Configurar reembolsos de fornecedor
Os reembolsos de fornecedor ajudam as empresas a gerenciar melhor seus programas de reembolso para fornecedores por meio da automatização das tarefas necessárias para administrar, rastrear e reivindicar os reembolsos obtidos.
Um contrato de reembolso de fornecedor é um registro de um contrato com um fornecedor que especifica os termos e condições negociados em que a empresa se qualifica para uma recompensa monetária em troca por atingir as metas de compra predefinidas. Os contratos de desconto de fornecedor são registrados na página Contratos de reembolso.
Para abrir a página Acordos de descontos de fornecedores, selecione Compras e fornecimento > Reembolsos de fornecedor > Contratos de reembolso.
O cabeçalho do contrato especifica as condições gerais que qualificam uma empresa para reembolsos. Na verdade, as informações do cabeçalho especificam que um fornecedor concede um reembolso quando um produto específico é comprado em uma quantidade específica. No cabeçalho, você também pode especificar a unidade de medida da opção de reembolso e o tipo de data de cálculo.
Na guia Geral, no campo Unidade de medida da opção de reembolso, você pode definir se uma unidade de medida deve ser uma condição para que a linha da ordem de compra se qualifique para um pedido de reembolso.
- Converter: uma linha da ordem de compra se qualifica para um reembolso de fornecedor de acordo com o contrato de reembolso. Você receberá um reembolso, independentemente da unidade de medida aplicada à linha.
- Correspondência exata: para se qualificar para um reembolso, uma linha de compra deve ter a mesma unidade de medida especificada no contrato.
Na guia Geral, no campo Tipo de data de cálculo, selecione a data usada para determinar se a compra ocorre no período de validade do contrato de reembolso.
- Criado: use a data de criação da ordem de compra.
- Entrega solicitada: use a data de entrega solicitada.
Nas linhas do contrato, você pode especificar o contrato de reembolso do fornecedor em mais detalhes.
No campo Acumular compra por, você pode definir o cálculo do pedido de reembolso. O valor pode ser definido de modo a depender de um período (semana, mês, ano, vida útil ou um período personalizado). O valor da fatura indica que um pedido de reembolso será determinado toda vez que uma linha da ordem de compra for faturada.
No campo Extraído de, você pode especificar a base para o cálculo de reembolso.
- Bruto: o reembolso é calculado com base no preço bruto do item.
- Líquido: o reembolso é calculado com base no preço líquido do item (isto é, o preço após a aplicação de outros descontos).
Os campos Conta de competência do programa de reembolso e Conta de despesas do programa de reembolso especificam números de conta que receberão valores acumulados de reembolso durante a fase intermediária entre aprovação e processamento.
Quando a opção Aprovação necessária está definida como Sim, o pedido de reembolso deve ser aprovado antes de poder ser acumulado ou pago.
O campo Tipo quebra de linha de reembolso especifica a base para os reembolsos.
- Quantidade: os reembolsos são baseados em volume.
- Valor: os reembolsos são baseados em valor.
Na FastTab Guia, observe como diferentes níveis de quantidade podem ser configurados para conceder reembolsos distintos. Por exemplo, nos campos Do valor e Até o valor, você pode indicar que uma quantidade de produtos entre 10 e 19 unidades se qualificará para um reembolso de USD 15,00 para cada unidade.
O campo Do valor é inclusivo, enquanto o Até o valor é exclusivo. Por exemplo, o campo Tipo quebra de linha de reembolso é definido como Quantidade, e você insere 1 no campo Do valor e 3 no campo Até o valor. Nesse caso, o valor do reembolso é aplicado quando você compra um ou dois itens, mas não quando você compra três itens.
No campo Status de aprovação do fluxo de trabalho, o valor Aprovado indica que o contrato pode ser aplicado a ordens de compra que atendem às condições do contrato.
Identificar ordens qualificadas para reembolsos e gerar pedidos de reembolso
Quando as ordens de compra são feitas com um fornecedor com o qual a empresa tem um contrato de reembolso, o Supply Chain Management identifica qualquer pagamento futuro de crédito do fornecedor. Se as ordens de compra se qualificarem para um reembolso, um pedido de reembolso será gerado para cada linha da ordem assim que uma fatura de compra tiver sido lançada. Esse processo é automático. Posteriormente, você poderá revisar os reembolsos esperados e verificar o impacto deles sobre o custo e a margem de lucro do produto.
Visualizar detalhes dos reembolsos aplicados a uma linha da ordem de compra de acordo com o contrato de reembolso do fornecedor:
- Na página Ordem de compra, selecione uma linha da ordem e, depois, Linha da ordem de compra > Visualizar > Detalhes do preço.
- Na página Detalhes do preço, selecione a FastTab Reembolsos.
As informações de reembolso também são mostradas no campo Reembolso do fornecedor na seção Estimativa de margem da página Detalhes do preço.
Na página Parâmetros de compras e fornecimento, na guia Preços, verifique se a opção Habilitar detalhes de preço está definida como Sim. Se a opção estiver definida como Não, não será possível exibir os reembolsos.
Analisar e aprovar pedidos
Os pedidos de reembolso gerados representam os pagamentos futuros que podem ser esperados do fornecedor. Antes de uma nota de crédito ser emitida para o fornecedor, é recomendável que o proprietário do contrato analise e aprove os pedidos. No entanto, observe que o status de um pedido determina se o pedido está pronto para passar pelo processo de aprovação.
Status de pedidos e o efeito no processo de aprovação
Quando um pedido é gerado, seu status é definido como A ser calculado se o reembolso é concedido em uma base cumulativa ou Calculado se o reembolso é concedido para cada fatura. Se o status de um pedido for A ser calculado, o pedido deverá passar por um processo de cálculo que é processado pela função Acumular. Somente os pedidos que têm o status Calculado podem ser incluídos no processo de aprovação.
Se a opção Aprovação necessária em um contrato de reembolso de fornecedor for definida como Não, qualquer pedido gerado terá o status Aprovado. A aprovação é obrigatória para pedidos que são concedidos de forma cumulativa.
Aprovar pedidos e visualizar os detalhes dos lançamentos e da fatura
Quando os pedidos são aprovados, eles podem ser processados pelo contas a pagar. Um memorando de crédito (fatura de fornecedor) para o valor do pedido de reembolso é gerado automaticamente. O crédito pode ser adicionado ao saldo do fornecedor, e o auxiliar de Contas a pagar pode incluí-lo no processo de liquidação regular.
Selecione Compras e fornecimento > Reembolsos do fornecedor > Pedidos de reembolso para abrir um pedido de reembolso.
Fechar o pedido de reembolso.
Selecione o pedido e, no Painel de Ações, selecione Aprovar.
Na página de solicitação, no campo Fornecedor, selecione o fornecedor para o qual você está autorizado a receber um reembolso e selecione OK.
Um Diário de provisão de reembolso é lançado para o valor do pedido. Esse lançamento debita o crédito de fornecedor esperado na conta de reembolsos de fornecedores acumulados a receber e, em seguida, credita o ganho esperado na conta de reembolsos de fornecedores acumulados recebidos.
Na lista Reembolsos, selecione a linha e, em seguida, no Painel de Ações, selecione Transações de reembolso para visualizar e ir para o número do lote do diário para esse lançamento de acúmulo de reembolso.
Para mover os pedidos para o processo regular de contas a pagar, o auxiliar de Contas a pagar deve agora concluir o processamento de pedidos de reembolso executando a função Processo.
No Painel de Ações, selecione Processo e, depois, Filtro. No campo Critérios para o campo Conta do fornecedor, selecione o fornecedor para o qual processar os pedidos de reembolso, selecione outros filtros relevantes e, depois, OK.
As barras de mensagem e o fato de que o status é alterado para Concluído indicam que ocorreram os seguintes eventos:
Um lançamento no Diário de provisão de reembolso reverteu os valores provisórios anteriores nas contas de provisões a receber e de despesa.
Uma fatura de fornecedor (nota de crédito) para o valor do reembolso foi criada.
A configuração da opção Lançamento de nota fiscal manual na guia Programa de reembolso da página Parâmetros de compras determina se uma fatura de fornecedor é lançada manualmente ou automaticamente como parte do processamento do pedido.
Quando a fatura do fornecedor é lançada automaticamente ou manualmente, a conta de Contas a pagar do fornecedor é debitada, e a conta Descontos e Reembolsos recebidos é creditada.
O número de conta de Descontos e reembolsos recebidos é especificado para a categoria de compras usada na linha da fatura de compra para o reembolso. A categoria de compras, por sua vez, é definida na guia Programa de reembolso da página Parâmetros de compras.
Na lista Reembolsos, selecione a linha e, em seguida, no Painel de Ações, selecione Transações de reembolso para visualizar e ir para o número do lote do diário para esse lançamento de acúmulo de reembolso e também o número da fatura do fornecedor.
Selecione a linha para a transação de fatura do fornecedor e, no Painel de Ação, selecione Fatura do fornecedor. Se a fatura do fornecedor tiver sido lançada, o Diário de faturas será exibido. Caso contrário, a fatura do fornecedor será exibida como uma fatura de fornecedor pendente que exige lançamento manual. A linha da fatura especifica os detalhes da fatura do fornecedor para a categoria Compra de comissões e reembolsos.
Na página Todos os fornecedores, selecione o fornecedor a partir do qual você recebe um reembolso e, no Painel de Ações, selecione Transações. Localize a linha da fatura. O valor do reembolso foi adicionado ao saldo do fornecedor.