Planejar processos de aprovação e revisão em fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010)

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

No planejamento de fluxos de trabalho para a implantação do Microsoft SharePoint Server 2010, convém também planejar como usar fluxos de trabalho para processos de aprovação e revisão.

Neste artigo:

• Visão geral da aprovação de um fluxo de trabalho

• Como funciona o fluxo de trabalho de Aprovação

  • Exemplo — Gerenciar o processo de aprovação de documento usando um fluxo de trabalho

• Modelo híbrido de revisão

Visão geral da aprovação de um fluxo de trabalho

O processo de aprovação de um fluxo de trabalho no Microsoft SharePoint Designer 2010 permite que os usuários do Microsoft SharePoint Server 2010 personalizem tarefas individuais, dentro de um fluxo de trabalho, que requerem aprovação.

Por exemplo, de vez em quando, você pode ter um projeto, como a conclusão de um documento específico, no qual o tempo do ciclo usual deve ser reduzido. Você pode definir o processo de aprovação do fluxo de trabalho de forma que, se a tarefa não for concluída até um tempo estabelecido, o documento será automaticamente rejeitado.

O processo de aprovação direciona o item por uma ou mais pessoas, cada uma atribuída a uma tarefa para revisar o item e decidir sobre o que fazer com ele. Por exemplo, se um documento for carregado em uma biblioteca de documentos, os aprovadores poderão aprová-lo ou rejeitá-lo, reatribuir a tarefa de aprovação a outra pessoa ou solicitar alterações no documento.

Como funciona o fluxo de trabalho de Aprovação

O fluxo de trabalho de Aprovação direciona um documento ou item salvo em uma lista ou biblioteca a um grupo de pessoas para aprovação. Por padrão, o fluxo de trabalho de Aprovação é associado ao tipo de conteúdo do Documento e, portanto, está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

O fluxo de trabalho de Aprovação oferece suporte a processos corporativos que envolvem o envio de um documento ou item a colegas ou gerentes para aprovação. O fluxo de trabalho de Aprovação torna um processo corporativo de aprovação mais eficiente, com o gerenciamento e o controle de todas as tarefas humanas no processo e com o fornecimento de um registro do processo após a sua conclusão.

Você pode iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação diretamente a partir de um documento ou item em uma lista ou biblioteca. Para começar, selecione o fluxo de trabalho que deseja usar e preencha um formulário de início de fluxo de trabalho que especifique os participantes desse fluxo de trabalho (aprovadores), uma data de conclusão e quaisquer instruções de tarefas relevantes. Depois que um fluxo de trabalho começar, o servidor atribuirá tarefas a todos os participantes. Se alertas de email estiverem habilitados para o servidor, este também enviará alertas de email a todos os participantes, que podem clicar em um link no alerta de tarefa por email para abrir o documento ou item a ser aprovado. Os participantes podem aprovar, rejeitar ou reatribuir suas tarefas de aprovação. Também podem solicitar uma alteração no documento ou item a ser aprovado. Os participantes têm a opção de concluir suas tarefas de fluxo de trabalho diretamente de certos programas que fazem parte dos pacotes Microsoft Office 2007 e O Microsoft Office 2010 ou no site do SharePoint Server 2010. Quando o fluxo de trabalho está em andamento, seu proprietário ou os participantes podem conferir a página Status do Fluxo de Trabalho para ver quais participantes concluíram suas tarefas de fluxo de trabalho. Quando os participantes concluírem as tarefas do fluxo de trabalho, este último será finalizado, e o proprietário será automaticamente notificado sobre a finalização.

Observação

Se um usuário executar uma tarefa de fluxo de trabalho do SharePoint Server 2010 em um programa do Microsoft Office 2007, o fluxo de trabalho não será aberto no programa do Microsoft Office 2007. Em vez disso, o usuário será redirecionado a um formulário de navegador do InfoPath Forms Services no Microsoft SharePoint Server 2010, no site do SharePoint Server 2010.

Quando o fluxo de trabalho está em andamento, seu proprietário ou os participantes podem conferir a página Status do Fluxo de Trabalho para ver quais participantes concluíram suas tarefas de fluxo de trabalho. Quando os participantes do fluxo de trabalho concluírem as tarefas do fluxo de trabalho, este último será finalizado, e o proprietário será automaticamente notificado sobre essa finalização.

O fluxo de trabalho de Aprovação padrão para bibliotecas de documentos é um fluxo de trabalho em série, no qual as tarefas são atribuídas a cada um dos participantes de cada vez. Por padrão, uma versão do fluxo de trabalho de Aprovação também é associada a bibliotecas de Páginas em um site de publicação, e o fluxo de trabalho pode ser usado para gerenciar o processo de aprovação para a publicação de páginas da Web. Dependendo do que você deseja personalizar, é possível usar o Office SharePoint Designer ou o próprio SharePoint Server 2010 para personalizar essas versões pré-associadas do fluxo de trabalho de Aprovação, de forma a atender às necessidades da sua organização, ou adicionar uma nova versão do fluxo de trabalho de Aprovação a uma lista, uma biblioteca ou um tipo de conteúdo.

Exemplo — Gerenciar o processo de aprovação de documento usando um fluxo de trabalho

Se você já teve que obter aprovação de diversas pessoas para um plano de projeto, uma proposta ou outro documento importante, provavelmente já sabe que isso pode ser uma experiência frustrante. Em primeiro lugar, como gerenciar a logística de envio do documento às pessoas apropriadas? Você envia o documento às pessoas por email e solicita respostas no email? Agenda uma reunião? Em segundo lugar, como controlar quais pessoas aprovaram o documento e como registrar formalmente a aprovação de cada uma? Você salva várias mensagens de email? Salva anotações de reunião?

Considere os problemas que você poderia enfrentar depois de algumas semanas ou meses se não conseguisse lembrar quem aprovou algo ou quem enviou um comentário específico. A menos que a sua organização tenha desenvolvido processos formais de aprovação, você poderia estar em uma situação na qual não conseguiria localizar este tipo de informação quando fosse necessário.

É possível evitar problemas como esse usando o fluxo de trabalho de Aprovação, disponível em um site do SharePoint Server 2010, para encaminhar seus documentos a colegas para aprovação. Fluxos de trabalho reduzem o tempo necessário para coordenar processos corporativos comuns, como a aprovação de documentos, gerenciando e controlando as tarefas humanas envolvidas nesses processos. Como o fluxo de trabalho de Aprovação atribui tarefas, envia lembretes, controla a participação e cria um registro de todo o processo, você pode se concentrar em realizar o seu trabalho em vez de acompanhar pessoas e lidar com a logística do processo de aprovação de documento. Se for necessário documentar que você recebeu aprovação para algo, será possível fornecer aos participantes um link para o histórico do fluxo de trabalho do documento, que mostra quem aprovou ou rejeitou esse documento ou quem não concluiu uma tarefa de fluxo de trabalho. Dessa maneira, o fluxo de trabalho de Aprovação torna o processo de aprovação mais transparente.

Importante

A capacidade de iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação a partir do Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Excel 2010, Microsoft Office PowerPoint 2007 ou do Microsoft PowerPoint 2010 somente está disponível nos pacotes do Microsoft Office 2007 e do O Microsoft Office 2010 e nas versões autônomas do Office Word 2007, Word 2010, Office Excel 2007, do Excel 2010, Office PowerPoint 2007 e do PowerPoint 2010.

Modelo híbrido de revisão

O modelo híbrido de fluxo de trabalho de Aprovação é um modelo de aprovação em estágios. As aprovações podem ser criadas em conjuntos ou estágios; ou seja, o primeiro conjunto de aprovadores pode concluir o processo de revisão e aprovação e, em seguida, o próximo conjunto de aprovadores e assim por diante. Porém, cada estágio ou conjunto de aprovação também pode ter sua própria ordem de eventos; ou seja, os membros do primeiro grupo de aprovadores podem realizar a revisão na ordem de aprovação em série, os membros do segundo grupo podem realizar a revisão em paralelo e assim por diante.