Planeje controles de versão de documentos, aprovação de conteúdo e check-out no SharePointServer

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Edição por Assinatura SharePoint no Microsoft 365

Este artigo descreve como planejar o uso de controle de versões, aprovação de conteúdo e check-out no SharePoint Server para gerenciar versões de documentos durante todo o seu ciclo de vida.

Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs

O SharePoint Server inclui os seguintes recursos que podem ajudar você a controlar documentos em uma biblioteca de documentos:

• Controle de versões é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas.

• Aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site com permissões de aprovador controlam a publicação do conteúdo.

• Check-out e Check-in são os métodos pelos quais os usuários podem controlar melhor quando uma nova versão de um documento é criada e também comentar sobre as mudanças que elas fizeram quando verificar um documento.

As configurações para os recursos de governança de conteúdo abordados neste artigo são configuradas nas bibliotecas de documentos. Para compartilhar essas configurações entre as bibliotecas em sua solução, é possível criar modelos de bibliotecas de documentos que incluem suas configurações de governança de conteúdo. Isso garante que novas bibliotecas refletirão suas decisões de governança de conteúdo.

Para saber mais sobre o controle de versão, confira o artigo Habilitar e configurar o controle de versão para listas ou bibliotecas.

Planejar o controle de versão

O controle de versão de padrão para uma biblioteca de documentos depende do modelo do conjunto de sites. No entanto, é possível configurar o controle de versão para uma biblioteca de documentos, dependendo de suas necessidades específicas. Cada biblioteca de documentos pode ter um controle de versão diferente que melhor se adequa ao tipo de documentos na biblioteca. O SharePoint Server tem três opções de controle de versão:

• Sem controle de versão Especifica que nenhuma versão anterior dos documentos serão salvas. Quando o controle de versão não está em uso, as versões anteriores dos documentos não são recuperadas e o histórico do documento também não é mantido, porque os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use esta opção em bibliotecas de documentos que contenham conteúdo sem importância ou que nunca será alterado.

• Criar versões principais Especifica que versões numeradas dos documentos são mantidas pelo uso de um esquema simples de versões (como 1, 2, 3). Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, é possível especificar o número de versões anteriores a serem mantidas, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual

  No controle de versões principais, cada vez que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários que têm permissões para a biblioteca de documentos serão capazes de visualizar o conteúdo. Utilize esta opção quando você não quiser diferenciar as versões de rascunho de documentos e as versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos utilizada por um grupo de trabalho em uma organização, o controle de versão principal é uma boa opção se todos os integrantes da equipe forem capazes de ver todas as iterações de cada documento

• Criar versões principais e secundárias (rascunho) Especifica que versões numeradas dos documentos são mantidas pelo uso de um esquema de versões principais e secundárias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versões terminadas em .0 são as principais versões e versões que terminam com extensões diferentes de zero são versões secundárias. As versões anteriores (principais e secundárias) dos documentos são salvas junto com as versões atuais. Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, é possível especificar quantas versões principais anteriores serão mantidas, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual.. Também é possível especificar quantas versões principais sendo mantidas, devem incluir suas respectivas verões secundárias. Por exemplo, se você especificar que as versões secundárias devem ser mantidas por duas versões principais e a versão mais atual é 4.0, todas as versões secundárias a partir de 3.1 serão mantidas.

  No controle de versões principais e secundárias, qualquer usuário com permissões de leitura pode exibir as versões principais dos documentos. Você pode especificar os usuários que também podem exibir as versões secundárias. Normalmente, recomendamos que você conceda permissões para visualizar e trabalhar com versões secundárias aos usuários que podem editar itens e restringir os usuários que têm permissões de leitura para visualizar apenas as versões principais.

  Utilize o controle de versões principais e secundárias quando desejar diferenciar entre o conteúdo publicado que pode ser visualizado pelo público, e o conteúdo de rascunho que ainda não está pronto para ser publicado. Por exemplo, em um site de recursos humanos que descreve os benefícios da organização, utilize versões principais e secundárias para restringir o acesso dos funcionários às descrições dos benefícios, enquanto as mesmas estão sendo revisadas.

Planejar a aprovação de conteúdo

Utilize a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar a disponibilização de conteúdo para um público. Por exemplo, uma empresa que publica o conteúdo como um de seus produtos ou serviços, pode exigir uma análise jurídica e aprovação antes da publicação do conteúdo.

Um rascunho de documento aguardando aprovação do conteúdo está no status Pendente. Quando um aprovador examina o documento e aprova o conteúdo, ele torna-se disponível para visualização pelos usuários que possuem permissões de leitura. O proprietário de uma biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca de documentos e, opcionalmente, pode associar um fluxo de trabalho com a biblioteca para executar o processo de aprovação.

A maneira como os documentos são enviados para aprovação variam de acordo com as configurações de controle de versão, na biblioteca de documentos:

• Sem controle de versão Se o controle de versão não está em uso e as alterações para um documento são salvas, o status do documento torna-se Pendente. O SharePoint Server mantém a versão anterior do documento para que os usuários com permissões de leitura ainda possam visualizá-lo. Após a aprovação das alterações pendentes, a nova versão do documento torna-se disponível para ser visualizada pelos usuários que possuem permissões de leitura, e a versão anterior é descartada.

  Se o controle de versão não está em uso e um novo documento é carregado na biblioteca de documentos, ele é adicionado à biblioteca no estado Pendente e não pode ser visto pelos usuários com permissões de leitura até que seja aprovado.

• Criar versões principais Se o controle de versões principais está em uso e as alterações para um documento são salvas, o status do documento torna-se Pendente e a versão principal anterior do documento torna-se disponível para visualização pelos usuários que possuem permissões de leitura. Após a aprovação das alterações, uma nova versão principal do documento, é criada e disponibilizada para os usuários que possuem permissões de leitura, enquanto que a versão principal anterior é salva na lista do histórico do documento.

  Se o controle de versão principal está em uso e um novo documento é carregado na biblioteca de documentos, ele é adicionado à biblioteca no estado Pendente e não pode ser visto pelos usuários com permissões de leitura até que seja aprovado como versão 1.

• Criar versões principais e secundárias (rascunho) Se o controle de versões principais e secundárias está em uso e as alterações para um documento são salvas, o autor tem a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como rascunho, ou criar uma nova versão principal, que altera o status do documento para Pendente. Após a aprovação das alterações, uma nova versão principal do documento é criada e disponibilizada para os usuários que possuem permissões de leitura. No controle de versões principais e secundárias, as duas versões principais e secundárias dos documentos são mantidas em uma lista do histórico do documento.

  Se o controle de versões principais e secundárias está em uso e um novo documento é carregado na biblioteca de documentos, ele pode ser adicionado à biblioteca tanto no status de Rascunho como na versão 0.1, ou o autor pode solicitar aprovação imediata. Neste caso, o status dos documentos torna-se Pendente.

Planejar check-out e check-in

É possível exigir que os usuários realizem check out de documentos a partir de uma biblioteca de documentos antes de editar os documentos. Os benefícios de se exigir check-out e check-in incluem o seguinte:

• Melhor controle sobre quando as versões de documentos são criadas. Quando é realizado o check out em um documento, o autor pode salvá-lo sem realizar o check in. Os demais usuários da biblioteca de documentos não serão capazes de ver essas alterações, e uma nova versão não é criada. Uma nova versão (visível para os demais usuários) é criada apenas quando um autor verifica um documento. Isso fornece mais flexibilidade e controle ao autor.

• Melhor captura de metadados. Quando um documento é verificado, o autor pode escrever comentários que descrevem as alterações realizadas no documento. Isso cria um registro histórico permanente das alterações que foram realizadas ao documento.

Se sua solução requer que os usuários façam check-in e check-out de documentos para editá-los, você pode usar recursos nos aplicativos cliente do Office que dão suporte a essas ações. Os usuários podem fazer check-out de documentos, desfazer check-outs e fazer check-in de documentos a partir dos aplicativos cliente do Office.

Quando é realizado o check-out de um documento, o mesmo é bloqueado, para edição exclusiva pelo usuário. Quando o usuário salva edições para este arquivo, as alterações são carregadas e salvas no servidor. As alterações são confidenciais ao usuário e não estão visíveis para terceiros. Quando o usuário está pronto para o check-in do documento, as últimas alterações tornam-se visíveis para os outros e são publicadas.

Nos aplicativos clientes do Office, os usuários também podem optar por deixar os documentos com check-out no servidor, alterando as opções de edição de conteúdo.

Observação

Não se deve realizar o check-out de um documento ao utilizar a funcionalidade de coautoria.