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Noções Básicas Sobre o Gerenciamento de Registros de Mensagens

  • Artigo

 

Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Tópico modificado em: 2010-01-22

As organizações e usuários lidam com um volume cada vez maior de emails diariamente. Esse volume contém mensagens que são importantes para a organização, de uma perspectiva comercial, legal ou regulamentar, e pode precisar ser retido por algum tempo, dependendo das políticas de mensagem da organização. Entretanto, muitos emails podem não ter nenhum valor de retenção após um certo período ou não ter valor algum. Por exemplo, a caixa de correio de um usuário pode conter mensagens críticas que precisam ser retidas, como mensagens relacionadas a estratégias de negócios, transações, desenvolvimento de produtos ou interação com clientes. Entretanto, emails como boletins ou mensagens pessoais podem não ter nenhum valor de retenção e, desta forma, não precisam ser retidos após um certo período. Reter mensagens com pouco valor de retenção faz com que a caixa de correio ocupe mais espaço e use mais recursos dos servidores de caixa de correio.

Gerenciamento de registros de mensagens (MRM) é a tecnologia de gerenciamento de registros do Microsoft Exchange Server 2010 que ajuda as organizações na redução dos riscos legais associados a emails. O MRM facilita manter as mensagens necessárias para conformidade com diretivas da empresa, regulamentos do governo ou necessidades legais, e a remover conteúdo que não tenha valor legal ou de negócios. Isso é feito por meio de diretivas de retenção ou pastas gerenciadas:

  • Diretivas de retenção   As diretivas de retenção, a nova tecnologia de MRM no Exchange 2010, usa marcas de retenção para aplicar as configurações de retenção. Você cria marcas de retenção e as vincula a uma política de retenção. As caixas de correio que têm uma diretiva de retenção aplicada a elas são processadas pelo Assistente de Pasta Gerenciada, um assistente de caixa de correio que funciona de acordo com uma programação e provisiona as marcas de retenção nas caixas de correio. Para saber mais sobre diretivas de retenção, consulte Noções Básicas sobre Marcas e Diretivas de Retenção.

  • Pastas gerenciadas   Pastas gerenciadas, a tecnologia MRM introduzida no Exchange Server 2007 e também disponível no Exchange 2010, têm configurações de conteúdo gerenciado aplicadas a elas. Você cria pastas gerenciadas e as vincula a uma diretiva de caixa de correio de pasta gerenciada. As caixas de correio que tiverem diretivas de caixa de correio de pasta gerenciada aplicadas são processadas pelo Assistente de Pastas Gerenciadas, um assistente de caixa de correio que é executado de acordo com uma programação e provisiona pastas gerenciadas nas caixas de correio. Para saber mais sobre pastas gerenciadas, consulte Noções Básicas Sobre Pastas Gerenciadas.

Quando uma mensagem atinge o período de retenção, a ação de retenção especificada na marca de retenção (ou as configurações de conteúdo gerenciado de uma pasta gerenciada) é executada. As mensagens podem ser movidas para a pasta Itens Excluídos, excluídas com a possibilidade de serem recuperadas da pasta Itens Recuperáveis ou excluídas permanentemente. As marcas de retenção também oferecem uma ação adicional de mover a mensagem para a caixa de correio de arquivo morto do usuário, se tal caixa for provisionada para o usuário. As configurações de conteúdo gerenciado para as pastas gerenciadas também oferecem uma ação adicional de mover uma mensagem para uma pasta personalizada gerenciada.

Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens

Diretivas de retenção e pastas gerenciadas oferecem duas abordagens diferentes para MRM. Você pode usar a tecnologia MRM para aplicar as diretivas básicas de MRM em pastas-padrão e em toda a caixa de correio. Para o MRM ter efeito, os usuários devem participar do processo de classificar as mensagens com base em sua natureza e valor de retenção.

Com as marcas de retenção, você pode aplicar configurações-padrão de retenção a pastas-padrão, como a Caixa de Entrada, e aplicar uma marca de diretiva padrão (DPT) à caixa de correio inteira. As configurações de retenção DPT são aplicadas a itens sem marcas que podem residir em pastas sem uma marca de retenção, como pastas-padrão criadas pelo usuário. As marcas de retenção ajudam os dois tipos de usuários: Usuários que arquivem seus emails em pastas e mantenham poucas mensagens na Caixa de Entrada e usuários que deixam a maioria dos seus emails na Caixa de Entrada. As marcas de retenção tem um impacto menor no fluxo de trabalho dos usuários, porque eles não tem que arquivar as mensagens em pastas com base nas configurações de retenção da pasta. Eles podem aplicar qualquer marca pessoal a pastas personalizadas e também explicitamente aplicar uma marca diferente a mensagens individuais.

Com as pastas gerenciadas, os usuários participam do processo de MRM, classificando suas próprias mensagens e organizando-as em pastas gerenciadas. Esse processo de organização garante que as mensagens são classificadas de acordo com as preferências dos usuários e as necessidades da organização. Isso também ajuda a eliminar erros na manipulação de mensagem que podem ocorrer com uma solução de gerenciamento de mensagens totalmente automatizada.

A estratégia usada para tornar a aplicação de diretivas e o gerenciamento de retenção de mensagens do Exchange 2010 mais confiável, eficaz e fácil de usar é baseada em três princípios:

  • Usuários classificam suas próprias mensagens.

  • As mensagens que não possuem um valor de retenção são removidas.

  • Mensagens que tenham algum valor de retenção são mantidas.

Usuários classificam suas próprias mensagens

Com o Exchange 2010, os usuários participam do processo do MRM, classificando suas próprias mensagens. Os usuários com uma diretiva de retenção aplicada podem mover uma mensagem para uma pasta que tenha uma marca de retenção aplicada ou podem aplicar uma marca pessoal à mensagem. Se o usuário não fizer nada, uma destas configurações de retenção será aplicada:

  • Mensagens em pastas-padrão com uma marca de diretiva de retenção aplicada   Se a mensagem estiver em uma pasta-padrão com uma marca de diretiva de retenção aplicada, as configurações de retenção da pasta serão aplicadas à mensagem.

  • Mensagens em pastas-padrão com uma marca pessoal aplicada   Se a mensagem estiver em uma pasta-padrão à qual o usuário tiver aplicado uma marca pessoal, as configurações de retenção da pasta serão aplicadas à mensagem.

  • Mensagens em pastas personalizadas ou padrão sem uma marca de retenção   Se a mensagem estiver em uma pasta personalizada ou padrão à qual não tenha sido aplicada uma marca de retenção a, a DPT será aplicada à mensagem.

Independente de onde está a mensagem, quando um usuário explicitamente aplicar uma marca a ela, a ação do usuário terá preferência.

Mensagens que não possuem um valor de retenção são removidas

As diretivas de retenção e de caixa de correio de pasta gerenciada são aplicadas à caixa de correio do usuário através do Assistente de Pasta Gerenciada. Esse assistente processa as caixas de correio às quais tenha sido aplicada uma diretiva de retenção ou uma diretiva de caixa de correio de pasta gerenciada. Para caixas de correio às quais foram aplicadas uma diretiva de retenção, o Assistente de Pasta Gerenciada aplica as marcas de retenção incluídas na diretiva às pastas-padrão e à caixa de correio inteira. Quaisquer marcas pessoais incluídas na diretiva são provisionadas e se tornam disponíveis aos usuários no Microsoft Outlook 2010 e no Microsoft Office Outlook Web App.

Mensagens que têm algum valor de retenção são retidas

As mensagens que têm algum valor de retenção são retidas, com base nas configurações de retenção aplicadas à mensagem, pasta ou caixa de correio. Entretanto, lembre-se de que os usuários podem excluir ou remover mensagens de suas caixas de correio. O MRM não foi feito para impedir os usuários de excluir suas próprias mensagens. Se a organização precisar de que as mensagens sejam retidas fora da caixa de correio de um usuário para armazenamento em longo prazo, considere implantar o uso de registros no diário. Para saber mais sobre registro no diário, consulte Noções Básicas Sobre Registro no Diário.

Se a sua organização quiser preservar as mensagens para usuários, para cumprir requisitos de descoberta eletrônica, considere implantar caixas de correio de grande capacidade e colocar esses usuários em guarda de documentos. Para saber mais sobre guarda de documentos, consulte Entendendo a Retenção de Litígio.

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