Manutenção de projetos

Atualizado: maio de 2009

 

Tópico modificado em: 2009-04-27

Neste artigo:

• Planejar quadros de horários

• Planejar gerenciamento de tarefas

• Planejar relatórios

• Relatórios da empresa

Quando um projeto é criado, há atividades que podem ser utilizadas para atualizá-lo e auxiliar sua conclusão. Algumas dessas atividades são beneficiadas pelo planejamento. Este artigo aborda esse tipo de planejamento.

Planejar quadros de horários

Se você deseja adotar quadros de horários em sua organização pela primeira vez, trabalhe em conjunto com o departamento de contabilidade, gerentes, gerência executiva e gerentes de projetos para determinar como os quadros de horários devem ser estruturados e como eles devem estar relacionados à atualização do status das tarefas. O uso de quadros de horários inclui alterações na cultura e nas práticas de uma organização, e as duas áreas devem ser cuidadosamente gerenciadas.

Se você tiver usado quadros de horários em versões anteriores do Microsoft Project, observe que eles sofreram alterações importantes no Microsoft Office Project 2007. No Microsoft Office Project Server 2007, cada entrada do quadro de horários é representada por uma linha em uma tabela do banco de dados. Isso significa que os dados do quadro de horários serão precisos e acessíveis por meio da PSI (Project Server Interface). Para obter mais informações sobre o Serviço Web de Quadro de Horários, consulte o SDK do Office Project 2007. Outra diferença importante, com relação a versões anteriores do Microsoft Project, é que todos os usuários com acesso ao Microsoft Office Project Web Access podem inserir uma entrada nos quadros de horários. Isso significa que os usuário não precisa ter nenhum projeto atribuído. Os usuários precisam apenas ser membros do grupo de segurança Visualizadores, o que pode ser útil se uma organização desejar coletar informações sobre o trabalho ou sobre outras atividades administrativas que não foram previstas em um projeto.

O gerenciamento de quadros de horários é feito no Office Project Web Access na página Configurações do Servidor, na seção Gerenciamento de Horas e de Tarefas. Para planejar quadros de horários, considere as configurações de servidor em Períodos do Quadro de Horários, Classificações do Quadro de Horários, Configurações e Padrões do Quadro de Horários e Período Administrativo.

Períodos do Quadro de Horários

Para acessar e fazer alterações na página da Web Períodos do Quadro de Horários, o usuário deve estar atribuído ao grupo Administradores do Project Server. Para planejar a configuração de períodos do quadro de horários, é preciso saber o número de períodos, a duração de cada período e a data inicial do primeiro período. A configuração padrão é de 52 períodos com uma duração de 7 dias, com início no dia atual, mas você pode escolher outro esquema, de acordo com as suas necessidades.

Em seguida, crie os períodos clicando em Criação em Massa. O campo status permite abrir ou fechar os períodos. Se um período for fechado, os usuários do Office Project Web Access não poderão inserir horários em períodos futuros. A prática mais recomendada é deixar os períodos futuros em aberto. Assim, os usuários poderão inserir o período planejado para eventos futuros, como férias ou treinamento. No entanto, se a organização precisar que os períodos futuros sejam fechados, isso pode ser feito na coluna status, na seção Criar Períodos da página.

As alterações são confirmadas no banco de dados quando você clicar em Salvar.

Classificações do Quadro de Horários

Para acessar e fazer alterações na página Classificações do Quadro de Horários, o usuário deve estar atribuído ao grupo Administradores do Project Server. Aqui você pode criar novas classificações nas linhas do quadro de horários. Há vários motivos para criar novas classificações. Veja alguns exemplos:

1. Há uma tarefa que é comum a todo projeto e é realizadas várias vezes. Os motivos pelos quais a tarefa é realizada podem variar. Em algumas instâncias, a tarefa é realizada como parte de uma manutenção padrão, e em outras instâncias ela é realizada para atender a requisitos de garantia. Você deseja controlar os diferentes motivos pelos quais a tarefa é realizada. A criação de uma classificação em linhas do quadro de horários permite que você controle essas variações.

2. Sua organização suporta três tipos de horas extras: 150%, 200% e horário flexível. Você deseja traçar uma diferença entre esses tipos de horas extras. A criação da classificação em linhas do quadro de horários permite que você controle os diferentes tipos de horas extras.

Período administrativo

O período administrativo é usado para controlar o período de folga e as horas não relacionadas ao projeto. Por padrão, há três categorias de período administrativo que podem ser criadas:

• Administrativo

• Férias

• Motivo de doença

No Office Project Server 2007, o período administrativo é gerenciado e controlado pelo Office Project Server 2007. Se você for um membro do grupo Administrador do Project, poderá adicionar ou editar as categorias de período administrativo existentes na página da Web Período Administrativo. Para ir para essa página da Web, faça logon no Office Project Web Access, clique em Configurações do Servidor e, em seguida, clique em Período Administrativo na seção Gerenciamento de Horas e de Tarefas. Verifique se o quadro de horários de cada usuário tem uma linha para essa categoria, selecionando a opção Exibir Sempre.

No Microsoft Office Project Server 2003, os projetos administrativos eram disponíveis como um modelo de projeto que podia ser usado na empresa. Para criar um projeto administrativo, você deve usar o Project Professional 2003 e deve estar conectado ao banco de dados do Project Server. Não era preciso que o Project Professional inserisse um período para uma tarefa em um projeto administrativo. O período de folga e as horas não relacionadas ao projeto, como férias e licença por motivo de doença não eram informados diretamente em um quadro de horários do recurso no Project Web Access 2003.

Você pode continuar usando os Projetos Administrativos do Microsoft Office Project Server 2003 no Office Project Server 2007, se desejar. Os Projetos Administrativos são migrados da mesma forma que qualquer outro projeto. No entanto, o usuário não visualizará a tarefa administrativa automaticamente no quadro de horários, como é possível no Office Project Server 2007. Para obter a funcionalidade total do Período Administrativo do Office Project Server 2007, crie as tarefas novamente na página da Web Período Administrativo. Se não for conveniente fazer isso no momento da migração da implantação, recomendamos que você escolha um momento apropriado para a organização, como por exemplo, no início do próximo ano fiscal ou no início do próximo ano do calendário.

Planejar gerenciamento de tarefas

Quando os recursos atualizam e enviam o status de suas tarefas para aprovação, você pode aprovar ou rejeitar essas atualizações, caso tenha permissões de aprovação. O Office Project Web Access permite a configuração de regras para aprovar atualizações de tarefas, ou você pode aprovar ou rejeitar as atualizações manualmente. Se você gerencia um grande número de recursos, essas regras podem ser úteis para aprovar atualizações de tarefas que estão alinhadas com seus projetos. Para obter informações sobre como configurar regras de aprovação, consulte a Ajuda no Office Project Web Access, no artigo "Aprovar ou rejeitar atualizações de tarefas".

Planejar relatórios

Análise de Dados

O recurso Análise de Dados do Office Project Server 2007 utiliza o Microsoft Office Web Components, que é uma coleção de componentes do Microsoft ActiveX. O Office Project Server 2007 usa o Office Web Components para acessar dados de cubo OLAP que estão armazenados no banco de dados do Analysis Services (um banco de dados do Analysis Services é criado para cada cubo OLAP criado no Office Project Web Access). Os usuários podem interagir com esses dados no Office Project Web Access e no Office Project Professional 2007, usando relatórios de gráficos dinâmicos e de tabelas dinâmicas. Os usuários podem classificar, filtrar, adicionar ou modificar dados, expandir ou recolher detalhes e salvar os resultados para referência futura.

Planejar a configuração de Análise de Dados no Microsoft SQL Server 2000

O recurso Análise de Dados exige o Analysis Services, Service Pack 3 ou superior, que é parte do Microsoft SQL Server 2000. A Análise de Dados exige DSO (Decision Support Objects) em execução com o mesmo service pack que o Analysis Services. Se o Analysis Services não estiver instalado no computador que executa o Office Project Server 2007, o DSO também deverá estar instalado no computador que executa o Office Project Server 2007. Para obter mais informações sobre a instalação de DSO, consulte o artigo do Analysis Services, "Executando a instalação", nos Manuais online do SQL Server, disponíveis na mídia de instalação do Microsoft SQL Server 2000.

Planejar a configuração de Análise de Dados no Microsoft SQL Server 2005

A Análise de Dados exige o Analysis Services, Service Pack 1, que é parte do Microsoft SQL Server 2005. O Service Pack 1 fornece um componente de compatibilidade com versões anteriores, que pode ser instalado no Analysis Services. Se o Office Project Server 2007 estiver instalado em outro computador, o componente de compatibilidade com versões anteriores também deverá estar instalado nesse computador. O componente de compatibilidade com versões anteriores fornece o suporte a DSO necessário para o funcionamento da Análise de Dados.

Preparar para os usuários da Análise de Dados

Os usuários podem usar o Office Project Web Access para criar e trabalhar com modos de exibição de Análise de Dados e podem usar o Office Project Professional 2007 para trabalhar com modos de exibição de Análise de Dados. Para criar e trabalhar com modos de exibição de Análise de Dados, os usuários devem:

• Ter permissão para acessar as páginas de Análise de Dados no Office Project Web Access que permitem a interação com a Análise de Dados e permissão para acessar os dados que serão parte do modo de exibição de Análise de Dados.

• Ter permissão para o modo de Análise de Dados do site Central de Relatórios no Office Project Web Access ou do Office Project Professional 2007.

• Ter uma versão completamente interativa do OWC (Office Web Components) 2003 instalada no computador. As versões completamente interativas do OWC estão disponíveis somente no Microsoft Office 2003 e no Project Professional 2003. O OWC deve estar disponível no computador em que o Analisador de Portfólio está sendo acessado. Se o computador cliente não tiver o OWC, o Project Server 2003 instalará uma versão não interativa do OWC que permite que os usuários visualizem o modo de exibição do Analisador de Portfólio, mas não permite a criação ou modificação das exibições.

Para usar o recurso Análise de Dados, os usuários devem ter as seguintes permissões:

• Exibir Análise de Dados   Uma permissão global que permite ao usuário exibir a Análise de Dados usando o Office Project Web Access ou o Office Project Professional 2007.

• Gerenciar Modos de Exibição do Project Web Access   Uma permissão global que permite que um usuário crie novos modos de exibição no Office Project Web Access.

Verificar as configurações da empresa

As configurações no pool de recursos da empresa e no modelo global da empresa no Office Project Server 2007 influem muito no modo como os dados são administrados quando os usuários utilizam a Análise de Dados. Antes de usar a Análise de Dados, considere os seguintes itens:

• Sua organização definiu os campos personalizados do Projeto Corporativo e do Recurso da Empresa?

• Você adicionou todos os recursos necessários ao pool de recursos da empresa?

• Os valores foram atribuídos em todos os campos personalizados da empresa?

• Você atribuiu recursos no pool de recursos da empresa nas categorias de segurança adequadas do Project Server para permitir o acesso aos modos de exibição de Análise de Dados? (Se você importar recursos ou sincronizar o pool de recursos da empresa com o serviço de diretório Active Directory, todos os recursos serão adicionados à categoria de segurança Membros da Equipe.)

  Observação:
  Para obter mais informações sobre a criação de um cubo OLAP, sobre a criação de modos de exibição de Análise de Dados ou sobre o trabalho com modos de exibição de Análise de Dados, consulte Operações do Office Project Server 2007.

  Observação:
  Para obter mais informações sobre a migração de modos de exibição do Microsoft Office Project Server 2003 para o Office Project Server 2007, consulte o Guia de migração para o Office Project Server 2007.

Relatórios da Empresa

O recurso Relatórios da Empresa do Office Project Server 2007 usa o Microsoft SQL Server Reporting Services para gerar relatórios corporativos. O SQL Server Reporting Services é uma solução abrangente de relatórios, baseada no servidor, desenvolvida para auxiliar na criação, gerenciamento e envio de relatórios de papel e relatórios interativos baseados na Web. Para utilizar o Enterprise Reporting, será preciso digitar a URL do Microsoft Reporting Service, conforme descrito abaixo:

1. Faça logon no Office Project Web Access como Administrador.

2. Clique no link Configurações do Servidor na home page do Office Project Web Access.

3. Clique no link Configurações Adicionais do Servidor na seção Políticas Operacionais da página Configurações do Servidor.

4. Digite a URL padrão do Microsoft Reporting Service na caixa, na seção URL do Microsoft Reporting Service da página Configurações Adicionais do Servidor.

5. Clique em Salvar.

Em uma instalação padrão do Office Project Server 2007, somente uma instância do SQL Server Reporting Services pode ser acessada. É possível acessar instâncias adicionais por meio da criação de uma nova Web part. Se você deseja usar relatórios da empresa com frequência, recomendamos a divisão do banco de dados de relatórios do projeto em um servidor separado.

Observação:
Para obter mais informações sobre a criação de uma nova Web part para acessar instâncias adicionais do SQL Server Reporting Services, consulte Operações do Office Project Server 2007.