Configurando notificações por email e lembretes no Project Web App
Aplica-se a: Project Server 2010
Tópico modificado em: 2015-03-09
Resumo: O oitavo artigo de uma série de oito artigos sobre como usar o Microsoft Project Web App para trabalhar com os dados do Microsoft Project Server 2010 e executar as tarefas relacionadas ao gerenciamento de projetos.
Aplica-se a: Project Server 2010 | Project Web App
Neste artigo:
Introdução à configuração de notificações por email e lembretes no Project Web App
Visão geral das notificações por email e lembretes
Configurando notificações e lembretes pessoais
Configurando notificações e lembretes para seus recursos
Introdução à configuração de notificações por email e lembretes no Project Web App
É possível usar as notificações por email para receber alertas para as alterações, ou ações necessárias, nos projetos pertencentes à você ou aos recursos que você gerencia. É possível usar lembretes para receber alertas para as ações futuras ou vencidas pelas quais você ou os recursos que você gerencia são responsáveis. Os alertas e lembretes são acionados por eventos específicos no Microsoft Project Server 2010, e eles geram mensagens de email que são enviadas a contas de email de usuários apropriados. As páginas Gerenciar Meus Alertas e Lembretes e Gerenciar Alertas e Lembretes de Meus Recursos permitem que você configure como você ou os recursos que você gerencia são alertados para as alterações relacionadas à suas tarefas, relatórios de status ou falhas nos trabalhos em fila. As notificações que você recebe podem fornecer hiperlinks para as páginas apropriadas no Project Web App (PWA) das quais os destinatários da notificação ou lembrete podem executar ações adicionais.
Observação
Gerenciar Meus Alertas e Lembretes está configurada no nível do usuário; cada usuário do Project Web App deve assinar e cancelar a assinatura das suas próprias notificações. Em alguns casos, dependendo das configurações de segurança, um gerente de recursos em Gerenciar Alertas e Lembretes de Meus Recursos pode configurar as notificações por email e os lembretes dos recursos gerenciados por ele.
A tabela a seguir lista as permissões do Project Server 2010 obrigatórias para os usuários do Microsoft Project Professional 2010 e do Project Web App para configurar as notificações por email.
Tabela 7: permissões obrigatórias
| Permissão global | Descrição |
|---|---|
Gerenciar Notificação e Lembretes |
Permite que um usuário gerencie as configurações de Alertas e Lembretes nas Configurações do Servidor Project Web App. |
Gerenciar Notificações Pessoais |
Permite que um usuário acesse o link Gerenciar Meus Alertas e Lembretes na seção Configurações Pessoais da coluna de navegação do Project Web App. |
Gerenciar Notificações de Recurso |
Permite que um usuário acesse o link Gerenciar Alertas e Lembretes de Meus Recursos na seção Configurações Pessoais da coluna de navegação do Project Web App. |
Visão geral das notificações por email e lembretes
As notificações são geradas por muitos eventos iniciados pelo usuário. Esses eventos podem ser as ações de outros membros de equipe e gerentes de projetos. Por exemplo, um gerente de projetos que envia uma nova tarefa a um recurso pode acionar uma notificação para o membro de equipe que foi atribuído à tarefa para que essa pessoa esteja ciente e possa agir de acordo com a nova atribuição.
As seguintes ações do usuário podem gerar notificações por email:
Publicar
Reatribuir Tarefas
Atualizações de Tarefa
Novas Tarefas
Tarefas Atrasadas
Solicitações de Relatório de Status
Respostas de Relatórios de Status
Relatórios de Status Vencidos
Novo Problema Aberto
Novo Risco Aberto
Atribuição de Problema
Problema Modificado
Alterações de Documento (Novo, Excluir, Modificar)
Delegação de Lista de Tarefas
Falha de Trabalho em Fila
Por padrão, as ações a seguir geram notificações por email. Os usuários não podem se inscrever nestas notificações:
Atribuições Rejeitadas (por Recurso)
Atualizações de Tarefa Rejeitadas (por Gerente)
Novas Tarefas Rejeitadas (por Gerente)
Atualizações de Calendário Rejeitadas (por Gerente)
Atualizações de Tarefa Rejeitadas (por Gerente)
Tarefa de Remoção Rejeitada (por Gerente)
Removido de um Relatório de Status (por Gerente)
Os lembretes são acionads por eventos de tempo limite. Por exemplo, se uma tarefa deve ser concluída por um recurso em uma determinada data, um lembrete é enviado para o recurso, indicando o status atual da tarefa. O Project Server 2010 verifica e envia lembretes em um intervalo especificado pelo usuário ou gerente de recursos/projetos com direitos para Gerenciar Alertas e Lembretes de Meus Recursos.
Os usuários do Project Web App podem definir quando o Project Server envia notificações por email ou lembretes para si mesmos. Os gerentes de projetos e gerentes de recursos podem definir as notificações por email e os lembretes para si mesmos e os membros de sua equipe. Os membros da equipe não podem cancelar a assinatura de notificações por email ou lembretes que tenha sido configurada para eles pelo gerente de projetos ou de recursos.
A seção Configurações Pessoais do Project Web App da coluna de navegação do Project Web App inclui os seguintes links que você pode usar para configurar as notificações por email e os lembretes:
Gerenciar Meus Alertas e Lembretes. Use este link para configurar as notificações por email para as alterações em suas tarefas e relatórios de status. As notificações das tarefas e dos relatórios de status são configuradas separadamente.
Gerenciar Alertas e Lembretes de Meus Recursos. Use este link para configurar as notificações por email para as alterações nas tarefas e nos relatórios de satus dos seus recursos.
À medida que um projeto progride, você pode querer ajustar o tipo e a frequência de notificações por email e lembretes. Por exemplo, você pode inicialmente definir um lembrete mais longo para tarefas atrasadas, como vários dias ou várias semanas, e depois reduzi-lo quando estiver mais perto da conclusão do projeto para que os lembretes sejam enviados assim que a tarefa vencer. Você pode também querer cancelar a assinatura das notificações.
As notificações por email e os lembretes para tarefas, projetos, recursos, relatórios de status e atualizações são configurados pelo administrador do Project Server. Além disso, as notificações por email e os lembretes podem ser personalizados.
Configurando notificações e lembretes pessoais
Todos os usuários do Project Web App podem configurar os tipos de notificações por email e lembretes que desejam receber.
Assinar notificações e alertas pessoais por email
Você pode configurar seus próprias notificações e alertas por email usando o procedimento a seguir.
Para assinar notificações e alertas pessoais por email
Na home page do Project Web App, no Início Rápido, clique em Configurações Pessoais e selecione Gerenciar Meus Alertas e Lembretes
Observação
O endereço de email para o qual os alertas são enviados está listado na página Gerenciar Alertas e Lembretes de Meus Recursos próximo a Endereço de Email.
Para configurar os alertas para tarefas, expanda a seção Tarefas e configure o seguinte:
Se você desejar receber emails imediamente após a ocorrência de determinados eventos, na seção Avisar-me imediatamente quando, marque as caixas de seleção apropriadas para definir que os alertas por email sejam enviados quando você receber novas atribuições de tarefas ou quando suas tarefas forem modificadas ou atualizadas.
Se você desejar receber emails em intervalos definidos, na seção Lembretes de Tarefas, marque as caixas de seleção apropriadas para definir que os alertas por email sejam enviados antes do início das tarefas, antes do vencimento das tarefas, para tarefas inconcluídas e para tarefas vencidas. Para cada intervalo, especifique a frequência.
Para configurar os alertas para relatórios de status, expanda a seção Relatórios de Status e configure o seguinte:
Se você desejar receber emails imediatamente após a ocorrência de determinads eventos, no cabeçalho Avisar-me imediatamente quando, marque a caixa de seleção Eu receber uma solicitação de novo relatório de status para definir que os alertas por email sejam enviados quando você receber uma nova solicitação de relatório de status.
Se você desejar receber emails em intervalos definidos, em Lembretes de Relatórios de Status, marque as caixas de seleção apropriadas para definir que os alertas por email sejam enviados quando os relatórios de status estiverem vencidos, quando os seus relatórios de status estiverem vencidos e quando os relatórios de status forem enviados ou vencerem. Para cada intervalo, especifique a frequência.
Para receber alertas sbre as falhas de trabalhos em fila, expanda a seção Falha de Trabalho em Fila e marque ou desmarque as opções de Alertas de Falha nos Trabalhos em Fila.
Se Multilingual User Interface Packs (MUI Packs) estiverem instalados para o Project Server 2010, selecione o idioma no qual você deseja receber emails na lista suspensa Configurações de Idioma.
Clique em Salvar.
Cancelar assinatura de notificações e alertas pessoais por email
Se você não desejar mais receber notificações e alertas pessoais por email, siga estas etapas.
Para cancelar a assinatura de notificações e alertas pessoais por email
Na home page do Project Web App, no Início Rápido, clique em Configurações Pessoais e selecione Gerenciar Meus Alertas e Lembretes.
Observação
O endereço de email para o qual os alertas são enviados está listado na página Avisar-me sobre minhas tarefas e relatórios de status próximo a Endereço de Email.
Para cancelar a assinatura de alertas para tarefas, expanda a seção Tarefas e desmarque a caixa de seleção do tipo específico de alerta e lembrete do qual você deseja cancelar a assinatura.
Para cancelar a assinatura de alertas para relatórios de status, expanda a seção Relatório de Status e desmarque a caixa de seleção Eu receber uma solicitação de novo relatório de status e todas as caixas de seleção na seção Lembretes de Relatórios de Status.
Para cancelar a assinatura de alertas para falhas de trabalhos em fila, expanda a seção Falhas nos Trabalhos em Fila e desmarque a caixa de seleção Todos os meus trabalhos em fila apresentam falha.
Clique em Salvar.
Configurando notificações e lembretes para seus recursos
Os usuários do Project Web App que gerenciam recursos podem configurar as notificações por email e os lembretes a serem enviados para seus recursos quando ações específicas ocorrem.
Inscrever seus recursos para alertas e notificações por email
Se você desejar configurar os alertas e as notificações para os recursos que você gerencia, siga estas etapas.
Para inscrever seus recursos para alertas e notificações por email
Na home page do Project Web App, na coluna de navegação, clique em Configurações Pessoais e selecione Gerenciar Meus Alertas e Lembretes.
Observação
O endereço de email para o qual os alertas são enviados está listado na página Gerenciar Alertas e Lembretes de Meus Recursos próximo a Endereço de Email.
Para configurar os alertas das suas tarefas atribuídas aos seus recursos, expanda Tarefas dos Integrantes da Minha Equipe e configure o seguinte:
Se você desejar receber emails imediamente após a ocorrência de determinados eventos, na seção Alertas de Tarefas, marque as caixas de seleção apropriadas para definir que os alertas por email sejam enviados quando os membros da sua equipe enviarem novas tarefas e atribuições, reatribuírem tarefas ou atualizarem tarefas.
Se você desejar receber emails em intervalos definidos para futuras tarefas, em Lembretes de Tarefas, selecione a opção apropriada para definir que os lembretes de email sejam enviados antes do vencimento das tarefas e que os alertas sejam enviados somente para você, somente para os membros da sua equipe ou para você e os membros da equipe. Você também pode especificar o número de dias, semanas ou meses antes da data de vencimento onde será enviado o email.
Se você desejar receber emails em intervalos definidos para tarefas vencidas, na seção Lembretes de Tarefas, marque as caixas de seleção apropriadas para definir que os alertas por email sejam enviados quando as tarefas estiverem vencidas (e novamente até que a tarefa vencida seja concluída), e marque a opção apropriada para definir que os alertas sejam enviados somente para você, somente para os membros da sua equipe ou para você e os membros da equipe. Você também pode especificar o número de dias, semanas ou meses após a data de vencimento onde será enviado o alerta e a frequência na qual os emails de lembrete serão enviados até a conclusão da tarefa.
Se você desejar receber emails em intervalos definidos para as tarefas que estão em andamento mas não tem trabalho real, na seção Lembretes de Tarefas, selecione as opções apropriadas para definir que os alertas por email sejam enviados quando uma tarefa é iniciada, mas não tem trabalho real relatado, para fazer com que os alertas sejam enviados somente para você, somente para os membros da sua equipe ou para você e os membros da equipe. Você também pode especificar o número de dias, semanas ou meses após o início da tarefa onde será enviado o alerta.
Para configurar lembretes para os relatórios de status dos seus recursos, expanda Relatórios de Status de Meus Recursos, Alertas de Relatórios de Status e configure o seguinte:
Se você desejar receber emails imediatamente quando seus recursos enviarem um relatório de status, na seção Alertas de Relatórios de Status, marque a caixa de seleção para definir que os alertas por email sejam enviados quando seus recursos enviarem um relatório de status.
Se você desejar receber emails em intervalos definidos para os relatórios de status futuros, na seção Lembretes de Relatórios de Status, marque a opção apropriada que define que os alertas por email sejam enviados quando o relatório de status de recurso estiver prestes a vencer e fazer com que os alertas sejam enviados somente para você, somente para os seus recursos ou para você e os seus recursos. Você também pode especificar o número de dias, semanas ou meses para o relatório de status no qual o alerta será enviado.
Se você desejar receber emails em intervalos definidos para os relatórios de status vencidos, na seção Lembretes de Relatórios de Status, marque as opções apropriadas para definir que os alertas por email sejam enviados quando o relatório de status de recurso estiver vencido (e at;e que o relatório de status seja enviado) e fazer com que os alertas sejam enviados somente para você, somente para os membros da sua equipe ou para você e os membros da equipe. Você também pode especificar o número de dias após a data de vencimento do relatório de status onde será enviado o alerta e a frequência na qual os emails de lembrete serão enviados até o envio do relatório.
Se Multilingual User Interface Packs (MUI Packs) estiverem instalados para o Project Server 2010, selecione o idioma no qual você deseja receber notificações na lista suspensa Configurações de Idioma.
Clique em Salvar.
Cancelar a assinatura dos seus recursos em notificações por email
Se os seus recursos estiverem configurados no momento para receber notificações e alertas pessoais por email, siga estas etapas para cancelar a assinatura deles.
Para cancelar a assinatura dos seus recursos em notificações por email
Na home page do Project Web App, na coluna de navegação, clique em Configurações Pessoais e selecione Gerenciar Meus Alertas e Lembretes.
Para cancelar a assinatura de alertas para as tarefas dos seus recursos, expanda Tarefas dos Integrantes da Minha Equipe e, na seção Alertas de Tarefas, desmarque a caixa de seleção do tipo específico de alerta do qual você deseja cancelar a assinatura.
Para cancelar a assinatura das notificações por email enviadas quando seus recursos enviam relatórios de status, expanda Relatórios de Status de Meus Recursos e, na seção Alertas de Relatórios de Status, desmarque a caixa de seleção Enviar um relatório de status.
Clique em Salvar.
Outros capítulos
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