Vale a pena automatizar esse processo?
Agora é hora de considerar o esforço necessário para criar a solução e decidir se ela se justifica. Isso envolve tomar decisões levando em consideração o valor comercia e o custo de automatizar o processo. Valor comercial é o benefício contínuo que a empresa obtém com o projeto.
O custo de não fazer nada
Para descobrir se vale a pena automatizar o processo, primeiro você deve entender o custo de não resolver o problema.
Como parte da definição do valor comercial que se espera obter com a solução Microsoft Power Platform, você deve entender melhor o que está custando à sua organização resolver o problema da maneira atual. Em outras palavras, meça o custo de não fazer nada.
Para calcular o custo atual, identifique o tempo gasto no processo atual e multiplique pelo custo das pessoas que o executam. Você pode medir o custo anual, determinando o custo de execução do processo de ponta a ponta uma vez e multiplicando pelo número de vezes que realiza o processo em um ano. Adicione outros custos, como licenças de software, papel, postagem e assim por diante.
Exemplo: o custo do processo de despesas atual
A primeira coisa que precisamos entender é: quanto custa à organização continuar executando o processo de relatório de despesas manualmente? Veja o que descobrimos quando conversamos com nossos colegas:
Descobrimos que eles levam aproximadamente uma hora por semana para reunir todos os recibos e preencher o relatório de despesas manual. Alberto indicou que existem cerca de 140 relatórios de despesas por semana. Também aprendemos que o custo total de cada membro da equipe é de aproximadamente $90/hora.
(140 relatórios de despesas × 1 hora/semana) × $90 = $12.600/semana
52 semanas × $12.600 = $655.200 por ano
Nelson não está revisando nem aprovando os relatórios de despesas; tudo isso está a cargo de Alberto e sua equipe. Como Nelson não está monitorando regularmente as despesas da equipe, ele está perdendo uma importante oportunidade de verificar as despesas, descobrir fraudes e otimizar os hábitos de gastos de sua equipe.
Alberto compartilhou conosco que sua equipe gasta aproximadamente 15 minutos por relatório de despesas, recebe em média 140 relatórios por semana e devolve 25% deles por falta de informações.
Revisão inicial: 140 relatórios de despesas × Análise de 15 minutos = 35 horas
Análise inicial: 35 horas × $90 = $3.150 por semana = $163.800/ano
Análise de retrabalho: 35 relatórios de despesas × Análise de 15 minutos = 8,75 horas
Análise de retrabalho: 8,75 horas × $90/h = $787,50/semana = $40.950/ano
Custo semanal total: $3.937,50
Custo anual total: $204.750
Depois que o relatório de despesas é verificado como preciso, são necessários aproximadamente 7 minutos por relatório de despesas para procurar os códigos de contabilidade de cada categoria de despesa e gravá-los em cada linha de despesas do relatório.
140 relatórios de despesas × 7 minutos de codificação = 16,5 horas/semana = $1.485/semana = $77.220/ano
São necessários aproximadamente 10 minutos por relatório de despesas para criar um diário de pagamento no sistema financeiro para processar o pagamento e aparecer no relatório financeiro de Carla.
140 relatórios de despesas × 10 minutos = 23,8 horas/semana = $2.142/semana = $111.384/ano
Carla gostaria de revisar o orçamento a cada semana, mas não poderá ter acesso a seu relatório até quinta-feira, mas somente depois que Alberto concluir sua revisão e receber de volta os relatórios nos quais havia informações ausentes. (Embora não seja um custo monetário, ele tem um impacto nos negócios.)
Todo o processo resulta em custos para a empresa:
$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554
Observação
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