Planejamento de Conjuntos de Documentos (SharePoint Server 2010)

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Este artigo descreve os Conjuntos de Documentos e fornece orientação sobre como você pode integrá-los à sua solução de gerenciamento de documento do Microsoft SharePoint Server 2010.

Neste artigo:

• Sobre conjuntos de documentos

• Administrando Conjuntos de Documentos

• Planejando tipos de conteúdo de Conjunto de Documento

• Planilhas

Sobre conjuntos de documentos

Os Conjuntos de Documentos são um novo recurso no SharePoint Server 2010 que habilitam uma organização a gerenciar um único resultado final, ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos ou arquivos. Um Conjunto de Documentos é um tipo especial de pasta que combina atributos exclusivos do Conjunto de Documentos, atributos e comportamento de pastas e documentos, e fornece uma IU (interface do usuário), metadados e elementos de modelo de objeto como ajuda para gerenciar todos os aspectos do produto de trabalho.

Equipes e usuários em muitas organizações necessitam de um conjunto de documentos, ou um produto de trabalho, para melhorar o gerenciamento de um projeto ou resultado final. Por exemplo, talvez uma equipe jurídica precise coletar, criar e gerenciar vários documentos, fotos e arquivos de áudio que estejam relacionados a um caso específico. Ou, pode ser que uma equipe de vendas precise compilar documentos de várias fontes para criar e gerenciar uma RFP (Solicitação de Proposta) de um cliente potencial. Os Conjuntos de Documentos fornecem a essas equipes e usuários a capacidade de gerenciar esses conjuntos de documentos como um único conjunto, resultado final ou produto de trabalho. Os proprietários do Conjunto de Documentos podem criar uma Página de Boas-vindas para exibir os itens incluídos e as informações importantes sobre o produto de trabalho.

No SharePoint Server 2010, organizações que desejem criar e gerenciar Conjuntos de Documentos de modo consistente podem configurar um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos para cada produto de trabalho que criem normalmente. Um tipo de conjunto de Conjunto de Documentos pode definir tipos de conteúdo aprovados, atributos, itens padrão, colunas, fluxos de trabalho e políticas. Tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos personalizados adicionais podem ser criados com base no tipo de conteúdo pai, cada qual herdando as propriedades e configurações do tipo de conteúdo pai. Depois que tal tipo de conteúdo é adicionado a uma biblioteca, os usuários podem criar um Conjunto de Documentos que herdarão os atributos do tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos usando o comando New. O tipo de conteúdo fornece configurações adicionais que permitem que você especifique tipos de conteúdo permitidos, conteúdo padrão, colunas compartilhadas, colunas da Página de Boas-vindas e modo de exibição da Página de Boas-vindas.

Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010).

Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar Conjuntos de Documentos no SharePoint Server 2010, consulte Conjuntos de Documentos na Ajuda do SharePoint Server 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0x416).

Administrando Conjuntos de Documentos

Os Conjuntos de Documentos no SharePoint Server 2010 compartilham muitos dos mesmos atributos e propriedades que as pastas. No entanto, há algumas considerações importantes de que você deve estar ciente ao planejar uma solução de Conjunto de Documento.

• Não há nenhum limite para a quantidade de documentos que pode existir em um Conjunto de Documentos. No entanto, os tempos de carregamento de exibição podem ser restringidos pelo limite do modo de exibição de lista que, por padrão, está definido como 5.000 itens. As pastas não são permitidas nos conjuntos de documentos e a navegação de metadados não pode ser usada em um Conjunto de Documentos. Assim, é importante considerar a possibilidade de exceder os limites de modo de exibição e as preocupações de design de navegação quando você determinar quantos itens deverão existir em um Conjunto de Documentos. Ademais, quando você usa o recurso Enviar para com um Conjunto de Documentos, o somatório de todos os documentos em um conjunto não pode ser maior que 50 MB. Para um conjunto ou um produto de trabalho com um grande número de itens, uma estrutura de pastas em uma biblioteca de documento pode ser uma solução melhor.

• Não há nenhum limite para a quantidade de Conjuntos de Documentos que pode existir em uma biblioteca de documentos. No entanto, o número de Conjuntos de Documentos que podem figurar nas listas estará restrito pelo limite de modo de exibição de lista.

• Quando você usa metadados compartilhados, se houver mais de 10 itens em um Conjunto de Documentos, as atualizações de metadados executarão por um trabalho de timer a cada 15 minutos.

• Com o uso do roteamento de Conjunto de Documentos, os Conjuntos de Documentos enviados para um organizador de conteúdo permanecerão na biblioteca de redistribuição e serão movidos para o local apropriado pelo trabalho de timer Processamento do Organizador de Conteúdo, executado diariamente por padrão.

Para usar Conjuntos de Documentos em um conjunto de sites, o Recurso Conjuntos de Documentos devem estar habilitados.

Para habilitar o Recurso Conjuntos de Documentos para um conjunto de sites

1. Na página Definições do Site, em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.

2. Na página Recursos, para Conjuntos de Documentos, clique em Ativar.

Depois de habilitar o Recurso Conjuntos de Documentos, você poderá criar os tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos.

Planejando tipos de conteúdos de Conjunto de Documentos

Você pode planejar os tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos da sua solução usando a planilha de análise de uso do documento, que pode ser preenchida com a ajuda do artigo Identificar usuários e analisar o uso de documentos. É possível usar a Planilha de tipo de Conteúdo (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x416) para registrar suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos que você utilizará na sua solução.

Para planejar tipos de conteúdos de Conjunto de Documentos usando a planilha de tipo de Conteúdo.

1. Insira o Conjunto de Documentos no campo Tipo de Conteúdo da planilha de tipo de Conteúdo.

2. Insira a URL do site no qual o novo tipo de conteúdo de Conjunto de Documento será definido. Observe que os tipos de conteúdo estão disponíveis no site em que estão definidos e em todos os sites abaixo deste.

3. Determine o tipo de conteúdo pai   Insira o tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos pai no campo Tipo de Conteúdo Pai da planilha de tipo de Conteúdo. Esse será um tipo de conteúdo principal ou personalizado (que você já tenha planejado).

4. Determine as configurações do Conjunto de Documentos   Determine e especifique as seguintes configurações do Conjunto de Documentos na planilha de tipo de Conteúdo:

   1. Determine os tipos de conteúdo permitidos   Especifique os tipos de conteúdo padrão que serão permitidos nesse tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos.

   2. Determine o documento padrão   Se o tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos que você está criando será configurado para criar conteúdo padrão automaticamente quando você criar uma nova instância de um Conjunto de Documentos, você poderá adicionar arquivos em tal conjunto manualmente. Apenas arquivos dos tipos de conteúdo permitidos para o Conjunto de Documentos serão adicionados.

   3. Determine as colunas compartilhadas   Especifique se os valores das colunas do Conjunto de Documentos devem ser sincronizados automaticamente para todos os documentos contidos no conjunto.

   4. Determine as colunas da Página de Boas-vindas   Especifique que colunas devem ser exibidas na Página de Boas-vindas de cada Conjunto de Documentos.

   5. Determine o modo de exibição Página de Boas-vindas   Especifique o modo de exibição para exibir os conteúdos do Conjunto de Documentos na Página de Boas-vinda.

5. Determine as colunas e a ordem das colunas   Na tabela Planejar Colunas da planilha de tipo de Conteúdo:

   1. Insira cada coluna herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo?, digite Não para cada entrada.

   2. Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que você criará. Insira os nomes das colunas adicionais, seus tipos, e indique se elas são novas.

6. Na seção Modelo de Planejamento da planilha, digite Nenhum

7. Determine os fluxos de trabalho   Se houver um fluxo de trabalho disponível que seja relevante ao tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos, você poderá associá-lo opcionalmente ao tipo de conteúdo. O fluxo de trabalho pode ser iniciado em qualquer item da lista desse tipo de conteúdo. Para obter uma explanação completa sobre o planejamento de fluxo de trabalho, consulte Planejar fluxos de trabalho. Depois de examinar fluxos de trabalho e determinar quais estão disponíveis, insira cada fluxo de trabalho a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela Planejar Fluxos de Trabalho da planilha de tipo de Conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo, insira essas informações na coluna Nova?.

8. Determine a política   Uma política é um conjunto de regras de um tipo de conteúdo; os recursos de política fornecem os detalhes de cada regra, por exemplo, se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou que ações no item devem ser auditados. Você pode aplicar uma política a qualquer tipo de conteúdo personalizado. Observe que você não pode aplicar uma política a um tipo de conteúdo principal. Para obter mais informações sobre o planejamento de política, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). Depois de examinar as políticas e determinar que recursos e modelos de política estão disponíveis, na seção Planejar uma Política da planilha de tipo de Conteúdo, execute o procedimento a seguir:

   1. Se o tipo de conteúdo pai tiver configurações de política, elas serão aplicadas sem alteração ao novo tipo de conteúdo. Isso garante que, após serem definidas, as políticas sejam impostas a todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual herdar suas configurações de política do seu tipo pai, na seção Planejar uma Política da planilha de tipo de Conteúdo, responda Sim à seguinte pergunta: "A política está definida no tipo de conteúdo pai?".

   2. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando uma política baseada no tipo de conteúdo pai, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política. Da mesma maneira, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser aplicar um modelo de política, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política.

   3. Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando um ou mais recursos individuais de política do tipo de conteúdo pai, digite cada recurso de política na tabela de Recursos na seção Planejar uma Política da planilha. Caso contrário, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser associar recursos de política ao tipo de conteúdo atual, digite esses recursos na tabela de Recursos. Observe que não é possível associar recursos de política individuais e uma política por nome a um tipo de conteúdo.

Planilhas

Use as planilhas a seguir para registrar as informações abordadas neste artigo:

• Planilha de tipo de Conteúdo (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x416)

• Planilha de análise de uso do documento (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x416)

See Also

Concepts

Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010)