Noções Básicas Sobre Arquivos Pessoais

Tópico modificado em: 2010-02-01

É possível usar os arquivos pessoais para recuperar o controle dos dados de mensagem da organização, eliminando a necessidade de arquivos de armazenamento pessoal (.pst) e permitindo que os usuários armazenem as mensagens em uma caixa de correio de arquivo que seja acessível pelo Microsoft Outlook 2010 e pelo Microsoft Office Outlook Web App.

Dados de mensagens e arquivos .pst

O Outlook usa arquivos .pst para armazenar dados localmente em computadores de usuários ou compartilhamentos de rede. Diferente dos arquivos de armazenamento offline (.ost) usados pelo Outlook para armazenar uma cópia da caixa de correio para acesso offline, os arquivos .pst não são sincronizados com a caixa de correio do Exchange do usuário. Os usuários podem mover as mensagens para um arquivo .pst, fazendo com que as mensagens movidas sejam removidas da caixa de correio.

Alguns desafios de gerenciamento ao usar arquivos .pst incluem:

• Arquivos não gerenciados   Geralmente, os arquivos .pst são criados por usuários e residem em seus computadores ou compartilhamentos de rede. Eles não são gerenciados por sua organização. Os usuários podem criar um número de arquivos .pst contendo as mesmas mensagens ou mensagens diferentes e armazená-las em locais diferentes, sem controle organizacional.
• Custos maiores de descoberta   Quando ocorrem solicitações de descoberta como resultado de um processo jurídico ou requisitos regulamentares, localizar os dados de mensagem que ficam nos arquivos .pst nos computadores dos usuários pode ser um esforço manual caro. Como monitorar arquivos .pst não-gerenciados pode ser difícil, os dados .pst podem não ser descobertos, em muitos casos. Possivelmente, isso pode expor sua organização a riscos legais e financeiros.
• Impossibilidade de aplicar diretivas de retenção de mensagens   As diretivas de retenção de mensagens não podem ser aplicadas a mensagens localizadas em arquivos .pst. Como resultado, dependendo das regulamentações de negócios ou aplicáveis, sua organização pode não estar em conformidade.
• Risco de roubo de dados   Dados de mensagens que são armazenados em arquivos .pst estão vulneráveis a roubo de dados. Por exemplo, os arquivos .pst são frequentemente armazenados em dispositivos portáteis, como laptops, discos rígidos removíveis e mídias portáteis, como pen drives, CDs e DVDs.
• Exibição fragmentada de dados de mensagem   Usuários que armazenam informações em arquivos .pst não têm uma visão uniforme de seus dados. As mensagens armazenadas em arquivos .pst ficam geralmente disponíveis no computador em que fica o arquivo .pst. Ao acessar uma caixa de correio usando o Outlook Web App ou o Outlook em outro computador, as mensagens armazenadas nos arquivos .pst ficam inacessíveis.

Arquivos pessoais

No Microsoft Exchange Server 2010, pode-se usar os arquivos pessoais, para oferecer um local de armazenamento alternativo aos usuários, em que eles possam armazenar dados de histórico de mensagens. Com essa funcionalidade, os usuários do Outlook 2010 e do Outlook Web App têm acesso fácil a suas caixas de correio de arquivo. Usando qualquer um desses aplicativos clientes, os usuários podem ver uma caixa de correio de arquivo e mover ou copiar mensagens entre a caixa de correio principal e o arquivo. Os arquivos pessoais apresentam uma visão consistente de dados de mensagem aos usuários e eliminam a sobrecarga de usuários necessária para gerenciar arquivos .pst. Eliminar o uso de arquivos .pst reduz significativamente a exposição da organização aos riscos mencionados na seção anterior.

Criar e gerenciar caixas de correio de arquivo é algo integrado a tarefas comuns de gerenciamento de caixas de correio. Ao criar uma caixa de correio de usuário principal, pode-se criar também uma caixa de correio de arquivo ou pode habilitar uma caixa de correio de arquivo para as caixas de correio existentes. É possível também facilmente desativar ou remover uma caixa de correio de arquivo. Uma caixa de correio de arquivo do usuário reside no mesmo banco de dados de caixa de correio que a caixa de correio principal do usuário. Ao mover a caixa de correio principal do usuário de um banco de dados de caixa de correio para outro, a caixa de correio de arquivo é movida juntamente com a caixa de correio principal.

Para mais informações sobre como gerenciar caixas de correio de arquivo, consulte Gerenciando o Arquivo Pessoal.

Diretivas de "Mover para o arquivo"

No Exchange 2010, é possível aplicar diretivas de arquivo a uma caixa de correio que irão mover automaticamente mensagens de uma caixa de correio principal de um usuário para a caixa de correio de arquivo, após um período específico. As mensagens são retidas na caixa de correio de arquivo até que elas sejam removidas pelo usuário. As diretivas de arquivo são diretivas de retenção implementadas criando-se marcas de retenção que especificam a ação Mover para o arquivo.

Importante

Você não pode aplicar uma diretiva de caixa de correio de pasta gerenciada a caixas de correio que tenham um arquivo pessoal. As configurações de conteúdo gerenciado criadas para pastas gerenciadas não podem usar a ação Mover para o arquivo.

Para saber mais sobre diretivas de retenção, marcas de retenção e a ação de retenção Mover para o arquivo, consulte Noções Básicas Sobre Marcas e Diretivas de Retenção.

Diretiva de arquivamento padrão

A instalação do Exchange Server cria uma diretiva de arquivamento padrão. A diretiva de arquivamento padrão é uma diretiva de retenção que contém as seguintes marcas de retenção.

Nome da marcação de retenção	Tipo de marca	Descrição
Movimentação de 2 anos para arquivo padrão	Padrão	As mensagens são movidas automaticamente para a caixa de correio de arquivo após 2 anos. Aplica-se a itens em toda a caixa de correio que não tenham uma marca de retenção aplicada explicitamente ou herdada da pasta.
Movimentação de 1 ano para arquivo pessoal	Pessoal	As mensagens são movidas automaticamente para a caixa de correio de arquivo após 365 dias.
Movimentação de 5 anos para arquivo pessoal	Pessoal	As mensagens são movidas automaticamente para a caixa de correio de arquivo após cinco anos.
Nunca mover para arquivo pessoal	Pessoal	As mensagens nunca são movidas para a caixa de correio de arquivo.

Quando se habilita um arquivo pessoal para uma caixa de correio, a diretiva de arquivo padrão é atribuída automaticamente ao arquivo. Após o serviço Assistentes de Caixa de Correio do Microsoft Exchange processar a caixa de correio, essas marcas ficarão disponíveis para o usuário, que poderá, então, marcar pastas ou mensagens para serem movidas para a caixa de correio de arquivo. Por padrão, as mensagens de email de toda a caixa de correio são movidas após dois anos.

Dica

Quando se aplica uma diretiva de retenção aos usuários que têm uma caixa de correio de arquivo, a diretiva de retenção substitui a diretiva de arquivo padrão. Você pode criar uma ou mais marcas de retenção com a ação Mover para o arquivo e, depois, vincular as marcas à diretiva de retenção. Você também pode adicionar as marcas Mover para o arquivo padrão vinculadas à diretiva de arquivo padrão a quaisquer diretivas de retenção que você criar.
As marcas de retenção vinculadas à diretiva de arquivo padrão são marcas de sistema criadas pela Instalação do Exchange 2010. Por padrão, as marcas do sistema não são retornadas na lista de marcas de retenção, quando você executa o cmdlet Get-RetentionPolicyTag. Para retornar uma lista de marcas do sistema, você deve usar a opção IncludeSystemTags. Você nunca deve excluir marcas de sistema.

Cotas de arquivo

As caixas de correio de arquivo são projetadas para permitir que os usuários armazenem dados de mensagem de histórico fora de sua caixa de correio principal. Frequentemente, os usuários usam arquivos .pst devido às baixas cotas de armazenamento de caixas de correio e às restrições impostas quando essas cotas são excedidas. Por exemplo, os usuários podem ser impedidos de enviar mensagens quando o tamanho da caixa de correio excede a cota Proibir envio. Da mesma forma, os usuários podem ser impedidos de enviar mensagens quando o tamanho da caixa de correio excede a cota Proibir envio e recebimento.

Para eliminar a necessidade de arquivos .pst, é importante que você forneça uma caixa de correio de arquivo com limites de armazenamento que cumpram os requisitos do usuário. Entretanto, ao mesmo tempo, você ainda pode querer reter algum controle sobre as cotas de armazenamento e crescimento das caixas de correio de arquivo, para ajudar a monitorar custos e expansão.

Para ajudar nesse controle, você pode configurar as caixas de correio de arquivo com uma cota de aviso de arquivo e uma cota de arquivo. Quando uma caixa de correio de arquivo excede a cota de aviso de arquivo especificada, um evento é registrado, e uma mensagem de aviso é enviada para o usuário da caixa de correio. Quando uma caixa de correio de arquivo excede a cota de arquivo especificada, as mensagens não são mais movidas para o arquivo e, uma mensagem de aviso é enviada à caixa de correio do usuário. Por padrão, a cota de aviso de arquivo e a cota de arquivo são definidas como Ilimitada. Para detalhes sobre como configurar essas cotas, consulte Configurar cotas de arquivamento pessoal para uma caixa de correio.