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Planejar retenção de registros de mensagens de email

  • Artigo

Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

  • Usando um site de Central de Registros para retenção de mensagem de email

  • Usando o Exchange Server 2007 com o Office SharePoint Server para gerenciar registros de mensagem de email

  • Gerenciando registros de mensagem de email sem o Exchange Server 2007

  • Planejando a retenção de registros de mensagem de email

  • Planilhas

As mensagens de email armazenadas em servidores de email podem ser registradas. Como os operadores de informações usam cada vez mais os aplicativos cliente de email para comunicar informações comerciais, os responsáveis por conformidade corporativa e os administradores de registros devem incluir mensagens de email em seus planejamentos de gerenciamento de registros da seguinte maneira:

  • Considerando as mensagens de email nos planos de arquivo.

  • Fornecendo uma maneira de reter registros de mensagem de email, mantê-los para descoberta legal e descartá-los.

  • Fornecendo uma maneira de os operadores de informações classificarem suas mensagens de email como registros.

  • Fornecendo uma maneira de os operadores de informações transferirem suas mensagens de email para centrais de registros.

Este artigo descreve as tarefas de planejamento relacionadas à retenção de mensagens usando o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Além do Office SharePoint Server 2007, o Microsoft Exchange 2007 inclui recursos que oferecem suporte às metas de gerenciadores de registros e responsáveis por conformidade corporativa. Como os recursos do Exchange 2007 que oferecem suporte ao gerenciamento de registros foram projetados para se integrarem facilmente aos recursos de gerenciamento de registros do Office SharePoint Server 2007, você pode usar os dois produtos de uma maneira simples para gerenciar a classificação, a retenção e a validade das mensagens. Portanto, este tópico concentra-se no planejamento do gerenciamento de registros de mensagens de email usando o Office SharePoint Server 2007 com o Exchange 2007. Com o uso de uma solução personalizada baseada nos modelos de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 e do Office SharePoint Server 2007, as soluções de gerenciamento de registros de mensagens de email que não exijam o Exchange 2007 poderão ser implementadas com base no Office SharePoint Server 2007. A seção Gerenciando registros de email sem o Exchange Server 2007 descreve o planejamento da retenção de registros de email quando o Exchange 2007 não está em uso.

Para ter uma visão geral dos recursos de gerenciamento de registros do Office SharePoint Server 2007consulte Planejar o gerenciamento de registros. Para obter informações sobre planejamento, implantação e operação de um sistema de mensagens baseado no Exchange 2007, consulte a biblioteca técnica do Microsoft Exchange Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249\&clcid=0x416).

Usando um site de Central de Registros para retenção de mensagem de email

Como descrito no artigo Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server), designers de site e gerenciadores de registros planejam e implementam um site de Central de Registros para gerenciar registros no Microsoft Office SharePoint Server 2007. Os recursos a seguir do site de Central de Registros, que são os principais recursos usados para gerenciar registros, servem para reter registros de mensagens de email da mesma maneira que servem para reter outros tipos de registro:

  • Bibliotecas de documentos   Você cria bibliotecas de documentos no site de Central de Registros para armazenar registros. É possível criar novas bibliotecas para reter registros de emails ou armazená-los nas bibliotecas existentes. Por exemplo, se seu site de Central de Registros tiver uma biblioteca de documentos "Contratos", você poderá armazenar mensagens de email relacionadas a contratos nessa biblioteca com outros tipos de documentos relacionados a contratos.

  • Metadados   Você define e cria metadados de mensagem de email da mesma maneira que cria outros tipos de metadados no site de Central de Registros. Geralmente, os metadados de registro de mensagem de email incluem campos de email comuns, como Para, De e Assunto. Esses campos são automaticamente enviados à Central de Registros juntamente com os registros de mensagem de email enviados pelo Office Outlook 2007 e pelo Exchange 2007. Para obter mais informações, consulte Usando o Exchange Server 2007 com o Office SharePoint Server para gerenciar registros de mensagem de email, posteriormente neste artigo.

    Para armazenar os metadados dos registros de mensagem de email, você deve primeiro (como com qualquer tipo de registro de metadados) definir as colunas de metadados em uma biblioteca de documentos ou no tipo de conteúdo atribuído à biblioteca de documentos. Para obter informações detalhadas sobre planejamento de metadados para gerenciamento de registros, consulte a seção "Planejando metadados", no artigo Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).

  • Roteamento de registros  Quando uma mensagem de email é enviada ao site de Central de Registros, o registro é roteado para a biblioteca de documentos correta com base no tipo de conteúdo associado a ela. As informações de tipo de conteúdo do email são automaticamente enviadas com os registros de mensagem de email enviados pelo Office Outlook 2007 e pelo Exchange 2007 usando o recurso de rótulo do Exchange 2007. Para obter mais informações, consulte Usando o Exchange Server 2007 com o Office SharePoint Server para gerenciar registros de mensagem de email, posteriormente neste artigo. Para soluções de registro de mensagem de email personalizadas que não usem o Exchange 2007, o tipo de conteúdo deve ser determinado pela solução personalizada e enviado programaticamente ao site de Central de Registros. Para obter mais informações, consulte o Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218\&clcid=0x416).

  • Políticas   Como acontece com outros tipos de registro, os registros de mensagens de email exigem políticas de auditoria e vencimento. Após o envio de um registro de mensagem a um site de Central de Registros e o roteamento para uma biblioteca de documentos, o conjunto de políticas de gerenciamento de informações configurado nessa biblioteca de documentos é aplicado aos registros de mensagens armazenados nessa biblioteca. Para obter informações sobre como planejar políticas de gerenciamento de registros, consulte a seção sobre planejamento de políticas do artigo Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).

  • **Retenção   **O site de Central de Registros do Office SharePoint Server 2007 inclui um recurso de retenção. No gerenciamento de registros, a retenção é a ação de suspender a disposição do documento para que continue protegido na Central de Registros até que a retenção seja liberada. Esse recurso permite que os gerenciadores de registros criem retenções nomeadas para proteger determinados registros contra o vencimento e a destruição. Você pode colocar um ou mais registros de mensagens em retenção da mesma maneira que o faz com outros registros.

Usando o Exchange Server 2007 com o Office SharePoint Server para gerenciar registros de mensagem de email

O Exchange 2007 inclui recursos que facilitam o gerenciamento de registros de mensagens de email e que podem ser facilmente integrados a uma solução de gerenciamento de registros baseada no Office SharePoint Server 2007. Esses recursos ajudam a garantir que:

  • Os operadores de informações possam classificar corretamente suas mensagens de email.

  • Após a classificação das mensagens de email, elas permaneçam ativas por um período definido por um administrador do Exchange 2007.

  • Mensagens de email que devam ser mantidas além dos períodos de retenção ativos sejam enviadas a um site de Central de Registros para retenção de longo prazo.

Os recursos de gerenciamento registros do Exchange 2007 incluem:

  • Pastas gerenciadas   São pastas configuradas por um administrador do Exchange 2007 para que as políticas de gerenciamento de informações sejam aplicadas às mensagens armazenadas nelas. Um tipo comum de política aplicada a uma pasta gerenciada é uma política de vencimento, que especifica quanto tempo uma mensagem pode ser mantida em uma pasta, antes de ser excluída ou movida para outra pasta para revisão. Quando usada em um aplicativo cliente de email, como o Office Outlook 2007, as pastas gerenciadas têm os mesmos recursos que outras pastas. Quando uma pasta gerenciada é selecionada no Office Outlook 2007, uma declaração descrevendo as políticas associadas a ela é exibida.

    Geralmente, as pastas gerenciadas são nomeadas para indicar a classificação corporativa das mensagens de email que devem conter. Por exemplo, você pode nomear uma pasta gerenciada "Pesquisa e Desenvolvimento" ou "Contratos e Aluguéis". Com base no nome da pasta gerenciada e na declaração de política, os operadores de informações devem compreender a finalidade da pasta e usar meios familiares, como arrastar e soltar, para armazenar mensagens de email apropriadas na pasta. Lembre-se de que quando um operador de informações arrasta uma mensagem de email para uma pasta gerenciada, essa ação classifica a mensagem e aplica a ela as políticas apropriadas.

  • Registro no diário   O recurso Exchange 2007 registro no diário envia uma cópia de uma mensagem de email a um local de armazenamento de destino fora da caixa de correio. Configurando o local de destino do registro no diário como um site de Central de Registros, um administrador do Exchange 2007 pode implementar a retenção de registro de mensagem de email usando o Exchange 2007 e o Office SharePoint Server 2007.

    Você pode configurar uma pasta gerenciada para ser registrada no diário, especificando um local de destino do registro (como um site de Central de Registros do Office SharePoint Server 2007) e um rótulo que indique o tipo de mensagem de email que contém a pasta (como "desenvolvimento de produto" ou "crítico para a empresa"). Quando um operador de informações move uma mensagem de email para uma pasta gerenciada que tem o registro no diário habilitado, uma cópia da mensagem, o rótulo dela, os metadados e anexos são enviados ao local de destino.

    O rótulo associado a uma pasta gerenciada é usado pelo site de Central de Registros para rotear uma mensagem de email registrada no diário até a biblioteca de documentos correta para retenção de longo prazo. O rótulo deve corresponder ao nome de uma série de registros na lista Roteamento de Registros. Como alternativa, o rótulo pode corresponder a um alias da série de registros. É semelhante a como os tipos de conteúdo são usados na lista Roteamento de Registros para determinar a biblioteca de documentos correta quando um documento é enviado a uma Central de Registros. Para obter uma descrição completa de roteamento de registros e série de registros, consulte a seção sobre planejamento da tabela de roteamento de registros no artigo Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).

  • Metadados Quando uma mensagem de email é enviada a um site de Central de Registros pelo recurso de registro no diário do Exchange 2007, os seguintes valores de metadados são enviados com a mensagem:

    • Para

    • De

    • Assunto

    • CC

    • CCO

    Quando um registro de mensagem de email é enviado a uma biblioteca de documentos de destino, os nomes e valores de cada coluna de metadados associada a ele são salvos em um arquivo XML em uma pasta "_properties" criada na biblioteca e os valores de metadados também são copiados nas colunas correspondentes da biblioteca de destino. Você deve garantir que as bibliotecas de documentos criadas para reter mensagens de email incluam as colunas necessárias para armazenar os valores de metadados enviados com as mensagens.

    Se uma coluna de armazenamento de metadados de uma biblioteca de documentos estiver configurada para exigir informações e estiver faltando um valor em uma mensagem de email enviada à biblioteca, esse valor não será imediatamente solicitado ao emissor. (Esse comportamento difere do que ocorre quando um documento é enviado.) Em vez disso, o Office SharePoint Server 2007 salva a mensagem enviada em uma biblioteca de retenção. Após um período de tempo especificado — configurável pelo administrador do Exchange 2007 — o Office SharePoint Server 2007 envia ao emissor uma mensagem de email com um link para uma página da Web na qual pode especificar os valores de metadados que estão faltando em todas as mensagens pendentes.

Para obter informações sobre como planejar e configurar os recursos de gerenciamento de registros do Exchange 2007, consulte o artigo sobre gerenciamento de registros de mensagens (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452\&clcid=0x416).

Gerenciando registros de mensagem de email sem o Exchange Server 2007

Com o uso de uma solução personalizada baseada nos modelos de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 e do Office SharePoint Server 2007, você pode criar uma solução de gerenciamento de registros para mensagens de emails baseada no Office SharePoint Server 2007 e que não exija o Exchange 2007. Ao implementar retenção de registros de mensagem dessa maneira, você deve desenvolver programas que façam interface com os métodos de gerenciamento de registros implementados no modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 e, em seguida, integrar esses programas aos processos de gerenciamento de emails. Para obter uma descrição completa da programação do modelo de objeto do Office SharePoint Server 2007, consulte o Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218\&clcid=0x416).

Planejar a retenção de registros de mensagem de email sem o Exchange 2007 é como planejar a retenção de outros tipos de registro. Para obter orientações gerais sobre como planejar soluções de gerenciamento de registros de email dessa maneira, consulte Planejar o gerenciamento de registros.

Planejando a retenção de registros de mensagem de email

Esta seção descreve as etapas recomendadas de planejamento da retenção de registros de mensagem usando o Office SharePoint Server 2007 e o Exchange 2007. Se você não estiver usando Exchange 2007, as etapas do planejamento da retenção de registros de mensagens será igual às etapas do planejamento de outros tipos de retenção de registros. Para obter informações, consulte os seguintes recursos:

As etapas a seguir descrevem como planejar a retenção de registros de mensagem de email usando o Office SharePoint Server 2007 e o Exchange 2007. Essas etapas o orientarão no planejamento de uma biblioteca de documentos separada para armazenar o conteúdo de cada pasta gerenciada, que é a maneira mais fácil de planejar bibliotecas de documentos para retenção de registros de mensagem de email.

  1. Na Planilha de pastas gerenciadas (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737\&clcid=0x416), registre o nome de cada pasta gerenciada em uma linha diferente. Em seguida, para cada pasta gerenciada, registre as seguintes informações:

    1. Na coluna Nome da pasta, digite o nome da pasta a ser usada no registro das mensagens no diário.

    2. Na coluna Rótulo, especifique o rótulo que indica o tipo de mensagem de email que a pasta contém.

    3. Na coluna Campos de metadados, liste os nomes dos campos de metadados que serão enviados ao site de Central de Registros.

    4. Na coluna Observações, forneça observações adicionais, como política de retenção e outras políticas aplicadas à pasta gerenciada.

  2. Verifique se os registros de mensagem de email fazem parte de seu plano de arquivo.

    1. Leia o tópico Desenvolver o plano de arquivos (Office SharePoint Server).

    2. Na Planilha de registro de categorias (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300\&clcid=0x416) (em inglês), adicione cada tipo de mensagem à coluna Registros e forneça uma categoria e uma descrição para o registro de mensagem. Por exemplo, se forem enviados relatórios de status semanais como mensagens de email, adicione "Mensagem de email de status" à coluna Registros e categorize-a como Registros Pessoais.

  3. Para cada pasta gerenciada, preencha a Planilha de biblioteca de documentos para retenção de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298\&clcid=0x416) com as seguintes informações:

    1. Na primeira seção, digite o tipo registro (por exemplo, "Mensagem de email de status semanal"), a categoria do registro (por exemplo, "Registros pessoais") e o nome da biblioteca de documentos que irá reter registros desse tipo.

    2. Na seção Planejar metadados, na coluna Nome da coluna, digite em linhas diferentes o nome de cada campo de metadados que será enviado para retenção com as mensagens que serão armazenadas nessa biblioteca. No campo Tipo, indique que os metadados são "metadados de registro". Indique se os metadados são obrigatórios. Se o campo de metadados for novo, registre isso na planilha. Lembre-se de que um novo campo de metadados exige que uma nova coluna seja adicionada à galeria Coluna do Site. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).

    3. Na seção Planejar política, digite os recursos de política a serem associados a essa biblioteca de documentos (por exemplo, auditoria e vencimento). Geralmente, as definições de política estão relacionadas a uma categoria de registro, como especificado na Planilha de categorias de registro (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300\&clcid=0x416) (em inglês).

      Os detalhes de como configurar políticas ultrapassam o escopo deste artigo. Para obter orientações sobre configuração de políticas de gerenciamento de informações e como usá-las em um site de Central de Registros, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações e Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).

    4. Digite informações de roteamento de registro de cada pasta gerenciada. Na Planilha da tabela de roteamento de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303\&clcid=0x416), em uma nova linha, digite o título da série de registros. Ele deve ser o nome do rótulo usado para registrar mensagens de email no diário para essa série de registros. Digite uma descrição para a série de registros, como "Mensagens de email de relatório de status". Digite o nome da biblioteca de documentos que armazena os registros de mensagem de email. Ele deve ser igual ao nome de uma biblioteca de documentos registrada em uma Planilha de biblioteca de documentos para retenção de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298\&clcid=0x416). Se outras pastas gerenciadas estiverem sendo roteadas para a mesma biblioteca de documentos, digite seus rótulos na coluna Aliases.

Planilhas

Use as planilhas a seguir para registrar suas decisões de planejamento sobre retenção de registros de mensagem de email.

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual que pode ser baixado para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.

Consulte também

Conceitos

Planejar o gerenciamento de registros

Outros recursos

Biblioteca técnica do Microsoft Exchange Server 2007