Obter dados de arquivos de pasta de trabalho do Excel

O Microsoft Excel é um dos aplicativos de negócios mais usados e uma das maneiras mais comuns de obter dados no Power BI.

Tipos de pastas de trabalho compatíveis com o Power BI

O Power BI dá suporte à importação ou conexão a pastas de trabalho criadas no Excel 2007 e posterior. Alguns recursos que este artigo descreve estão disponíveis apenas em versões posteriores do Excel. As pastas de trabalho devem ser .xlsx ou tipo de arquivo .xlsm e ter menos de 1 GB.

Pastas de trabalho com intervalos ou tabelas de dados

Se sua pasta de trabalho tiver planilhas simples com intervalos de dados, não se esqueça de formatar esses intervalos como tabelas para aproveitar ao máximo seus dados no Power BI. Quando você cria relatórios no Power BI, as tabelas e colunas nomeadas no painel Campos facilitam muito a visualização dos dados.

Pastas de trabalho com modelos de dados

Uma pasta de trabalho pode conter um modelo de dados que tem uma ou mais tabelas de dados carregadas nele usando tabelas vinculadas, Power Query, Obter & Transformação no Excel ou Power Pivot. O Power BI dá suporte a todas as propriedades do modelo de dados, como relações, medidas, hierarquias e KPIs (indicadores principais de progresso).

Observação

Você não pode compartilhar pastas de trabalho com modelos de dados entre locatários do Power BI. Por exemplo, um usuário que entra no Power BI com uma contoso.com conta não pode compartilhar uma pasta de trabalho do Excel com um usuário que entra com uma woodgrovebank.com conta.

Pastas de trabalho com conexões a fontes de dados externas

Se sua pasta de trabalho do Excel se conectar a uma fonte de dados externa, depois que sua pasta de trabalho estiver no Power BI, você poderá criar relatórios e painéis com base em dados dessa fonte conectada. Você também pode configurar a atualização agendada para se conectar automaticamente à fonte de dados e obter atualizações. Você não precisa mais atualizar manualmente usando Obter Dados no Excel. Visualizações em relatórios e blocos de painel que se baseiam na atualização da fonte de dados automaticamente. Para obter mais informações, consulte Atualização de dados no Power BI.

Pastas de trabalho com Tabelas Dinâmicas e gráficos

Se e como suas Tabelas Dinâmicas e gráficos aparecem no Power BI dependem de onde você salva seu arquivo de pasta de trabalho e como você escolhe colocar o arquivo no Power BI. O restante deste artigo explica as opções.

Tipos de dados

Marque dados como tipos de dados específicos no Excel para melhorar a experiência do Power BI. O Power BI oferece suporte aos seguintes tipos de dados:

  • Número inteiro
  • Número decimal
  • Moeda
  • Data
  • Verdadeiro/Falso
  • Texto

Upload simplificado no Power BI

Há uma nova experiência simplificada para carregar arquivos no serviço do Power BI. No workspace em que você deseja adicionar o arquivo, selecione a opção Carregar ao lado de Novo na parte superior da página. No menu suspenso, selecione:

  • OneDrive for Business se conectar a arquivos armazenados em seu OneDrive for Business.
  • SharePoint para se conectar a arquivos em qualquer site do SharePoint ao qual você tenha acesso.
  • Navegue até carregar arquivos do computador.

Captura de tela das opções de menu Carregar.

Se você optar por carregar um arquivo local, o Power BI adicionará uma cópia do arquivo ao workspace. Se você usar as opções OneDrive for Business ou SharePoint, o Power BI criará uma conexão com o arquivo. Conforme você faz alterações no arquivo no SharePoint, o Power BI pode sincronizar automaticamente essas alterações uma vez por hora.

Esse método de upload é fácil de usar e as opções OneDrive for Business e SharePoint usam a mesma interface de seleção de arquivo que muitos outros produtos da Microsoft. Em vez de precisar inserir uma URL direta em um site do SharePoint, você pode selecionar um de seus sites por meio da seção Acesso rápido ou dos links Mais locais .

Quando você carrega um arquivo do Excel, o item da pasta de trabalho aparece no Power BI da mesma forma que faria no Excel Online, conforme mostrado na imagem a seguir:

Captura de tela de uma pasta de trabalho do Excel listada no Power BI.

Se você não tiver uma assinatura, as opções OneDrive for Business e SharePoint serão desabilitadas, mas você ainda poderá selecionar Procurar para obter arquivos locais do computador. A imagem a seguir mostra as opções de assinatura desabilitadas, com a opção Procurar realçada.

Captura de tela dos serviços de assinatura desabilitados.

Se você quiser importar dados de um arquivo do Excel para um conjunto de dados do Power BI, use a experiência Obter dados . Para obter mais informações, consulte Importar ou conectar-se a uma pasta de trabalho do Excel usando Obter dados.

Você não pode usar Carregar para obter arquivos de contas pessoais do OneDrive, mas pode continuar a usar a experiência Obter dados para pastas de trabalho em contas pessoais do OneDrive.

Preparar sua pasta de trabalho para o Power BI

Assista a este vídeo bastante útil para saber mais sobre como garantir que suas pastas de trabalho do Excel estão prontas para o Power BI.

Observação

Este vídeo pode usar versões anteriores do Power BI Desktop ou do serviço do Power BI.

Onde salvar seu arquivo de pasta de trabalho

Onde você salva seu arquivo de pasta de trabalho faz a diferença.

  • Local. Se você salvar seu arquivo de pasta de trabalho em uma unidade no computador ou em outro local em sua organização, poderá carregar o arquivo no Power BI. Na verdade, o arquivo permanece na unidade de origem, portanto, o Power BI realmente não importa o arquivo. O Power BI realmente cria um novo conjunto de dados e carrega dados e qualquer modelo de dados da pasta de trabalho no conjunto de dados.

    O Excel também tem um recurso Publicar no menu Arquivo . O uso de Publicar é efetivamente o mesmo que usar ObterArquivos> de Dados>Arquivo Local do Power BI. Se você faz alterações regularmente na pasta de trabalho, geralmente é mais fácil atualizar seu conjunto de dados no Power BI.

  • OneDrive – Negócios. Entrar no OneDrive for Business com a mesma conta que o Power BI é de longe a maneira mais eficaz de manter seu trabalho no Excel e seu conjunto de dados, relatórios e dashboards do Power BI em sincronia. O Power BI e o OneDrive estão na nuvem, portanto, o Power BI se conecta ao arquivo de pasta de trabalho no OneDrive cerca de uma vez por hora. Se o Power BI encontrar alterações, ele atualizará automaticamente seu conjunto de dados, relatórios e dashboards do Power BI.

    Assim como ocorre com o salvamento em uma unidade local, você também pode usar Publicar no Excel para atualizar seu conjunto de dados e relatórios do Power BI imediatamente. Caso contrário, o Power BI sincroniza automaticamente, geralmente dentro de uma hora.

  • OneDrive – Pessoal. Se você salvar seus arquivos de pasta de trabalho em sua conta pessoal do OneDrive, obterá muitos dos mesmos benefícios que com OneDrive for Business. A maior diferença é que, quando você se conecta ao arquivo pela primeira vez usando ObterArquivos> de Dados>OneDrive – Pessoal, você precisa entrar no OneDrive com sua conta microsoft, o que pode ser diferente da conta que você usa para entrar no Power BI.

    Ao entrar no OneDrive com sua conta Microsoft, selecione a opção Manter-me conectado . Em seguida, o Power BI pode se conectar ao arquivo de pasta de trabalho a cada hora e verificar se o conjunto de dados e os relatórios do Power BI estão sincronizados.

  • SharePoint – Sites de Equipe. Salvar seus arquivos Power BI Desktop em Sites de Equipe do SharePoint é o mesmo que salvar em OneDrive for Business. A maior diferença nesse caso é como você se conecta ao arquivo do Power BI. É possível especificar uma URL ou conectar-se à pasta raiz.

Importar ou conectar de OneDrive for Business

Se você salvar seus arquivos de pasta de trabalho em OneDrive for Business, terá algumas maneiras de explorar seus dados no Power BI, Importar ou Conectar.

Captura de tela do OneDrive para trabalho ou escola, mostrando a opção de Importar ou Conectar-se aos dados do Excel.

Importar dados do Excel para o Power BI

Quando você escolhe Importar, o Power BI importa todos os dados com suporte em tabelas e qualquer modelo de dados para um novo conjunto de dados do Power BI.

É possível continuar editando a pasta de trabalho. Quando você salva suas alterações, o Power BI as sincroniza com o conjunto de dados no Power BI, geralmente dentro de cerca de uma hora. Se você precisar de uma gratificação mais imediata, poderá selecionar Publicar para exportar suas alterações. Todas as visualizações em relatórios e painéis também são atualizadas com base nos seguintes gatilhos de atualização:

Blocos de relatório Blocos de dashboard
Abra o relatório depois que o cache expirar. Abra o painel, depois que o cache for atualizado.
Selecione Atualizar no relatório. Selecione Atualizar no painel.
Automaticamente para blocos fixados quando o cache for atualizado, se o painel já estiver aberto.

Observação

As páginas de relatório fixadas não têm o recurso de atualização automática.

Escolha a opção Importar se você usou Obter & Dados de Transformação ou Power Pivot para carregar dados em um modelo de dados.

Conectar, gerenciar e exibir dados do Excel no Power BI

Quando você escolhe Conectar, sua pasta de trabalho aparece no Power BI da mesma forma que faria no Excel Online. Mas você também tem alguns recursos excelentes para ajudá-lo a fixar elementos de suas planilhas em seus painéis.

Você não pode editar sua pasta de trabalho no Power BI, mas se precisar fazer alterações, poderá selecionar Editar e, em seguida, optar por editar sua pasta de trabalho no Excel Online ou abri-la no Excel em seu computador. Todas as alterações salvas na pasta de trabalho no OneDrive.

Escolha a opção Conectar se você tiver apenas dados em planilhas ou se tiver intervalos, Tabelas Dinâmicas e gráficos que deseja fixar nos painéis.

No Excel 2016 e posterior, você também pode usaro Upload dePublicação> de Arquivo>. É essencialmente a mesma coisa. Para obter mais informações, consulte Publicar no Power BI do Microsoft Excel.

Importar ou conectar usando Obter dados

Em vez de usar a opção Carregar do workspace, você pode usar Obter dados para importar ou se conectar a uma pasta de trabalho do Excel.

  1. Na parte inferior do painel de navegação do Power BI, selecione Obter dados.

    Captura de tela de Obter dados no painel de navegação.

  2. Em Arquivos, selecione Obter.

    Captura de tela do bloco Arquivos mostrando o botão Obter.

  3. Localize e selecione seu arquivo.

    Captura de tela dos blocos Arquivo Local, OneDrive - Business, OneDrive - Pessoal e SharePoint - Sites de Equipe.

  4. Se o arquivo da pasta de trabalho estiver em sites de equipe do OneDrive ou do SharePoint, selecioneImportar ou Conectar.

Pastas de trabalho locais do Excel

Para carregar um arquivo do Excel local no Power BI:

  1. Selecione Obter dados, selecione Obter em Arquivos e, em seguida, selecione Arquivo Local.

  2. Navegue até onde você salvou sua pasta de trabalho do Excel, selecione seu arquivo e selecione Abrir.

    Captura de tela do bloco Arquivo Local mostrando a navegação para selecionar as pastas de trabalho do Excel.

  3. Escolha Carregar.

    Captura de tela da caixa de diálogo Arquivo Local mostrando a seleção Carregar.

Depois que a pasta de trabalho for carregada, você poderá encontrá-la no painel de navegação na seção Pastas de Trabalho do workspace e na lista de conteúdo do workspace.

Captura de tela da seção Pastas de trabalho, mostrando a pasta de trabalho do Excel.

As pastas de trabalho do Excel locais são abertas no Excel Online dentro do Power BI. Ao contrário das pastas de trabalho do Excel armazenadas em sites de equipe do OneDrive ou do SharePoint, você não pode editar arquivos locais do Excel no Power BI.

Publicar do Excel em seu site do Power BI

Usar o recurso Publicar no Power BI do Excel é efetivamente o mesmo que usar Obter dados no Power BI para importar ou se conectar ao arquivo. Para obter mais informações, consulte Publicar no Power BI do Microsoft Excel.

Observação

Se você carregar uma pasta de trabalho do Excel conectada a um cubo do SSAS (SQL Server Analysis Services local), não será possível atualizar o modelo de dados subjacente no serviço do Power BI.

Solução de problemas e limitações

  • Se o arquivo de pasta de trabalho for muito grande, consulte Reduzir o tamanho de uma pasta de trabalho do Excel para exibi-lo no Power BI.

  • Quando você escolhe Importar, o Power BI importa apenas os dados que fazem parte de uma tabela nomeada ou de um modelo de dados. Se a pasta de trabalho não contiver tabelas nomeadas ou modelos de dados do Excel, você poderá ver o erro Erro: Não foi possível encontrar nenhum dado formatado como uma tabela. Para importar do Excel para o serviço do Power BI, você precisa formatar os dados como uma tabela. Para corrigir sua pasta de trabalho e reimportá-la, consulte Erro: não foi possível encontrar nenhum dado em sua pasta de trabalho do Excel.

  • Não há suporte para o upload de pastas de trabalho do Excel em um workspace do Power BI para clientes de nuvem soberana.

  • A atualização agendada de pastas de trabalho do Excel com conexões com modelos tabulares do SSAS local por meio de um gateway não funcionará.

Próximas etapas

  • Explore seus dados. Depois de obter dados e relatórios do arquivo no Power BI, você poderá clicar com o botão direito do mouse no novo conjunto de dados e selecionar Explorar. Se você optar por se conectar a um arquivo de pasta de trabalho no OneDrive, sua pasta de trabalho aparecerá em Relatórios. Quando você seleciona a pasta de trabalho, ela é aberta no Power BI da mesma forma que se estivesse no Excel Online.

  • Agendar atualização. Se sua pasta de trabalho do Excel se conectar a fontes de dados externas ou se você importou de uma unidade local, poderá configurar a atualização agendada para garantir que seu conjunto de dados ou relatório esteja sempre atualizado. Na maioria dos casos, é fácil configurar a atualização agendada. Para obter mais informações, consulte Atualização de dados no Power BI para saber mais.

  • Publicar no Power BI do Microsoft Excel