Planejamento de ciclo de vida do projeto no Project Web App
Resumo: Saiba como planejar projetos, recursos e campos personalizados para novos projetos e como arquivar projetos concluídos no Project Web App.
Aplica-se a: Project Server 2016, Project Server 2013
Há muitas metodologias e sistemas que gerenciam efetivamente um ciclo de vida do projeto. Este artigo não defende nenhum destes em relação a outro. Este artigo é escrito para administradores do Project Server e fornece uma lista de atividades de criação, manutenção e arquivamento do projeto. Essas tarefas são gerais e serão as mesmas, ou pelo menos semelhantes, independentemente da metodologia que está sendo usada pela sua organização. Planejar essas atividades pode ajudar a garantir que os projetos estejam sendo gerenciados de forma consistente com a finalidade da sua organização e possam promover uma experiência satisfatória para o usuário final. Este artigo alerta aqueles responsáveis pelo planejamento da implantação e configuração do Project Server de que algumas opções deverão ser feitas relacionadas a esses recursos.
Os projetos têm várias maneiras de passar do conceito para a realidade. Às vezes, o processo é informal e pode ser o resultado de um brainstorm em um quadro branco que aconteceu em menos de uma hora. Outras vezes um projeto é criado após anos de estudo e análise cuidadosa. Se não for planejado e gerenciado, esse processo de criação poderá se tornar caótico. Esse caos pode custar à sua organização de várias maneiras: eficiência reduzida, recursos mal alocados, prioridades desalinhadas, duplicação de esforço, abordagens conflitantes e oportunidades perdidas, para citar alguns. O que se segue são algumas coisas importantes a serem consideradas quando você estiver usando o Project para criar projetos para sua organização.
Planejar a migração de projetos de lista de tarefas para o Project Web App
O Project Server fornece a capacidade de importar projetos que foram criados usando listas do SharePoint em uma instância do Project Web App. Essa funcionalidade permite que você inicie rapidamente projetos e gerencie-os simplesmente enquanto eles permanecem pequenos. À medida que eles crescem no escopo, você pode migra-los gradualmente para se tornarem projetos completos do Project Server.
O Project Server dá suporte apenas a uma única instância do Project Web App por coleção de sites. Ao planejar projetos de lista de tarefas do SharePoint, considere em qual coleção de sites você deseja criá-los para que projetos relacionados entre si possam ser importados para a mesma instância do Project Web App.
Também recomendamos que você desenvolva diretrizes para sua organização por quanto tempo deseja gerenciar projetos em uma lista do SharePoint antes de importá-los para o Project Web App.
Planejar recursos no Project Web App
Os recursos empresariais são pessoas, equipamentos e materiais usados para concluir tarefas em um projeto empresarial. Os recursos corporativos fazem parte do pool de recursos da sua organização e são armazenados centralmente em cada instância do Project Web App. Você pode criar o Enterprise Resource Pool que os gerentes de projeto usarão ao atribuir recursos a tarefas em projetos adicionando recursos ao Enterprise Resource Pool ou importando recursos. Você deve definir o conteúdo do Modelo Global da Empresa antes de adicionar recursos ao Pool de Recursos Da Empresa.
Antes de criar e manter corretamente o Enterprise Resource Pool para sua organização, você deve definir e documentar cuidadosamente seus campos personalizados do Enterprise Resource e criá-los. Além disso, para grandes organizações, a inicialmente população do Enterprise Resource Pool é tão importante quanto o processo de manter o Enterprise Resource Pool preciso e atualizado. Acompanhar alterações significativas nas informações de recurso armazenadas e gerenciadas no Enterprise Resource Pool pode ser uma atividade em tempo integral
Antes de criar o Pool de Recursos Corporativos para o Project Web App, você deve determinar seu ponto de partida. O processo de adição de recursos ao Enterprise Resource Pool varia de acordo com se você é:
Começando com novos projetos A preparação mínima é necessária para esse cenário. O processo será simplificado se você puder coletar todas as informações de recurso necessárias em um único documento. Você pode fazer uma lista no papel. Em seguida, você importaria seus recursos identificados do Active Directory ou de um repositório de associações se estivesse usando a autenticação de formulários. Como alternativa, você pode coletar essas informações usando o Excel. Em seguida, você importaria a planilha resultante para Project Professional e a salvaria no Project Web App.
Criando o pool de recursos corporativos Nesse cenário, você está criando o Enterprise Resource Pool no Project Professional. Usando Project Professional, conecte-se ao Project Web App e confira o Pool de Recursos Da Empresa. Insira os recursos e salve o Pool de Recursos da Empresa.
Planejar campos personalizados no Project Web App
O Project Web App inclui tabelas de pesquisa e campos que você pode personalizar. Um campo personalizado pode conter informações sobre uma tarefa, recurso ou atribuição. No Project Web App, os campos que podem conter dados personalizados são texto, sinalizadores, números, datas, custo, datas de início e término e durações. Você pode personalizar esses campos para obter as informações desejadas usando fórmulas, cálculos de valor específicos ou indicadores gráficos.
Você pode escrever suas próprias fórmulas, incluindo referências a outros campos, a serem calculadas em um campo personalizado. Você pode criar uma lista de valores para um campo personalizado para garantir a entrada de dados rápida e precisa. Você pode exibir um indicador gráfico em um campo personalizado em vez dos dados reais. Dessa forma, você pode ver rapidamente quando os dados nesse campo atendem a determinados critérios, como quando os dados excedem um intervalo especificado ou quando os recursos são alocados em excesso. Você também pode criar uma estrutura hierárquica de campos personalizados para obter informações em seu projeto. Por exemplo, talvez você queira associar os códigos de custo da sua empresa aos dados do projeto. Depois de criar essa estrutura e aplicar esses campos personalizados aos seus dados, você poderá usá-los facilmente para filtrar, classificar e agrupar dados do projeto.
No Project Web App há dois tipos de campos personalizados : local e empresarial. Os campos personalizados locais são usados pelo gerenciador de projetos no escopo de um projeto específico. Os campos personalizados da empresa são usados pelo PMO (Project Management Office) para coletar dados para relatórios de rollup em toda a organização. Para campos personalizados de tarefa corporativa e projeto, o Project Web App dá suporte à noção de escopo para um programa específico (coleção de projetos). Dessa forma, um campo personalizado da empresa pode ser definido que se aplica a um subconjunto de projetos.
(Mais informações sobre campos personalizados no Project Server e Project Online.)
Retirar projetos do Project Web App
Há certas atividades que você deve considerar ao aposentar projetos. Fazer alguma limpeza básica quando um projeto é desativado pode ajudar a melhorar o desempenho do Project Server. Além disso, você pode proteger projetos para garantir que somente aqueles que precisam das informações – por exemplo, para fins históricos – possam ver os projetos. Excluir outros objetos corporativos que não estão sendo usados, como recursos e atribuições, pode ajudar a evitar a degradação do desempenho do servidor.
Planejar o arquivamento no Project Web App
Vários objetos corporativos podem ser backup no Project Web App:
Projects
Pool de Recursos e Calendários da Empresa
Campos Personalizados da Empresa
Global da Empresa
Definições de Modo de Exibição
Configurações do Sistema
Configurações de Categoria e Grupo
O backup desses objetos permite restaurar seletivamente itens específicos e você pode manter várias versões desses itens.
Os backups são feitos na página Configurações do Project Server no Project Web App. Há dois métodos disponíveis:
Agendar backup
Backup administrativo
O Backup Administrativo permite fazer backup de objetos corporativos a qualquer momento. Agendar o Backup, como o nome indica, permite fazer backup de objetos corporativos diariamente em um horário agendado. Recomendamos fazer backup de seus objetos corporativos regularmente e, se agendado, em um momento em que a utilização do servidor é baixa.
Quando um objeto é backup, ele é salvo em uma área de arquivo no banco de dados de conteúdo do SharePoint em que o Project Web App reside.
Quando um projeto é concluído, há algumas opções disponíveis para retirar o projeto.
Exclua os objetos corporativos do Project Web App, mas mantenha a cópia arquivada.
Exclua objetos corporativos completamente e conte com backups de banco de dados para arquivamento.
Coloque o projeto em uma categoria especial do Project Web App que nega acesso a todos, menos a alguns usuários.
Colocar projetos em uma categoria especial do Project Server
Para permitir que apenas determinados usuários exibam um projeto aposentado, você pode criar uma categoria especial do Project Web App para essa finalidade. Adicione o projeto e todos os usuários que você não deseja ter acesso ao projeto e defina todas as suas permissões para negar. Para obter mais informações sobre Usuários, Grupos e Categorias, confira Planejar grupos, categorias e RBS no Project Server.
Observação
Para criar uma categoria, o Project Web App deve estar no modo de permissão do Project Server.
Planejar a limpeza no Project Web App
Excluir objetos corporativos não usados quando um projeto é concluído pode ajudar a evitar a degradação do desempenho do servidor. É particularmente benéfico para o desempenho do servidor de longo prazo excluir atribuições. Também é uma boa ideia excluir recursos se eles não estiverem mais sendo usados na empresa. Excluir objetos corporativos não utilizados quando um projeto é concluído também salva o espaço em disco no servidor de banco de dados.