Configurar e usar diários
Como em todos os outros módulos nos aplicativos de finanças e operações, há uma página Parâmetros no módulo Contabilidade. Você pode configurar parâmetros específicos para o módulo e definir, por exemplo, como processar o fechamento do ano fiscal, a diferença máxima de centavos para arredondamento, quais sequências numéricas usar e como deseja transferir lançamentos para o razão, além de vários outros aspectos que também podem afetar módulos diferentes, mas que devem ser configurados nessa página.
Antes de usar os diários, verifique se a página Parâmetros da contabilidade em Contabilidade > Configuração do razão > Parâmetros da contabilidade foi configurada corretamente de acordo com as necessidades do cliente.
Por exemplo, considere alguns dos valores a seguir no campo Verificar o comprovante usado.
- Rejeitar duplicata: impede o uso de datas de transação diferentes para o mesmo número de comprovante.
- Rejeitar duplicatas dentro do ano fiscal: permite datas de transação diferentes para o mesmo número de comprovante em anos fiscais diferentes.
- Aceitar duplicatas: usa datas de transação diferentes para o mesmo número de comprovante no campo Data da transação nas linhas do diário.
- Aviso em caso de duplicatas: configura o sistema para gerar uma notificação quando linhas de diário com datas de transações diferentes têm o mesmo número de comprovante.
Trabalhar com diários
O trabalho com diários envolve as etapas a seguir.
- Criar um novo diário
- Adicionar linhas do diário
- Validar
- Lançar
Criar um novo diário: vários módulos no Finance usam diários para a entrada de transações. No módulo Contabilidade, use diários para fazer lançamentos no razão. No módulo Contas a receber, use diários para fazer lançamentos. Ao abrir uma caixa de diálogo de diário, você pode criar novos diários usando o modelo associado ao tipo de diário.
Criar linhas do diário e lançar transações: depois de criar um novo diário, insira transações nele e lance o diário ou o transfira para revisão e aprovação por outra pessoa.
Exibir entradas e transações no diário
As entradas e transações no diário podem ser exibidas de várias maneiras. Você pode usar páginas de consulta que fornecem recursos de busca detalhada ou pode usar várias opções de relatório no módulo Contabilidade.
É possível usar consultas como Balancete, Trilha de auditoria e Transações de comprovante para exibir as transações lançadas.
Você pode filtrar por um único valor ou por um intervalo. Ao definir um intervalo, verifique se está usando a sintaxe correta. Os valores devem ser separados por dois pontos-finais (..).
Transações de comprovante
Na página Transações de comprovante em Contabilidade > Consultas e relatórios, você pode selecionar várias tabelas e campos para especificar critérios para o saldo ou a transação que está procurando.
Por exemplo, você pode exibir todas as transações para uma data ou conta específica ou todas as transações do Tipo de lançamento que estão em um Nível de lançamento específico.
Por padrão, a página mostra o número do diário, o comprovante, a data e a conta principal, mas você pode usar tabelas, campos e critérios adicionais para restringir a pesquisa.
Trilha de auditoria
A página Trilha de auditoria, em Contabilidade > Consultas e relatórios, mostra os tipos de transações, suas descrições, quem criou as transações e quando elas foram criadas. Na página Trilha de auditoria, você pode exibir as transações de comprovante.
Cada transação do razão faz parte de um comprovante. Quando um comprovante ou um grupo de comprovantes é lançado, o sistema cria uma entrada de trilha de auditoria com um identificador numérico exclusivo. A entrada inclui um texto gerado automaticamente para a transação que identifica a origem da entrada.
Clique no botão Comprovante para exibir os comprovantes contidos na entrada da trilha de auditoria. A entrada também inclui referências ao usuário que a criou, assim como a data e a hora da entrada.
Você pode usar a lista de Transações do razão para exibir todas as transações lançadas na conta atual. As entradas resultam de transações lançadas em diários, em ordens de compra e venda e em outros módulos que lançam no razão.
As informações nos campos das transações do razão não podem ser modificadas. Para corrigir uma entrada, faça uma transferência, que será depois mostrada na página de consulta Trilha de auditoria.
Alias da conta contábil
Você pode associar um atalho a uma conta contábil usando um alias em Contabilidade > Plano de contas > Contas. Quando você digita o atalho e pressiona a tecla Tab, a conta e as dimensões são preenchidas e o cursor ou o foco vai para o campo Foco inicial.
Relatórios financeiros
Você também pode pesquisar e analisar transações contábeis gerando relatórios financeiros em Contabilidade > Consultas e relatórios. Como o design dos relatórios financeiros pode se basear em contas, dimensões, categorias de conta ou uma combinação desses três componentes, você pode exibir transações realizando vários tipos de busca detalhada.
Se quiser obter mais informações sobre as transações contábeis, você também poderá incluir várias propriedades da transação no design do relatório. Se desejar ver as transações que formam um saldo contábil, você poderá fazer uma busca detalhada nas transações da conta, da mesma forma que faz na página da lista de Balancetes.
Relatórios do razão
Além dos relatórios financeiros, você pode usar os relatórios contábeis a seguir para exibir transações da contabilidade.
- Demonstrativo de dimensão: mostra as transações por dia e conta, com opções para mostrar transações por dimensão e período.
- Lista de transações do razão: mostra transações nas moedas contábeis, de transação e de relatório para uma conta.
- Imprimir diário: mostra o resultado de um diário lançado. Você pode gerar o relatório por número de lote do diário, tipo de diário ou outros campos.
- Transações lançadas por diário: mostra as transações lançadas em um diário, agrupadas por comprovante. Ao gerar esse relatório, você precisará inserir as datas inicial e final, que devem estar no mesmo ano fiscal.
- Lista de transações por data: mostra todas as transações por data, juntamente com o número do diário, o comprovante e a conta contábil. Também mostra as transações nas moedas contábeis, de transação e de relatório.
- Origem da transação: mostra a conta por diário e por moeda contábil, de transação e de relatório. Também mostra cada linha do diário que foi usada como compensação.
Publicar linhas de diário e documentos por meio do Microsoft Excel
O suplemento do Microsoft Excel para entradas de diário fornece um nível adicional de automação e facilita a entrada de dados. A ação Abrir linhas no Excel está disponível nas páginas Diário geral e Comprovante de diário.
Você pode inserir e publicar linhas em diários financeiros no Excel. Depois que um diário é criado, o botão Abrir linhas no Excel exibe os modelos disponíveis. Os modelos foram projetados para auxiliar em cenários específicos, mas nem toda combinação de tipo de conta pode ser usada no diário.
Quando são publicadas, as linhas são validadas para confirmar que estão em conformidade com as regras configuradas nos diários financeiros. Você pode editar ou lançar os comprovantes no Finance.
Para adicionar dimensões financeiras a um modelo, é necessário fazer algumas alterações. Depois de adicionadas à entidade, as dimensões se tornam disponíveis no designer do Excel e podem ser incluídas no modelo.