Criar um plano de comunicação para atualizar para o SharePoint 2013

APLICA-SE A:2013 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

É importante que você se comunique com os usuários durante o processo de atualização do SharePoint 2010 Products para o SharePoint 2013. Os usuários de site precisam saber o que os espera ao visitarem seus sites novamente após sua atualização do ambiente. Os proprietários de sites precisam saber como podem ajudar a se preparar para a atualização e o que precisam fazer para atualizar suas coleções de sites no SharePoint 2013 e Meus Sites no SharePoint 2013. Ambos os usuários de site e proprietários de site precisam saber quando ocorrerá a atualização. Como parte do processo de planejamento, determine o seguinte:

• Quem são os membros da equipe de atualização, que outros participantes estão envolvidos e quem será afetado pela atualização?

• Quais informações as equipes de atualizam precisam ter e quando?

• Quais informações os usuários do site e outros participantes precisam ter e quando?

Este artigo descreve como criar um plano de comunicação para que a equipe de atualização, participantes e usuários saibam o que esperar antes, durante e depois da atualização.

Quem é um membro da equipe de atualização?

Para pequenas implantações nas quais os sites não foram personalizados extensivamente, a equipe de atualização pode consistir em apenas uma pessoa. Para implantações maiores, por outro lado, podem ser necessárias várias pessoas com funções diferentes, como descrito na lista a seguir:

• Administradores de servidores Os administradores do servidor executam a maioria das tarefas de atualização. Deve haver no mínimo um administrador de servidor na equipe de atualização, pois executar o assistente de Configuração requer alguém que seja membro do grupo Administradores em cada servidor web front-end.

  Observação

  Administradores de farm podem não ser administradores locais do servidor.

• Administradores de banco de dados Caso você tenha uma equipe de administração de banco de dados separada, você deve coordenar com eles a programação da atualização e execução da atualização.

• Equipes de segurança do servidor Você deve coordenar com suas equipes de segurança, como a equipe do Serviços de Domínio Active Directory (AD DS), para verificar as contas e permissões ou para aproveitar as novas definições de política que você pode aplicar ao SharePoint 2013.

• Equipes de rede Você deve coordenar com as equipes de rede, especialmente se você deve alternar o DNS para apontar para seu novo farm, ou adicionar os novos servidores à infraestrutura de rede.

• Equipe de implantação do cliente Comunique-se com equipes de implantação do cliente para coordenar implantações de novos aplicativos cliente e servidor. A implantação de cliente pode ter de ocorrer antes que você atualize, ou pode ser uma opção para os usuários depois que seus sites sejam atualizados.

• Administradores de serviço Você deve se comunicar com os administradores dos aplicativos de serviço, como o Serviço de Conectividade de Dados Corporativos, para assegurar-se de que eles estão prontos para a atualização e possam revisar ou configurar as definições adequadas na nova versão.

• Liderança e pessoal do Helpdesk de TI ou aplicativo Se você tiver um helpdesk para sua empresa, verifique se eles sabem sobre o momento da atualização e estão preparados para perguntas após a atualização. O Helpdesk deve ser um dos principais stakeholders para planejar e testar para que eles possam entender as possíveis alterações de uma atualização e o efeito que ela terá sobre os usuários.

• Proprietários da coleção de sites Você deve notificar os proprietários da coleção de sites quando o processo de atualização estiver prestes a ocorrer. Avise-os sobre quaisquer problemas que você encontrar ao executar o verificador de pré-atualização ou ao atualizar seus sites. Você também deve se comunicar com os proprietários do conjunto de sites sobre os papéis deles em uma atualização. Os proprietários da coleção de sites podem atualizar seus próprios sites no SharePoint 2013. Proprietários de conjunto de sites podem executar verificações de integridade e revisar sites de avaliação de atualização antes de atualizar seus sites.

• Designers de sites e desenvolvedores e provedores de soluções de terceiros Se você tiver modelos personalizados, Web Parts, serviços Web ou outros elementos personalizados associados aos seus sites, deverá trabalhar com os designers e desenvolvedores de sites associados ou provedores de soluções de terceiros. Como os elementos personalizados podem falhar ou executar de forma diferente em um ambiente atualizado, você precisa garantir que designers ou desenvolvedores possam criar novas versões desses elementos personalizados ou verificar se esses elementos foram atualizados corretamente. Como seu trabalho pode ter uma grande influência na agenda de atualização, trabalhe com esses stakeholders no início do processo. Para obter mais informações sobre possíveis problemas com elementos personalizados, consulte Usar uma atualização de avaliação para o SharePoint 2013 para encontrar possíveis problemas.

• Usuários do site Embora você não tenha de incluir usuários do site na tomada de decisões sobre o processo de atualização, você deve dizer aos usuários do site quando ela ocorrerá e o que eles podem esperar.

• Patrocinadores e outros stakeholders Outras pessoas em sua organização podem estar envolvidas no processo de planejamento de atualização. Certifique-se de que elas estejam apropriadamente incluídas no seu plano de comunicação.

  Observação

  Uma equipe de atualização pode incluir um ou mais membros em cada função, dependendo de sua organização.

Quando e o que comunicar à equipe de atualização

Geralmente, os administradores de servidor e de aplicativo de serviço definem a linha do tempo para a atualização, e os proprietários do site são notificados apenas quando o processo está prestes a começar. No entanto, já que membros da equipe possuem suas próprias tarefas para executar em pontos particulares no processo de atualização geral, é muito importante que você tenha um plano concreto para comunicar o andamento da atualização para todos os membros da equipe, para que todos saibam quando é a hora de executarem suas tarefas particulares.

Toda a equipe de atualização deve trabalhar junto para determinar as datas e horários para realizar a atualização. Recomendamos que você escolha uma janela de atualização que ocorra quando a utilização do site estiver mais baixa. Para pequenas implantações de servidor único, a atualização pode ser concluída em menos de um dia. Implantações maiores podem levar mais tempo, até todo um fim de semana. Não existe uma maneira de determinar o tempo exato que será necessário para atualizar qualquer conjunto de sites em particular. Por causa disso, é muito importante se comunicar com outros membros da equipe envolvidos no processo de atualização, além dos usuários. O dia ou dias que você escolher para atualização devem estar suficientemente no futuro para que a equipe de atualização tenha tempo suficiente para concluir todas as etapas preliminares. Ao planejar o cronograma, agende um horário para a validação dos sites atualizados e um horário para a implementação de possíveis alterações ou trabalhos de renovação da marca.

É importante se comunicar com proprietários de site, designers e desenvolvedores nas seguintes etapas durante o processo de atualização:

• Antes da atualização de avaliação, para que eles saibam a linha do tempo geral e suas funções no processo.

• Após executar uma atualização de avaliação para encontrar problemas. Por exemplo, problemas como modelos de site personalizados ou Web Parts personalizadas devem ser reportadas ao proprietário, designer ou desenvolvedor adeuqado antes de programar a atualização, para que eles tenham tempo de investigar os problemas e tomarem medidas preliminares. Ou um desenvolvedor pode decidir que seria prudente reconstruir uma Web Part antes que a atualização ocorra. Proprietários de site podem querer anotar quaisquer personalizações que foram feitas em seus sites, como modelos de site e alterações aos arquivos ASPX (Extensão Active Server Page).

• Depois que o ambiente é atualizado para que eles possam revisar os sites e realizar as alterações necessárias.

• Quando você está pronto para que eles atualizam o conjunto de sites.

Quando e o que comunicar aos usuários

É igualmente importante se comunicar com os usuários dos sites para contar a eles sobre os problemas a seguir:

• Quando o ambiente será atualizado Em particular, você também deve informar a eles que seus sites ficarão indisponíveis durante a atualização.

• Quando seus sites serão atualizados Os proprietários da coleção de sites devem se comunicar com os usuários do site sobre a linha do tempo para atualizar a coleção de sites. Caso você, como um administrador de farm de servidor, esteja atualizando um site, você deve comunicar quando isso ocorrerá.

• Como a atualização pode afetá-los e o que eles devem saber sobre o novo ambiente Por exemplo, o site será diferente e funcionará ligeiramente diferente na nova interface do usuário. Você também pode apontá-los para o conteúdo disponível, como o artigo Novidades. Para obter mais informações sobre alterações de recursos, confira Novidades.

• Como obter ajuda Caso eles encontrem um problema com seus sites após a atualização, como eles podem obter ajuda para solucionar o problema?

Você usar a nova barra de satus do sistema nas coleções de sites para notificar os usuários destes itens. Para obter mais informações sobre como definir notificações para a barra de status, confira Planejar atualizações de coleção de sites no SharePoint 2013 no artigo Planejar atualizações de coleção de sites no SharePoint 2013.

Confira também

Outros recursos

Overview of the upgrade process from SharePoint 2010 to SharePoint 2013