Solicitar aprovações de grupos do Microsoft 365

2023-04-25

Você pode enviar aprovações para os grupos do Microsoft 365 e os indivíduos. É útil enviar aprovações para grupos em cenários em que você precisa da aprovação de qualquer pessoa do grupo. Por exemplo:

Você precisa da aprovação de um representante da equipe de liderança para um projeto.
Você deseja que a cópia do novo material de marketing seja aprovada por alguém da equipe de mídia social.

Dica

Apenas um único usuário do grupo precisa responder à aprovação. A resposta desse usuário é usada para representar todo o grupo.

Enviar uma aprovação para um grupo do Microsoft 365

As aprovações para grupos se comportam exatamente como aprovações para usuários, apenas a entidade para a qual a aprovação está sendo enviada que é diferente. Vejamos um exemplo simples.

Observação

Este exemplo usa a ação Primeiro a responder, mas você também pode combinar essa ação com outros tipos de aprovações.

Criar o fluxo

Entre no Power Automate.
Selecione Meus fluxos>Novo>Instantâneo – em branco.
Dê um nome a seu fluxo.
Pesquise e selecione Acionar um fluxo manualmente.
Selecione Criar.
Selecione o gatilho Disparar um fluxo manualmente>Adicionar uma entrada>Arquivo.

Esta etapa configura seu fluxo para que, quando ele for executado, solicitará um arquivo para que o usuário dispare seu fluxo.
Selecione Nova etapa.
Selecione Aprovações e escolha Iniciar e aguardar uma aprovação.
No cartão Iniciar e aguardar uma aprovação, para Tipo de aprovação, selecione Aprovar/Rejeitar – Primeiro a responder.
Informe o seguinte:
- Título: breve descrição que oferece ao aprovador alguns detalhes sobre a solicitação de aprovação.
- Detalhes: texto exibido na solicitação de aprovação.
No campo Atribuído a, comece inserindo o nome do grupo ao qual deseja enviar a aprovação. O campo Atribuído a aceita o usuário e as entradas do grupo do Microsoft 365. Se souber a identidade do email associada ao grupo, você também poderá incluí-la.

Dica

Você pode incluir vários grupos e usuários no campo Atribuído a.
Selecione Salvar para salvar seu fluxo.

Testar o fluxo

Selecione Teste.
Selecione Vou executar a ação de disparo.
Selecione Testar>Continuar.
Selecione Executar fluxo.

Você verá que o teste será iniciado.
Selecione a Página de execução de fluxo para acompanhar o status do teste.

Aprovar a solicitação

Para grupos habilitados para email, o grupo para o qual a aprovação é enviada recebe uma notificação para responder à aprovação. Os membros do grupo também podem exibir a aprovação no centro de ação "Aprovações" no portal do Power Automate e no aplicativo "Aprovações" no Microsoft Teams.

O que esperar ao enviar solicitações de aprovação a grupos e usuários

Você pode optar por enviar uma aprovação a vários grupos ou até mesmo uma combinação de grupos e usuários. Aqui estão alguns exemplos de tais cenários e seus resultados esperados:

A aprovação Primeiro a responder enviada ao grupo 1 e grupo 2: pelo menos 1 usuário do grupo 1 ou do grupo 2 precisa aprovar.
A aprovação Todos devem responder enviada ao grupo 1 e grupo 2: pelo menos 1 usuário do grupo 1 e do grupo 2 precisa aprovar.
A aprovação Primeiro a responder enviada ao grupo 1 e usuário 1: pelo menos 1 usuário ou membro do grupo 1 precisa aprovar.
A aprovação Todos devem responder enviada ao usuário 1 e grupo 1: pelo menos 1 usuário e um membro do grupo 1 precisa aprovar.

Limitações e problemas conhecidos

Somente grupos habilitados para email e grupos de segurança do Microsoft 365 são compatíveis.
As notificações de equipes não são compatíveis com aprovações de grupo. As notificações do Teams são enviadas apenas para aprovações atribuídas a usuários individuais.
O grupo deve permitir que e-mails de remetentes externos recebam notificações por e-mail.
Quando você cria uma aprovação para um grupo recém-criado do Microsoft 365, pode haver um pequeno período em que os emails acionáveis do Outlook podem apresentar um erro.

Adicionar uma condição a um fluxo de aprovação

Na maioria dos fluxos de aprovação, convém notificar a decisão à pessoa que solicitou a aprovação. Para saber como adicionar uma condição a um fluxo de aprovação e executar ações específicas com base no resultado da solicitação, acesse Adicionar uma ação de email para aprovações.