM.
  • A exibição do objeto Conta nas configurações do Copilot for Sales deve ser alterada para qualquer exibição diferente do padrão Nenhum.
  • O campo Conta deve ser adicionado como uma coluna na exibição selecionada para o registro de cliente potencial ou objeto.

• Gravação no cliente potencial dentro do Salesforce

  • Uma limitação na consulta do Salesforce não permite que clientes potenciais sejam exibidos na experiência de pesquisa Conectado a. Para associar um email a clientes potenciais e contatos em um thread, os vendedores devem salvar o email sem se conectar a um registro. O email ou a reunião continuará associado aos clientes potenciais e contatos nos campos Para, Cc e Cco.

Selecione os campos chave para a mini exibição

Cada tipo de registro tem uma minivisualização que exibe informações limitadas quando são recolhidas ou exibidas em uma lista. A mini exibição está disponível em vários locais no painel do Copilot for Sales, como na visualização rápida na guia do CRM.

A minivisualização inclui um título fixo e dois campos de subtítulo configuráveis. Os campos disponíveis na minivisualização são os mesmos que estão disponíveis na exibição detalhada. A configuração dos campos-chave afeta o comportamento de pesquisa no suplemento Copilot for Sales para Outlook. Mais informações: Comportamento de pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook

Para selecionar os campos-chave

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione o tipo de registro no qual você precisa selecionar os campos para minivisualização.

3. Na seção Campos-chave , selecione os campos na lista.

   

4. Selecione Publicar para salvar suas alterações.

Comportamento de pesquisa no suplemento do Copilot for Sales para Outlook

As configurações de campo chave afetam os resultados quando os vendedores pesquisam registros conectados no Dynamics 365. No Dynamics 365, o comportamento de pesquisa de registros conectados depende do modo de exibição Localização Rápida. Certifique-se de que os campos chave selecionados para a mini exibição existam no modo de exibição Localização Rápida, caso contrário, a lista de pesquisa não os mostrará. No Salesforce, a pesquisa é realizada no nome e nos campos adicionais selecionados para a minivisualização.

Os campos-chave selecionados para tipos de registro afetam os resultados da pesquisa exibidos para esses registros. Os campos-chave serão exibidos, se não estiverem vazios, junto com o nome do registro nos resultados da pesquisa.

Atualizar os dados do CRM

Atualize os dados para obter as alterações recentes do CRM no Copilot for Sales. Por exemplo, se você adicionar um novo campo a uma exibição tipo de registro no CRM, deverá atualizar os dados para refletir o novo campo no Copilot for Sales. Você pode atualizar os dados para todos os tipos de registro de uma vez ou para um tipo de registro específico.

Atualizar dados para todos os tipos de registros

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Selecione Atualizar dados.

Atualizar dados para um tipo de registro específico

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Passe o mouse sobre o tipo de registro cujos dados deseja atualizar e selecione Mais opções (...).

3. Selecione Atualizar no menu de contexto.

Como alternativa, você pode selecionar tipo de registro e depois Atualizar dados em Gerenciar campos.

Remover um tipo de registro

1. Nas configurações do administrador do Copilot for Sales, selecione Formulários.

2. Passe o mouse sobre o tipo de registro que deseja remover e selecione Remover (tipo de registro) ( ).

Observação

• Quando você remove um tipo de registro que tem tipos de registros relacionados no Copilot for Sales, todos os tipos de registros relacionados também são removidos.
• Não é possível remover o tipo de registro do contato.

Controle a ordem dos tipos de registros no painel lateral

Você pode controlar a ordem na qual os tipos de registro são exibidos no painel lateral do Copilot for Sales no Outlook. A ordem é baseada na ordem em que os tipos de registro são adicionados ao Copilot for Sales. Você pode alterar a ordem removendo e adicionando tipos de registro na ordem desejada. A ordem padrão para novos ambientes é contato, oportunidade e conta. Os tipos de registro recém-adicionados são incluídos no final da lista.

Impacto da personalização do CRM sobre espaços de colaboração

Espaços de colaboração podem ser criados no Microsoft Teams com base nos tipos de registro de oportunidade e conta (ou objetos Salesforce) disponíveis em configurações de administrador do Copilot for Sales.

A tabela a seguir lista a alteração feita em configurações de administrador e o comportamento correspondente dos espaços de colaboração:

Tipos de registro (ou objetos Salesforce) disponíveis	Comportamento dos espaços de colaboração
A conta e a oportunidade estão disponíveis	Os espaços de colaboração podem ser criados para contas e oportunidades.
A conta está disponível, e a oportunidade não está	Os espaços de colaboração só podem ser criados para contas.
A conta não está disponível, e a oportunidade está	Os espaços de colaboração só podem ser criados para oportunidades.
A conta e a oportunidade não estão disponíveis	Os espaços de colaboração não podem ser criados. O cartão Colaborar no Teams não está visível no painel Copilot for Sales do Outlook.

Perguntas frequentes

As alterações no CRM são refletidas automaticamente no Copilot for Sales?

As alterações feitas no CRM não são refletidas automaticamente no Copilot for Sales. Você deve selecionar Atualizar dados na página Personalizar formulários e campos para obter as atualizações mais recentes do CRM. Mais informações: Atualizar dados

Por que a opção de exclusão está desabilitada para alguns campos no registro do contato?

Se você ativar a criação de novos contatos no Copilot for Sales, não poderá remover um campo do formulário de contato se estiver marcado como obrigatório no CRM.

Quais campos não podem ser personalizados?

Os campos a seguir não podem ser adicionados na página Configurações de administrador do Copilot for Sales:

Dynamics 365

• Campos do tipo Arquivo, Imagem, Rich text ou Conjunto de Opções de Múltipla Escolha.

• Id da Entidade

• Todos os campos nos quais IsValidODataAttribute está definido como falso.

Salesforce

• Campos do tipo Geolocalização, Área de texto (rich), Área de texto (criptografado), Relacionamento de Pesquisa Externa ou Lista de Opções (Seleção Múltipla).

• Id da Entidade

Quantos campos posso adicionar a um registro?

Você pode adicionar no máximo 40 campos a um registro.

Por que alguns campos não são editáveis, embora o registro esteja definido como editável?

Um campo pode ser não editável nos seguintes casos:

• O campo é calculado
• O campo é obrigatório no CRM

Como os campos da fórmula de hiperlink do Salesforce CRM são exibidos no Copilot for Sales?

No Salesforce CRM, os campos da fórmula de hiperlink são renderizados como rich text no Salesforce Lightning, o que permite aos usuários clicar no link. No Copilot for Sales, os campos da fórmula de hiperlink contendo URLs (mas sem imagens) são exibidos como links clicáveis.

Por que os usuários estão recebendo um erro com o código de erro 4100 ao visualizar um registro de CRM?

Se você conectou o Copilot for Sales ao Salesforce e seus usuários veem um erro 4100 ao visualizar um registro de CRM, eles não têm acesso a alguns dos campos adicionados para serem exibidos. Certifique-se de que todos os usuários do aplicativo têm acesso aos campos adicionados a um registro de CRM.