Planejar email de entrada (Office SharePoint Server)
Atualizado em: 2009-02-26
Neste artigo:
Sobre o email de entrada
Principais decisões para o planejamento de email de entrada
Opções de configuração e modos de definição
Antes de configurar o email de entrada
Planejar o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint
Planilha
Sobre o email de entrada
O email de entrada é um recurso do Microsoft Office SharePoint Server 2007 que permite aos sites do SharePoint receber e armazenar emails e anexos em listas e bibliotecas. Esse novo recurso permite às equipes armazenar emails enviados a outros membros da equipe sem abrir o site do SharePoint e carregar o conteúdo que foi enviado no email. Isso é possível porque a maioria dos tipos de listas e bibliotecas pode ser associada a um endereço de email exclusivo.
Este artigo ajuda os administradores de servidores e de farms a entender as escolhas que devem ser feitas antes da implantação do recurso de email de entrada na empresa.
Principais decisões para o planejamento de email de entrada
Há várias decisões importantes que precisam ser tomadas para o planejamento do email de entrada. Essas decisões incluem:
Aceitar emails de todos os servidores de email ou apenas de servidores de email seguros.
Usar o serviço de gerenciamento de diretórios para criar listas de distribuição e contatos de sites do SharePoint.
Especificar a pasta em que o sistema deve verificar emails de entrada.
Especificar o endereço do servidor de email que será exibido em páginas da Web quando os usuários criarem um endereço de email de entrada para um site, lista ou grupo.
Alguns cenários, como no uso do serviço de gerenciamento de diretórios, necessita de um ou mais profissionais de TI para a implementação. Ainda assim, você pode implementar um cenário básico de entrada de email, mesmo que sua empresa não tenha uma equipe de TI.
Cenário básico
Se sua empresa não tiver uma equipe de profissionais de TI, você poderá montar um cenário básico de email de entrada instalando o serviço SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) no servidor que executa o Office SharePoint Server 2007 e habilitar o email de entrada usando o modo de definições automáticas com todas as definições padrão. Nesse cenário, o email é enviado diretamente ao seu servidor SMTP, e o Office SharePoint Server 2007 verifica periodicamente se há email na pasta de recebimento de mensagens padrão que é configurada automaticamente pelo serviço SMTP.
A seleção do modo de definições automáticas e a aceitação de todas as definições padrão são a maneira mais fácil de habilitar o email de entrada porque todas as definições de configuração já estão prontas, exigindo poucos conhecimentos. Para a maioria das organizações, essa configuração é tudo o que é necessário.
Siga estas etapas para habilitar o cenário básico de email de entrada:
O administrador do servidor usa o Assistente de Componentes do Windows para instalar o componente de Serviços de Email no servidor em que você deseja receber o email de entrada. Isso instala e inicia o serviço SMTP nesse servidor.
O administrador de farms habilita o email de entrada usando o modo de definições automáticas e aceitando todos os valores padrão.
O administrador do conjunto de sites habilita o recurso de email de entrada nas bibliotecas e listas em que você deseja armazenar o email de entrada e atribui a cada biblioteca e lista um único endereço de email no formato endereço@SMTPserveraddress. Por exemplo, arquivoscompartilhados@servidorSMTP.contoso.com.
Quando os usuários enviam emails para o endereço de uma lista ou biblioteca, o Office SharePoint Server 2007 detecta que o novo email foi entregue, enviando-o à lista ou biblioteca adequada com base no endereço de email.
Dica
Se estiver satisfeito com o cenário básico, você poderá ignorar o restante deste artigo. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre configuração de email de entrada no sistema da Ajuda.
Cenários avançados
Para administradores mais avançados, há opções adicionais disponíveis, algumas exigindo mais experiência para a implantação do que a escolha do cenário básico com todas as opções padrão. Esta seção descreve as seguintes opções de configuração:
Servidor de email seguro
Pasta de recebimento de emails
Serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint
Endereço de exibição do servidor de email de entrada
Servidor de email seguro
Você pode configurar o Office SharePoint Server 2007 para que aceite emails de qualquer servidor de email ou apenas emails que tenham sido direcionados por um aplicativo de servidor de email seguro, como o Microsoft Exchange Server.
Essa opção necessita de um profissional de TI para configurar o direcionamento de emails por um servidor de email seguro e está disponível apenas no modo automático.
Você pode obter os seguintes benefícios pelo direcionamento de emails por um servidor de email seguro:
Autenticação de usuário O serviço SMTP não pode autenticar usuários que enviam emails para o seu site, mas o Exchange Server pode. O administrador do servidor pode usar o site da Administração Central do SharePoint para especificar que o sistema aceite emails de usuários autenticados somente para emails enviados pelo Exchange Server.
Filtragem de spam O Exchange Server oferece filtragem de spam para eliminar emails comerciais não solicitados antes que sejam encaminhados para o seu destino — nesse caso, o servidor que executa o Office SharePoint Server 2007. Outra técnica para reduzir o spam é permitir que membros do site da equipe arquivem emails somente em listas com membros aos quais você concedeu permissão de gravação.
Proteção contra vírus O Exchange Server oferece proteção contra vírus para os emails direcionados.
| Ação da planilha |
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Grave suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada (em inglês). |
Pasta de recebimento de emails
Você pode especificar o local de onde o Office SharePoint Server 2007 obtém emails de entrada. O benefício de usar essa opção é permitir que o Office SharePoint Server 2007 recupere emails de entrada de um compartilhamento de rede em outro servidor. No entanto, recomendamos não fazer isso, porque o Office SharePoint Server 2007 não pode detectar alterações na configuração de um servidor de email remoto que está enviando emails para a sua pasta de recebimento de emails. Isso significa que, se um administrador configurar o servidor de email para não enviar mais emails para essa pasta, o Office SharePoint Server 2007 não poderá detectar que essa configuração foi alterada, ficando impossibilitado de recuperar os arquivos do novo local.
Você também pode usar o serviço SMTP para receber emails e especificar a pasta em que os emails serão armazenados, em vez de aceitar as definições padrão do serviço SMTP. Isso também é útil quando o local de pasta padrão está cheio ou quase cheio.
Dica
Quando as definições de email de entrada estiverem configuradas no modo avançado, verifique se a conta de logon para o serviço de Timer do Windows SharePoint Services tem permissões de modificação na pasta de recebimento de emails.
| Ação da planilha |
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Grave suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada (em inglês). |
Dica
Como essa opção está disponível somente no modo avançado, não é possível especificar uma pasta de recebimento de emails e também especificar um ou mais servidores de email seguros.
Serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint
O serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint conecta sites do SharePoint ao diretório de usuários da sua empresa para oferecer recursos avançados de email. A vantagem desse serviço é permitir que os usuários criem e gerenciem grupos de distribuição de emails de sites do SharePoint. Esse serviço também cria contatos no diretório de usuários da sua empresa para que as pessoas possam encontrar listas do SharePoint habilitadas para email em seus catálogos de endereços.
Veja as etapas a seguir para a realização de um cenário típico de gerenciamento de diretório:
Um administrador de conjunto de sites cria um novo grupo do SharePoint.
O administrador decide criar uma lista de distribuição para ser associada ao grupo do SharePoint e atribui um endereço de email a essa lista de distribuição.
Com o tempo, o administrador adiciona e remove usuários nesse grupo do SharePoint. À medida que os usuários são adicionados e removidos no grupo, o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint os adiciona e remove automaticamente da lista de distribuição, que está armazenada no serviço de diretório do Active Directory. Como as listas de distribuição estão associadas a um determinado grupo do SharePoint, elas estão disponíveis a todos os membros desse grupo.
Como o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint é usado, os endereços de email são automaticamente gerados para os quadros de discussão e calendários nos sites de equipe, por padrão, e adicionados à lista de distribuição da equipe. Os endereços de email dessas duas listas terão o seguinte formato, por padrão: EndereçoDoGrupo.discussões e EndereçoDoGrupo.calendário.
Com a inclusão dos endereços de email dos quadros de discussão e calendários na lista de distribuição, todos os emails e convites para reuniões enviados para essa lista de distribuição serão arquivados no site de equipe.
Para obter mais informações sobre como planejar o serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint, consulte "Planejar o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint", posteriormente neste artigo.
Endereço de exibição do servidor de email de entrada
Os administradores podem especificar o endereço do servidor de email que será exibido em páginas da Web quando os usuários criarem um endereço de email de entrada para um site, uma lista ou um grupo. Essa definição é usada com frequência juntamente com o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint para oferecer um endereço de servidor mais fácil de digitar para os usuários.
| Ação da planilha |
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Grave suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada (em inglês). |
Opções de configuração e modos de definições
Como administrador de um farm, você tem dois modos de definições para escolher ao habilitar o email de entrada: automático e avançado. Conforme descrito anteriormente na seção "Cenário básico", você pode escolher o modo de definições automáticas com as definições padrão. No entanto, o modo de definições automáticas tem opções adicionais que podem ser escolhidas.
A tabela a seguir descreve as opções de configuração e se elas devem ser configuradas na página Configurar Definições de Email de Entrada na Administração Central usando o modo de definições automáticas ou o modo de definições avançadas.
| Opção de configuração | Modo de definições automáticas | Modo de definições avançadas |
|---|---|---|
Servidores de email seguros |
Sim |
Não |
Pasta de recebimento de emails |
Não |
Sim |
Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint |
Sim |
Sim |
Endereço de exibição do servidor de email de entrada |
Sim |
Sim |
Os dois modos, de definições automáticas e avançadas, permitem que os administradores de farm configurem o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint e o endereço do servidor de email a ser exibido nas páginas da Web. A diferença entre os modos de definições é que o modo automático substitui a capacidade de escolher que servidores de email devem aceitar emails pela capacidade de especificar a pasta onde o email será armazenado. O Office SharePoint Server 2007 usa essa pasta de recebimento de mensagens para detectar novas mensagens de email.
Dica
A definição de pasta de recebimento de emails não está disponível no modo automático, já que esse modo define automaticamente a pasta de recebimento de emails como a pasta especificada pelo serviço SMTP.
Antes de configurar o email de entrada
Antes de configurar o email de entrada, execute as seguintes tarefas:
Instale o serviço SMTP em todos os servidores que devem receber e processar emails de entrada. Como alternativa, ofereça outra maneira de enviar emails para a pasta de recebimento de emails.
Se você usa o serviço SMTP no servidor que executa o Office SharePoint Server 2007, verifique se o servidor está executando o serviço Aplicativo Web do Windows SharePoint Services. Dessa forma, os emails recebidos no servidor Web podem ser processados pelo Office SharePoint Server 2007.
Para obter mais informações sobre a instalação do serviço SMTP, consulte o sistema de Ajuda do Windows.
Planejar o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint
Você pode configurar o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint usando o modo de definições automáticas ou o modo de definições avançadas. Habilite esse serviço no servidor ou no farm de servidores que executa o Office SharePoint Server 2007 ou use o serviço de outro farm. Uma das vantagens de usar o serviço executado em outro farm é que as permissões do Active Directory são gerenciadas em um local centralizado (ou seja, no outro farm).
Para habilitar esse serviço no seu próprio servidor ou farm de servidores que executa o Office SharePoint Server 2007, a conta do pool de aplicativos da Administração Central do SharePoint usada pelo Office SharePoint Server 2007 deve ter acesso de gravação ao contêiner especificado no Active Directory. O processo necessita que um administrador do Active Directory configure uma unidade organizacional (UO) e as permissões na UO. A vantagem de usar o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint em um farm remoto é que você não precisa da ajuda de um administrador do Active Directory para criar e configurar a UO se já existir uma UO.
Opções de configuração do serviço de gerenciamento de diretório
Ao configurar o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos no Active Directory, você precisa fornecer as seguintes informações:
Nome do contêiner do Active Directory em que os novos grupos de distribuição e contatos serão criados. O nome deve ser fornecido no seguinte formato:
OU=NomeDoContêiner, DC=NomeDoDomínio, DC=NomeDoDomínioDeNívelSuperior
O nome do servidor SMTP para uso no email de entrada (ou aceite o servidor SMTP padrão, se houver um). O nome deve ser fornecido no seguinte formato:
Servidor.subdomínio.domínio.domínio_de_nível_superior
Por exemplo, ServidorSharePoint.suporte.contoso.com
Aceitar ou não mensagens somente de usuários autenticados.
Decidir se os usuários podem criar grupos de distribuição de sites do SharePoint. Se você escolher sim para essa opção, também poderá decidir se os usuários podem combinar as seguintes ações:
Criar um novo grupo de distribuição.
Alterar o endereço de email de um grupo de distribuição.
Alterar a descrição e o título de um grupo de distribuição.
Excluir um grupo de distribuição.
Ao configurar o serviço de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos usando um serviço remoto de Gerenciamento de Diretório do Microsoft SharePoint, forneça as seguintes informações:
A URL do serviço de gerenciamento de diretório remoto. Por exemplo, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.
O nome do servidor SMTP a ser usado para emails de entrada.
Aceitar ou não mensagens somente de usuários autenticados.
Decidir se os usuários podem criar grupos de distribuição de sites do SharePoint.
| Ação da planilha |
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Grave suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada (em inglês). |
Planilha
Use a seguinte planilha para registrar suas decisões sobre emails de entrada:
Baixar este manual
Este tópico está incluído nos seguintes manuais que podem ser baixados para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.
Consulte também
Outros recursos
Demonstração: configuração de um site do SharePoint Server 2007 para receber email