Criar plano de comunicação
Atualizado em: 2009-03-05
Neste artigo:
Quando e o que deve ser comunicado à equipe de atualização
Quando e o que deve ser comunicado aos usuários do site
Para pequenas implantações em que os sites não foram altamente personalizados, a equipe de atualização pode ser formada por apenas uma pessoa. No entanto, para maiores implantações, várias pessoas com diferentes funções podem ser necessárias, como mostra a lista a seguir.
Administradores de servidor O administrador de servidor executa a maioria das tarefas de atualização. Deve haver ao menos um administrador de servidor na equipe de atualização, já que a execução do Assistente de instalação precisa de alguém que seja membro do grupo Administradores local em cada servidor Web front-end.
Dica
Os administradores de farm podem ou não ser os administradores locais do servidor.
Administradores de serviços compartilhados Para o Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, você precisa se comunicar com os administradores de serviços compartilhados, como pesquisa, para garantir que eles estejam prontos para a atualização e possam configurar as definições apropriadas na nova versão.
Proprietários do conjunto de sites É necessário que você possa notificar aos proprietários dos conjuntos de sites de que o processo de atualização está prestes a ocorrer e alertá-los sobre qualquer problema encontrado ao atualizar os sites. Se você estiver executando uma atualização gradual, também será necessário se comunicar com os proprietários do conjunto de sites para determinar se os sites foram completamente atualizados e todas as personalizações foram aplicadas novamente antes de excluir ou desativar os sites antigos.
Desenvolvedores e designers de sites Se você tiver modelos, Web Parts, serviços da Web ou outros elementos personalizados associados aos seus sites, será necessário trabalhar com pessoas responsáveis pelo desenvolvimento ou personalização desses elementos para garantir que seja possível criar novas versões desses elementos personalizados ou verificar se esses elementos foram atualizados corretamente. Para obter mais informações sobre possíveis problemas com elementos personalizados, consulte Use a trial upgrade to find potential issues.
Usuários do site Mesmo que os usuários do site não precisem ser incluídos nas decisões do processo de atualização, será necessário avisa-los sobre quando a atualização ocorrerá e o que eles devem esperar.
Patrocinadores e outros participantes Você pode ter outras pessoas da sua organização envolvidas no processo de planejamento da atualização. Verifique se elas estão devidamente incluídas no seu plano de comunicação.
Dica
Uma equipe de atualização pode incluir um ou mais membros em cada função, dependendo da organização.
Quando e o que deve ser comunicado à equipe de atualização
No geral, os administradores de servidores e de serviços compartilhados definem o cronograma da atualização, enquanto os proprietários de sites são notificados somente quando o processo está prestes a começar. Entretanto, como os membros da equipe têm suas próprias tarefas para executar em determinados pontos do processo de atualização geral, é crucial que você tenha um plano concreto para comunicar o andamento da atualização a todos os membros da equipe para que eles saibam quando é hora de executar suas tarefas específicas.
Toda a equipe de atualização precisa trabalhar em conjunto para definir:
A abordagem de atualização a ser usada O tópico Determine upgrade approach (2) fornece informações para ajudá-lo a decidir qual tipo de atualização deve ser executada. O relatório gerado pela ferramenta de exame de pré-atualização também é importante e deve ser levado em consideração ao tomar essa decisão.
Datas e horários para executar a atualização Recomendamos (especialmente para uma atualização in-loco) que você faça a atualização enquanto o site for pouco usado. Para implantações pequenas de um único servidor, a atualização pode ser concluída em menos de um dia. Para implantações maiores, como, por exemplo, farms de servidores com grandes quantidades de dados, a opção de atualização gradual pode ser usada para distribuir o processo de atualização em várias janelas de interrupção. Não há como determinar a quantidade exata de tempo necessária para atualizar qualquer conjunto de sites em especial. Por isso, é muito importante a comunicação com outros membros da equipe envolvidos no processo, assim como os usuários finais. O(s) dia(s) que você escolher para a atualização devem ser distantes o suficiente para que a equipe de atualização possa concluir todas as etapas preliminares. Ao planejar a linha do tempo, não deixe de agendar um horário para a validação dos sites atualizados e um horário para a implementação de possíveis alterações ou trabalhos de renovação da marca.
É importante se comunicar com os proprietários, designers e desenvolvedores do site nos seguintes pontos do processo de atualização:
Antes de o processo começar, para que eles saibam o cronograma geral e quais serão suas funções no processo.
Depois que a ferramenta de exame de pré-atualização for executada, para que eles possam solucionar qualquer problema identificado pela ferramenta. Para obter mais informações sobre a ferramenta de exame de pré-atualização, consulte Executar a ferramenta de exame de pré-atualização (Office SharePoint Server). Por exemplo, problemas como modelos de site personalizados ou Web Parts personalizadas devem ser relatados ao proprietário, designer ou ao desenvolvedor do site apropriado antes do agendamento da atualização, para que eles possam ter tempo de investigar os problemas e executar as etapas preliminares. Por exemplo, um desenvolvedor pode decidir que é prudente reconstruir uma Web Part antes da atualização, e os proprietários do site podem desejar registrar todas as personalizações que foram feitas no site, incluindo modelos de sites e alterações nos principais arquivos Extensão Active Server Page (ASPX).
Depois que os sites tiverem sido atualizados, para que eles possam analisar os sites e fazer alterações, conforme necessário. Os proprietários dos sites precisam saber por quanto tempo as versões antigas dos sites serão mantidas, para que possam se certificar de recuperar tudo que precisam do site antigo.
Quando e o que deve ser comunicado aos usuários do site
A comunicação com os usuários dos sites é igualmente importante para informá-los sobre os seguintes problemas:
Quando os sites serão atualizados No caso de uma atualização in-loco, eles também devem ser informados que os sites ficarão indisponíveis durante a atualização.
Quando esperar que os sites atualizados estejam prontos Isso significa que a equipe de atualização não apenas atualizou, como também verificou a funcionalidade dos sites atualizados.
Como a atualização pode afetá-los e o que eles devem saber sobre o novo ambiente Por exemplo, o site pode adquirir uma aparência diferente ou uma função um pouco diferente. Ou ainda, eles podem precisar reaplicar personalizações do site antigo depois da atualização. Você também pode direcioná-los a conteúdo disponível, como artigos O que há de novo ou materiais de treinamento para que eles saibam mais sobre a nova versão.
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