Configurar gerenciamento de contrato de royalties
A gestão de contratos de royalties é destinada a empresas que exercem o direito de usar ativos de terceiros e/ou propriedade intelectual. Ele ajuda as empresas a gerenciar melhor seus contratos de royalty automatizando as tarefas envolvidas na administração, no acompanhamento e na realização de pagamentos de royalties.
Esta unidade fornece uma visão geral do processo típico para lidar com taxas de royalties, que inclui:
- Registro de detalhes do contrato de royalties negociado.
- Execução de contratos negociados por meio de vendas contínuas e geração de reivindicações de royalties.
- Aprovação e processamento das reivindicações geradas para que possam ser repassadas ao setor de Contas a pagar para pagamento.
O responsável pelos contratos de royalties tem as seguintes responsabilidades:
- Negociação de contratos com o licenciante.
- Registro de termos de contrato de royalties e taxas de valor no sistema.
- Gerenciamento de equipe que processa reivindicações de royalties e faz pagamentos de taxas.
As pessoas nessas funções procuram maneiras de alcançar os seguintes objetivos:
- Acomodar, de forma flexível, diferentes definições de contratos de royalties e suas condições.
- Reduzir a carga administrativa e os erros associados ao rastreamento e processamento de reivindicações de royalties.
- Melhorar as previsões de fluxo de caixa acumulando contas a pagar futuras e evitando juros sobre pagamentos atrasados.
Contratos de royalties
Um contrato de royalties é o registro de um contrato com um proprietário de ativo ou propriedade intelectual. Ele especifica os termos e condições negociados sob os quais o licenciante se qualifica para uma recompensa monetária quando o licenciado usa sua propriedade para obter receita.
Os contratos de royalties são registrados na página Contratos de royalties, que pode ser aberta em Contas a pagar > Agente e royalties > Contratos de royalties.
Contas a pagar > Agente e royalties > Contratos de royalties
A guia Seleção na parte inferior da página mostra os produtos que se qualificam para uma taxa de royalty.
Na guia Geral na parte superior da página, vários campos fornecem mais detalhes sobre as condições do contrato à medida que foram negociados com o licenciante:
- Acumular vendas por: especifica o período para o qual um valor de royalty será calculado, com base nas vendas cumulativas. Por exemplo, o período pode ser um mês. Se preferir, para calcular o valor de royalties sempre que uma linha de ordem de venda for faturada, selecione Fatura.
- Aprovação necessária: se essa opção estiver definida como Sim, um proprietário de programa de royalties deve aprovar as reivindicações antes que um royalty possa ser transformado em uma fatura a pagar ao licenciante.
- Conta de provisão e Conta de despesa: devem especificar os números das contas que receberão os valores acumulados durante o estágio intermediário entre a aprovação e o processamento.
Você pode configurar taxas de royalties na guia Valores de royalties na parte inferior da página. Para configurar as taxas como níveis, adicione uma linha para cada nível e defina os campos Do valor e Ao valor.
Importante
Para tornar um contrato válido, você deve selecionar Validação no Painel de Ações. A opção Validado na guia Geral na parte superior da página será então definida como Sim.
Vender produtos que se qualificam para uma taxa de royalties e gerar uma reclamação
Quando um processador de vendas cria uma ordem de venda de um produto para o qual a empresa tem um contrato de royalties, e se os detalhes da linha da ordem se qualificam para o royalty, o programa identifica a futura taxa de royalties.
Para ver se uma linha de pedido de vendas se qualifica para uma taxa de royalties, selecione a FastTab Linha da ordem de venda > Exibir > Detalhes de preço > Royalty.
A FastTab Royalty mostra a taxa de royalties do código de contrato válido que é aplicada a uma linha. Além disso, o campo Valor do royalty em Estimativa de margem na FastTab Detalhe especifica a taxa de royalties de cada unidade de produto.
Observação
Para acessar a página Detalhes de preço, na página Parâmetros de contas a receber, na guia Preços, na FastTab Detalhes de preço, defina a opção Habilitar detalhes de preço como Sim.
A reivindicação de royalties é criada quando a ordem de venda é faturada.
Processar reivindicações e passá-las para Contas a pagar
As reivindicações de royalties geradas representam pagamentos futuros ao licenciante. O proprietário do contrato acumula as reivindicações para o período relevante e, em seguida, cria uma responsabilidade provisória para o licenciante ao aprovar essas reivindicações.
O proprietário do contrato de royalties é responsável por revisar periodicamente e, conforme exigido pela política da empresa, aprovar as reivindicações que são geradas. Depois que as reivindicações são aprovadas, o administrador de Contas a pagar as transmite como faturas de compra para o processamento regular de contas a pagar.
Para ver todas as reivindicações, selecione Contas a pagar > Agente e royalties > Reivindicações de royalties.
Na página Reivindicações de royalties, o campo Valor inicial de royalties especifica o valor da taxa que, após ser aprovado e processado, será pago ao fornecedor como um royalty.
Os campos na seção Vendas da página especificam os detalhes sobre a fatura de venda de origem, como o número da fatura, o valor líquido da linha da fatura e a quantidade.
Quando uma reivindicação é gerada periodicamente, seu status é A ser calculada. Esse status é usado porque o royalty é concedido naquele período. A reivindicação não será incluída, juntamente com as demais, no cálculo cumulativo até o final do período.
Se o mesmo fornecedor tiver várias ordens de venda, as reivindicações deverão ser recalculadas para que qualquer efeito cumulativo seja considerado. No Painel de Ações, selecione Acumular.
Quando a ação Acumular é executada, um diário de acumulação dos valores da reivindicação é lançado. Para visualizar os detalhes do lançamento, encontre a reivindicação na lista de reivindicações de royalties e, no Painel de Ações, selecione Transações de royalties para visualizar e acessar o diário de acumulação.
O voucher lançado especifica que a conta de acumulação de royalties é creditada pela taxa de royalties esperada e que a conta de despesas de royalties provisória acumulada é debitada pela despesa esperada.
Para mover as reivindicações para o processo regular de contas a pagar, o secretário de Contas a pagar deve preencher a reivindicação de royalties. Na página Reivindicações de royalties, no Painel de Ações, selecione Processar.
Os seguintes eventos ocorrem, e o status da reivindicação é alterado para Concluída:
- Um lançamento no diário de acumulação de royalties reverte os valores provisórios anteriores nos valores de acumulação a pagar e despesas.
- Uma fatura de fornecedor para o valor de royalties é criada e lançada.
- Como resultado, a conta a pagar do fornecedor é creditada, e a conta de taxas de royalties é debitada.
O número da conta para taxas de royalties é especificado para a categoria de compras que é usada na linha da fatura de compra para o royalty. Essa categoria de compras, por sua vez, é definida na guia Agente e royalty da página Parâmetros de contas a pagar.
Para ver o número da fatura do fornecedor, abra a página Transações de royalties da reivindicação de royalties.