Identificar participantes do gerenciamento de documentos
Atualizado em: 2009-02-26
A primeira etapa no planejamento do gerenciamento de documentos é determinar os participantes na solução de gerenciamento de documentos. Você pode usar uma pesquisa para coletar essas informações. Por exemplo, a sua pesquisa pode conter as seguintes perguntas:
Quem na sua organização cria documentos?
Quais tipos de documentos são criados?
Quem analisa os documentos?
Quem edita os documentos?
Quem usa os documentos?
Quem aprova a publicação dos documentos?
Quem cria sites usados para hospedar documentos?
Quem define as diretrizes e as políticas para o gerenciamento de documentos?
Quem gerencia os registros na sua organização?
Quem implanta e mantém os servidores nos quais os documentos são armazenados?
| Ação em planilha |
|---|
Cada uma dessas perguntas pode gerar várias respostas. Registre as informações obtidas da pesquisa na planilha de participantes no gerenciamento de documentos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0x416) (em inglês), conforme o exemplo a seguir. |
| Posição | Tipos de documentos | Função |
|---|---|---|
Analista financeiro Desenvolvedor técnico |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web |
Autor |
Analista financeiro Gerente |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro |
Revisor |
Editor técnico |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Página da Web |
Editor |
Cliente |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web |
Leitor |
Advogado corporativo Gerente |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web |
Aprovador de conteúdo |
Administrador de servidores |
Todos |
Especialista de TI |
Gerente de banco de dados |
Todos |
Especialista em banco de dados |
Responsável pela conformidade |
Todos |
Especialista jurídico |
Gerente de registros |
Todos |
Gerente de registros |
Gerente do site |
Todos |
Editor de conteúdo |
Administrador do site |
Todos |
Auditor de conteúdo |
A identificação dos participantes do conteúdo pode ajudá-lo a garantir que a solução de gerenciamento de documentos seja abrangente e que você crie sites e bibliotecas de documentos adequados aos processos e às necessidades de conteúdo da sua empresa.
Planilha
Planilha de participantes no gerenciamento de documentos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285\&clcid=0x416) (em inglês)
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