Planejamento para Gerenciamento de Registros de Mensagens

 

Aplica-se a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1

Tópico modificado em: 2011-06-21

Este tópico fornece orientação para o processo de planejamento do gerenciamento de registros de mensagens (MRM). Ele descreve oportunidades, práticas recomendadas e questões a serem consideradas. Embora a configuração e o gerenciamento do MRM no Exchange 2007 sejam tecnicamente simples, o planejamento de uma implementação bem-sucedida do MRM pode exigir tempo, trabalho e sugestões de vários departamentos da empresa. Além disso, os administradores do Exchange e o departamento de TI, os executivos, os gerentes de registros, o pessoal de recursos humanos, os conselheiros legais e até mesmo os usuários podem desempenhar papéis importantes no processo de planejamento.

Por onde começar?

Antes de implementar uma solução de MRM, há muitos fatores a serem considerados, e nem todos eles são técnicos. As seções a seguir descrevem alguns desses fatores.

Área de segurança

Para obter informações sobre a instalação, a configuração e a manutenção de MRM, recomendamos que primeiramente você configure um ambiente de teste (também conhecido como instalação da área de segurança). Os administradores do Exchange que conhecem bem os detalhes de instalação e configuração do MRM em um ambiente de teste estão mais qualificados a oferecer consultoria e recomendações a outros integrantes da organização sobre os requisitos técnicos da uma solução de MRM bem-sucedida.

Diretivas e planos

Outra etapa que você deve executar no início da implementação da solução de MRM é a formação de uma equipe para a criação e a atualização da diretiva de gerenciamento de registros da organização. Estes são alguns dos grupos a serem incluídos no processo de criação ou revisão de diretivas:

• Profissionais de gerenciamento de registros

• Aconselhamento jurídico

• Recursos humanos

• Treinamento

• Gerência sênior

• Gerenciamento de tecnologia da informação (TI)

• Consultores

A tarefa da equipe é criar uma diretiva de gerenciamento de registros suficientemente ampla em escopo para atender às necessidades atuais e futuras da organização, mas também clara e detalhada o suficiente para permitir que a diretiva seja implementada por um administrador do Exchange como uma solução do MRM. O processo de desenvolvimento dessa diretiva pode ser demorado. Isso ocorre porque cada membro da equipe faz considerações, oferece sugestões e revisa o trabalho dos outros, equilibrando as exigências jurídicas, o orçamento, a complexidade e as considerações administrativas e humanas para a criação de uma diretiva a partir da qual uma implementação gerenciável de MRM poderá ser criada.

Estas são algumas das preocupações que deverão ser levadas em conta pela equipe, principalmente em organizações que tenham uma cultura de email bem desenvolvida:

• Preocupações do usuário e possível resistência a uma solução de MRM

• Como monitorar e impor as diretivas de sistema de mensagens da organização

Manter as mensagens onde elas podem ser gerenciadas

Para gerenciar mensagens, o assistente de pasta gerenciada deve ter acesso a elas. Isso significa que as mensagens devem ser armazenadas em um servidor Exchange para o gerenciamento eficiente de registros de mensagens. Isso tem duas conseqüências:

• As caixas de correio dos usuários freqüentemente devem ser aumentadas de tamanho para poder conter mais itens.

• O acesso a arquivos da pasta pessoal (.pst) dos computadores dos usuários deve ser limitado ou eliminado.

Aumentando o tamanho da caixa de correio

Normalmente, manter todas as mensagens de usuários nas caixas de correio do servidor significa aumentar o tamanho das caixas de correio dos usuários, possivelmente para um gigabyte (GB) ou mais. O desempenho melhorado do Exchange 2007 ajuda a tornar essas caixas de correio maiores gerenciáveis.

Limitando o acesso a arquivos .pst

Você pode começar a fazer com que os usuários utilizem menos os arquivos .pst criando uma diretiva de grupo que evite que novos itens sejam adicionados a arquivos .pst existentes. Tornar os arquivos .pst somente leitura fornece aos usuários acesso aos arquivos .pst que eles podem já ter e os incentiva a manter as mensagens que eles desejam manter em suas caixas de correio do Exchange. Em algum momento, talvez você deseje criar uma diretiva de grupo para remover totalmente o acesso aos arquivos .pst.

Limitar o acesso aos arquivos .pst pode influenciar os hábitos de trabalho de alguns usuários, mas também pode oferecer muitas vantagens.

Manter as mensagens dos usuários no servidor e limitar o acesso aos arquivos .pst pode:

• Aumentar significativamente a eficácia do MRM mantendo as mensagens onde elas podem ser gerenciadas e monitoradas.

• Reduzir o risco de perder dados importantes armazenados em discos rígidos individuais em vez de em servidores nos quais e feito backup regularmente.

• Ajudar a reduzir a perda da propriedade intelectual da organização quando fornecedores, estagiários e funcionários deixam a organização.

• Melhorar o acesso dos usuários a seus dados mantendo tudo em suas caixas de correio.

• Tornar o Microsoft Outlook Web Access mais eficiente, porque todas as mensagens de usuários estarão disponíveis em qualquer lugar que tenha uma conexão com a Web.

• Reduzir o custo de descoberta legal durante um processo. O processo de captura e descoberta de informações armazenadas em arquivos .pst requer muita mão-de-obra e é caro porque os arquivos .pst devem primeiro ser localizados no computador do usuário e seu conteúdo deve ser processado pelo pessoal do departamento jurídico.

Para configurar os sistemas de usuários para operar sem arquivos .pst no Microsoft Office Outlook 2007

1. Crie uma diretiva de grupo que defina a subchave do Registro a seguir com um valor igual a 1. Essa configuração evita que os usuários adicionem itens novos aos arquivos .pst. Os usuários ainda podem criar novos arquivos .pst, mas eles não podem adicionar nada a eles. Essa configuração bloqueia apenas os arquivos .pst do Microsoft Outlook. Ela permite que os arquivos .pst do Microsoft SharePoint sejam conectados e atualizados em um perfil de usuário do Outlook. Uma chave de Registro semelhante pode ser usada para desabilitar a gravação em arquivos .pst no Outlook 2003.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. Crie uma diretiva de grupo que defina as subchaves do Registro a seguir com um valor igual a 0. Essas configurações desabilitam o menu AutoArquivar do Outlook e removem a opção AutoArquivar, que é exibida quando o usuário clica em Ferramentas, em Opções e na guia Outros.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. Crie uma diretiva de grupo que defina a subchave do Registro a seguir com um valor igual a 5575. Essa configuração remove a opção Arquivo de Dados do Outlook do Outlook, que é mostrada quando o usuário clica em Arquivo e aponta para Novo.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

Programa piloto

Começar com uma implementação piloto pode ajudar você fazer ajustes na sua solução de MRM e ter uma noção da satisfação do usuário final antes da implementação em toda a organização. Por exemplo, você pode descobrir que os usuários consideram muito curto o período de retenção de seis meses na Caixa de Entrada e que eles ficariam mais satisfeitos com um limite de um ano. Você também pode descobrir que registros no diário adicionais exigirão que você atualize sua solução de arquivamento.

Os integrantes da equipe de planejamento de MRM também podem ser bons candidatos a primeiros integrantes de um programa piloto de MRM. Os integrantes adicionais podem ser recrutados do pessoal de TI e do pessoal interessado na equipe de gerência. Quando o programa piloto estiver operando com estabilidade, você poderá recrutar integrantes adicionais da organização. Às vezes, a resistência dos usuários em adotar o sistema de mensagens gerenciadas pode ser reduzida com a promessa de uma caixa de correio maior, de gerenciamento automático de email (incluindo exclusão automática de avisos e mensagens de rotina que podem ser colocados em uma pasta de retenção temporária) e de treinamento para lidar com dúvidas ou preocupações.

Como faço para implementar o MRM?

Quando chegar o momento de implementar a solução de MRM em toda a organização, talvez seja interessante considerar uma implementação por etapas de modo a permitir que os funcionários da organização e o sistema Exchange se adaptem às mudanças necessárias.

Considerações humanas durante a implementação do MRM

Introduzir o MRM gradualmente permite que os usuários tenham tempo suficiente para se adaptarem às mudanças necessárias em seus hábitos de trabalho. Um plano viável é:

1. Inicie um programa piloto para testar e aprimorar a solução.

2. Convide usuários adicionais para se unirem ao programa piloto. Caixas de correio maiores podem ser um incentivo para a entrada no programa.

3. Quando você estiver pronto para executar a implantação do MRM em toda a organização, comece oferecendo treinamento sobre o MRM e as diretivas de mensagens da organização.

4. Aumente o tamanho das caixas de correio dos usuários.

5. Adicione pastas gerenciadas às caixas de correio dos usuários, com a validade desativada. Incentive os usuários a se familiarizarem com o MRM e classificarem o conteúdo de suas caixas de correio nas pastas gerenciadas de acordo com suas necessidades e a diretiva de retenção de mensagens da organização.

6. Três semanas após os usuários receberem as pastas gerenciadas, habilite o MRM e transforme os arquivos .pst em somente leitura.

7. Prepare-se para fornecer um alto nível de suporte aos usuários no início da implementação do MRM. (O treinamento antes da implantação reduz as dúvidas e a preocupação dos usuários.)

8. Monitore o desempenho do sistema.

9. Monitore a compatibilidade do usuário.

Considerações do sistema durante a implementação do MRM

O sistema Exchange deve se adaptar ao MRM. A primeira vez que o assistente de pasta gerenciada é executado, ele normalmente processa um grande número de itens. Esse pode ser um processo que utiliza muitos recursos do servidor de Caixa de Correio e da rede. Isso também pode fazer com que os clientes do Outlook consumam grandes quantidades de recursos de rede e tempo durante a sincronização do conteúdo das caixas de correio com o servidor. Você deve efetuar um planejamento cuidadoso para evitar sobrecarga de recursos. Executar o assistente de pasta gerenciada quando a carga no servidor estiver leve e adicionar os usuários gradualmente, em vez de todos de uma só vez, pode ajudar a garantir uma transição sem problemas.

Treinamento e o elemento humano

O email é algo muito importante para as pessoas, mesmo que não seja o email pessoal delas. Se os usuários se depararem com mudanças repentinas nas diretivas de mensagens da organização, eles poderão ficar aborrecidos ou confusos, especialmente se as novas diretivas envolverem a exclusão automática de mensagens. Alterações nos métodos já estabelecidos há muito tempo (como nunca esvaziar a Caixa de Entrada ou salvar tudo em arquivos .pst) podem causar problemas para alguns usuários. Para garantir que a implementação do MRM prossiga com o mínimo de interrupções possível, considere as recomendações a seguir.

• Implementação por etapas
  Introduza o MRM gradualmente, e não de uma vez só.

• Treinamento
  O treinamento dos usuários ajuda a resolver preocupações antecipadamente e possibilita uma implementação mais tranqüila. Este são alguns exemplos de tópicos de treinamento:

  • Uma introdução às diretivas de mensagens da organização.

  • A necessidade de MRM nos ambientes de trabalho modernos, incluindo uma visão geral dos possíveis problemas jurídicos resultantes da falta de gerenciamento de registros e o modo como esses riscos podem custar caro à organização e colocar em risco os empregos.

  • Como a exclusão automática de emails pode economizar tempo ao eliminar automaticamente conteúdo desatualizado acumulado diariamente.

  • Como caixas de correio maiores fornecem mais espaço para o armazenamento de mensagens.

  • Como o armazenamento baseado em servidor aumenta o acesso móvel aos dados.

  • Como poderá haver alterações inevitáveis na forma como os usuários executam determinadas tarefas (por exemplo, a impossibilidade de adicionar mensagens aos arquivos .pst) e a necessidade de prestar mais atenção à classificação e ao tratamento das mensagens.

  • Como o MRM ajuda a conservar os recursos de TI da organização.

• Aviso com antecedência
  Notifique os usuários com antecedência de que ocorrerão mudanças. Especificamente, notifique os usuários das datas exatas em que o MRM será implementado e lembre-os das alterações que ocorrerão.

• Suporte ao usuário
  O fornecimento de um bom suporte ao usuário nas etapas iniciais da implementação pode facilitar a transição para o MRM. Normalmente, os problemas surgidos durante a fase de implantação são menos técnicos do que o esperado. As preocupações giram em torno de perguntas do tipo "O que eu faço?". Ter uma equipe que possa responder a esse tipo de pergunta ajudará a gerenciar essas preocupações.

Compatibilidade, monitoramento e aplicação

Veja a seguir alguns dos métodos usados pelos usuários para burlar as diretivas de MRM:

• Salvar mensagens em arquivos .pst (se os arquivos .pst não estiverem desabilitados pela diretiva de grupo)

• Encaminhar mensagens a outros locais (como uma conta do Microsoft Hotmail)

• Salvar mensagens como arquivos em seus computadores

• Enviar mensagens ao Microsoft OneNote (usando o Outlook 2007)

• Imprimir mensagens

• Colocar todas as pastas da caixa de correio na pasta gerenciada com a definição de retenção mais longa

Instruir os usuários sobre as diretivas de mensagens da organização ajuda a garantir a conformidade. No entanto, talvez seja necessário impor um monitoramento para garantir que sua solução de MRM seja eficaz. A aplicação das diretivas de mensagens provavelmente exigirá o envolvimento e a orientação da gerência sênior da empresa.

Usando o cmdlet Get-MailboxFolderStatistics para obter informações de conformidade do usuário

Você pode usar o cmdlet Get-MailboxFolderStatistics no Shell de Gerenciamento do Exchange para recuperar informações sobre as pastas em caixas de correio especificadas. Essas informações incluem o número e o tamanho dos itens das pastas e os nomes e as IDs das pastas. Esse método pode ser uma forma eficiente de verificar se os usuários estão em conformidade com a diretiva de mensagens (por exemplo, se estão transferindo todos os itens de caixa de correio para as pastas que possuem as diretivas de retenção mais tolerantes).

Nesse exemplo, o cmdlet Get-MailboxFolderStatistics é usado para monitorar a distribuição do conteúdo das pastas gerenciadas do usuário John Peoples.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• É possível usar o parâmetro -FolderScope para restringir as informações retornadas pelo comando. Nesse exemplo, somente as estatísticas sobre o conteúdo das pastas gerenciadas de John foram solicitadas.

• Nesse comando, os resultados são enviados para o comando Format-List para obtenção de mais informações e em um formato mais útil do que somente com o comando Get-MailboxFolderStatistics.

Para obter mais informações sobre o cmdlet Get-MailboxFolderStatistics, consulte Get-MailboxFolderStatistics.

Conformidade com ordens de descoberta legal

O cmdlet Export-Mailbox no Shell de Gerenciamento do Exchange facilita a conformidade com as ordens de descoberta legal para conteúdo de caixa de correio, permitindo que você copie o conteúdo das caixas de correio especificadas para uma pasta e outra caixa de correio. Por exemplo, você pode usar o comando a seguir para copiar o conteúdo da caixa de correio de John Peoples para uma pasta em uma caixa de correio criada especialmente, denominada DiscoveryOrderMailboxes.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• O parâmetro -TargetMailbox especifica a caixa na qual o conteúdo da caixa de correio de John será copiado.

• O parâmetro -TargetMailbox especifica a pasta na caixa de correio de destino em que o conteúdo da caixa de correio de John será copiado.

Para obter mais informações, consulte Export-Mailbox.

Site para auto-administração de pastas pelos usuários

A organização de John também pode criar um site em que John pode adicionar mais pastas gerenciadas à sua caixa de correio. Essa opção de auto-gerenciamento pode aumentar o controle e a satisfação do usuário e reduzir a carga de trabalho do administrador. Para obter mais informações sobre como adicionar um site para administração de pastas gerenciadas pelo usuário, consulte Managed Folder Selector Sample.

Para obter mais informações

Para obter mais informações sobre o MRM, consulte os tópicos a seguir:

• Para obter uma visão geral do MRM, consulte Compreendendo o Gerenciamento de Registros de Mensagens.

• Para obter um guia passo-a-passo sobre como instalar o MRM, consulte Administrando o Gerenciamento de Registros de Mensagens.

• Para obter orientação sobre a terminologia do MRM, consulte Terminologia de gerenciamento de registros de mensagens.

Para saber mais sobre MRM e sobre como ele funciona, consulte os seguintes artigos do blog da equipe do Exchange:

• Records Management: Why Do We Care

• Records Management in Exchange Server 2007 and Outlook 2007 in 5 Easy Steps

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