Compartilhar via

Analisar o uso de documento

  • Artigo

Atualizado em: 2009-02-26

Depois de identificar seus participantes de conteúdo, colete informações deles para ajudá-lo a analisar a forma como os documentos serão usados em sua organização. Esta é uma parte importante do processo de planejamento porque ajudará você a determinar:

  • Como as bibliotecas de documentos são estruturadas.

  • Quais modelos de site serão usados.

  • De quantos sites você precisará.

  • Quais políticas de gerenciamento de informações aplicar a sites.

  • Qual topologia física de servidores será necessária para a implementação da sua solução.

As informações a serem coletadas incluem:

  • Tipo de documento, como notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido, análise do desempenho do funcionário, memorando interno ou especificação do produto.

  • Propósito de cada tipo de documento, como "fornece recomendações a clientes sobre patrimônio líquido junto com dados de suporte".

  • Autor de cada tipo de documento (listado como funções, não indivíduos, como "analista financeiro", "especialista em recursos humanos" ou "gerente de produto").

  • Formato do documento. Se o documento mudar de um formato para outro, registre essa informação.

  • Os usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "integrantes da equipe".

  • Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "copidesque".

  • Local do documento, como "computador cliente", "servidor Web" ou "servidor de arquivos". Observe que essa pergunta poderia ter várias respostas, tais como quando um documento é criado em um computador cliente e publicado em um servidor Web.

  • Como os leitores exibem o documento, como em uma página da Web ou de um compartilhamento de arquivo.

Ação de planilha

A planilha de análise de uso do documento (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x416) é fornecida para registrar a análise de uso do seu documento. A seguir, exemplos de informações que podem ser coletadas e registradas na planilha de duas organizações diferentes em uma corporação.
Tipo Finalidade Autor Usuário Formato Outras funções Locais

Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido

Oferece aos principais clientes de um serviço financeiro diretrizes sobre a compra ou venda de uma ou mais ações

Analista financeiro

Cliente

DOCX (para criação de páginas); PDF (para editoração)

Revisor (técnico); revisor (legal); aprovador; copidesque; gerente de registros; administrador de site

  • Criando site

  • Testando site

  • Internet

  • Repositório de registros

Análise   Os formatos de criação e editoração separados requerem uma conversão de formato. O grande número de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (processos corporativos implementados no servidor). Os quatro sites (criação, testes, Internet e repositório de registros) requerem mecanismos para mover o conteúdo de um site para outro. A necessidade de arquivar conteúdo em um repositório de registros corporativos e as implicações normativas de editoração de conselhos sobre patrimônio líquido exigem políticas corporativas e práticas recomendadas como a auditoria e retenção de conteúdo.

Tipo Objetivo Autor Usuário Formato Outras funções Locais

Análise do desempenho do funcionário

Avalia o desempenho de um funcionário, incluindo a autoavaliação e a avaliação do gerente

Operador de informações; gerente

Gerentes; especialistas em recursos humanos

.DOC

Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprovador (gerência superior); gerente de registros

  • Computador cliente

  • Servidor de Email (como anexo)

  • Servidor Web corporativo

  • Repositório de registros corporativos

Análise   Dois autores e vários revisores requerem um ou mais fluxos de trabalho. O documento passa de um computador desktop para outro como um anexo de email e reside em um servidor Web corporativo (provavelmente altamente bloqueado) e é arquivado em um repositório de registros. A natureza confidencial desse conteúdo requer o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) nas áreas de trabalho e servidores, além de políticas corporativas e práticas recomendadas (como auditoria) que protegem a privacidade do funcionário e a situação legal da corporação.

Planilha

Use a planilha a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo:

Baixar este manual

Este tópico está incluído no manual baixável a seguir para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.