Relatórios de governança de acesso a dados para sites do SharePoint

Alguns recursos neste artigo exigem Microsoft Syntex – Gerenciamento Avançado do SharePoint

À medida que a expansão e o compartilhamento excessivo de sites do SharePoint aumentam com o crescimento exponencial de dados, as organizações precisam de ajuda para governar seus dados. Relatórios de governança de acesso a dados fornecem informações que ajudam você a controlar o acesso aos dados do SharePoint. Os relatórios permitem descobrir sites que contêm conteúdo potencialmente compartilhado ou confidencial. Você pode usar esses relatórios para avaliar e aplicar políticas de segurança e conformidade apropriadas.

Requisitos

Esse recurso requer Microsoft 365 E5 ou Microsoft Syntex – Gerenciamento Avançado do SharePoint.

Embora os administradores com licenciamento Microsoft 365 E5 possam acessar relatórios de governança de acesso a dados, eles não podem exibir ou utilizar os outros recursos de Gerenciamento Avançado do SharePoint.

Acessar os relatórios no centro de administração do SharePoint

1. Acesse o centro de administração do SharePoint e entre com uma conta que tenha permissões de administrador para sua organização.

2. No painel esquerdo, selecione Relatórios>Governança de acesso a dados. Os seguintes relatórios estão disponíveis no momento:

   • Links de compartilhamento
   • Rótulos de confidencialidade aplicados à a dados de arquivos

Relatórios de links de compartilhamento

Os relatórios de links de compartilhamento ajudam você a identificar possíveis compartilhamentos excessivos vendo os sites em que os usuários criaram os links de compartilhamento mais novos. Um relatório está disponível para os seguintes links:

• Links "Qualquer pessoa": este relatório fornece uma lista de sites em que o maior número de links de Qualquer Pessoa foi criado. Esses links permitem que qualquer pessoa acesse arquivos e pastas sem entrar.
• Links "Pessoas na organização": este relatório fornece uma lista de sites em que o maior número de links "Pessoas na organização" foi criado. Esses links podem ser encaminhados internamente e permitir que qualquer pessoa na organização acesse arquivos e pastas.
• Links de "pessoas específicas" compartilhados externamente: este relatório fornece uma lista de sites em que o maior número de links de "pessoas específicas" foi criado para pessoas fora da organização.

Executar os relatórios

Para obter os dados mais recentes de um relatório, execute o relatório. Você pode executar todos os relatórios ou selecionar relatórios individuais a serem executados. Pode levar algumas horas para os relatórios serem executados. Para marcar se um relatório estiver pronto ou quando tiver sido atualizado pela última vez, consulte a coluna Status.

Observação

Cada relatório pode ser executado apenas uma vez em 24 horas.

Exibir os relatórios

Quando um relatório estiver pronto, selecione-o para exibir os dados. Cada relatório de link de compartilhamento inclui:

• Até 100 sites com maior número de links de compartilhamento criados nos últimos 30 dias.
• As políticas aplicadas a esses sites – confidencialidade do site, política de dispositivo não gerenciada do site e política de compartilhamento externo do site.
• O administrador primário de cada site.

Observe que os relatórios não incluem dados do OneDrive.

Baixar os relatórios

Você pode baixar um arquivo .csv para obter as mesmas informações para até 10.000 sites.

Rótulos de confidencialidade para relatórios de arquivos

Os relatórios "Rótulos de confidencialidade para arquivos" ajudam você a controlar o acesso a conteúdo confidencial, localizando sites que armazenam arquivos do Office que têm rótulos de confidencialidade aplicados. Você pode examinar esses sites para garantir que as políticas corretas sejam aplicadas.

Adicionar os relatórios

Você pode adicionar um relatório para cada rótulo de confidencialidade que deseja rastrear. A adição de um relatório o executa pela primeira vez.

Observação

Você pode adicionar relatórios somente para rótulos de confidencialidade com um escopo que inclui "Arquivo".

Executar relatórios

Para obter os dados mais recentes de um relatório, execute o relatório. Você pode executar todos os relatórios ou selecionar relatórios individuais a serem executados. Pode levar algumas horas para os relatórios serem executados. Para marcar se um relatório estiver pronto ou quando tiver sido atualizado pela última vez, consulte a coluna Status.

Observação

Cada relatório pode ser executado apenas uma vez em 24 horas.

Baixar relatórios

Depois de executar um relatório, selecione-o para baixar os dados. O relatório inclui:

• Até 10.000 sites com o maior número de arquivos do Office que têm rótulos de confidencialidade aplicados.
• As políticas aplicadas nesses sites - confidencialidade do site, política de dispositivo não gerenciada do site e política de compartilhamento externo do site.

Limitações ou problemas conhecidos

• Esses relatórios funcionarão somente se você tiver dados de relatório não pseudonymizados selecionados para sua organização. Para alterar essa configuração, você deve ser Administrador Global. Acesse a configuração Relatórios no Centro de administração do Microsoft 365 e desmarque exibir nomes de usuário, grupo e site ocultos em todos os relatórios.
• Os dados nesses relatórios podem ser atrasados em até 48 horas. Em novos locatários, pode levar alguns dias para que os dados estejam disponíveis e que esses relatórios sejam gerados com êxito.