Planejar email de entrada (Windows SharePoint Services)
Atualizado em: 2006-12-01
Neste artigo:
Sobre o email de entrada
Principais decisões para o planejamento de email de entrada
Opções de configuração e modos de definição
Antes de configurar o email de entrada
Planejar o serviço Microsoft SharePoint Directory
Planilha
Sobre o email de entrada
O email de entrada é um recurso do Windows SharePoint Services 3.0 que permite aos sites do SharePoint receber e armazenar mensagens e anexos de email em listas e bibliotecas. Esse novo recurso permite às equipes armazenar emails que enviaram a outros membros da equipe, sem abrir o site do SharePoint, e carregar o conteúdo que foi enviado no email. Isso é possível porque a maioria dos tipos de listas e bibliotecas podem ser atribuídas a um email exclusivo.
Este artigo ajuda os administradores de servidores e de farms a entender as escolhas que devem ser feitas antes da implantação do recurso de email de entrada na empresa.
Principais decisões para o planejamento de email de entrada
Há várias decisões importantes que precisam ser tomadas para o planejamento do email de entrada. Essas decisões incluem:
Aceitar emails de todos os servidores de email ou apenas de servidores de email seguros.
Usar o serviço de gerenciamento de diretório para criar listas de distribuição e contatos de sites do SharePoint.
Especificar a pasta onde o sistema deve verificar emails de entrada.
Especificar o endereço do servidor de email que será exibido em páginas da Web quando os usuários criarem um email de entrada para um site, lista ou grupo.
Alguns cenários, como no uso do serviço de gerenciamento de diretório, necessitam de um ou mais profissionais de TI para a implementação. Ainda assim, você pode implementar um cenário básico de entrada de email, mesmo que a sua empresa não tenha uma equipe de TI.
Cenário básico
Caso sua empresa não tenha uma equipe de profissionais de TI, você pode montar um cenário básico de email de entrada, instalando o serviço SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) no servidor que executa o Windows SharePoint Services 3.0 e habilitando o email de entrada por meio do modo de definições automáticas com todas as definições padrão. Nesse cenário, o email é enviado diretamente ao seu servidor SMTP e o Windows SharePoint Services 3.0 verifica periodicamente se há email na pasta padrão de recebimento de mensagens, que é configurada automaticamente pelo serviço SMTP.
A seleção do modo de definições automáticas e a aceitação de todas as definições padrão compõem a maneira mais fácil de habilitar o email de entrada, pois todas as definições de configuração já estão prontas para você, exigindo poucos conhecimentos. Para a maioria das organizações, essa configuração é tudo o que é necessário.
Siga estas etapas para habilitar o cenário básico de email de entrada:
O administrador do servidor usa o Assistente de Componentes do Windows para instalar o componente Serviços de Email no servidor em que você deseja receber o email de entrada. Isso instala e inicia o serviço SMTP nesse servidor.
O administrador de farms habilita o email de entrada, usando o modo de definições automáticas e aceitando todos os valores padrão.
O administrador do conjunto de sites habilita o recurso de email de entrada nas bibliotecas e listas em que você deseja armazenar o email de entrada e atribui, a cada biblioteca e lista, um único email no formato endereço@SMTPserveraddress. Por exemplo, arquivoscompartilhados@servidorSMTP.contoso.com.
Quando os usuários enviam emails para o endereço de uma lista ou biblioteca, o Windows SharePoint Services 3.0 detecta que o email foi entregue, enviando-o à lista ou biblioteca adequada com base no email.
Dica
Se estiver satisfeito com o cenário básico, você poderá ignorar o restante deste artigo. Para obter mais informações, consulte "Configurar email de entrada", no sistema de Ajuda.
Cenários avançados
Para administradores mais avançados, há opções adicionais disponíveis, algumas exigindo mais experiência para a implantação, se comparadas ao cenário básico com todas as opções padrão. Esta seção descreve as seguintes opções de configuração:
Servidor de email seguro
Pasta de recebimento de mensagens
Serviço Microsoft SharePoint Directory Management
Endereço de exibição do servidor de email de entrada
Servidor de email seguro
Você pode configurar o Windows SharePoint Services 3.0 para aceitar emails de qualquer servidor de email ou apenas emails que tenham sido roteados por um aplicativo de servidor de email seguro, como o Microsoft Exchange Server.
Essa opção necessita de um profissional de TI para configurar o roteamento de email por um servidor de email seguro e está disponível apenas no modo automático.
O roteamento de emails por um servidor de email seguro oferece estes benefícios:
Autenticação de usuário O serviço SMTP não pode autenticar usuários que enviam emails para o seu site, mas o Exchange Server pode. O administrador do servidor pode usar o site da Administração Central do SharePoint para especificar que o sistema aceite emails de usuários autenticados somente quando esses emails são enviados pelo Exchange Server.
Filtragem de spam O Exchange Server oferece filtragem de spam para eliminar emails comerciais não solicitados antes que sejam encaminhados para o seu destino — no caso, o servidor que executa o Windows SharePoint Services 3.0. Outra técnica para reduzir o spam é permitir que membros do site da equipe arquivem emails somente em listas com membros aos quais você concedeu permissão de gravação.
Proteção contra vírus O Exchange Server oferece proteção contra vírus para os emails que roteia.
| Ação de planilha |
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Registre suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada. |
Pasta de recebimento de mensagens
Você pode especificar o local de onde o Windows SharePoint Services 3.0 obtém emails de entrada. A vantagem de usar essa opção é permitir que o Windows SharePoint Services 3.0 recupere emails de entrada de um compartilhamento de rede em outro servidor. No entanto, recomendamos que você não faça isso, pois o Windows SharePoint Services 3.0 não pode detectar alterações na configuração do servidor de email remoto que está enviando emails para a sua pasta de recebimento de mensagens. Isso significa que, se um administrador configurar o servidor de email para não enviar mais emails para essa pasta, o Windows SharePoint Services 3.0 não poderá detectar que essa configuração foi alterada, ficando impossibilitado de recuperar os arquivos do novo local.
Você também pode usar o serviço SMTP para receber emails e especificar a pasta onde os emails serão armazenados, em vez de aceitar as definições padrão do serviço SMTP. Isso também é útil quando o local de pasta padrão estiver cheio ou quase cheio.
Dica
Quando as definições de email de entrada estiverem configuradas no modo avançado, verifique se a conta de logon para o serviço do Windows SharePoint Services Timer tem permissões de modificação na pasta de recebimento de mensagens.
| Ação de planilha |
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Registre suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada. |
Dica
Como essa opção está disponível somente no modo avançado, não é possível especificar uma pasta de recebimento de mensagens e também especificar um ou mais servidores de email seguros.
Serviço Microsoft SharePoint Directory Management
O serviço Microsoft SharePoint Directory Management conecta sites do SharePoint ao diretório de usuários da sua empresa para oferecer recursos avançados de email. A vantagem desse serviço é permitir que os usuários criem e gerenciem grupos de distribuição de email de sites do SharePoint. Esse serviço também cria contatos no diretório de usuários da sua empresa para que as pessoas possam encontrar listas habilitadas para email do SharePoint em seus catálogos de endereços.
Veja as etapas a seguir para a realização de um cenário típico de gerenciamento de diretório:
Um administrador de conjunto de sites cria um grupo do SharePoint.
O administrador decide criar uma lista de distribuição para associar ao grupo do SharePoint e atribui um email a essa lista de distribuição.
Com o tempo, o administrador adiciona e remove usuários desse grupo do SharePoint. À medida que os usuários são adicionados e removidos do grupo, o serviço SharePoint Management Directory os adiciona e remove automaticamente da lista de distribuição, que está armazenada no serviço de diretório do Active Directory. Como as listas de distribuição estão associadas a um determinado grupo do SharePoint, elas ficam disponíveis a todos os membros desse grupo.
Como o serviço SharePoint Management Directory é usado, os endereços de email são automaticamente gerados para os quadros de discussão e calendários dos sites de equipe, por padrão, e adicionados à lista de distribuição da equipe. Por padrão, os endereços de email dessas duas listas terão o seguinte formato: EndereçoDoGrupo.discussões e EndereçoDoGrupo.calendário.
Ao incluir os endereços de email nos quadros de discussão e calendários da lista de distribuição, todos os emails e convites para reuniões enviados para essa lista de distribuição serão arquivados no site da equipe.
Para obter mais informações sobre o planejamento do serviço SharePoint Directory Management, consulte "Planejando o serviço Microsoft SharePoint Directory Management", posteriormente neste artigo.
Endereço de exibição do servidor de email de entrada
Os administradores podem especificar o endereço do servidor de email que será exibido em páginas da Web quando os usuários criarem um email de entrada para um site, lista ou grupo. Essa definição é usada com frequência juntamente com o serviço Microsoft SharePoint Directory Management para oferecer um endereço de servidor mais fácil de digitar para os usuários.
| Ação de planilha |
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Registre suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada. |
Opções de configuração e modos de definições
Como administrador de um farm, você tem dois modos de definições para escolher ao habilitar o email de entrada: automático e avançado. Como descrito anteriormente, na seção "Cenário básico", você pode escolher o modo de definições automáticas com as definições padrão. No entanto, o modo de definições automáticas tem opções adicionais que podem ser escolhidas.
A tabela a seguir descreve as opções de configuração e se elas devem ser configuradas na página Configurar Definições de Email de Entrada, na Administração Central, usando o modo de definições automáticas ou o modo de definições avançadas.
| Opção de configuração | Modo de definições automáticas | Modo de definições avançadas |
|---|---|---|
Servidores de email seguros |
Sim |
Não |
Pasta de recebimento de mensagens |
Não |
Sim |
Serviço SharePoint Directory Management |
Sim |
Sim |
Endereço de exibição do servidor de email de entrada |
Sim |
Sim |
Os dois modos, de definições automáticas e avançadas, permitem que os administradores de farm configurem o serviço Microsoft SharePoint Directory Management e o endereço do servidor de email a ser exibido nas páginas da Web. A diferença entre os modos de definições é que o modo automático substitui a capacidade de escolher quais servidores de email devem aceitar emails pela capacidade de especificar a pasta onde o email será armazenado. O Windows SharePoint Services 3.0 usa essa pasta de recebimento de mensagens para detectar novas mensagens de email.
Dica
A definição de pasta de recebimento de mensagens não está disponível no modo automático, já que esse modo define a pasta de recebimento de mensagens como a pasta especificada pelo serviço SMTP.
Antes de configurar o email de entrada
Antes de configurar o email de entrada, execute as seguintes tarefas:
Instale o serviço SMTP em todos os servidores que devem receber e processar emails de entrada. Como alternativa, forneça outra forma de enviar emails para a sua pasta-depósito de email.
Se você utiliza o serviço SMTP no servidor que executa o Windows SharePoint Services 3.0, verifique se o servidor está executando o serviço Aplicativo Web do Windows SharePoint Services. Dessa forma, os emails recebidos no servidor Web podem ser processados pelo Windows SharePoint Services 3.0.
Para obter mais informações sobre a instalação do serviço SMTP, consulte o sistema de Ajuda do Windows.
Planejar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management
Você pode configurar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management, usando o modo de definições automáticas ou o modo de definições avançadas. O serviço Microsoft SharePoint Directory Management pode ser habilitado no servidor ou no farm de servidores que executa o Windows SharePoint Services 3.0 ou pode usar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management de outro farm. Uma das vantagens de usar a execução do serviço em outro farm é que as permissões do Active Directory são gerenciadas em um local centralizado (ou seja, em outro farm).
Para habilitar esse serviço no seu próprio servidor ou farm de servidores que executa o Windows SharePoint Services 3.0, a conta do pool de aplicativos da Administração Central do SharePoint usada pelo Windows SharePoint Services 3.0 deve ter acesso de gravação no contêiner especificado no Active Directory. O processo necessita que um administrador do Active Directory configure uma unidade organizacional (UO) e as permissões na UO. A vantagem do uso do serviço Microsoft SharePoint Directory Management em um farm remoto é que você não precisa da ajuda de um administrador de Active Directory para criar e configurar a UO, caso já exista uma.
Opções de configuração do serviço de gerenciamento de diretório
Quando você configura o serviço Microsoft SharePoint Directory Management para criar grupos de distribuição e contatos no Active Directory, as seguintes informações devem ser fornecidas:
Nome do contêiner do Active Directory onde os novos grupos de distribuição e contatos serão criados. O nome deve ser fornecido no seguinte formato:
OU=NomeDoContêiner, DC=NomeDoDomínio, DC=NomeDoDomínioDeNívelSuperior
Nome do servidor SMTP para uso no email de entrada (ou aceite o servidor SMTP padrão, se houver um). O nome deve ser fornecido no seguinte formato:
Servidor.subdomínio.domínio.domínio_de_nível_superior
Por exemplo, ServidorSharePoint.suporte.contoso.com
Aceitar ou não mensagens somente de usuários autenticados.
Decidir se os usuários podem criar grupos de distribuição de sites do SharePoint. Se escolher sim para essa opção, você também poderá decidir se os usuários poderão combinar as seguintes ações:
Criar um novo grupo de distribuição.
Alterar o email de um grupo de distribuição.
Alterar a descrição e o título de um grupo de distribuição.
Excluir um grupo de distribuição.
Ao configurar o serviço Microsoft SharePoint Management Directory para criar grupos de distribuição e contatos, usando um serviço de Microsoft SharePoint Management Directory remoto, forneça as seguintes informações:
URL do serviço de gerenciamento de diretório remoto. Por exemplo, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.
Nome do servidor SMTP para emails de entrada.
Aceitar ou não mensagens somente de usuários autenticados.
Decidir se os usuários podem criar grupos de distribuição de sites do SharePoint.
| Ação de planilha |
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Registre suas decisões sobre servidores de email seguros na seção Servidores de email seguros da planilha sobre como planejar email de entrada. |
Planilha
Use a seguinte planilha para registrar suas decisões sobre emails de entrada: