Analisar os dados com modelos do Excel

 

Aplicável a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Esse recurso foi apresentado na atualização do CRM Online 2016 e no CRM 2016 (local).

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Microsoft Excel fornece maneiras potentes de analisar e apresentar seus dados do Dynamics 365. Com modelos Excel, é fácil criar e compartilhar a análise personalizada com outros usuários da organização.

Use modelos do Excel para:

• Previsão de vendas

• Gerenciamento de Pipeline

• Pontuação de clientes potenciais

• Planejamento da região

• E muito mais…

Você pode experimentar os modelos do Excel incluídos com Microsoft Dynamics 365 para ter uma visualização rápida de quais tipos de análise são possíveis.

Observação

Confira o vídeo a seguir: Criar documentos diretamente do Dynamics CRM usando modelos do Word e do Excel (2:38)

Criar um novo modelo do Excel

Veja a seguir as etapas para criar um modelo do Excel.

Etapa 1: Crie um novo modelo de dados existentes

Há dois lugares no Dynamics 365 em que você pode criar um modelo do Excel:

• Na página Configurações. Vá para Configurações > Modelos > Modelos de Documento > Novo(). Serão necessárias permissões suficientes para acessar a página Configurações como Administrador do Sistema ou Personalizador do Sistema.

• Em uma lista de registros. Por exemplo, vá para Vendas > Oportunidades > Oportunidades abertas. Na barra de menu, clique em Modelos do Excel > Criar um modelo para o Excel.

  

A página Criar modelo para dados do Dynamics 365 é exibida.

Selecione os dados para incluir no modelo

1. Clique em Modelo do Excel.

2. Selecione uma entidade (tipo de registro) para incluir aqueles dados da entidade Dynamics 365. As exibições que você pode selecionar no campo a seguir dependem da entidade selecionada.

3. Selecione uma exibição.

4. Clique em Editar Colunas para adicionar, remover e ajustar propriedades para as colunas para incluir no modelo.

5. Clique em Baixar arquivo para criar o arquivo de modelo.

Aviso

Você também pode baixar um modelo que não contém dados, exceto pelas colunas associadas com o tipo de registro (entidade) usando Configurações > Gerenciamento de dados > Modelos para importação de dados. Para obter mais informações, consulte: Baixar um modelo para importação de dados.

Etapa 2: Personalizar os dados no Excel

Abra o modelo recentemente criado no Excel para personalizar os dados.

Vamos mostrar um exemplo simples de personalização de um modelo de Excel usando dados de exemplo do Dynamics 365.

Personalização de dados de exemplo das oportunidades

1. Clique em Habilitar edição para permitir a personalização de planilha Excel.

2. Adicione uma nova coluna e nomeie-a "Receita esperada".

   

3. Crie uma fórmula para a receita esperada. Não faça referência a células usando seus endereços; em vez disso, defina e use nomes.

   

4. Crie uma tabela dinâmica e gráfico. Esses e outras etapas de demonstração são explicadas em uma futura atualização deste tópico.

   Posicione o conteúdo adicionado pelo usuário acima ou ao lado direito da tabela de dados existente. Isso evita que o conteúdo seja sobrescrito se você adicionar novos dados no Dynamics 365 posteriormente e você cria um novo modelo de Excel. Para obter mais informações, consulte: Considerações e práticas recomendadas para usar modelos do Excel.

   

5. Salve a planilha.

Você está pronto para carregar o modelo Excel em Dynamics 365.

Etapa 3: Carregar o modelo e o compartilhar com outros usuários

Quando o modelo do Excel estiver personalizado como você deseja, salve-o para carregá-lo no Dynamics 365. Onde você carrega o modelo determina sua disponibilidade.

Os administradores do Dynamics 365 podem usar a página Configurações para carregar o modelo do Excel no Dynamics 365. Quando um modelo é carregado em Configurações, ele fica disponível a todos os usuários de sua organização do Dynamics 365.

Para administradores: Carregar o modelo do Excel no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, vá para Configurações > Modelos > Modelos de Documentos.

2. Clique em Carregar Modelo.

3. Arraste o arquivo do Excel para a caixa de diálogo ou procure para encontrar e carregar o arquivo.

   

4. Clique em Carregar.

Os usuários que não são administradores podem carregar um modelo para o próprio uso a partir de uma lista de registros.

Para usuários administradores ou não administradores que desejam criar um modelo pessoal: Carregar um modelo do Excel no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, abra a página com uma lista de registros; por exemplo, a lista de Oportunidades de Vendas. Vá para Vendas > Oportunidades > Oportunidades abertas.

2. Na barra de menu, clique em Modelos do Excel > Criar um modelo para o Excel.

3. Clique em Modelo do Excel > Carregar.

   

4. Arraste o arquivo para a caixa de diálogo ou procure para encontrar e carregar o arquivo.

5. Clique em Carregar.

Etapa 4: Escolha quem pode usar o novo modelo

O acesso ao modelo do Excel recém-criado depende do modo como você o carregou e do acesso atribuído ao direito de acesso. Consulte Use os Direitos de Acesso para controlar o acesso a modelos.

Se você carregou o modelo de página Configurações

A página Informações do modelo Excel carregado terá a seguinte aparência.

Os modelos carregados da página Configurações estão disponíveis para todos usuários em sua organização Dynamics 365. Você não precisa fazer nenhuma ação adicional.

Se você tiver carregado o modelo de uma lista de registros

A página Informações do modelo Excel carregado terá a seguinte aparência.

Os modelos carregados em uma lista de registros disponíveis para o usuário que carregou o modelo. Para compartilhar o modelo com outras pessoas, siga estas etapas:

1. Na página de informações do modelo, clique em Compartilhar.

2. Use a página Compartilhar modelo de documento pessoal para compartilhar o modelo Excel com outros e definir as permissões.

Exportar e analisar dados usando o novo modelo

O processo para usar um modelo Excel parece com isso.

Etapa 1: Selecionar uma entidade para análise

No Dynamics 365, selecione uma entidade (tipo de registro) para analisar com o modelo Excel criado. Por exemplo, vá para Vendas > Oportunidades > Oportunidades abertas. Duas novas oportunidades foram adicionadas como o modelo criado.

Etapa 2: Exportar dados do Dynamics 365 usando o novo modelo para Excel

Escolher o modelo do Excel que você criou.

Este modelo foi criado na página Configurações, então ele aparecerá no menu em Modelos do Excel. Se tiver sido criado a partir da lista de registros, ele apareceria em Modelos de Excel Pessoais.

Se você tiver Microsoft Excel Online, é possível ver os dados no lugar em uma janela do Excel em Dynamics 365. Caso contrário, ou se você prefere criar o arquivo do Excel, clique em Baixar <template name>.

Etapa 3: Analisar seus dados do Dynamics 365 no Excel

O que você vê na planilha Excel é baseado nessas duas coisas:

• Registros do Dynamics 365. A exibição que você opta para exportar de determina quais registros Dynamics 365 você vê no arquivo exportado de Excel. Por exemplo, se você selecionou Oportunidades fechadas, você verá os registros se você tiver usado o modelo criado com Oportunidades abertas.

• Colunas. O modelo usado determina quais colunas serão exibidas na tabela do arquivo exportado do Excel. Por exemplo, a exibição das Oportunidades fechadas tem essas colunas: Cliente potencial, Status, Receita real e Data atual de fechamento. Mas se o modelo usado foi baseado em Oportunidades abertas, você veria colunas associadas com aquela exibição e qualquer filtro de coluna realizado quando criou o modelo.

Etapa 4: Compartilhar os resultados com outras pessoas

Se estiver usando Excel, salve uma cópia online em seu computador. Enviar o arquivo para outros para revisão e comentários.

Experimente os modelos do Excel de exemplo

Há quatro modelos do Excel incluídos no Microsoft Dynamics 365.

Os modelos do Excel de exemplo foram criados com um determinado tipo de registro (entidade). Você só poderá aplicar o modelo a registros do mesmo tipo de registro.

Nome	Entidade
Gerenciamento de Pipeline	Oportunidade (área de Vendas)
Visão Geral da Campanha	Campanha (área de Marketing)
Status do SLA de Ocorrências	Ocorrência (área de Serviço)
Resumo da Ocorrência	Ocorrência (área de Serviço)

Para aplicar um modelo do Excel de exemplo

1. Abra uma lista de registros com informações contendo o tipo de entidade que corresponde ao modelo de exemplo. Por exemplo, abra uma lista de oportunidades de vendas para aplicar o modelo de Gerenciamento pipeline.

2. Clique em > Modelos do Excel, e em Modelos do Excel, selecione o modelo de exemplo.

3. Baixe o modelo ou o abra no lugar em Excel.

Observação

É possível exportar os modelos incluídos em Microsoft Dynamics 365, modificá-los e então reimportá-los como novos modelos. Isso pode te ajudar a criar mais rapidamente seus modelos personalizados do Excel.

Considerações e práticas recomendadas para usar modelos do Excel

Estas são algumas coisas que você precisa estar ciente para criar e executar o melhor dos modelos Excel em Dynamics 365.

Testar os modelos para Excel

Excel tem inúmeros recursos. É uma boa ideia testar suas personalizações para ser se todos os recursos Excel funcionam como esperado em seus modelos.

Gráficos de privacidade e do pivô

Por padrão, os dados do gráfico pivô não são atualizados quando uma planilha é aberta. Isso pode criar um problema de segurança se determinados dados do gráficos pivô não são exibidos para usuários com permissões insuficientes.

Considere o cenário a seguir:

• Um administrador Dynamics 365 cria um modelo com dados sensíveis em gráficos de pivô e carrega o modelo no Dynamics 365.

• Um vendedor que não deve ter acesso aos dados sensíveis nos gráficos de pivô usam o modelo para criar um arquivo do Excel para realizar uma análise de dados.

O resultado. O vendedor pode ver os dados de gráfico pivô como carregado pelo administrador do Dynamics 365 incluindo acesso a exibições que o vendedor não tem permissões para ver.

Além disso. iOS não oferece suporte a dados de pivô atualizado e gráficos de pivô ao usar o aplicativo Microsoft Excel em dispositivos iOS.

Recomendação. Dados sensíveis não devem ser incluídos em tabelas pivô e gráficos pivô.

Defina os dados do gráfico de pivô para serem atualizados automaticamente

Por padrão, os dados de gráfico pivô não atualizam automaticamente quando você abre a planilha. Gráficos normais atualizados automaticamente.

Em Excel, clique com o botão direito no gráfico pivô, e então clique em Opções de PivotChart > Atualizar dados ao abrir o arquivo.

Posicionar novos dados

Se quiser adicionar conteúdo ao modelo Excel, coloque os dados acumulados acima ou à direita dos dados existente. Uma segunda opção é usar um novo conteúdo na planilha.

Modelos Excel com imagens podem gerar um erro

Se você tentar analisar dados do Dynamics 365 com um modelo do Excel que tem uma imagem salva nele, você pode ver o erro a seguir: "Ocorreu um erro enquanto tentávamos salvar sua pasta de trabalho. Como resultado, a pasta de trabalho não foi salva". Tente remover a imagem do modelo e carrega-la no Dynamics 365.

Modelos do Excel e aplicativo do Office Mobile no Windows 8.1

Os modelos de Excel não abrirão em dispositivos Windows 8.1 com o aplicativo Office Mobile. Você receberá a seguinte mensagem de erro: “Recuperamos tanto quanto pudemos do documento, mas você não pode editá-lo. Tente abrir e reparar o documento em seu PC para consertar o problema."

Este é um problema conhecido.

Use os nomes das colunas de tabela e nomes do intervalo nas fórmulas

Quando você cria fórmulas Excel, não siga os títulos de colunas ou da célula. Em vez disso, use os nomes das colunas da lista, defina para nomes e em intervalos ou da célula.

Use os Direitos de Acesso para controlar o acesso a modelos

Os administradores do Dynamics 365 podem controlar o acesso aos modelos do Excel com alguma granularidade. Por exemplo, você pode conceder a vendedores acesso de Leitura, mas não de Gravação, do modelo do Excel.

1. No Dynamics 365, clique em Configurações > Segurança > Direitos de Acesso.

2. Selecione uma função e, em seguida, clique na guia Gerenciamento de Negócios.

3. Selecione Modelo de Documento para definir o acesso aos modelos disponíveis para toda a organização. Selecione Modelo de Documento Pessoal para ver os modelos compartilhados com usuários individuais.

4. Clique nos círculos para ajustar o nível de acesso.

Para exibir e excluir modelos de documento pessoais

Para excluir modelos de documentos pessoais, faça o seguinte:

1. Clique em Localização Avançada ().

2. Para Localizar, selecione Modelos de Documentos Pessoais.

3. Clique em Resultados(!).

4. Selecione o modelo de documento pessoal a ser excluído e clique em Excluir ().

O modelo do Excel não é carregado no Microsoft Edge

Se o modelo Microsoft Excel não carregar no Dynamics 365 ao usar Microsoft Edge como seu navegador, atualize Microsoft Edge e tente novamente.

Aviso de privacidade

Se você estiver usando o Microsoft Dynamics 365 (online), a exportação de dados para uma planilha estática criará uma cópia local dos dados exportados e a armazenará no seu computador. Os dados são transferidos do Dynamics 365 (online) para o seu computador por uma conexão segura, e nenhuma conexão é mantida entre essa cópia local e o Dynamics 365 (online).

Quando você exporta para uma planilha dinâmica ou tabela dinâmica, um link é mantido entre a planilha do Excel e o Dynamics 365 (online). Cada vez que uma planilha dinâmica ou Tabela Dinâmica for atualizada, você será autenticado no Dynamics 365 (online) com as suas credenciais. Você poderá ver os dados para os quais você tem permissão de exibição.

Um administrador determina se os usuários da organização têm permissão ou não de exportar dados para o Excel usando os direitos de acesso.

Confira Também

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