Planejar a manutenção e o gerenciamento de sites (Windows SharePoint Services)
Atualizado em: 2006-12-01
Neste artigo:
Planejar a manutenção do site
Planejar o gerenciamento de conjuntos de sites
Planilha
Todos os sites, especialmente aqueles com mais de um autor, ficam congestionados. A verificação e a limpeza periódicas podem ajudar a manter o bom funcionamento do seu site, seja ele grande ou pequeno. Se você elaborar um plano para a manutenção do seu site (ou dos seus sites) desde o começo, poderá assegurar que eles permaneçam atuais, úteis e facilmente utilizáveis.
Planejar a manutenção do site
O plano de manutenção do seu site difere de outros criados para qualquer outro ambientes e deverá conter elementos diferentes. A manutenção de sites gerenciados por um departamento de TI difere daquela executada para sites criados e gerenciados pelo usuário. Entretanto, algumas práticas recomendadas para um plano de manutenção incluem:
Pergunte aos usuários o que eles desejam em sites gerenciados por TI. Faça pesquisas periódicas para determinar as necessidades dos usuários no site.
Use logs e relatórios de uso e para saber que áreas do site estão sendo usadas e, em seguida, correlacione esses dados e as pesquisas com os usuários para saber o que pode ser aprimorado.
Inclua conteúdos ou sites obsoletos no arquivo morto. Entretanto, se você for fazer isso ou excluir conteúdos ou sites obsoletos, certifique-se de que os usuários entendam esse plano e que eles compreendam que essas ações são executadas apenas momentos previstos. Por exemplo, publique uma agenda com as datas em que você vai incluir sites não utilizados no arquivo morto ou excluí-los.
Verifique periodicamente as permissões do site. Por exemplo, verifique-as trimestralmente para observar se algum usuário deixou o grupo ou o projeto.
Selecione um intervalo de tempo razoável para suas atividades de manutenção. Por exemplo, se você planeja realizar pesquisas periódicas com os usuários, não as realize mais do que duas vezes por ano (preferivelmente, no máximo uma vez por ano).
Crie um plano para backups regulares do conteúdo do site. Determine ou descubra com que frequência os backups serão feitos e o processo de restauração de conteúdo quando necessário. Para obter mais informações sobre o planejamento de atividades de backup e restauração, consulte Planejar backup e recuperação (Windows SharePoint Services).
Comece agora, durante o processo de planejamento, a criar um plano de manutenção do site. Registre seu plano, incluindo a frequência de ajuste do site e de lançamento de conteúdos no arquivo morto. Leve-o à análise da sua equipe e de representantes da base de usuários. Desse modo, você poderá identificar possíveis preocupações atuais dos usuários, determinar o melhor modo para atendê-las e estar com um plano de manutenção do site pronto quando o site entrar no ar.
| Ação de planilha |
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Use a planilha de manutenção do site (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73146&clcid=0x416) para criar um plano de manutenção para o site. |
Planejar o gerenciamento de conjuntos de sites
Deve fazer parte do plano de manutenção do site um esquema para gerenciar o tamanho e a quantidade de conjuntos de sites do ambiente. Isso é ainda mais importante quando você permite o Gerenciamento de Site Pessoal. A maioria das organizações deseja ser capaz de prever e controlar o crescimento de seus sites devido ao impacto que eles podem produzir sobre os recursos do banco de dados. Exemplificando, se um banco de dados de conteúdo específico contém 100 sites, e um deles ocupa mais da metade do espaço, esse site poderia estar melhor posicionado em um banco de dados de conteúdo próprio. Isso preservaria espaço para crescimento adicional e manteria a capacidade de backup e restauração dos bancos de dados.
Dois métodos de gerenciamento de conjuntos de sites são:
Cotas do conjunto de sites Use este método para controlar o limite de crescimento de conjuntos de sites.
Confirmação e exclusão de uso do site Use esse método para monitorar e remover conjuntos de sites não utilizados.
Planejar cotas do conjunto de sites
Use cotas para rastrear e limitar o armazenamento de sites. Você pode enviar um email de aviso aos proprietários do site quando o armazenamento alcançar um tamanho específico (em megabytes) e bloquear o site contra conteúdo adicional quando o armazenamento atingir um tamanho máximo. Ao planejar a capacidade do banco de dados e do servidor, determine os limites de tamanho (se aplicável) que deseja impor. Para aproveitar ao máximo as vantagens das cotas:
Crie diferentes modelos de cota para diferentes tipos de site. Por exemplo, talvez você queira ter diferentes cotas para diferentes divisões, tipos de clientes ou caminhos (talvez os sites sob o caminho /sites tenham apenas 100 MB por conjunto de sites e outros sob o caminho /vip possam ter até 300 MB por conjunto de sites). Sempre que você cria um conjunto de sites na Administração Central, pode especificar em que modelo de cota ele se baseia. Observe que os sites criados com o uso do Gerenciamento de Site Pessoal usam a cota padrão do aplicativo Web.
Conceda espaço suficiente para um crescimento razoável nos sites. Dependendo do modo de utilização de cada site, as necessidades de espaço de armazenamento podem variar muitíssimo. Os sites são criados para crescerem com o tempo e com o uso. Um limite de cota de 50 MB provavelmente é pouco espaço de armazenamento inicial para a maioria dos sites e nem se aproxima do necessário para um site duradouro.
Conceda um período razoável entre a mensagem de email de aviso e o bloqueio do site por ter excedido a cota. Por exemplo, não defina os limites de 80 MB para o aviso e 85 MB para o armazenamento do site. Se os usuários estiverem em meio a um processo de carregamento de diversos arquivos grandes, ficarão contrariados por serem impedidos de concluir essa tarefa sem uma notificação em tempo hábil.
| Ação de planilha |
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Use a planilha de manutenção do site (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73145&clcid=0x416) para registrar suas decisões sobre como usar as cotas de conjunto de sites. |
Planejar a confirmação de uso e exclusão de sites
Você deve planejar o modo de lidar com sites que se tornam inativos após o final de um projeto ou que tenham sido criados apenas para testar algumas ideias e foram abandonados. A confirmação e exclusão de uso do site pode ajudar a manter seu ambiente mais limpo, ajudando a identificar quando os sites tornam-se desnecessários. Esse recurso funciona com o envio automático de uma mensagem de email aos proprietários do site para saber se eles consideram seu site ativo. Se o proprietário não responder (após um número especificado de mensagens em um período especificado), o site pode ser excluído.
Para planejar a confirmação de uso e a exclusão de sites, decida:
Quanto tempo você deseja aguardar para verificar se um site está inativo. O período padrão para sites de equipe ou de projeto é de 90 dias após a criação do site, mas, provavelmente, você concederá aos proprietários um prazo superior. Para sites de teste ou pessoais, 90 dias provavelmente é muito tempo. Normalmente, um site que tenha sido criado, usado intensamente e esteja a ponto de ser excluído ou enviado ao arquivo morto levou no mínimo seis meses e, provavelmente, alguns anos para concluir seu ciclo de vida. Lembretes a cada seis meses são valiosos para essas situações.
A frequência com que você deseja enviar o email de aviso aos proprietários do site para verificar se ele ainda está ativo. Após o primeiro email, se o administrador do site não responder, você pode continuar enviando avisos em intervalos diários, semanais ou mensais.
Se deseja excluir automaticamente os sites não usados. Se o administrador do site não responder a vários emails, você deseja seguir adiante e excluir o site automaticamente? É recomendável primeiramente fazer um backup. Verifique se são feitos backups periódicos; você pode usar o Software Development Kit do Windows SharePoint Services V3 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72207\&clcid=0x416) para personalizar essa funcionalidade para fazer um backup automático do site antes da exclusão, mas esse não é um comportamento padrão.
Se você for excluir automaticamente os sites não usados, quantas mensagens de email você enviará aos proprietários do site antes de fazê-lo. Por padrão, são enviadas quatro notificações semanais antes da exclusão, mas você pode aumentar ou diminuir esse número segundo suas necessidades.
| Ação de planilha |
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Use a planilha de manutenção do site (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73145&clcid=0x416) para registrar suas decisões sobre confirmação de uso e exclusão de sites. |
Planilha
Use a planilha a seguir para planejar a manutenção e o gerenciamento de sites: