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Determinar os requisitos de gerenciamento de projeto no Project Server

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Resumo: Saiba mais sobre o uso de recursos do Project Server para cenários de Gerenciamento de Projetos Empresariais, folha de tempo e gerenciamento de demanda.
Aplica-se a: Edição de Assinatura do Project Server, Project Server 2019, Project Server 2016, Project Server 2013

É importante determinar as necessidades e os requisitos do gerenciamento de projeto da sua organização. Sua configuração variará de acordo com o tipo de trabalho que sua organização executa e se você usa o Project Server para acompanhamento de tempo, colaboração ou gerenciamento de portfólio. Depois de caracterizar os projetos típicos para sua organização, determine quais cenários do Project Server você precisa dar suporte.

Caracterizar seus projetos

Entender as características dos projetos em sua organização permite que você planeje sua configuração do Project Server. As seguintes características possuem um efeito significativo em sua configuração:

  • O número de projetos que sua organização está trabalhando em um determinado momento

  • O tamanho dos seus projetos, que varia com o número de tarefas e atribuições que seu projeto inclui

  • A quantidade de tempo necessária para concluir um projeto

  • O número de membros da equipe que atribuem tarefas em projetos

A maioria das organizações gerenciam projetos que variam em tamanho e duração, mas o grau em que eles variam é uma função do tamanho da organização e o tipo de trabalho que realiza. Por exemplo, uma grande empresa de consultoria pode gerenciar milhares de projetos que variam de projetos pequenos de 10 tarefas que duram duas semanas a projetos grandes de 1.500 tarefas que duram por mais de um ano.

As organizações geralmente possuem vários projetos que variam de pequenos a médios e grandes. Para planejamento, certifique-se de que você pode suportar adequadamente o tipo de projeto que sua organização trabalha com mais frequência.

Determinar seu cenário do Project Server

Suas necessidades e requisitos do gerenciamento de projetos podem variar de acordo com o tipo de trabalho que sua organização realiza. Como parte do seu processo de planejamento de configuração, determine qual cenário você precisa suportar. Por exemplo, você pode usar o Project Server para dar suporte aos seguintes tipos de cenários:

  • Gerenciamento de Projetos Empresariais

  • Rastreamento de tempo

  • Gerenciamento de demanda

Usando o Project Server for Enterprise Project Management

O cenário do Project Server para EPM se aplica a uma grande organização cuja área de foco é o planejamento de cima para baixo impulsionado por meio do PMO (Project Management Office). Esse cenário é visto frequentemente em mercados de produção e desenvolvimento de produtos. Possui as seguintes características:

  • Um pequeno número de grandes projetos que geralmente estão relacionados

  • Foco no PMO

  • Uso extensivo de Project Professional 2016

  • Uso do rastreador de trabalho

Considerações fundamentais para esse tipo de desenvolvimento incluem as seguintes:

  • O nível de detalhes a rastrear

  • Usando o nivelamento como um processo

  • Como priorizar a capacidade

  • Como usar o rastreamento de habilidades

Neste cenário, o uso do cliente é o seguinte:

Aplicativo cliente Taxa de uso
Project Professional
 Alto
Project Web App
 Alto

Neste cenário, o uso do servidor é o seguinte:

Recurso Project Web App Taxa de uso
Rastreador de trabalho
 Alto
Programas
 Alto
Quadros de horários
 Médio
Gerenciamento de portfólio
 Médio
Projetos principais
 Alto
Espaços de trabalho de projeto
 Baixo
Gerenciamento de risco
 Médio
Gerenciamento de problemas
 Alto
Gerenciamento de documentos
 Médio
Gerenciamento de recursos
 Médio
Gerenciamento de tarefas
 Médio

Usando o Project Server para acompanhamento de tempo

O cenário do Project Server para a implantação de serviços profissionais/folha de tempo pode ser aplicado a uma grande organização que deseja usar o Project Server principalmente para capturar e relatar o tempo. Nesse cenário, funcionários e contratados usam a funcionalidade de folha de tempo do Project Server para enviar horas trabalhadas em tarefas durante períodos específicos. Este cenário possui as seguintes características:

  • Uso mínimo de Project Professional

  • Faturamento de material e tempo

  • Um grande número de projetos que possuem poucas tarefas

  • Um período de pico previsível de uso que corresponde à entrada de planilha agendada no Project Web App

As organizações que dão suporte a esse cenário normalmente usam um conjunto limitado de recursos Project Professional para acompanhar o tempo e os custos usando folhas de tempo para capturar informações. Esse cenário apresenta problemas de escalabilidade porque, quando várias planilhas são enviadas em um curto período de tempo, os recursos do sistema se tornam extremamente reduzidos.

Considerações críticas para esse tipo de implantação incluem o seguinte:

  • Quais classificações de tempo usar

  • Quais períodos de tempo usar

  • Calendários e configuração de horas extras

  • Quais períodos fiscais usar

  • Fonte dos dados de custo

  • Configuração de campo personalizado — campos personalizados de controle de processo vs. campos personalizados de relatório

  • Configuração de moeda

  • Auditoria

Existem fatores adicionais que podem ser afetados pelos processos usados na sua organização, incluindo o seguinte:

  • Tipos de uso

  • Qual é o ciclo de atualização de projeto

  • Qual é o ciclo de relatório

Neste cenário, o uso do cliente é o seguinte:

Aplicativo cliente Taxa de uso
Project Professional
 Médio
Project Web App
 Alto

Neste cenário, o uso do servidor é o seguinte:

Recurso Project Web App Taxa de uso
Rastreador de trabalho
 Alto
Programas
 Baixo
Quadros de horários
 Alto
Gerenciamento de portfólio
 Baixo
Projetos principais
 Baixo
Espaços de trabalho do projeto
 Baixo
Gerenciamento de risco
 Baixo
Gerenciamento de problemas
 Baixo
Gerenciamento de documentos
 Baixo
Gerenciamento de recursos
 Alto
Gerenciamento de tarefas
 Médio

Usando o Project Server for Demand Management

O cenário do Project Server para implantação do Gerenciamento de Demanda pode ser aplicado a qualquer organização de médio a grande porte que queira usar o Project Server para gerenciar portfólios de projetos. Essas organizações geralmente possuem as seguintes características:

  • Um grande número de projetos que possuem várias atribuições

  • Uma alta porcentagem de gerentes de projeto

  • Uso frequente de Project Professional

As organizações que dão suporte a esse cenário normalmente usam a amplitude dos recursos do Project Server que incluem folhas de tempo, bibliotecas de documentos, problemas, riscos, o Modelo Global da Empresa e o Pool de Recursos Corporativos.

A organização na qual esse cenário pode ser aplicado pode ser organizações pequenas a médias (ou um departamento em uma grande organização) cujos usuários compartilham o mesmo local físico na mesma LAN ou pode ser uma grande organização cujos usuários trabalham em vários locais físicos diferentes.

Essas organizações usam Project Professional e o Project Web App diariamente para publicar ou atualizar projetos no Project Server e usam o Project Web App para exibir atribuições; relatar reais; e acessar documentos, problemas e riscos. Além disso, essas organizações geram cubos OLAP semanalmente.

Considerações fundamentais para esse tipo de implantação incluem as seguintes:

  • Nível de dados de recurso a rastrear

  • Qual processo de nomeação de projetos usar

  • Qual tipo de processo de revisão usar

  • Qual será o ciclo de relatório

  • Requisitos do fluxo de trabalho

  • Qual tipo de trabalho rastrear

  • Quem gerencia o processo

  • Qual é a demanda capturada

Neste cenário, o uso do cliente é o seguinte:

Aplicativo cliente Taxa de uso
Project Professional
 Médio
Project Web App
 Alto

Neste cenário, o uso do servidor é o seguinte:

Recurso Project Web App Taxa de uso
Rastreador de trabalho
 Baixo
Quadros de horários
 Médio
Gerenciamento de portfólio
 Alto
Programas
 Baixo
Projetos administrativos
 Baixo
Colaboração
 Médio
Gerenciamento de documentos
 Médio
Gerenciamento de risco
 Médio
Gerenciamento de problemas
 Médio
Gerenciamento de recursos
 Médio
Locais do espaço de trabalho de projeto
 Médio