Projetando o gerenciamento de registros in-loco
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
No Microsoft SharePoint Server 2010, você pode gerenciar registros em um arquivo morto ou usar o gerenciamento de registros in-loco, gerenciando registros no mesmo repositório que os documentos ativos. Com o gerenciamento de registros in-loco, quando você declara que um documento é um registro, ele permanece no mesmo local, mas agora o SharePoint Server 2010 o gerencia como um registro.
Usando o gerenciamento de registros in-loco no SharePoint Server 2010, é possível:
Decidir que ações converterão um documento ativo em um registro. Por exemplo, um usuário pode selecionar uma opção para declarar um documento como registro; um fluxo de trabalho pode ser executado depois de um evento específico e converter um documento ativo em registro, ou você pode definir uma política de retenção que converta um documento ativo em registro após determinado período.
Restringir quem pode executar as operações relacionadas a registros. Por exemplo, você pode especificar que qualquer usuário possa declarar um documento como registro, mas limitar a edição ou exclusão de um registro apenas aos gerentes de registros.
Restringir que ações os usuários podem executar nos registros. Por exemplo, impedir a exclusão e/ou a edição de registros.
Especificar uma política de retenção para documentos ativos e uma política de retenção diferente para os registros.
Para obter mais informações sobre usar ou não o gerenciamento de registros in-loco ou um arquivo morto de registros, consulte Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros in-loco (SharePoint Server 2010).
Este artigo descreve como tomar decisões de planejamento necessárias antes de implementar o gerenciamento de registros in-loco; contudo, ele não explica como implementar as decisões tomadas. Antes de executar as etapas neste artigo, crie primeiro um plano de arquivo.
Se estiver utilizando o gerenciamento de registros in-loco, presume-se que você também esteja fazendo uso do SharePoint Serverpara outra finalidade, como para sites de colaboração em equipe (se essa premissa não for verdadeira, analise a hipótese de usar um arquivo morto de registros). Portanto, você já deve saber os tipos de conteúdo e a hierarquia de pastas utilizados pela solução existente ou deve defini-los em paralelo ao projeto da solução de gerenciamento de registros, caso sua outra solução do SharePoint Server esteja sendo desenvolvida ao mesmo tempo).
Neste artigo:
Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros in-loco
Pastas ou tipos de conteúdo?
Definindo tipos de conteúdo
Definindo tipos de conteúdo
Tarefas gerais de planejamento de gerenciamento de registros
Planilhas
Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros in-loco
É possível configurar políticas de retenção para registros com base nos tipos de conteúdo ou na pasta em que o documento está armazenado. Qualquer que seja o caso, essa é a principal decisão a ser tomada ao planejar o gerenciamento de registros in-loco. Depois de determinar como os registros serão organizados, projete os tipos de conteúdo ou a hierarquia de pastas. Em seguida, defina outros aspectos do gerenciamento de registros, como diretivas de auditoria, por exemplo. Por fim, decida o que é possível fazer com um documento depois de ele ter sido declarado como registro.
Se a sua solução vai usar tanto o gerenciamento de registros in-loco quanto um arquivo morto de registros, não é necessário planejar os dois aspectos ao mesmo tempo. Por exemplo, se você basear o seu plano de gerenciamento de registros in-loco nos tipos de conteúdo, não precisará organizar registros no arquivo morto com base nos tipos de conteúdo.
Pastas ou tipos de conteúdo?
Você pode definir políticas de retenção com base no tipo de conteúdo de um item ou na pasta em que ele está localizado. Em qualquer biblioteca, é necessário selecionar um ou outro; não é possível basear as políticas de retenção em uma combinação de tipos de conteúdos e pastas dentro da mesma biblioteca. Sua opção afetará significativamente a maneira como você configurará o site e como os usuários o utilizarão. Normalmente, é mais simples basear políticas de retenção em tipos de conteúdo, caso isso funcione na sua situação.
Considere os tipos de registros que você identificou no seu plano de arquivo. Use a heurística a seguir para determinar se a organização deve se basear em tipos de conteúdo ou em local. Siga a primeira heurística que se aplicar ao seu caso.
Todos os registros do mesmo tipo possuem a mesma política de retenção? Em caso afirmativo, opte por tipos de conteúdo.
A maioria dos tipos de registro é composta por registros com a mesma política de retenção? É raro um tipo de registro ter registros com diferentes políticas de retenção? Nesse caso, é possível criar subtipos, de modo fácil e lógico, a fim de que a mesma política de retenção seja aplicável a cada registro do subtipo? Se a resposta for sim, organize com base em tipos de conteúdo.
Por exemplo, se contratos de não divulgação (NDAs) ficarem retidos por cinco anos; de aluguel, por 10 anos; e de parceria, por 15 anos, e você tiver classificado todos eles como contratos legais, nem todos os contratos legais terão o mesmo período de retenção. Mas se você subdividir os contratos legais em três tipos de registros separados (NDA, aluguel e parceria), todos os registros do mesmo tipo terão o mesmo período de retenção.
Todos os registros terão atributos comuns ou metadados que determinem a política de retenção? Em caso afirmativo, organize com base no local.
Por exemplo, se cada registro tiver um atributo “cliente” e os registros de clientes governamentais tiverem uma política de retenção diferente dos clientes corporativos, organize com base no local.
Sua organização já possui uma estrutura de pastas com a qual os usuários estejam familiarizados? A mesma política de retenção se aplica a todos os registros em uma pasta? Pode-se confiar que os usuários armazenarão os documentos nos locais apropriados da estrutura de pastas? Se a resposta a todas essas perguntas for afirmativa, opte por local.
Se nenhuma dessas heurísticas pode ser aplicada, provavelmente o gerenciamento de registros in-loco não se adapta naturalmente à sua situação. Reconsidere se o uso de um arquivo morto de registros funcionará. Se você usar uma abordagem in-loco, terá duas opções. A primeira é criar tipos de conteúdo adicionais cuja única finalidade seja diferenciar itens com períodos de retenção diferentes. A segunda é organizar os itens dentro de pastas o máximo possível e depois usar subpastas para acomodar itens com diferentes períodos de retenção. Qualquer uma dessas soluções provavelmente será confusa para os usuários.
Se a sua organização já utiliza o SharePoint para gerenciar documentos e você está começando a usar a funcionalidade de Gerenciamento de Registros, os tipos de conteúdo e a estrutura de pastas já existem. Se nenhuma dessas opções se mapeia bem para políticas de retenção, você precisará converter alguns itens em novos tipos de conteúdo ou mover alguns deles para novas pastas.
Definindo tipos de conteúdo
Para cada tipo de registro no plano de arquivo, determine de que tipo ou tipos de conteúdo os registros podem ser. Essas informações podem ser inseridas na guia de registros e tipos de conteúdos da planilha de planejamento de registros in-loco.
Agora considere cada tipo de conteúdo. Se documentos do tipo de conteúdo puderem se converter em registros, anote a política de retenção que se aplica aos registros do tipo de conteúdo. Você pode usar a guia de tipos de conteúdo e retenção da planilha para esse fim. Se a sua solução utilizará um arquivo morto de registros além do gerenciamento de registros in-loco, anote apenas a parte da política de retenção que se aplica ao registro antes de ele ser movido para o arquivo morto de registros. Quando um item é enviado para um arquivo morto de registros, as políticas do item são apagadas e o item recebe as políticas especificadas dentro do arquivo morto de registros.
Se o resultado da tarefa anterior for um tipo de conteúdo com mais de uma política de retenção, você terá de dividir o tipo de conteúdo. Encontre um meio lógico de dividir o tipo de conteúdo em diversos subtipos, de modo que cada um deles tenha uma única política de retenção. Atualize o mapeamento dos registros para os tipos de conteúdo, para que reflita os novos tipos.
Organizando pastas para gerenciamento de registros in-loco
Você provavelmente organizará pastas de modo diferente, dependendo se os usuários determinarão onde os documentos serão armazenados ou se eles utilizarão o Organizador de Conteúdo para encaminhar documentos ao local correto. Essas opções estão descritas nas seções a seguir.
Opção 1: os usuários decidem onde armazenar os documentos
Se os usuários forem decidir em que pasta os documentos serão armazenados, a hierarquia de pastas deverá facilitar a colocação de documentos no local correto. Comece com a estrutura de pastas usada no momento pela solução do SharePoint Server ou pela estrutura de pastas que você está projetando para outras partes da solução do SharePoint Server. Para cada pasta que possivelmente conterá registros, determine os tipos de registros admissíveis na pasta. Use tais tipos e o plano de arquivo para determinar as políticas de retenção aplicáveis aos itens na pasta. Tais informações podem ser inseridas na guia de pastas e retenção da planilha.
Se a tarefa anterior resultar em uma pasta que tenha mais de uma política de retenção, você terá de criar subpastas. Para cada pasta que contenha itens com diferentes políticas de retenção, crie uma subpasta para cada política de retenção. Como os usuários determinarão onde desejam armazenar os documentos, deverá haver um modo fácil de explicar a eles o que armazenar em cada subpasta. Se não houver, não permita que os usuários escolham onde desejam armazenar documentos e use o Organizador de Conteúdo. Atualize o mapeamento de tipos de registros para as pastas, de modo a refletir as novas subpastas.
Se você tiver uma solução do SharePoint Server presente, provavelmente terá de mover alguns documentos existentes e colocá-los nas pastas com as políticas de retenção apropriadas.
Determine como você treinará os usuários para colocar documentos no local correto e se haverá uma auditoria de onde os documentos serão colocados. A aplicação bem-sucedida de políticas de retenção depende de os registros estarem armazenados na pasta correta.
Opção 2: usar o Organizador de Conteúdo para determinar onde os documentos serão armazenados
Se você usará o Organizador de Conteúdo a fim de encaminhar documentos para a pasta correta, a facilidade de navegação na hierarquia de pastas para os usuários será menos importante. É possível ocultar a estrutura de pasta dos usuários e criar exibições que possam ser usadas para navegação dos usuários. Como o Organizador de Conteúdo encaminha documentos com base nos metadados, uma combinação exclusiva de metadados deve ser aplicada a cada pasta que conterá documentos.
Examine o seu plano de arquivo e determine que combinação de atributos corresponde a cada política de retenção. Não há problema se diferentes combinações de metadados têm a mesma política de retenção. No entanto, cada combinação exclusiva de metadados pode corresponder apenas a uma política de retenção. Se esse não for o caso, determine metadados adicionais para diferenciar entre as políticas de retenção. Você pode inserir essas informações nas duas primeiras colunas da guia de metadados e pastas da planilha de planejamento de registros in-loco.
Em seguida, identifique uma pasta que corresponda a cada conjunto de metadados. Insira o nome da pasta na terceira coluna da guia de metadados e pastas da planilha. Você precisará dessas informações ao criar as regras que o Organizador de Conteúdo usará para encaminhar documentos para o local correto. Você também terá de habilitar o organizador de conteúdo para forçar todos os documentos carregados e novos a passar pela biblioteca de redistribuição.
Se tiver uma solução do SharePoint Server presente, provavelmente será necessário mover alguns documentos existentes e colocá-los nas pastas com as políticas de retenção apropriadas.
Determine como você treinará os usuários para aplicar os metadados apropriados aos documentos. A aplicação bem-sucedida de políticas de retenção depende de todos os documentos terem os metadados corretos.
Tarefas gerais de planejamento de gerenciamento de registros
Depois de planejar a estrutura do conteúdo para gerenciamento de registros in-loco, a maioria das tarefas de planejamento restantes é semelhante às que você executaria para um arquivo morto de registros. Considere as decisões de gerenciamento de registros a seguir.
Como um documento se converterá em um registro Há vários modos de um documento se converter em um registro:
Você pode definir uma política de retenção em documentos ativos que automaticamente converta um documento ativo em registro depois de um determinado período.
Você pode criar um fluxo de trabalho que converta um documento ativo em registro e fazer com que tal fluxo seja disparado por eventos específicos.
O usuário pode declarar manualmente um documento como registro.
Você pode configurar uma biblioteca de modo que cada documento colocado nela seja convertido em registro.
Na sua solução, como os documentos ativos serão convertidos em registros? Se for necessário converter um documento em registro depois de um período fixo após sua criação ou modificação, usar uma política de retenção é uma boa solução. Por exemplo, é possível especificar que um documento seja convertido em registro seis meses após a última modificação. Os usuários não precisarão fazer nada; isso ocorrerá automaticamente.
Se não houver nenhum prazo padrão para tal conversão na sua organização, você terá duas possibilidades. Se for possível especificar as regras que convertem um documento em registro, crie um fluxo de trabalho que avalie o documento em relação a essas regras e o declare como registro quando apropriado. Em seguida, crie uma política de retenção que inicie o fluxo de trabalho periodicamente. No entanto, se apenas os usuários de determinado documento saberão quando ele deve se tornar um registro, forneça um modo manual para que esses usuários o declarem como registro.
Quem pode declarar ou cancelar a declaração de registros É possível especificar que qualquer pessoa poderá declarar documentos como registros ou restringir tal função exclusivamente a administradores ou a ações de política. Se você selecionar ”apenas ações de política", os usuários não poderão fazer a declaração manual. O único meio para converter documentos em registros será usar uma regra em uma política de retenção.
As mesmas opções estão disponíveis para definir quem pode declarar um documento como registro e quem pode cancelar a declaração de um registro.
Que ações os usuários podem executar nos registros É possível restringir as ações que os usuários podem executar nos registros sem limitar o que eles podem fazer para ativar documentos na mesma biblioteca. Os três níveis de restrição que você pode definir são os seguintes:
Sem restrição. Os usuários podem executar nos registros as mesmas ações que executam nos documentos ativos.
Bloquear exclusão. Os registros podem ser editados, mas não excluídos.
Bloquear edição e exclusão. Os registros não podem ser editados nem excluídos.
Políticas de retenção As políticas de retenção já devem ter sido definidas no plano de arquivo.
Auditoria As mesmas políticas de auditoria se aplicam a registros e documentos ativos. Determine que ações os usuários podem executar em um documento que você deseja acompanhar. É possível definir a política de auditoria tanto no nível da pasta quanto por tipos de conteúdo. A definição de políticas de auditoria com base em tipos de conteúdo normalmente reduz a inclusão de eventos desnecessários no log.
Observação
Todas as políticas são removidas quando um registro é enviado para o arquivo morto de registros. Portanto, se estiver usando uma política de retenção de vários estágios que inclua o envio de um registro para um arquivo morto após um certo tempo, as políticas de retenção do arquivo morto serão aplicadas depois que o registro estiver no arquivo morto.
Fluxos de trabalho Você usará fluxos de trabalho para controlar ações específicas do gerenciamento de registros? Em caso afirmativo, determine quais serão eles e a que tipo de itens eles serão aplicados. Por exemplo, é possível fazer um fluxo de trabalho solicitar aprovação de um gerente de registros quando um usuário tentar declarar um item como registro.
Planilhas
Você pode usar a planilha a seguir com este artigo como ajuda para planejar o gerenciamento de registros in-loco:
- Planilha de planejamento de registros in-loco https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0x416