Introdução à colaboração de arquivos no Microsoft 365, alimentado pelo SharePoint

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Você está aproveitando ao máximo a colaboração de arquivos no Microsoft 365 ou seus usuários ainda estão armazenando arquivos localmente ou em compartilhamentos de arquivos de rede e enviando-os por email? Talvez você esteja pagando por outro serviço de armazenamento em nuvem e não aproveitando o espaço que obtém com sua assinatura do Microsoft 365. Este artigo descreve os benefícios e os principais recursos da colaboração de arquivos no Microsoft 365. Ele também aborda as etapas para planejar e adotar a colaboração de arquivos do Microsoft 365 em sua organização.

Os recursos de colaboração de arquivos no Microsoft 365 estão disponíveis para você qualquer que seja o tamanho da sua organização. Se você tiver uma organização pequena, cada usuário poderá armazenar seus arquivos em sua biblioteca individual no OneDrive e talvez você queira apenas uma única equipe no Microsoft Teams para todos na organização.

Por que usar o armazenamento de arquivos na nuvem do Microsoft 365?

Aproveitando ao máximo o armazenamento de arquivos alimentado pelo SharePoint no Microsoft 365, você pode evitar comprar armazenamento em nuvem de outros provedores e desfrutar:

Ícone de arquivo com indicador de disponibilidade Acesso em qualquer lugar aos arquivos

Ícone de um complexo de escritórios Segurança de nível empresarial

Ícone do compartilhamento global Proteger o compartilhamento fora da organização

Ícone da colaboração Colaboração em tempo real e versão de arquivo

Ícone de arquivo com lupa Inteligência que ajuda os usuários a descobrir arquivos

Acesso em qualquer lugar

Quando os usuários mantêm arquivos em seu dispositivo local ou em um compartilhamento de rede, eles ficam sem sorte quando não têm o dispositivo com eles ou não têm uma conexão com sua rede. Se algo acontecer com o dispositivo de um usuário, os dados poderão não ser recuperáveis. Se o dispositivo de um usuário for atualizado, os dados locais deverão ser migrados. Ao armazenar arquivos na nuvem, os usuários podem acessá-los de todos os seus dispositivos, como seu telefone e seu computador doméstico (dependendo do que você permitir). Eles podem até acessar arquivos em um navegador de outros dispositivos em que confiam. Por exemplo, se dois colegas viajarem para um site de cliente e um de seus dois laptops ficar sem bateria, ambos poderão acessar todos os seus arquivos entrando em portal.office.com no outro laptop. Obtenha o aplicativo móvel do SharePoint.

Observação

Se você estiver preocupado com os usuários que estão entrando em quiosques ou outros dispositivos compartilhados e não gerenciados, talvez você queira habilitar a saída de sessão ociosa.

Segurança de nível empresarial

Os arquivos armazenados no SharePoint e no OneDrive no Microsoft 365 são criptografados em trânsito e em repouso. (Você pode criptografar arquivos usando sua própria chave , se desejar.) Os arquivos também são verificados em busca de vírus. Como administrador, você pode usar ferramentas no Microsoft 365 para proteger e monitorar ainda mais os arquivos:

Planejar esses recursos

Proteger o compartilhamento fora da organização

O SharePoint alimenta o compartilhamento de arquivos seguro no Microsoft 365. Você pode especificar se deseja que pessoas fora da organização possam acessar arquivos sem autenticar (entrar ou fornecer um código de verificação). Você pode até bloquear completamente o compartilhamento externo. Recomendamos usar a opção de compartilhamento mais permissiva que você pode para cada conjunto de conteúdo. Se você restringir fortemente o compartilhamento e bloquear a produtividade do usuário, os usuários normalmente encontrarão outras maneiras de colaborar que fornecem menos supervisão e controle. Para obter mais informações, consulte Controle de compartilhamento.

Gerenciamento de versão e colaboração em tempo real

Quando os usuários armazenam arquivos do Office no Microsoft 365, eles podem evitar o incômodo de gerenciar alterações em diferentes cópias de arquivos. Em vez disso, eles podem colaborar em uma única versão usando os aplicativos de área de trabalho ou as versões web do Office. Pessoas nem precisa ter os aplicativos da área de trabalho do Office instalados para editar arquivos do Office. Saiba mais sobre colaboração de documentos e coautoria. Quando vários usuários editam um arquivo do Office ao mesmo tempo, uma notificação mostrará que outras pessoas estão trabalhando no arquivo e podem ver onde no arquivo outras pessoas estão trabalhando.

Word Online mostra onde outros autores estão trabalhando no documento

O histórico de versões também está ativado por padrão, para que os usuários possam exibir alterações anteriores e reverter conforme necessário. Saiba mais sobre como trabalhar com o histórico de versões.

Caixa de diálogo Histórico de Versão com três versões.

Inteligência que ajuda os usuários a descobrir arquivos

Quando os usuários da organização armazenam regularmente arquivos no Microsoft 365, eles podem encontrar rapidamente arquivos recentes e outros arquivos que podem ser de interesse. Por exemplo, eles podem descobrir arquivos em que colegas de trabalho ou colaboradores frequentes estão trabalhando.

Principais recursos

A maioria dos recursos de colaboração de arquivo no Microsoft 365 está disponível para você, independentemente do tipo de assinatura ou do tamanho da sua organização.

  • Ferramentas de migração

  • Anexos modernos

  • Acesso a todos os arquivos no OneDrive

  • Sincronização para acesso offline

  • Integração com o Microsoft Office

  • Canais privados e compartilhados no Teams

  • Auditoria e relatórios

  • Híbrido

  • Multi-Geo

Um hub para trabalho em equipe: Microsoft Teams

No passado, os usuários teriam que alternar frequentemente entre ferramentas para colaborar. Por exemplo, os usuários gravariam um documento no Word. Em seguida, eles alternariam para o Outlook para compartilhar o documento como um anexo. Ou eles abririam um navegador para carregar o documento em um site do SharePoint. No Microsoft 365, os usuários podem usar o Teams para conversar, fazer chamadas e ter reuniões online. Eles não precisam deixar o Teams para exibir ou até mesmo editar os arquivos que compartilham. Saiba mais sobre a colaboração de arquivos no Teams.

A biblioteca de arquivos permite que você colabore em arquivos com sua equipe

Observação

Quando um usuário anexa um arquivo a um chat, ele é carregado automaticamente no OneDrive do usuário. Quando um usuário anexa um arquivo a um canal do Teams, ele é carregado automaticamente na biblioteca do SharePoint para essa equipe. Arquivos compartilhados com grupos de Viva Engage também são salvos no SharePoint.

Acesso a todos os arquivos no OneDrive

Quando seus usuários usam o OneDrive, eles podem acessar seus arquivos do SharePoint ou do Microsoft Teams na Web ou no aplicativo móvel sem sair do OneDrive.

Como as bibliotecas individuais no OneDrive são alimentadas pelo SharePoint, os usuários podem mover facilmente arquivos entre locais. Por exemplo, se um usuário elabora um arquivo em sua biblioteca individual no OneDrive e, posteriormente, deseja que uma equipe seja dona do arquivo, o usuário poderá simplesmente mover o arquivo para a biblioteca da equipe.

Sincronizar para acesso offline

Com o aplicativo Sincronização do OneDrive, os usuários podem sincronizar arquivos entre o computador e o Microsoft 365. Quando os usuários adicionam, alteram ou excluem um arquivo ou pasta localmente, o arquivo ou pasta é adicionado, alterado ou excluído no Microsoft 365 e vice-versa. Os usuários podem trabalhar com arquivos sincronizados diretamente no Explorador de Arquivos e nos aplicativos que usam. Sempre que o usuário estiver online, qualquer alteração feita por ele ou outros usuários será sincronizada automaticamente. Com arquivos sob demanda, os usuários podem navegar e organizar arquivos facilmente no OneDrive e no SharePoint usando Explorador de Arquivos ou Finder, mas os arquivos não assumem espaço no computador local. Saiba mais sobre arquivos sob demanda.

Anexos modernos no Outlook

Se os usuários estiverem acostumados a compartilhar arquivos como anexos no Outlook, eles poderão usar as mesmas etapas com as quais estão familiarizados para compartilhar um link para um arquivo em vez de enviar uma cópia por email. No Outlook, os usuários podem até alterar a permissão que dão ao destinatário. Saiba mais sobre como anexar arquivos.

Opções de permissão de alteração incluem destinatários podem editar e Destinatários podem exibir

Integrar-se ao Microsoft Office

Nos aplicativos do Office, os usuários podem abrir facilmente arquivos salvos no Microsoft 365 e salvar documentos no OneDrive. Saiba mais sobre como trabalhar juntos em documentos do Office. Quando os usuários comentam um documento do Office e usam o sinal com o @ nome de alguém, a pessoa mencionada recebe email com um link para o comentário. Ao clicar no link, a pessoa será direcionada ao documento e à conversa.

Um contato mencionado em um comentário

Canais privados e compartilhados no Teams

O Teams tem workspaces para chat e colaboração de arquivos chamados canais. Embora os canais padrão incluam todos na equipe, os canais privados permitem que você colabore com um subconjunto de membros da equipe e canais compartilhados permitem que você colabore com pessoas fora da equipe. Todos os tipos de canal permitem que você colabore com pessoas fora de sua organização. Cada canal privado e compartilhado tem seu próprio site do SharePoint para armazenamento e colaboração de arquivos.

Ferramentas de migração

Você pode escolher uma ou mais das seguintes opções, dependendo do número e do local dos arquivos que deseja migrar.

  • Gerenciador de Migração. Copie compartilhamentos de arquivos ou conteúdo de outros provedores de nuvem para o Microsoft 365. Saiba mais sobre como migrar conteúdo para o Microsoft 365.

  • Ferramenta de Migração do SharePoint. Para migrar sites e conteúdo do SharePoint Server, você pode usar a Ferramenta de Migração do SharePoint. Para obter informações, consulte Visão geral da Ferramenta de Migração do SharePoint.

  • Movimentação de pasta conhecida. Se os usuários salvarem a maioria dos arquivos em suas pastas Desktop, Documentos e Imagens, você poderá movê-los perfeitamente para o OneDrive usando o Movimento de Pasta Conhecida para que os usuários possam continuar trabalhando nos locais aos quais estão acostumados.

  • Benefício de migração fasttrack. O FastTrack fornece um conjunto de práticas recomendadas, ferramentas, recursos e especialistas. As diretrizes incluem migrar conteúdo de compartilhamentos de arquivos, box ou ambientes de origem do Google Drive e introduzir recursos no ritmo que funciona para você. O benefício de migração de dados fasttrack também executará atividades específicas de migração de dados em seu nome se você tiver 500 ou mais licenças. Confira mais detalhes na visão geral do Benefício do FastTrack Center. Para começar, acesse FastTrack.Microsoft.Com, examine recursos e envie uma solicitação de assistência.

Multi-Geo

Se você for uma organização multinacional com requisitos de residência de dados, poderá usar o Multi-Geo no Microsoft 365 para especificar onde os arquivos são armazenados. Para obter informações, confira Funcionalidades multi-geográficas no OneDrive e no SharePoint no Microsoft 365.

A Pesquisa da Microsoft ajuda os usuários a encontrar arquivos em sites modernos do SharePoint e na página inicial do SharePoint, Office.com, Bing e muito mais. Saiba mais sobre a experiência de pesquisa moderna no SharePoint.

Opções de gerenciamento

Como administrador global ou administrador do SharePoint para sua organização, você tem algumas opções para gerenciar sites e configurações do SharePoint:

  • Centro de administração do SharePoint. No centro de administração do SharePoint, você pode criar e excluir sites, gerenciar configurações de site e gerenciar configurações no nível da organização para SharePoint e OneDrive. A página sites ativos do centro de administração do SharePoint permite exibir os sites do SharePoint em sua organização, incluindo sites de comunicação, sites de canais privados e compartilhados do Teams e sites que pertencem a Grupos do Microsoft 365. Ela também permite classificar, filtrar, buscar e criar sites.

    A página Sites Ativos no centro de administração do SharePoint

  • Microsoft PowerShell. O Shell de Gerenciamento Online do SharePoint é um módulo do PowerShell que permite executar operações de linha de comando. Isso torna a execução de operações em lote mais eficiente e é a única maneira de executar algumas tarefas de gerenciamento no SharePoint e no OneDrive. Introdução ao Shell de Gerenciamento do SharePoint Online.

Definir configurações

Para se preparar para a colaboração de arquivos no Microsoft 365, configure as seguintes configurações.

Criar sites

Quando um grupo do Microsoft 365 é criado de qualquer lugar dentro do Microsoft 365, um site do SharePoint é criado automaticamente. Você pode permitir que todos os usuários criem grupos, apenas alguns usuários, ou você pode bloquear a criação de grupo e gerenciá-la centralmente em seu departamento de TI. Para obter informações, consulte Gerenciar quem pode criar grupos do Office. Você também pode usar uma política de nomenclatura para grupos e definir um período de expiração para que os grupos que não estão mais sendo usados sejam excluídos. Para obter mais informações, consulte Planejar governança em Grupos do Microsoft 365. Se você permitir que os usuários criem grupos, você também poderá permitir que eles criem sites de equipe a partir da página inicial do SharePoint e do OneDrive e gerenciem as configurações padrão do site. Para obter informações, consulte Gerenciar a criação do site.

Configurações de criação de site no centro de administração do SharePoint

Compartilhamento

Para configurar o compartilhamento externo em sua organização, você precisa garantir que as configurações em vários centros de administração sejam definidas da maneira desejada. O compartilhamento com pessoas fora de sua organização está habilitado por padrão no SharePoint, OneDrive e Teams. Consulte Colaborar com convidados em uma equipe e Colaborar com participantes externos em um canal para obter informações sobre como configurar configurações de compartilhamento.

Níveis de permissão de compartilhamento externo para SharePoint e OneDrive

Armazenamento

Por padrão, o armazenamento de arquivos para sites de equipe é gerenciado automaticamente. Se preferir controlar o armazenamento manualmente, consulte Gerenciar limites de armazenamento do site. Para obter informações sobre como definir o espaço de armazenamento padrão para bibliotecas individuais no OneDrive, consulte Definir o espaço de armazenamento padrão para usuários do OneDrive. Para obter informações sobre a quantidade de armazenamento que vem com seu plano, consulte Limites do SharePoint.

Especificar bibliotecas de sites de equipe para sincronizar automaticamente

Para permitir que os usuários acessem facilmente arquivos do site da equipe de Explorador de Arquivos (como eles podem ter acessado anteriormente compartilhamentos de arquivos de rede), você pode especificar bibliotecas de sites de equipe específicas para sincronizar os computadores de seus usuários automaticamente. Para fazer isso, use o objeto oneDrive Política de Grupo "Configurar bibliotecas de sites de equipe para sincronizar automaticamente".

Nomes de arquivo inválidos e tipos de arquivodo SharePoint ajudam a & aprendizado (para usuários finais)