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Documentação de orientação da sala de reuniões para o Teams

Este artigo destina-se a orientar os utilizadores sobre como otimizar espaços de reunião com dispositivos e soluções de Salas Microsoft Teams. Inclui informações sobre utilizações, esquemas e especificações de dispositivos e soluções das Salas Teams.

Visão geral

As soluções de Salas Microsoft Teams oferecem flexibilidade de propósito e até flexibilidade de movimento em todo um espaço que as salas de reuniões tradicionais não oferecem. Por exemplo, com dispositivos Salas Teams, os utilizadores podem melhorar a colaboração com um quadro digital e câmaras inteligentes de controlo de pessoas garantem que todos os participantes locais podem ser vistos independentemente de onde estiverem na sala. Qualquer tipo de espaço e qualquer tipo de reunião pode ser otimizado com dispositivos de Salas Teams ou soluções de Salas Teams.

Reuniões focadas na apresentação

Reunir e apresentar reuniões é o primeiro grupo, e esta reunião é geralmente mais formal. O audiovisul visual é uma prioridade e há um foco na apresentação de conteúdos. Normalmente, o dispositivo é fixo, permitindo que os utilizadores permaneçam sentados enquanto interagem com o dispositivo a partir de uma consola central da tabela.

Cumprir e apresentar espaços prioriza a apresentação e o debate, o que significa que o esquema e a tecnologia têm de ser otimizados para partilha de conteúdos e cocriação remota. Todos têm de estar envolvidos no debate e têm de ser capazes de ver e interagir com conteúdos partilhados.

Cumprir e apresentaresquemas de espaço: as tabelas devem ser fixas e localizadas em ecrãs front-of-room. Em salas mais pequenas, as tabelas podem estar ligadas à parede, mas em espaços maiores, têm de ser separadas para acomodar considerações da câmara.

Reuniões focadas na cocriação

As reuniões de reunião e cocriação são geralmente menos formais, com prioridade na cocriação, utilização de tinta digital e quadro. O acesso a ficheiros pessoais também é um foco para este registo. O dispositivo pode ser móvel, incentivando os utilizadores a levantarem-se, a reunirem-se e a interagirem com o dispositivo.

O espaço certo liga os utilizadores e a tecnologia de forma totalmente integrada e elimina o atrito até para os utilizadores mais novatos. Os dispositivos do Teams foram concebidos para serem suficientemente fáceis de utilizar para os estudantes jovens ou novos utilizadores navegarem de forma adepta e para que os educadores ou administradores controlem e personalizem desde a primeira utilização.

Conheça e cocrie esquemas de espaço: As tabelas e o equipamento de cocriação podem ter posições flexíveis e devem acomodar grupos de pessoas que trabalham nas tabelas ou no equipamento.

Apresentação e reuniões focadas na cocriação

Lembre-se de que ambos os tipos de salas podem processar ambos os tipos de experiências quando necessário. As salas também podem ser concebidas para acomodar facilmente ambos ao ter tecnologia para cada utilização. O importante a lembrar é que, independentemente do espaço que estiver a equipar, de um escritório privado para uma sala de palestras, tem de estar preparado para o Teams.

Esquemas de espaço de cocriação e apresentação combinada: Uma combinação de casos de utilização de outros cenários de reunião pode ser combinada para formar salas multiusos onde as reuniões focadas na apresentação, bem como o trabalho de cocriação, podem ser alcançadas com igual eficiência, muitas vezes em simultâneo.

Otimizar a experiência de reunião

Uma excelente experiência de reunião é o resultado da utilização da melhor tecnologia possível para um espaço de reunião de formas que facilitam a troca de ideias sem serem intrusivas.

Experiências de Salas Teams Nativas versus outros dispositivos

As Salas Teams vão além do que pode ser feito com o Teams em dispositivos pessoais ao fornecer funcionalidades exclusivas na sala, como participar com um toque, câmaras de conteúdo para partilhar quadros físicos na reunião de forma inteligente e funcionalidades de proximidade, como transferir de forma totalmente integrada uma reunião do Teams do seu dispositivo pessoal para a sala.

Os sistemas não nativos e auto-criados que dependem de serviços externos ou de uma ligação bring-your-own-device nunca corresponderão verdadeiramente à facilidade de utilização ou qualidade envolvente de uma Sala teams nativa.

Compreende-se que, ao longo de uma implementação, poderão ter de existir passos intermédios (como implementar rapidamente salas de reunião bring-your-own-device) implementados no seu caminho para uma experiência totalmente nativa do Teams nos seus espaços de reunião.

Utilizar o Teams para criar a melhor experiência de reunião possível

Ao ter o Teams em todos os seus dispositivos pessoais e as Salas Microsoft Teams corretamente implementadas em todos os seus espaços, poderá facilitar a melhor experiência de reunião possível para cada um dos seus utilizadores. À medida que planeia alcançar a melhor experiência possível, terá de abordar todos os seus espaços em termos de implementação tecnológica e orientação e formação do utilizador final.

É normal que o planeamento de uma implementação em larga escala em toda a empresa ocorra por fases, com algumas salas a verem tecnologia adicionada em alturas diferentes ou até mesmo determinados componentes a serem instalados mais cedo do que outros (como implementar painéis do Teams para agendar em todas as salas de um edifício específico enquanto instala soluções de Salas Teams num piso ou mesmo sala de cada vez).

Prepare os seus utilizadores para o fazerem por fases para maximizar a sua experiência de reunião no Teams em todos os pontos ao longo do percurso.

Boa experiência – dispositivos pessoais sozinhos num espaço de reunião

Pode começar com este plano ao abordar todos os seus espaços de reunião não-AV ou não equipados com colaboração. Ainda pode tirar partido do Teams nas suas salas de reunião, mesmo que essas salas de reunião ainda não tenham dispositivos Teams instalados.

Áudio: Uma ótima ponte para uma sala completa do Teams é planear a tecnologia de reunião ao fornecer aos seus utilizadores individuais dispositivos de áudio certificados pelo Teams para salas e grupos mais pequenos ou ao implementá-los em salas antes de uma solução de Salas Teams completa para espaços maiores destinados a grupos maiores onde um pequeno dispositivo não o corta.

Vídeo: Quando estas salas são utilizadas, os utilizadores individuais podem trazer os seus próprios dispositivos para partilhar no conteúdo da reunião do Teams e capturar as expressões com as respetivas câmaras individuais. Em seguida, os utilizadores podem designar alguém como a única origem de áudio para o grupo local, ligando esse dispositivo pessoal ao dispositivo de áudio certificado, para que todos (locais e remotos) tenham uma experiência positiva com o áudio da reunião.

Compromisso: Ativar as suas salas de reuniões para uma melhor experiência de reunião do Teams, mesmo quando requer a utilização de dispositivos pessoais e periféricos, continuará a permitir que os seus utilizadores expandam o que podem fazer com o Teams. Quando os seus utilizadores estão situados em escritórios privados e em estações de trabalho individuais, o Teams facilita debates presenciais, além de participar com participantes remotos.

Melhor experiência – soluções de Salas Teams e sem dispositivos pessoais

Se instalar soluções de Salas Teams ou se já tiver salas que já tenham sido implementadas com dispositivos Teams Rooms adequados para os respetivos espaços, estará a caminho de ter excelentes experiências de reunião.

Áudio: O áudio para estes espaços de reunião será processado pela solução Salas Teams e pelos respetivos dispositivos de áudio certificados pela Microsoft.

Vídeo: O vídeo nestes espaços será processado pela solução Salas Teams e pelas respetivas câmaras certificadas pela Microsoft.

Compromisso: Os seus utilizadores finais podem tirar partido da experiência completa das Salas Teams para as suas reuniões, garantindo que todos podem participar facilmente em reuniões e ter excelentes áudio e vídeo.

Melhor experiência – soluções de Salas Teams utilizadas em conjunto com dispositivos pessoais

A formação dos seus utilizadores para utilizarem tecnologia em coordenação leva ao resultado mais eficiente e simplificado. O melhor cenário possível é uma combinação de tecnologia instalada e dispositivos pessoais.

Áudio: A maioria dos trabalhos de áudio e conectividade da sala de reuniões serão processados pela solução Salas Teams, enquanto os utilizadores individuais podem participar na mesma reunião com câmaras ativadas e áudio desligado para uma experiência completamente envolvente.

Vídeo: Os utilizadores remotos podem ver todas as pessoas que participam na reunião para além de falarem e partilharem conteúdos. Um utilizador remoto pode ativar o vídeo pessoal para obter uma vista a partir de qualquer parte da sala com a capacidade de se concentrar em qualquer participante.

Compromisso: O chat pode permanecer dinâmico com todos os participantes, locais e remotos, envolvidos e envolvidos. A partilha de vídeo das Salas Teams e através de câmaras individuais permite que os participantes remotos se sintam envolvidos com todos.

A utilização do Teams em todos os dispositivos garante que os utilizadores da sala local e os utilizadores remotos se sentem igualmente envolvidos em reuniões.

Considerações sobre tecnologia

As opções de tecnologia de áudio e vídeo certas ajudam os utilizadores a tirar o máximo partido das suas reuniões do Microsoft Teams.

Áudio

As considerações de áudio são fundamentais para garantir que os participantes remotos e na sala possam ser claramente ouvidos e compreendidos. A cobertura do microfone e do altifalante deve incluir todos os assentos na sala sem deixar lacunas.

Os dispositivos de áudio corretos para cada espaço:

É necessária uma única origem de áudio para um espaço para garantir que não existem problemas de áudio numa sala de reuniões.

Emparelhar o microfone e os altifalantes certos para cada espaço dá os melhores resultados possíveis para ser ouvido claramente sem distrações.

  • Nos espaços partilhados, as opções expandem-se, mas os mesmos princípios permanecem: os participantes da reunião precisam de ser ouvidos e ouvir os outros claramente.

    • Os dispositivos de áudio tudo-em-um são opções fáceis de implementar e de alta qualidade para espaços mais pequenos com um número limitado de participantes sentados relativamente perto do dispositivo de áudio.

    • Em espaços maiores, os microfones e os altifalantes separam-se para garantir a máxima cobertura em todos os participantes no espaço. Muitas soluções para salas de tamanho médio a grande estão disponíveis como parte de um kit que não requer configuração, apenas instalação física de microfones e altifalantes.

    • Nos espaços mais grandes e mais complexos, estão disponíveis soluções que permitem que uma variedade de microfones e tipos de altifalantes sejam utilizados em conjunto, como capturar uma voz de docente e público a partir de um salão grande, ao mesmo tempo que trazem a chamada a todos. Estas soluções são obtidas melhor quando implementadas com um parceiro da Microsoft que tenha conhecimentos sobre a conceção e implementação de soluções mais tecnicamente envolvidas.

Vídeo

O vídeo é igualmente importante como áudio. Capturar comunicações físicas e não verbais, como expressões faciais ou gestos, é tão importante como o conteúdo da sala de aula ou da reunião para garantir o máximo envolvimento e compreensão. As salas têm de estar equipadas com o tamanho adequado do ecrã para que todos possam experimentar a reunião corretamente, seja na sala ou remota. É por isso que as salas também precisam de ter a cobertura da câmara e o campo de visão (FOV) certos para capturar eficazmente todos os participantes da reunião na sala para aqueles que se juntam remotamente.

As câmaras certas para cada espaço:

Por mais importante que seja o bom áudio, o vídeo de alta qualidade é uma necessidade de colaboração moderna do Teams. A tecnologia para câmaras avançou significativamente com câmaras de alta qualidade agora disponíveis para todos os espaços.

  • As câmaras incluídas em dispositivos como portáteis e tablets devem ser utilizadas em todas as reuniões para garantir que todos são vistos e ouvidos. Para os utilizadores que pretendem proporcionar uma experiência de vídeo mais avançada a umespaço pessoal, as câmaras externas representam um passo acima dos dispositivos incorporados e podem ser utilizadas num maior número de cenários e configurações, garantindo que os participantes da chamada partilham a melhor vista de qualidade de si mesmos. Estes dispositivos são facilmente instalados com uma ligação USB simples encontrada em todos os PC.

  • Em espaços partilhados, as opções e as funcionalidades expandem-se. As salas mais pequenas podem ser cobertas por câmaras incluídas em dispositivos de áudio tudo-em-um, como barras de som. Normalmente, estas câmaras apresentam um vasto campo de vista, garantindo que capturam todos os participantes no espaço numa única fotografia. Muitas destas câmaras também apresentam elementos como o enquadramento inteligente da imagem, para que a câmara mostre apenas as pessoas na reunião e não cadeiras vazias, ou pessoas a contar, para rastrear e compreender a utilização do espaço.

  • Em salas maiores, as câmaras apresentam a tecnologia necessária para capturar participantes em vários locais a diferentes distâncias. Estas câmaras podem capturar grupos ou focar-se em indivíduos específicos, mantendo uma grande clareza visual. Os dispositivos que podem controlar e destacar apenas altifalantes ativos são utilizados regularmente em espaços maiores para que muitos participantes possam ser apresentados individualmente durante uma reunião à medida que contribuem com os seus pensamentos.