Criação de projetos

Atualizado: maio de 2009

 

Tópico modificado em: 2015-02-27

Neste artigo:

• Planejar propostas

• Planejar EDR (Estrutura de divisão de recurso)

• Planejar recursos

• Planejar campos personalizados

• Planejar categorias

O processo criativo é dinâmico e está em constante mudança. A criação de projetos não é uma exceção. Um projeto pode passar do conceito para a realidade de várias maneiras. Às vezes, o processo é informal e pode ser o resultado de uma tempestade de ideias em um quadro negro, que aconteceu em menos de uma hora. Outras vezes, um projeto é criado ao longo de vários anos de estudo e extensas análises. Se um processo de criação não for planejado e gerenciado, ele poderá se tornar caótico, causando prejuízos à organização de diversas formas: eficiência reduzida, recursos alocados inadequadamente, prioridades desalinhadas, esforços duplicados, abordagens conflitantes e oportunidades perdidas, para citar apenas alguns problemas. A seguir, apresentaremos alguns pontos principais a serem considerados no uso do Microsoft Office Project 2007 para a criação de projetos em uma organização.

Planejar propostas

O recurso de proposta de projetos oferece um mecanismo para controlar a entrada de projetos no Project Server. Ele fornece valor agregado aos responsáveis pelas decisões comerciais, por meio do armazenamento de dados de propostas juntamente com dados de projetos. Esse recurso oferece análises de pipeline, modelagem e relatórios aprimorados, ajudando a automatizar os processos comerciais de gerenciamento de propostas.

As propostas são projetos de natureza limitada. Elas são limitadas porque nem todos os recursos disponíveis no Office Project Professional 2007 estão disponíveis para o uso de propostas. As propostas de projetos não são projetos empresariais. Esse tipo de projeto limitado ou menos complexo pode ser útil e benéfico para muitos usuários. A proposta permite que os usuários enviem propostas de projetos (com a ajuda de recursos simples de projetos e planejamento de recursos), oferecendo um mecanismo simples de associação para que os projetos sejam adicionados ao Office Project Server 2007. As propostas de projetos ficam sujeitas à revisão antes de serem transformadas em projetos empresariais. As propostas de projetos contêm informações básicas que permitem ao responsável pelas decisões comerciais aprovar ou rejeitar a proposta. A proposta pode conter informações como:

• Nome do projeto

• Descrição do projeto

• Data proposta de início e término

• Valor de custo proposto

• Requisitos de recursos

As propostas são criadas no Microsoft Office Project Web Access e acessadas pela home page do Office Project Web Access. O link Propostas e Planejamentos de Atividade está localizado no menu à esquerda, em Projetos. Com esse link, você será levado à página da Web Propostas e Planejamentos de Atividade. Nessa página, os usuários podem exibir, criar e gerenciar propostas. Qualquer usuário com acesso ao Office Project Web Access poderá exibir as propostas. Para criar propostas de projetos, você deve ter a permissão Criar Novo Projeto de Manutenção. Os membros do grupo de segurança Membros da Equipe têm essa permissão por padrão.

As propostas de projetos têm o campo "Estado". O campo "Estado" pode ter os seguintes valores:

Campo	Descrição
Proposta	O valor padrão de uma proposta. Esse campo indica que a proposta ainda está em processo de análise.
Aprovada	Esse valor indica que a proposta foi analisada e aprovada para trabalho adicional.
Rejeitada	Esse valor indica que a proposta foi analisada e rejeitada. As propostas marcadas com esse estado são geralmente excluídas do sistema por um administrador.

O campo Estado do Projeto somente pode ser modificado no Office Project Web Access ou com o uso da PSI (Project Server Interface). Para editar o campo Estado do Projeto, os usuários devem ter as permissões de categorias apropriadas para modificar as propostas e devem ter a permissão global Alterar Estado do Projeto. O campo Estado do Projeto está associado ao fluxo de trabalho. Isso significa que as propostas podem ser configuradas para trabalhar com os fluxos de trabalho que estão disponíveis no Microsoft Office SharePoint Server 2007. Para usar fluxos de trabalho, o Office Project Server 2007 e o Microsoft Office SharePoint Server 2007 devem estar instalados no mesmo farm, e as configurações administrativas do campo Estado do Projeto devem ser definidas. Se o campo "Estado" for governado por um fluxo de trabalho externo, ele estará sempre desabilitado no Office Project Web Access. Se o campo "Estado" não for governado por um fluxo de trabalho externo, ele estará habilitado quando os usuários tiverem a permissão apropriada. Se o campo Estado do Projeto não for governado por um fluxo de trabalho externo, o fluxo de trabalho será realizado manualmente.

Para configurar o campo Estado do Projeto para usar fluxos de trabalho

1. Faça logon no Office Project Web Access como um usuário membro do grupo de segurança Administradores.

2. No menu à esquerda na home page, clique em Configurações do Servidor.

3. Na página da Web Administração do Project Server, no menu Políticas Operacionais, clique em Configurações Adicionais do Servidor.

4. Na página da Web Configurações Adicionais do Servidor, na seção Campo Estado do Projeto, selecione Sim.

Quando o fluxo de trabalho da proposta é feito manualmente, o campo Estado é alterado e as notificações não serão mais automáticas e deverão ser feitas pelos revisores e criadores da proposta. Por exemplo, o proprietário da proposta cria uma proposta e define manualmente o campo Estado para Proposto. O proprietário da proposta consulta os revisores da proposta, que devem analisar a proposta e aceitá-la ou rejeitá-la e, em seguida, notificar o proprietário sobre a decisão.

Quando um recurso de proposta é configurado para um fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho realiza, automaticamente, a maior parte do trabalho. Quando uma proposta é criada, o fluxo de trabalho gera atribuições de tarefas para os revisores da proposta e para o criador da proposta, à medida em que a proposta passa pelo processo de proposta. Essas tarefas são exibidas aos proprietários pela Web part de tarefas de fluxo de trabalho da proposta.

Se você estiver instalando o Office SharePoint Server 2007 em uma implantação existente do Office Project Server 2007, há procedimentos adicionais de configuração que você deve realizar para utilizar o recursos de proposta habilitada para fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte Implantar o Office SharePoint Server 2007 em uma implantação já existente do Project Server 2007.

Observação:
Se você está instalando o Office Project Server 2007 em uma implantação existente do Office SharePoint Server 2007, não é preciso realizar nenhuma configuração adicional para habilitar o recurso de propostas associadas a fluxos de trabalho. Para obter mais informações, consulte Implantar o Office Project Server 2007 com o Office SharePoint Server 2007.

Planejar Estrutura de Divisão de Recurso (EDR)

Os campos personalizados de recurso da empresa são usados para aplicar uma padronização em todos os projetos, tarefas e recursos em uma organização. Você pode definir a quantidade necessária de campos personalizados de recurso da empresa no Office Project Server 2007. Como os campos personalizados são hierárquicos, eles facilitam a geração de relatórios detalhados e a modelagem de estruturas organizacionais comuns.

Considerando a importância da EDR na segurança de aplicativos e no gerenciamento de recursos do Project Server, a definição apropriada de um código EDR na organização é uma parte muito importante na configuração do Office Project Server 2007 na organização. Os três fatores a seguir afetam a EDR que você definir para a organização:

• O processo que você usa para a atribuição de recursos na organização. Quem são os responsáveis pela escolha dos projetos, os gerentes de projeto ou os gerentes de recursos? Se os gerentes de projeto forem os responsáveis pela escolha de projetos na sua organização, você deve estar usando um estilo de matriz de gerenciamento de recursos. Se os gerentes de recursos forem os responsáveis pela escolha, você deve estar usando um estilo hierárquico.

  
  

• As metas de segurança no ambiente de gerenciamento de projetos da organização.

• O método que você usa na organização para determinar se um recurso é apropriado para uma atribuição

EDR é um campo personalizado de recurso da empresa, usado da mesma forma que outros campos personalizados da empresa. Você pode usar a EDR para definir as relações de relatórios entre os usuários e recursos da organização. O Office Project Server 2007 usa as relações que são definidas na EDR para simplificar o gerenciamento do acesso de usuários e grupos. É um componente que faz parte do gerenciamento de recursos e da segurança de aplicativos.

Você pode usar a EDR para definir cinco regras de segurança para a criação de categorias de segurança no Office Project Web Access. A EDR também é usada nos seguintes recursos: Assistente de Substituição de Recursos, Analisador de Portfólio, Criar Equipe da Empresa no Office Project Professional 2007 e Criar Equipe no Office Project Web Access, além de duas categorias padrão de segurança: Meus Funcionários Subordinados e Meus Recursos. Se você planeja usar esses recursos e o pool de recursos da empresa, considere o uso da EDR.

Determinar o processo

Para planejar uma EDR eficiente, determine, primeiro, o processo que será usado para a atribuição de recursos na organização. Por exemplo:

• O gerente de recursos atribui os recursos?

• O gerente de projetos seleciona uma equipe e atribui os recursos a tarefas?

• As duas situações ocorrem?

• O processo é colaborativo?

• As decisões de pessoal são feitas por uma organização ou por um grupo?

A EDR terá um maior impacto no processo de atribuição de recursos se um gerente de recursos for o responsável pela atribuição dos recursos. A EDR será menos importante quando o processo de atribuição for colaborativo ou quando for responsabilidade de um grupo na organização. A EDR terá um impacto pequeno ou mínimo no processo de atribuição de recursos quando os gerentes de projetos forem os responsáveis pelo gerenciamento de recursos.

Determinar as metas

Em seguida, determine quais são as metas da organização para a segurança no ambiente de gerenciamento de projetos. Por exemplo:

• A organização busca uma administração mínima?

• A organização geralmente permite que os usuários visualizem e editem todos os dados de recursos e projetos, ou prefere limitar os privilégios de edição e de acesso?

• Se você deseja limitar o acesso aos dados, os usuários do mesmo grupo ou do mesmo departamento na organização precisam ter permissão para exibir os dados uns dos outros?

Se a organização deseja um sistema seguro, mas que também seja fácil de administrar, a EDR terá uma função integral. Se o estilo de gerenciamento de projetos da organização for geralmente descentralizado ou menos definido, a EDR terá uma função menos importante no modelo de segurança da organização.

Determinar o método

Finalmente, identifique o método que a organização utiliza para determinar se um recurso é apropriado para um projeto. Por exemplo:

• A estrutura organizacional ou departamental é importante?

• A localização geográfica de um recurso é importante?

• As capacidades de um recurso é um fator importante na determinação das atribuições de recursos?

• Como os três itens acima estão priorizados?

As respostas a essas perguntas podem ajudar na determinação da estrutura apropriada para o código EDR da organização. A maioria das organizações pode usar uma das três opções a seguir:

• EDR baseada na organização

• EDR baseada na localização geográfica

• EDR baseada na organização modificada

Como é possível implementar apenas um código EDR, é importante identificar a estrutura mais apropriada para a organização. Você poderá modificar a EDR com o passar do tempo, mas a implantação de uma nova EDR quando o Office Project Server 2007 já estiver em uso para gerenciar projetos seria um processo bastante complexo.

Planejar recursos

Os recursos da empresa são as pessoas, equipamentos e materiais que são usados para concluir as tarefas em um projeto empresarial. Os recursos da empresa são parte do pool de recursos da sua empresa, armazenados centralmente no banco de dados do Office Project Server 2007. Você pode criar o pool de recursos da empresa que os gerentes de projeto usarão para atribuir recursos a tarefas em projetos, adicionando recursos ao pool de recursos da empresa ou por meio da importação de recursos. Defina o conteúdo do Modelo Global da Empresa antes de adicionar recursos ao pool de recursos da empresa.

Quando você instalar o Office Project Server 2007, somente uma conta de usuário do Project Server será armazenada no banco de dados do Project Server: a conta de usuário do Windows que foi identificada como Administrador do Farm durante a instalação. Todas as demais contas de usuários deverão ser adicionadas ao banco de dados do Project Server.

Para poder criar e manter o pool de recursos da empresa corretamente para a sua organização, defina e registre os campos personalizados do recurso da empresa cuidadosamente para criá-los. Além disso, em organizações de grande porte, o processo inicial de preenchimento do pool de recursos da empresa será tão importante quanto o processo para manter o pool de recursos da empresa preciso e atualizado. O controle de alterações importantes em informações de recursos que são armazenadas e gerenciadas no pool de recursos da empresa deve ser uma tarefa de tempo integral.

Antes de criar o pool de recursos da empresa no Office Project Server 2007, determine seu ponto inicial. O processo de adição de recursos ao pool de recursos da empresa varia, dependendo se você está:

• Iniciando novos projetos — Esse cenário exige uma preparação mínima. O processo será simplificado se você puder coletar todas as informações de recursos necessários em um único documento. Você pode fazer uma lista em papel. Importe os recursos identificados do Active Directory ou de um repositório de associação, se estiver usando autenticação de formulários. Como alternativa, você pode coletar essas informações usando o Microsoft Office Excel 2007 e importar a planilha resultante para o Office Project Professional 2007 e salvá-la no banco de dados do Project Server.

• Migrando projetos ativos — Nesse cenário, vários projetos são gerenciados simultaneamente com o Microsoft Project 2000, Microsoft Project 2002 ou Microsoft Project 2003, e os projetos são geralmente salvos em um banco de dados. Cada projeto pode usar um nome de recurso, agendamento ou calendário diferente para o mesmo recurso. Para simplificar a migração desses projetos para o Office Project Server 2007, pode ser útil padronizar os recursos na organização para garantir que todos os projetos usem uma definição consistente de recursos.

• Criando o pool de recursos da empresa — Nesse cenário, o pool de recursos da empresa é criado no Office Project Professional 2007. Usando o Project Professional, conecte-se ao Office Project Server 2007 e verifique o pool de recursos da empresa. Insira os recursos e salve o pool de recursos da empresa.

Planejar campos personalizados

O Office Project 2007 inclui campos adicionais que podem ser personalizados. Um campo é um local na planilha, no formulário ou no gráfico que contém um tipo específico de informação sobre uma tarefa, recurso ou atribuição. Por exemplo, em uma planilha, cada coluna é um campo. Em um formulário, um campo é uma caixa designada ou um local em uma coluna. No Office Project 2007, os campos que podem conter dados personalizados são textos, sinalizadores, números, datas, custos, datas de início e término e durações. Você pode personalizar esses campos para obter as informações que precisa usando fórmulas, cálculos de valores específicos ou indicadores gráficos.

Você pode gravar suas próprias fórmulas, incluindo referências a outros campos, para serem calculadas em um campo personalizado. Você pode criar uma lista de valores para um campo personalizado para tornar a entrada de dados mais rápida e precisa. Também é possível exibir um indicador gráfico em um campo personalizado, em vez de dados reais. Desse modo, você poderá acompanhar rapidamente quando os dados do campo atingirem um determinado critério, como um intervalo especificado que foi excedido, ou recursos que estão superalocados. Você também pode criar uma estrutura hierárquica de campos personalizados de informações no projeto. Por exemplo, se você desejar associar os códigos de custo da empresa aos dados do projeto. Depois de criar essa estrutura e aplicar os campos personalizados aos dados, você poderá usá-los facilmente para filtrar, classificar e agrupar dados de projetos.

No Office Project 2007, há dois tipos de campos personalizados: locais e da empresa. Os campos personalizados locais são usados pelo gerente de projetos no escopo de um projeto específico. Os campos personalizados da empresa são usados pelo PMO (Project Management Office) para coletar dados de relatórios de acúmulo em toda a organização. Para campos personalizados de projetos e tarefas corporativas, o Office Project Server 2007 suporta a noção de escopo para um programa específico (conjunto de projetos). Desse modo, um campo personalizado da empresa pode ser definido para ser aplicado a um subconjunto de projetos.

Planejar categorias

As categorias definem conjuntos de necessidades comuns de acesso a dados, geralmente associados a unidades corporativas, departamentos ou outras divisões de projetos. As categorias são conjuntos de projetos, recursos, atribuições e exibições. As categorias definem o escopo das informações acessadas, oferecendo vários tipos de acesso aos dados para grupos ou usuários. Elas são conjuntos de objetos de segurança. Recomendamos usá-las com moderação. Quando você usa as categorias, aprimore seu uso com regras de segurança. As regras de segurança são usadas para definir os membros de uma categoria. Essas regras são habilitadas em cada categoria. Quando habilitadas, as regras examinam as permissões concedidas a cada usuário na categoria e aplicam as permissões a todos os projetos que retornarem de acordo com a regra para o usuário. As regras tornam as categorias e as permissões dinâmicas. Você pode criar categorias personalizadas para oferecer novas formas de acesso a projetos, recursos e exibições de dados. O Project Web Access inclui as seguintes categorias padrão:

• Minhas Tarefas - Essa categoria é destinada aos membros de equipes individuais com tarefas atribuídas em um ou mais projetos da empresa. Ela concede permissões aos usuários para exibição de quadros de horários, relatórios de status, riscos, problemas e documentos do Microsoft Windows SharePoint™ Services dos projetos aos quais estão atribuídos.

• Meus Projetos - Essa categoria é destinada aos gerentes de projetos. Ela concede acesso de leitura e gravação aos gerentes de projetos em planejamentos de projetos que eles criaram. Por padrão, os gerentes de projetos podem exibir todos os recursos da empresa.

• Meus Recursos - Essa categoria é destinada aos gerentes de recursos. Ela usa uma regra de categoria baseada na EDR e é útil somente quando a EDR estiver definida.

• Meus Funcionários Subordinados - Essa categoria é destinada aos gerentes de recursos que precisam de permissão para aprovar quadros de horários.

• Minha Organização - Essa categoria é usada para conceder acesso a todas as informações na organização. Ela é destinada aos membros de um PMO (Project Management Office), aos executivos de uma organização e outros usuários importantes que precisam de permissão para exibir projetos e recursos em toda a organização.

Você pode adicionar categorias de segurança personalizadas que são necessárias para criar um modelo de segurança do Office Project Server 2007 que atenda às necessidades específicas dos usuários e grupos na organização. Por exemplo, uma categoria personalizada pode ser necessária quando a configuração da EDR não permitir que duas pessoas que trabalham no mesmo projeto possam acessar o projeto. Isso pode ocorrer se a EDR tiver sido configurada com base na localização geográfica, e os usuários estiverem em localizações diferentes. A criação de uma categoria personalizada permite que usuários em diferentes localizações possam acessar o projeto.