Determinar as necessidades e a estrutura de conteúdo de site individual
Atualizado em: 2006-12-01
Neste artigo:
Formal: pesquisar participantes e usuários
Informal: faça uma organização preliminar com espaço para crescimento
A criação de um site é um processo rápido, mas leva algum tempo decidir qual conteúdo colocar no site e como organizar esse conteúdo de modo que seja útil. Você pode abordar essa tarefa de muitas maneiras, mas duas são recomendadas:
Método formal Pesquise os participantes e usuários para determinar o que eles querem ver no site. Siga esse processo formal se estiver criando um site grande ou estratégico, com várias audiências de diferentes necessidades. É necessário um planejamento e revisão criteriosos para garantir que todas as audiências possam acessar o site, encontrar o que precisam, contribuir apropriadamente e continuar com seu trabalho.
Método informal Comece com uma organização preliminar para o site, e a partir daí, deixe-o crescer com base nas necessidades e comentários dos usuários. Siga esse processo informal se tiver um site de colaboração pequeno e mais casual em que a maioria dos usuários trabalha no mesmo conjunto de tarefas de forma parecida.
No artigo Determinar os objetivos para os sites, você identificou os objetivos que mais se alinhavam às necessidades do seu site. Busque esses objetivos para ajudá-lo a identificar um método para determinar o conteúdo e estrutura individuais do site.
Site de armazenamento de documentos Dependendo da complexidade prevista, talvez você deseje seguir tanto o método formal quanto o informal. Se estiver desenvolvendo um grande site para armazenar documentos de várias equipes distintas, convém abordar a tarefa da organização formalmente. Se for apenas um pequeno espaço de armazenamento para documentos dinâmicos usados pela sua equipe, então um processo informal poderá ser suficiente.
Site de comunicação Talvez você deseje seguir o método mais formal e determinar exatamente quem está acessando o site em busca de quais informações, além de como orientá-los.
Site de colaboração Talvez seja possível seguir o método informal, permitindo que o site cresça e evolua conforme a necessidade.
As seções a seguir explicam o processo para cada método.
Formal: pesquisar participantes e usuários
Se você precisar seguir um processo de planejamento formal para os sites, será necessário criar um comitê de planejamento formal para obter comentários dos participantes e executar as etapas a seguir:
Determine as necessidades da audiência conduzindo uma pesquisa junto aos participantes e às audiências. Descubra quais informações cada segmento de audiência ou participante espera ver ou com as quais deseja interagir.
Determine as necessidades do conteúdo conduzindo uma pesquisa de conteúdo. Revise e armazene em inventário o conteúdo atual, o conteúdo planejado para o futuro e o conteúdo subutilizado ou de difícil localização e faça uma estimativa da alteração esperada no conteúdo ao longo do tempo.
Projete sua arquitetura de informações. Inclua quais listas ou bibliotecas são necessárias para organizar as informações, o que precisa ser promovido nas home pages e se você precisa ou não de navegação personalizada para expor a arquitetura de informações aos usuários do site.
Peça aos usuários e participantes que revisem os protótipos da arquitetura de informações. Avalie se eles encontram as informações de que precisam em seu protótipo.
Conduzindo uma pesquisa de conteúdo
Antes de planejar a estrutura de seu site, você precisa entender o conteúdo já existente em sua organização. Conduzindo uma pesquisa do conteúdo atual, é possível identificar as necessidades de conteúdo, além de projetar e implantar uma solução que atenda a essas necessidades de conteúdo. Há vários elementos específicos que você deve incluir na pesquisa de conteúdo, incluindo:
Quantidade de documentos.
Local dos documentos.
Tipos de documento, tanto em termos de tipos de arquivo quanto de classificação.
Pessoal e estrutura corporativa.
Processos de aprovação de conteúdo e fluxo de trabalho.
Você pode usar a pesquisa de conteúdo para priorizar conteúdo importante e sugerir uma estrutura para ele. O planejamento de conteúdo normalmente avança em etapas. Na primeira, você toma decisões estruturais de grande escala, por exemplo, quais divisões ou projetos têm necessidades de conteúdo separadas e quantos sites são necessários para cada corpo de conteúdo separado. Depois, as equipes de planejamento de conteúdo de cada site, em geral alinhadas às divisões ou projetos, decidem sobre a estrutura apropriada para atender às necessidades de conteúdo em seu nível. Isso pode exigir uma revisão da estrutura de grande escala à medida que as necessidades de novo conteúdo são identificadas. Você pode percorrer as várias etapas de planejamento antes da implantação e continuar planejando-se para as alterações mesmo depois que os sites estiverem operantes.
Informal: organização preliminar com espaço para crescimento
Ao criar um site informal, você pode começar com um processo menos rígido, que pode incluir as seguintes etapas:
Se estiver integrando conteúdo existente a um novo site, dedique algum tempo para avaliar qual conteúdo você tem e o que deseja incluir no site.
Depois, gere ideias sobre o que você acha que o site deve incluir e crie uma lista de "itens obrigatórios". Por exemplo, um site de colaboração de equipe pode incluir:
Documentos (documentos de projeto, planos, propostas, apresentações, lances de oferta — tudo o que sua equipe precisa ler ou contribuir).
Agendamentos de equipe (agendamentos de férias, de trabalho e férias individuais, de projetos e assim por diante). Você pode registrar eventos compartilhados no site e exibi-los em modo de exibição de Calendário.
Informações para contato (membros de equipe, parceiros, clientes, fornecedores e assim por diante). Você pode criar listas de contatos separadas para contatos internos e externos ou combiná-las usando campos que permitem classificação ou filtragem.
Tarefas ou atribuições (identifique quem está fazendo o que).
Links de uso frequente para outros sites (incluindo sites sobre projetos ou equipes relacionados).
Anúncios ou notícias importantes que toda a equipe precisa saber.
Um blog — talvez para servir de imagem pública do site de colaboração.
Revise quaisquer cenários de usuário existentes e imagine o que você procuraria no site se fosse um usuário específico.
Adicione quaisquer elementos ausentes à sua lista original e, se possível, faça com que ela seja revisada por alguns usuários.
Após identificar os elementos preliminares, você pode começar com o site e deixar que os membros da equipe trabalhem na organização paralelamente.