Planejar e configurar o modo de troca armazenado em cache em Outlook 2016 para Windows

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Outlook 2016

Outlook 2016 fornece dois modos básicos de conectividade quando você está conectado a Exchange Server: Modo de Troca armazenado em cache e Modo Online.

Observação

Este artigo é para profissionais de TI e administradores que estão implantando e configurando Outlook 2016 para Windows para usuários em suas empresas. Se você for um usuário que tenta configurar suas configurações do Outlook, consulte Ativar o Modo de Troca armazenado em cache.

Comparação do modo de troca armazenado em cache e do modo online

O Modo de Troca armazenado em cache oferece aos usuários uma experiência contínua do Outlook online e offline, cacheando a caixa de correio do usuário e o OAB (Catálogo de Endereços Offline) localmente. Com o Modo exchange armazenado em cache, que é a configuração padrão para os usuários, o Outlook não depende mais da conectividade de rede contínua para acesso às informações do usuário. Quando um usuário está conectado, o Outlook atualiza continuamente as caixas de correio dos usuários para que as caixas de correio sejam mantidas atualizadas. Se um usuário se desconectar da rede, por exemplo, movendo-se para uma área sem acesso Wi-Fi, poderá continuar a acessar os últimos dados de email disponíveis.

Importante

Recomendamos sempre usar o Modo de Troca armazenado em cache com uma conta do Microsoft 365.

O Modo Online usa as informações diretamente do servidor e, como o próprio diz, exige uma conexão. Os dados de caixa de correio só são armazenados no cache da memória e nunca são gravados no disco.

O Modo de Troca armazenado em cache é a configuração preferencial no Outlook 2016 e é útil nas seguintes situações:

  • Os usuários que frequentemente estão conectados e desconectados.
  • Usuários que trabalham com frequência em modo offline ou sem conectividade.
  • Usuários com conexões de alta latência (maiores que 500 ms) para Exchange Server.

O modo online é útil nas seguintes situações:

  • Cenários de quiosque, em que um computador específico tem muitos usuários que acessam contas diferentes do Outlook e o atraso para baixar mensagens de email em um cache local é inaceitável.
  • Os ambientes seguros ou com conformidade altamente regulamentada, onde é um risco armazenar dados localmente. Além disso, recomendamos que você considere usar o EFS (Encrypting File System) ou o BitLocker como uma solução robusta.
  • Caixas de correio grandes em computadores que não têm espaço em disco rígido suficiente para uma cópia local da caixa de correio.

Mesmo quando ele estiver configurado no Modo exchange armazenado em cache, Outlook 2016 deve entrar em contato diretamente com o servidor para fazer determinadas operações. Essas operações não funcionarão quando o Outlook não estiver conectado e podem levar mais tempo para serem concluídas em conexões de alta latência. Essas operações incluem o seguinte:

  • Trabalhar com Pastas Compartilhadas que não foram disponibilizadas para o modo offline.
  • Recuperação de informações de disponibilidade.
  • Configuração, alteração ou cancelamento de uma mensagem de Ausência Temporária
  • Acesso às pastas públicas que não ficaram disponíveis offline.
  • Recuperação de direitos para uma mensagem protegida por direitos.
  • Edição de regras.
  • Recuperação de Dicas de Email.
  • Recuperação de Dicas de Política.

As opções de atraso na entrega são do lado do cliente no modo cache e do lado do servidor no modo online. Portanto, quando você usar o Modo Cache do Exchange, o Outlook deverá estar conectado e aberto no horário atribuído para a entrega, para que a mensagem com atraso na entrega seja enviada.

Outlook 2016 dá suporte à execução no Modo exchange armazenado em cache em um RDS (Serviços de Área de Trabalho Remota), anteriormente conhecido como Serviços de Terminal, ambiente que tem vários usuários. Ao configurar um computador que executa o RDS para usar o Modo exchange armazenado em cache, considere o espaço de armazenamento adicional e a E/S de disco necessários para vários acessos ao cliente. Por padrão, as novas contas do Exchange configuradas em computadores que executam RDS usam o Modo Online. Na configuração, o usuário pode decidir habilitar o Modo de Troca armazenado em cache.

Considerações de planejamento para o modo de troca armazenado em cache para Outlook 2016

Em alguns casos, você pode melhorar o desempenho do Modo Cache do Exchange para toda a organização ou para um grupo de usuários como, por exemplo, para usuários que trabalham remotamente.

Recomendações do arquivo de dados do Outlook (.ost)

Ao usar o Modo exchange armazenado em cache, esteja ciente de que os arquivos locais .ost dos usuários são 50% a 80% maiores do que o tamanho da caixa de correio relatado em Exchange Server. O formato que o Outlook usa para armazenar dados localmente para o Modo de Troca Armazenado em Cache é menos eficiente em espaço do que o formato de arquivo de dados do servidor.

O tamanho máximo para .ost arquivos é configurável. O padrão é 50 GB de armazenamento de dados. Verifique se os arquivos dos .ost usuários estão localizados em uma pasta que tem espaço em disco suficiente para acomodar as caixas de correio dos usuários.

Atualizar usuários existentes do Modo de Troca Armazenado em Cache para Outlook 2016

Ao atualizar, se você não alterar as configurações do Modo de Troca armazenado em cache, as mesmas configurações serão mantidas para Outlook 2016.

No entanto, por padrão, quando Outlook 2016 está instalado e o Modo de Troca armazenado em cache está habilitado, uma nova versão compactada do arquivo de dados do Outlook (.ost) é criada. A versão anterior do .ost arquivo é mantida e, se necessário, pode ser aberta por Outlook 2016. Se você precisar impedir Outlook 2016 de criar um novo arquivo de dados compactado do Outlook (.ost), use o modelo Política de Grupo para o Outlook (Outlk16.admx) para habilitar o arquivo OST não criar novo OST na configuração da política de atualização.

Para obter mais informações sobre como configurar essa e outras configurações, consulte Usando Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT).

Observação

O recurso de Acesso Rápido do Exchange que foi adicionado ao Modo Armazenado em Cache do Outlook 2013 foi preterido em Outlook 2016.

Gerenciando problemas de desempenho no Outlook

A maioria dos usuários acham que o Modo Cache do Exchange tem execução mais rápida do que o modo online. No entanto, vários fatores podem influenciar a percepção do usuário sobre o desempenho do Modo de Troca armazenado em cache, como tamanho e velocidade do disco rígido, velocidade da CPU, .ost tamanho do arquivo e o nível esperado de desempenho.

Para obter dicas de solução de problemas sobre como diagnosticar e resolver problemas de desempenho no Outlook, confira Como solucionar problemas de desempenho no Outlook.

Gerenciando o compartilhamento de pastas do Outlook

Por padrão, quando o Modo de Troca armazenado em cache está habilitado, as pastas de email compartilhado e não-email que os usuários acessam em outras caixas de correio são baixadas e armazenadas em cache no arquivo local .ost do usuário. Da mesma forma, se um gerente delegar acesso à caixa de entrada a um membro da equipe, quando o membro da equipe acessar a pasta, Outlook 2016 também iniciará o cache da pasta Caixa de Entrada localmente.

É possível desabilitar o armazenamento em cache de todas as pastas compartilhadas para perfis que têm o Modo Cache do Exchange habilitado. Para fazer isso, configure a opção Baixar pastas de não email compartilhadas na Ferramenta de Personalização do Office (OCT) ao personalizar sua implantação do Modo Cache do Exchange. Essa configuração se aplica a pastas de email e não-email em Outlook 2016.

Se você quiser desabilitar o cache de pastas de email compartilhadas (como uma caixa de entrada delegada), mas não pastas não compartilhadas (como Calendário), consulte Por padrão, as pastas de email compartilhadas são baixadas no modo armazenado em cache no Outlook 2010 e versões posteriores.

Para obter mais informações sobre como configurar essas configurações, consulte Usando Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT).

Caixas de correio local

Como uma alternativa para as Pastas Publicas, considere Caixas de Correio Locais. As caixas de correio do site melhoram a colaboração e a produtividade do usuário, permitindo acesso a documentos do SharePoint Server e a emails do Exchange que estão na mesma interface do cliente. Uma caixa de correio do site consiste em associação de site do SharePoint Server (proprietários e membros), armazenamento compartilhado por meio de uma caixa de correio Exchange Server para mensagens de email e um site do SharePoint Server para documentos e uma interface de gerenciamento que atende às necessidades de provisionamento e ciclo de vida. Os documentos do SharePoint Server exibidos na caixa de correio do site são armazenados apenas no SharePoint Server. Para obter mais informações, consulte Configurar caixas de correio do site no SharePoint Server.

Gerenciando o comportamento do Outlook para conexões lentas

O Outlook está configurado para determinar a velocidade de conexão de um usuário verificando a velocidade do adaptador de rede no computador do usuário (fornecido pelo sistema operacional). Se a velocidade do adaptador de rede relatada for de 128 KB ou inferior, a conexão é definida como uma conexão lenta.

Quando uma conexão lenta com um computador Exchange Server é detectada, o Outlook ajuda os usuários a ter uma experiência melhor se reduzirem as informações menos importantes sincronizadas com o computador Exchange Server. O Outlook faz as seguintes alterações no comportamento de sincronização para conexões lentas:

  • Alterna para o download de cabeçalhos apenas.
  • Não baixa atualizações do Catálogo de Endereços Offline ou do OAB.
  • Baixa o corpo de um item e anexos associados somente quando solicitado pelo usuário.

O Outlook continua sincronizando os dados do Outlook com dispositivos móveis e algumas regras do lado do cliente podem ser executadas.

Observação

Recomendamos que você não sincronize dispositivos móveis quando a configuração Baixar apenas cabeçalhos em cache do Exchange está habilitada. Quando você sincroniza um dispositivo móvel usando o ActiveSync, por exemplo, itens completos são baixados no Outlook e o processo de sincronização é menos eficiente do que é durante a sincronização regular do Outlook com os computadores dos usuários.

A configuração Baixar apenas cabeçalhos para sincronização foi projetada para usuários do Outlook que têm conexões discadas ou conexões sem fio celular, para minimizar o tráfego de rede quando houver uma conexão lenta ou cara.

Para um cenário em que a taxa de transferência de dados real dos usuários é lenta, embora seus adaptadores de rede reportem uma conexão rápida, você pode desabilitar a troca automática para baixar apenas cabeçalhos usando a opção Política de Grupo, Disallow On Slow Connections Only Download Headers. Da mesma forma, pode haver conexões que o Outlook determinou serem lentas, mas que fornecem alta taxa de transferência de dados aos usuários. Nesse caso, você também pode desabilitar a troca automática para baixar apenas cabeçalhos.

Você pode configurar a opção Em conexões lentas, baixar apenas cabeçalhos na Ferramenta de Personalização do Office (OCT) ou configurar a opção usando Política de Grupo para definir Disallow On Slow Connections Somente Baixar Cabeçalhos.

Para obter mais informações sobre como configurar essas configurações, consulte Usando Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT).

Configurar o modo de troca armazenado em cache para Outlook 2016

Arquivo de dados offline (arquivo.ost) e OAB (catálogo de endereços offline)

Quando uma conta Outlook 2016 é configurada para usar o Modo exchange armazenado em cache, sempre há uma cópia local da caixa de correio do Exchange de um usuário pronta em um arquivo de dados offline (.ostarquivo) no computador do usuário. Por padrão, o .ost arquivo está na pasta C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.)

Sempre que o usuário está offline e usando Outlook 2016, o programa funciona a partir desta cópia local e com o OAB (Catálogo de Endereços Offline). Quando o usuário está online, a caixa de correio armazenada em cache e o OAB são atualizadas periodicamente de Exchange Server em segundo plano. Qualquer rascunho de mensagem de email criado pelo usuário de forma offline será automaticamente enviado quando o usuário voltar a ficar online.

Se um usuário atualizar de uma versão anterior do Outlook para Outlook 2016 e você tiver configurado anteriormente o Outlook para Modo de Troca Armazenado em Cache, essas configurações antigas do Modo de Troca Armazenada em Cache serão aplicadas automaticamente, incluindo um novo controle de sincronização para caixas de correio compartilhadas. O local padrão para arquivos novos .ost ou OAB é: %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books. Como administrador, você pode configurar um local de arquivo diferente .ost para usuários em sua organização que ainda não têm .ost arquivos. Se você não especificar um local de arquivo diferente .ost , o Outlook criará um .ost arquivo no local padrão quando os usuários iniciarem o Outlook no Modo de Troca armazenado em cache.

Configuração "Enviar email para manter offline"

O Controle deslizante Mail para manter offline na caixa de diálogo Configurações do Servidor no Outlook 2016 foi atualizado para aplicar a pastas compartilhadas e permite que você defina uma janela de sincronização menor, disponível por padrão com o Modo de Troca armazenado em cache em Outlook 2016.

O controle deslizante permite que um usuário Outlook 2016 limite as mensagens de email sincronizadas localmente em um arquivo de dados do Microsoft Outlook (.ost). Por padrão, se o Modo exchange armazenado em cache estiver habilitado, Outlook 2016 armazenar em cache mensagens de email somente nos últimos 12 meses e remover qualquer coisa mais antiga do cache local para o computador. Essas configurações padrão dependem do dispositivo, sendo que, os dispositivos móveis, têm configurações padrão menores. As mensagens de email removidas do cache local ainda estão disponíveis para os usuários exibirem, mas precisarão ser conectadas a Exchange Server para exibi-las. Os usuários podem visualizar as mensagens que foram removidas do cache local rolando para o fim da lista de mensagens em uma pasta e clicando na mensagem Clique aqui para ver mais informações sobre o Microsoft Exchange. Os usuários também podem alterar a quantidade de email para manter offline. Você, o administrador, pode alterar a duração padrão ou aplicar a duração de emails que são removidos do cache local.

Usando Política de Grupo e a Ferramenta de Personalização do Office (OCT)

Use os procedimentos a seguir para configurar as configurações do Modo de Troca armazenado em cache usando o oct ou Política de Grupo. Lembre-se de que a personalização de configurações do Modo Cache do Exchange é opcional.

Observação

Para definir as configurações do Modo Cache do Exchange usando a OCT

  1. Na exibição de árvore da OCT, localize Outlook e clique em Adicionar Contas. Na coluna Nome da Conta, clique na conta que você deseja configurar e clique em Modificar para exibir a caixa de diálogo Configurações do Exchange.

  2. Clique em Mais configurações.

  3. Clique na guia Modo Cache.

  4. Escolha Configurar Modo Cache do Exchange e marque a caixa de seleção Usar Modo Cache do Exchange para habilitar o Modo Cache do Exchange para usuários. Por padrão, o Modo Cache do Exchange estará desabilitado.

  5. Escolha uma opção de download padrão na guia Modo Cache:

    • Baixar apenas cabeçalhos: os usuários veem informações de cabeçalho e o início da mensagem. Eles podem baixar a mensagem completa de diversas maneiras — por exemplo, clicando duas vezes na mensagem para abri-la ou em Baixar o restante desta mensagem agora no painel de leitura.
    • Baixar cabeçalhos seguidos pelo item completo: todos os cabeçalhos são baixados primeiro e, em seguida, itens completos são baixados. A ordem de download pode não ser cronológica, mas isso não deve ser perceptível para o usuário. O Microsoft Outlook baixa cabeçalhos seguidos de itens completos na pasta que o usuário está acessando no momento e, em seguida, baixa cabeçalhos seguidos de itens completos em pastas que o usuário visualizou recentemente.
    • Baixe itens completos: os itens completos são baixados. Esta opção será a recomendável a menos que você tenha uma conexão de rede lenta. A ordem de download pode não ser cronológica, mas isso não deve ser perceptível para o usuário. O Microsoft Outlook baixa itens completos na pasta que o usuário está acessando no momento e, em seguida, baixa itens completos em pastas que o usuário visualizou recentemente. É possível que você queira emparelhar isso com a opção Em conexões lentas, baixe somente cabeçalhos.

Para definir configurações do Modo Cache do Exchange usando Política de Grupo

  1. Em Política de Grupo, carregue o modelo de Outlook 2016.
  2. Abra o GPMC (Console de Gerenciamento de Política de Grupo) e, no modo de exibição de árvore, expanda Domínios e expanda Objetos de Política de Grupo.
  3. Clique com o botão direito do mouse no objeto de política desejado e clique em Editar. A janela Editor de Gerenciamento de Política de Grupo é aberta.
  4. No modo de exibiçãode árvore, acesseModelos administrativos de Políticas>> de Configuração > de UsuárioMicrosoft Outlook 2016>Configurações> doExchange>Modo de Troca armazenado em cache.
  5. No painel de leitura, na coluna Configuração, abra a política que deseja definir. Por exemplo, no painel de leitura do Exchange, abra Usar Modo Cache do Exchange para perfis do Outlook novos e existentes.
  6. Selecione Habilitado e selecione uma opção (se apropriado).
  7. Clique em OK.

Para configurar um local de .ost padrão usando Política de Grupo

  1. Em Política de Grupo, carregue o modelo de Outlook 2016.

  2. Abra o GPMC (Console de Gerenciamento de Política de Grupo) e, no modo de exibição de árvore, expanda Domínios e Objetos de Política de Grupo.

  3. Clique com o botão direito do mouse no objeto de política desejado e clique em Editar. A janela Editor de Gerenciamento de Política de Grupo é aberta.

  4. No modo de exibição de árvore, acesseModelos Administrativos de Políticas>> de Configuração> de UsuárioMicrosoft Outlook 2016>Configurações PST diversas>.

  5. Clique duas vezes em Local padrão para arquivos OST para abri-lo.

  6. Clique em Habilitado para habilitar a configuração de política.

  7. Na caixa de texto Local padrão para arquivos OST , insira o local padrão para .ost arquivos. Por exemplo:

    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\ newfolder.

  8. Clique em OK.

    Você pode definir um novo local padrão para arquivos de dados pessoais do Microsoft Outlook (.pst) e .ost arquivos. Depois de escolher Configurações de PST no modo de exibição de árvore, abra a configuração Local padrão para arquivos PST no painel de leitura.

Para impedir que um novo arquivo .ost seja criado

  1. Em Política de Grupo, carregue o modelo de Outlook 2016.
  2. Abra o GPMC (Console de Gerenciamento de Política de Grupo) e, no modo de exibição de árvore, expanda Domínios e expanda Objetos de Política de Grupo.
  3. Clique com o botão direito do mouse no objeto de política desejado e clique em Editar. A janela Editor de Gerenciamento de Política de Grupo é aberta.
  4. No modo de exibição de árvore, acesseModelos>administrativos de políticas> de configuração> de usuárioMicrosoft Outlook 2016>Account Settings>Exchange.
  5. Clique duas vezes em Não criar novo arquivo OST na atualização para abri-lo.
  6. Clique em Habilitado para habilitar a configuração de política e clique em OK.

Configurações adicionais de Política de Grupo e OCT

A tabela a seguir mostra algumas configurações que podem ser definidas para o Modo Cache do Exchange. Em Política de Grupo, você pode encontrar as configurações em Configuração do Usuário\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2016\Configurações da Conta\Exchange\Modo exchange armazenado em cache. As configurações da OCT encontram-se em locais correspondentes na página Modificar configurações do usuário da OCT.

Configurações do Modo Cache do Exchange

Nome da configuração Descrição
Configurações de sincronização do Modo Cache do Exchange Habilite-o para configurar o quanto de email de usuário o Outlook sincroniza localmente por data da mensagem. Para permitir que todas as mensagens de email, independentemente da data, sejam sincronizadas com o cache da caixa de correio local dos usuários, habilite e selecione Todas na lista. Por padrão, se você não configurar essa configuração, o Outlook sincroniza as mensagens de email enviadas ou recebidas nos últimos 12 meses para o cache da caixa de correio local dos usuários (.ost).
Não Permitir Baixar Itens Completos Habilite-o para desativar a opção Baixar Itens Completos no Outlook. Para encontrar esta opção, escolha a guia Enviar/Receber e Preferências de download.
Não Permitir Baixar Cabeçalhos Habilite-o para desativar a opção Baixar Cabeçalhos no Outlook. Para encontrar esta opção, escolha a guia Enviar/Receber.
Não Permitir Baixar Cabeçalhos e depois Itens Completos Habilite-o para desativar a opção Baixar Cabeçalhos e Itens Completos no Outlook. Para encontrar esta opção, escolha a guia Enviar/Receber e Baixar preferências.
Não Permitir Em Conexões Lentas, Baixar Somente Cabeçalhos Habilite-o para desativar a opção On Slow Connections Download Only Headers no Outlook. Para encontrar esta opção, escolha a guia Enviar/Receber e Baixar preferências.
Baixar a Pasta Pública Favoritos Habilite-o para sincronizar favoritos de pasta pública no modo exchange armazenado em cache.
Baixar pastas compartilhadas sem conteúdo de email Habilite-o para sincronizar pastas não-mensagens compartilhadas no Modo de Troca armazenado em cache.
Usar o Modo Cache do Exchange para perfis do Outlook novos e existentes Habilite-o para configurar perfis novos e existentes do Outlook para usar o Modo de Troca armazenado em cache. Desabilite a configuração de perfis novos e existentes do Outlook para usar o Modo Online.

A tabela a seguir mostra algumas configurações adicionais que podem ser feitas para a conectividade do Exchange. Em Política de Grupo, você pode encontrar as configurações em Configuração do Usuário\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Outlook 2016\Configurações da Conta\Exchange. As configurações da OCT estão em locais correspondentes na página Modificar configurações do usuário da OCT.

Configurações de conectividade do Exchange

Nome da configuração Descrição
Configurar opções de interface do usuário do Outlook Anywhere (RPC por HTTP) Habilite-o para permitir que os usuários exibam e alterem as opções de interface do usuário para o Outlook Anywhere (RPC por HTTP).
Não permitir criação de arquivo OST Habilite-o para impedir o uso de pasta offline.
Não criar novo arquivo OST na atualização Habilite-o para forçar Outlook 2016 a usar o arquivo existente .ost que foi criado por uma versão anterior do Outlook. Se você desabilitar ou não configurar essa configuração (recomendado), um novo .ost arquivo será criado quando você atualizar para Outlook 2016.
Sincronizando dados em pastas compartilhadas Habilite-o para controlar o número de dias que passa sem que um usuário acesse uma pasta do Outlook antes que o Outlook pare de sincronizar a pasta com o Exchange.

Considerações de planejamento para implantar Outlook 2016 para Windows