Configurar gerenciamento de contrato de corretagem
O gerenciamento de contratos de agente ajuda as empresas a gerenciar melhor seus contratos de agente automatizando as tarefas envolvidas na administração, no acompanhamento e no pagamento das taxas devidas aos agentes.
Esta unidade fornece uma visão geral do processo típico para lidar com taxas de agentes, que inclui:
- Registro de detalhes do contrato de agente negociado.
- Execução de contratos negociados por meio de vendas contínuas e geração de recolhimentos de agentes.
- Aprovar os recolhimentos gerados para que possam ser repassados ao setor de contas a pagar para efetuar o pagamento.
- Tratar situações de aprovação parcial de recolhimento e contabilidade diferencial.
Contrato de agente
Contas a pagar > Agente e royalties > Contratos de agente
Um contrato de agente é um registro de um acordo com um agente. Ele especifica os termos e condições negociados que qualificam a empresa de corretagem para uma recompensa monetária em troca do cumprimento de metas predefinidas de vendas.
Os contratos de agente são registrados na página Contratos de agente, que você pode abrir selecionando Contas a pagar > Agente e royalties > Contratos de agente.
O contrato inclui uma condição negociada sobre quem pagará a taxa do agente (o cliente que compra o produto ou a empresa vendedora). Essa condição é definida na página associada Códigos de encargos.
A seção Detalhes do contrato mostra as condições e o item qualificado para a corretagem. A recompensa monetária que o agente receberá por cumprir o objetivo de vendas é mostrada na seção Intervalo.
A configuração do encargo Tarifas de agente indica que o cliente não incorrerá na tarifa dos serviços do agente. Em vez disso, é a empresa vendedora que incorrerá na tarifa do agente, no formato de despesa de vendas.
Se um contrato estipula que o cliente incorrerá na tarifa dos serviços do agente, o encargo associado deverá ser configurado de modo que o campo Tipo na seção Débito seja definido como Cliente/Fornecedor. Nesse caso, a empresa primeiro recebe o pagamento da tarifa do cliente e paga o passivo ao agente. Se a empresa vendedora incorrerá na tarifa do agente como uma despesa de venda, o encargo associado deverá ser configurado de modo que o campo Tipo nas seções Débito e Crédito seja definido como Conta contábil.
A conta de débito recebe as despesas de intermediários na demonstração de lucros e perdas. A conta de crédito é uma conta de passivo provisório que armazena o valor do encargo (tarifa) desde que ele é lançado, no momento da aprovação do recolhimento do agente. Em seguida, esse valor é movido para a conta a pagar real como resultado do lançamento da fatura.
A seção Detalhes do contrato do contrato de agente mostra as condições e o item qualificado para a corretagem. A recompensa monetária que o agente receberá por cumprir o objetivo de vendas é mostrada na seção Intervalo.
O Status do contrato precisa ser Aprovado para ser aplicado às ordens de venda que atendem às condições.
Vender produtos que se qualificam para uma comissão de agente e gerar um recolhimento
Quando você cria uma ordem de venda com linhas que atendem aos requisitos do contrato de agente, é possível exibir as informações relacionadas na página Ordem de venda selecionando Linha da ordem de venda > Exibir > Comissões do agente.
Como os acúmulos de tarifas do agente são tratados como um encargo, você também pode acessar a comissão do agente abrindo a página Encargos padrão da ordem de venda. Selecione a linha da ordem e Linha da ordem de venda > Finanças > Gerenciar encargos.
Quando você lança a fatura da ordem de venda, além das transações de fatura de venda regulares, ocorrem os seguintes lançamentos:
- É gerado o recolhimento do agente referente à linha da fatura.
- O encargo acumulado que representa a tarifa do agente é lançado nas contas de passivo provisório e de despesas, conforme apropriado.
O lançamento das tarifas acumuladas do agente é exibido nas transações de comprovante associadas ao diário de fatura de venda.
Revisar e processar recolhimentos
Depois que os recolhimento são total ou parcialmente aprovados, a fatura de fornecedor é criada e lançada, caso o lançamento seja compatível com a política de contas a pagar. Assim, o crédito do fornecedor é passado para o processamento regular de contas a pagar.
Você pode ver todos os recolhimentos na página Reclamações de agente. Para cada taxa, o campo Qualificado especifica o valor da tarifa que, depois de aprovada, será paga ao fornecedor de serviços de corretagem.
Para aprovar um recolhimento, na coluna Marcar, marque a caixa referente à linha. Depois, no Painel de Ações, selecione Aprovar.
Como resultado da aprovação, ocorrerão os seguintes eventos:
- Um lançamento no diário de despesas reverteu o valor provisório anterior nas contas de passivo acumulado e despesa acumulada.
- Foi criada uma fatura de recolhimento de agente (fornecedor) para o valor aprovado da tarifa de agente. Uma fatura de recolhimento de agente pode ser lançada automaticamente, como parte do processo de aprovação do recolhimento, ou manualmente. O campo Lançamento manual na guia Agente e royalties da página Parâmetros de contas a pagar especifica a política que controla o comportamento de lançamento.
- Como resultado do lançamento da fatura de recolhimento do agente, a conta de despesas foi debitada e a de contas a pagar do fornecedor foi creditada. Quando os custos de compra para lançamento de despesas são configurados para ordens de compra, o Número da conta de despesas é especificado na categoria de compras. A categoria de compras é definida na guia Agente e royalties da página Parâmetros de contas a pagar.
Na página Reclamações de agente, você pode revisar os lançamentos e documentos associados ao recolhimento e o número da fatura de fornecedor criada para o agente. Se a fatura do fornecedor foi lançada (automática ou manualmente), os valores apropriados serão exibidos na guia Faturas, nos campos Data e Valor na moeda da transação. Se a fatura ainda estiver pendente, esses campos ficarão em branco.
Se o campo Aprovado da linha de recolhimento tiver o mesmo valor que o campo Qualificado, mas o campo Diferença for 0, isso significa que o recolhimento não tem problemas não liquidados e já pode ser fechado.
Processar recolhimentos parcialmente
Se um cliente devolver algumas unidades de uma ordem de venda, talvez o agente se qualifique mais para a tarifa relacionada à quantidade devolvida. Nesse caso, é necessário aprovar um segundo recolhimento para o valor parcial. Selecione Contas a pagar > Agente e royalties > Reclamações de agente e selecione a reclamação. No campo Aprovando, insira a quantidade total menos as unidades devolvidas. Depois, no Painel de Ações, selecione Aprovar.
Se houver uma diferença entre o valor do campo Aprovado e o valor no campo Qualificado, ela será registrada no campo Diferença. Esses valores indicam que o recolhimento ainda é pendente e que é necessário resolver a diferença antes de considerá-lo fechado.
Para resolver a diferença, selecione a linha de recolhimento não liquidado e, no Painel de Ações, selecione Fechar.
O sistema identifica que o recolhimento ainda tem um número pendente de unidades e solicita que o usuário insira o código de motivo para explicar a diferença.
Depois de fechar o recolhimento, ocorrem os seguintes eventos:
- Um lançamento no diário de despesas reverteu o valor provisório anterior na conta de despesa acumulada.
- O mesmo lançamento reverteu o valor provisório anterior na conta de passivo acumulado.
A linha na guia Diferenciais especifica o valor da tarifa do agente que não foi aprovada para pagamento.
Caso seja a sua empresa, não o cliente, que pagará a tarifa do agente, o lucro ou prejuízo associado ao pagamento a mais ou a menos de uma tarifa não precisa ser considerado na demonstração de lucros e perdas. Nesse caso, nenhum diário de diferenciais será associado à linha diferencial.
Se o cliente for pagar a tarifa do agente, o sistema lança um diário de diferenciais no fechamento do recolhimento. Esse diário debita/credita na conta de baixa da tarifa do agente e credita/debita na conta de passivo provisório.
Observação
O número da conta de despesas de baixa é especificado no campo Conta principal relacionado a um código de motivo específico da página Motivos diferenciais.