Entendendo os períodos de retenção

 

Tópico modificado por último: 2011-04-07

O EHA retém mensagens com base nos períodos de retenção que foram configurados.

Quando uma mensagem for capturada pelo arquivo morto, o serviço EHA calculará a data de destruição da mensagem com base na data de captura mais o período de retenção. Por exemplo, se uma retenção de três anos for configurada, uma mensagem arquivada em 2 de janeiro de 2011 terá uma data de destruição de 2 de janeiro de 2014.

Podem ser definidos períodos de retenção no nível de empresa, domínio ou usuário ou uma combinação de todos os três. Ao configurar o arquivo morto, você deve estabelecer um período de retenção padrão no nível de empresa. O nível padrão se aplica a mensagens de email e mensagens do Bloomberg para todos os domínios e todos os usuários, exceto se você especificar períodos de retenção separados para um domínio ou usuário. Mensagens instantâneas usam apenas o período de retenção padrão de empresa.

Dica

Alterações no período de retenção configurado feitas depois que uma mensagem for capturada não alterarão o carimbo de data/hora de destruição em mensagens que você já tiver recebido. A alteração do período de retenção afeta apenas mensagens recebidas depois que você fizer a alteração. Por exemplo, se você alterar seu período de retenção de mensagens de 10 anos para três anos, qualquer mensagem que já estiver estampada com a política de retenção de 10 anos reterá essa política. Novas mensagens recebidas depois que você fizer a alteração serão estampadas com a política de retenção de três anos.

Períodos de retenção atribuídos a usuários individuais têm prioridade em relação ao período de retenção para empresa ou domínio do usuário. Por exemplo, se o serviço EHA for configurado com um período de retenção de três anos no nível de empresa, um período de retenção de cinco anos no nível de domínio e um período de retenção de 10 anos no nível de usuário, as mensagens desse usuário serão retidas por 10 anos.

Destruição de mensagens

A destruição de mensagens e anexos ocorre através de um processo diário automatizado, e tem como base a data de destruição atribuída a uma mensagem no momento em que é capturada.

A destruição de mensagens pode ser suspensa aplicando-se uma guarda de documentos no nível de domínio ou organização ou em uma base por usuário individual. Isso permite que mensagens sejam mantidas indefinidamente fora do período de retenção para fins de litígio e investigação.

Marcas de exclusão

Marcas de exclusão são usadas para acompanhar estatísticas em mensagens que foram removidas do EHA depois que seu período de expiração tiver sido atingido. O tipo de marca de exclusão determina se cabeçalhos inteiros, informações de cabeçalho parciais ou nenhuma informação serão retidos depois que mensagens expirarem e forem destruídas. Você também pode configurar um período de retenção para marcas de exclusão. Você deve selecionar Marcas Mínimas de Exclusão para que o Relatório de Destruição de Mensagens forneça estatísticas significativas. Para obter mais informações sobre como configurar um período de retenção para marcas de exclusão, consulte Configurações de arquivo morto no nível da empresa.