Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010)

 

Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Este artigo descreve como planejar bibliotecas de documentos e integrar bibliotecas em sua solução de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint Server 2010.

Bibliotecas de documentos são conjuntos de arquivos no SharePoint Server que você pode compartilhar com outros usuários do site. A maioria dos recursos de gerenciamento de documentos é distribuída por meio de bibliotecas de documentos. Como parte do planejamento de gerenciamento de documentos, você deve determinar que tipo de biblioteca de documentos melhor atende às necessidades da sua organização.

Planejar bibliotecas de documentos

Neste artigo:

• Determinar o tipo de biblioteca

• Planejar o fluxo de conteúdo

• Promovendo bibliotecas de documentos a partir de aplicativos clientes do Office

• Planilha

Determinar o tipo de biblioteca

Quando você identifica as bibliotecas de documentos que melhor correspondem às necessidades da sua organização, pode também determinar se precisa de vários sites ou conjuntos de sites. Por exemplo, se você estiver criando conteúdo para publicação para clientes externos, talvez precise de um site (e biblioteca) para a criação e revisão do conteúdo e um outro, talvez em uma instalação separada do SharePoint Server 2010, para publicar o conteúdo.

Quando você planeja bibliotecas de documentos para vários sites, também precisa planejar como o conteúdo flui de um site para outro — por processos manuais, fluxos de trabalho ou soluções personalizadas.

A tabela a seguir lista os usos típicos de bibliotecas de documentos:

Biblioteca	Objetivo
Biblioteca em um site de equipe	Colaboração; fácil compartilhamento de conteúdo entre colegas de trabalho; controle de conteúdo, como o controle de versão; pesquisas do SharePoint Server.
Biblioteca em uma área do portal	Conteúdo destinado a um público maior na organização; semelhante a uma biblioteca em um site de equipe, mas normalmente implementado com maior rigor na revisão e no processo de aprovação.
Biblioteca em um site da Central de Documentos	Uma biblioteca de larga escala, útil como base de conhecimento corporativo ou arquivo de histórico; inclui recursos para ajudar os usuários a navegar, pesquisar e gerenciar um grande número de documentos em uma hierarquia profunda usando um conjunto de Web Parts especializadas.
Biblioteca em um repositório de registros	Gerenciamento de registros especializados; cada biblioteca corresponde a um tipo de registro, como contrato, que a organização deve reter para fins de conformidade legal; as bibliotecas retêm documentos, metadados e auditorias associadas, devendo ser do tipo somente leitura.
Biblioteca em um site de Internet (HTML)	Contém páginas da Web para incorporação em um site intranet ou Internet; o SharePoint Server oferece suporte à edição da páginas da Web diretamente e gerencia automaticamente as bibliotecas-base de documentos para cada página.
Biblioteca em um site de Internet (híbrido)	Conteúdo disponí­vel para download de um site; você pode apresentar conteúdos de bibliotecas de documentos em um site.
Biblioteca de Slides	Oferece suporte ao compartilhamento, ao gerenciamento e à reutilização de slides do Microsoft PowerPoint.

O exemplo a seguir ilustra como usar a análise que você concluiu em Identificar usuários e analisar, para ajudá-lo a planejar a organização de bibliotecas de documentos para a sua empresa. Neste exemplo, a Contoso Ltd. oferece conteúdo aos seus clientes com base na pesquisa de mercado. O conteúdo é criado principalmente por consultores que trabalham remotamente. Isso é feito em um ciclo no qual:

1. Um parceiro avalia ideias e solicita propostas de compromisso.

2. Após o estabelecimento de um contrato, um gerente de projetos reúne uma equipe de consultores e cria um site de trabalho específico do compromisso no qual os resultados da pesquisa são registrados e o projeto é concluído.

3. Quando o projeto é concluído, os documentos de resultados finais são publicados em um site protegido, no qual os clientes podem acessá-los.

4. A equipe redige documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso com base no projeto.

5. Os gerentes de conhecimento coletam, organizam e arquivam as práticas recomendadas e outros documentos.

6. Resultados finais, contratos e outros registros são mantidos como registros corporativos.

7. Usando o conteúdo mantido por gerentes de conhecimento, os parceiros avaliam oportunidades e criam novas propostas.

A tabela a seguir ilustra uma análise de uso de documentos para este cenário:

Documentos	Objetivo	Autor	Usuários	Formato
Solicitações e ideias de compromisso	Desenvolver novos compromissos com o cliente	Líder do projeto	Gerente de vendas; líder do projeto	.doc
Propostas	Descrever um compromisso proposto com o cliente	Líder do projeto	Gerentes do projeto; membros da equipe do projeto; clientes	.doc
Contratos	Vinculação com um compromisso de consultoria	Advogado	Líder do projeto; gerente do projeto, gerente de vendas; clientes	.doc
Resultados de pesquisas e rascunhos dos resultados finais do projeto	Gerar documentos relacionados ao compromisso com o cliente	Líder do projeto; parceiro do projeto; consultor	Editores; revisores técnicos	.doc e outros tipos
Documentos de resultados finais	Gerar documentos de resultados finais, provavelmente convertidos do formato .doc	Líder do projeto	Clientes	.pdf
Documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso	Capturar conhecimento organizacional	parceiro do projeto; consultor; gerentes de conhecimento	Todos os membros da equipe	Vários tipos
Registros corporativos	Reter conteúdo, por exemplo, documentos de resultados finais, como registros corporativos	Tudo	Gerentes de registros corporativos; advogados corporativos	Tudo

Esta análise de uso de documentos sugere o seguinte:

• Os líderes do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para armazenar ideias sobre compromisso, solicitações de compromisso e rascunhos de propostas.

• Os advogados precisam de bibliotecas em um portal ou em um site centralizado de gerenciamento de documentos para armazenar modelos de contratos e contratos ativos.

• Os líderes e parceiros do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para criar resultados de pesquisa, resultados finais e estudos de caso.

• Os clientes precisam de bibliotecas em um site para a exibição de resultados finais.

• Todos os membros da empresa precisam acessar um site de Central de Documentos para exibir documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso.

• Os gerentes de registros corporativos e advogados precisam acessar um Repositório de Registros corporativo para manter registros corporativos.

A figura a seguir ilustra como essas bibliotecas podem ser distribuídas. Os sites são hospedados em três conjuntos de sites: um para acesso dos clientes, um para criação remota por membros da equipe e um conjunto de sites de intranet para a manutenção segura do site de gerenciamento de registros.

Ação em planilha
A Planilha de bibliotecas de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x416) é fornecida para registrar as decisões de planejamento da sua biblioteca. Use-a para listar as bibliotecas necessárias à sua solução, juntamente com os tipos de documentos ali contidos. Observe que as bibliotecas podem conter mais de um tipo de documento.

Planejar o fluxo de conteúdo

O conteúdo em uma solução de gerenciamento de documentos geralmente é dinâmico, movendo-se de um site para outro conforme necessário para atender às necessidades dos usuários de documentos. Portanto, quando você planeja bibliotecas de documentos, também planeja o fluxo de conteúdo de uma biblioteca ou site para outro. O SharePoint Server inclui as seguintes maneiras de mover conteúdo, manual ou dinamicamente:

• Você pode criar fluxos de trabalho personalizados que copiam ou movem conteúdo de um site ou biblioteca para outro. Um fluxo de trabalho orienta um documento ao longo de um processo corporativo e atribui tarefas aos participantes quando sua função no ciclo de vida do documento se torna ativa. Um fluxo de trabalho pode ser projetado para mover um documento de um site ou biblioteca para outro. Para obter informações sobre como planejar fluxos de trabalho, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010).

• Os autores podem copiar um documento em uma biblioteca em qualquer site no qual possuam permissões de criação. O relacionamento entre os documentos de origem e de destino é mantido para que a cópia possa ser atualizada conforme necessário.

• Páginas da Web e sites completos podem ser testados e publicados de um site a outro, no modo manual ou automático, com base em um agendamento.

• É possível enviar conteúdos ao site de gerenciamento de recursos com o uso da interface do usuário do SharePoint Server, de um fluxo de trabalho ou de uma solução do cliente baseada no modelo de objeto do Microsoft SharePoint Foundation.

• Usando Pastas da Web ou Locais de Rede, um autor pode copiar ou mover manualmente o conteúdo de uma biblioteca de documentos de um site ou biblioteca para outro.

Voltando para o nosso exemplo, a figura a seguir ilustra como aplicar algumas dessas técnicas de fluxo de conteúdo. Observe que o site preparado foi adicionado ao site do portal de criação.

• Usando recursos de publicação, um autor pode publicar páginas da Web no site da Internet.

• Usando o comando Copiar, um autor pode copiar documentos no site da Central de Documentos.

• Usando um fluxo de trabalho personalizado, um autor pode copiar documentos em bibliotecas de documentos no site da Internet.

• Usando o comando Enviar para o Repositório de Registros, um autor pode enviar contratos para o Repositório de Registros corporativo.

Promovendo bibliotecas de documentos a partir de aplicativos clientes do Office

Você pode personalizar as caixas de diálogo Abrir e Salvar do Microsoft Office Professional 2010 para incentivar os membros da organização a usarem bibliotecas de documentos como locais de armazenamento. Adicionando sites à barra Meus Locais ao lado das caixas de diálogo Abrir e Salvar, você pode fornecer acesso com um único clique aos locais onde os usuários devem armazenar seus documentos. Isso torna possível para os membros da equipe interagir com as bibliotecas de documentos quando eles utilizam o comando Salvar em aplicativos clientes do Office Professional 2010, em vez de precisarem acessar diretamente o servidor para carregar documentos.

Para promover o uso de sites nas caixas de diálogo Abrir e Salvar, você pode publicá-los usando um serviço Web. Esse serviço fornece uma lista de sites direcionados a usuários específicos com base em suas funções ou nos sites dos quais eles são membros. Um aplicativo cliente do Office Professional 2010 pode descobrir automaticamente esse serviço Web através de Meus Sites do SharePoint do usuário. Outros produtos de servidor também podem implementar esse serviço Web e fornecer a localização do serviço ao aplicativo cliente do Office. Após essa configuração, o Office Professional 2010 adiciona uma entrada à barra Meus Locais e a popula com os locais que são definidos pelo serviço Web.

Como alternativa, os administradores podem definir chaves do registro de forma a adicionar sites específicos à barra Meus Locais nas caixas de diálogo Abrir e Salvar do Office. Chaves do registro são implantadas com uso da Política de Grupo e de um modelo de serviços de diretório do Microsoft Active Directory que é fornecido no Kit de recursos do Office 2010.

Você pode limitar os locais onde os membros da organização podem salvar conteúdo usando a caixa de diálogo Salvar do Office. Por exemplo, pode restringir a capacidade de salvar arquivos em áreas de trabalho e forçar os usuários a salvar conteúdo em uma biblioteca de documentos. No Office Professional 2010, é possível controlar para onde os usuários podem navegar para salvar seus documentos, guiando-os para que eles os salvem em locais aprovados. Observe que isso não garante que os usuários não irão salvar arquivos em seu computadores locais ou em outros locais não aprovados. Há muitos meios de se colocar arquivos em um computador, e pessoas motivadas podem contornar a maioria das restrições. Entretanto, limitando o acesso a esses locais através da caixa de diálogo Salvar do Office, você pode reduzir drasticamente o número de membros da equipe que usam esses locais não aprovados.

Para restringir os locais disponíveis na caixa de diálogo Salvar do Office, use a Diretiva de Grupo para definir as chaves do registro apropriadas para habilitar essa configuração e definir o local aprovado, os locais de rede ou os locais de servidor. Quando essa configuração for habilitada, qualquer local não definido desse modo — incluindo links padrão para a Área de Trabalho e Meus Locais de Rede — será removido da barra Meus Locais.

A lista de locais aprovados pode ser limitada a um ou mais aplicativos do Office. Por exemplo, um administrador pode restringir os locais para salvar no Microsoft Access e permitir que outros aplicativos do Office salvem em qualquer local.

Planilha

Use a planilha a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo:

• Planilha de bibliotecas de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x416)