Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

O plano de arquivo é o principal documento do planejamento de gerenciamento de registros no SharePoint Server 2010. Embora os planos de arquivos possam diferir entre as organizações, eles geralmente:

• Descrevem os tipos de itens que a organização reconhece como registros.

• Descrevem a que categoria mais ampla de registros pertencem os itens.

• Indicam onde os registros são armazenados.

• Descrevem os períodos de retenção de registros.

• Descrevem quem é o responsável pelo gerenciamento dos diversos tipos de registros.

Este artigo descreve o conteúdo de um plano de arquivo e resume como criar um plano de arquivo para a sua organização. Este artigo também o direciona a uma planilha onde você poderá registrar o plano de arquivo.

Neste artigo:

• Identificar tipos de registros

• Preencher o plano de arquivo

• Planilha

Identificar tipos de registros

A determinação de quais documentos ativos da organização podem ser declarados como registros exige a colaboração de gerentes de registros, advogados, responsáveis pela conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo que a empresa não esteja em um setor de forte regulamentação, há leis gerais que podem obrigar a empresa a manter registros. Juntamente com a legislação comercial geral, é preciso avaliar as exigências legais específicas da sua empresa.

Está além do escopo deste artigo fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro na sua organização. É bastante provável que a sua empresa já esteja fazendo alguma forma de gerenciamento de registros e já tenha preenchido a maioria das funções do gerenciamento de registros necessárias; talvez você já tenha também uma taxonomia de registros.

Geralmente, para determinar o que são registros na sua organização, é preciso:

1. Entender as obrigações legais da empresa e os requisitos do negócio.

2. Em um esforço colaborativo entre as divisões da organização, analisar como os documentos ativos são usados.

3. Desenvolver uma lista dos tipos de documentos que devem se tornar registros. Por exemplo, você pode determinar que os seguintes documentos devem ser retidos como registros:

   • Contratos para locação de espaço corporativo.

   • Documentos relativos aos benefícios dos funcionários.

   • Documentos relativos à pesquisa e ao desenvolvimento de produtos.

4. Categorizar os registros. Registros de mesma categoria geralmente têm os mesmos períodos de retenção e podem exigir tratamento semelhante em outras situações.

Registrar as informações coletadas. Você pode usar a planilha mencionada na seção Planilha para essa finalidade. Registre o tipo de registro, a categoria a que esse tipo de registro pertence e uma breve descrição do tipo de registro.

Este é um exemplo de planilha:

Tipo de registro	Categoria de registro	Descrição
Planos de benefícios, planos de seguros, planos de aposentadoria	Descrições de benefícios de funcionários	Descrições de todos os planos de benefícios dos funcionários.
Cronogramas da folha de pagamento, informações complementares de folha de pagamento	Registros de folha de pagamento	Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salário pago.
Faturas de fornecedor	Faturas	Registros de bens ou serviços adquiridos de fornecedores.
Pesquisas de produtos, questionários, manuais de treinamento, vídeos de treinamento	Materiais de treinamento	Fornece treinamento interno ou externo.
Formulários de remessa, relatórios de remessa	Registros de remessa	Documenta a remessa de materiais.
Informações à imprensa, artigos de jornal	Informações à imprensa	Informações de relações públicas sobre produtos e serviços.
Folhas de contatos de emergência, formulários de inscrição em planos de saúde, currículos, relatórios de status de benefícios	Registros pessoais	Registros do histórico de emprego de cada funcionário e as respectivas ações de pessoal.

Preencher o plano de arquivo

Depois de determinar quais documentos devem ser retidos como registros e criar um conjunto de categorias de registros, conclua o plano de arquivo, fornecendo outras informações sobre cada tipo de registro. Indique o seguinte:

• Por quanto tempo cada tipo de registro deve ser retido.

• Como os registros devem ser descartados quando o período de retenção for expirado.

• Quem é o gerente principal de registros desse tipo.

• Em que tipo de mídia registros desse tipo são armazenados.

Este é um exemplo de plano de arquivo concluído:

Registros	Descrição	Mídia	Categoria de registro	Retenção	Disposição	Contato
Planos 401k	Descrição do plano de benefícios dos funcionários.	Páginas da Web	Planos de benefícios de funcionários	X anos	Nenhuma	Fernanda Marques
Planos de seguros	Descrição do plano de seguro do funcionário.	Imprimir	Planos de benefícios de funcionários	X anos	Nenhuma	Diogo Andrade
Fundos de pensão	Descrição do fundo de pensão do funcionário.	Imprimir	Planos de benefícios de funcionários	X anos	Nenhuma	Diogo Andrade
Cronogramas da folha de pagamento	Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos.	Documentos eletrônicos	Registros de folha de pagamento	X anos	Destruir	Diogo Andrade
Informações complementares da folha de pagamento	Resumos dos períodos de licença médica, férias e outros itens da folha de pagamento não relativos ao salário.	Documentos eletrônicos	Registros de folha de pagamento	X anos	Destruir	Diogo Andrade
Faturas de fornecedor	Registros de bens ou serviços adquiridos de fornecedores.	Imprimir	Faturas	X anos	Destruir	Nuno Farinha
Pesquisas de produtos	Pesquisa de satisfação do cliente.	Páginas da Web	Materiais de pesquisa	X anos	Arquivo morto	Paula Bento
Questionários	Questionário para determinar a demografia do cliente.	Imprimir	Materiais de pesquisa	X anos	Arquivo morto	Paula Bento
Manuais de treinamento	Conteúdo impresso do treinamento.	Imprimir	Materiais de treinamento	X anos	Destruir	Paula Bento
Vídeos de treinamento	Conteúdo do treinamento em vídeo.	Vídeo	Materiais de treinamento	X anos	Destruir	Paula Bento
Formulários de remessa	Configuração da remessa de materiais	Imprimir	Materiais de entrega	X anos	Destruir	Nuno Farinha
Relatórios de remessa	Documentação da remessa de materiais.	Planilhas eletrônicas	Materiais de entrega	X anos	Destruir	Nuno Farinha
Informações à imprensa	Informações sobre produtos e serviços.	Documentos eletrônicos	Informações de relações públicas	X anos	Arquivo morto	Paula Bento
Artigos de jornal	Notícias sobre produtos e serviços.	Imprimir	Informações de relações públicas	X anos	Arquivo morto	Paula Bento
Folhas de contatos de emergência	Informações do funcionário.	Documentos eletrônicos	Registros pessoais	X anos	Destruir	Diogo Andrade
Formulários de inscrição em planos de saúde	Formulários de adesão de funcionários aos planos de saúde.	Documentos eletrônicos	Registros pessoais	X anos	Destruir	Diogo Andrade
Currículos	Currículos recebidos.	Misto	Registros pessoais	X anos	Destruir	Diogo Andrade

Observação

O exemplo anterior desta seção é uma amostra. Ele não uma recomendação de configurações para um determinado plano de arquivo. Para reforçar que este é um exemplo e não uma recomendação de política de gerenciamento de registros, nenhum período de retenção foi fornecido.

Planilha

Você pode usar a seguinte planilha com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação:

• Planilha de categorias de registro https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179987&clcid=0x416